Linee guida per la revisione dei documenti Premessa La biblioteca del Dipartimento di Scienze Statistiche, a seguito della riorganizzazione dei propri spazi e servizi, ha recentemente concluso un'importante revisione delle sezioni riviste e fonti italiane, estere ed internazionali per le quali sono garantite adeguate serie storiche. Il processo gestionale descritto in queste linee guida si riferisce pertanto ad una biblioteca sufficientemente a regime, ed ad volume di libri da revisionare [con periodicità possibilmente annuale] non superiore ad alcune centinaia. In senso generale, se la revisione rientra nella normale prassi gestionale della biblioteca e non viene attivata soltanto quando bisogna risolvere drammatici problemi di spazio, essa diventa uno strumento per decidere cosa mantenere sugli scaffali, cosa sostituire con edizioni più recenti, cosa relegare in deposito e cosa scartare. In questo senso, il processo della revisione è speculare a quello dello sviluppo delle raccolte, perché contribuisce a mantenere alto il livello qualitativo del patrimonio della biblioteca. Il processo di revisione si concretizza nell'esame periodico della collezione in base a tre parametri: a) stato di conservazione, b) livello di obsolescenza, c) tasso d'uso da parte del pubblico. Pratiche lavorative che agiscono da stimolo alla revisione Trasloco o riorganizzazione della biblioteca Conversione retrospettiva del catalogo [recupero del pregresso] Creazione e/o forte espansione di una sezione della biblioteca Controllo dello stato di conservazione A colpo d'occhio nello scaffale aperto Attraverso la procedura automatizzata del prestito Quando è in atto un recupero del pregresso libro in mano Controllo del livello di obsolescenza Tarando il limite di scadenza, sezione per sezione, oltre il quale è possibile eliminare un documento dalla collezione [vedi tabella] Verificando nei cataloghi in linea, nei repertori e nelle banche dati il valore bibliografico e il grado di citazione dell'opera Controllo del tasso d'uso Attraverso le statistiche del prestito automatizzato per le sezioni ammesse al prestito Effettuando controlli a campione sulle sezioni non ammesse al prestito [vedi progetto qualità della biblioteca] 1
Livello preliminare: La potatura Il processo di revisione dei documenti Per potatura si intende far pulizia nella collezione "estirpando le erbacce", ossia eliminando dallo scaffale dei libri in consultazione le pubblicazioni occasionali e spurie, se ritenute obsolete, come: Pre-print, edizioni provvisorie, bozze Appunti di lezioni in forma dattiloscritta Ricerche in forma dattiloscritta Quaderni e pubblicazioni scientifiche di Università e Istituti Scientifici Ma anche: Dizionari in edizione obsoleta Manuali di informatica in edizione obsoleta Opere del tutto incoerenti con il resto della collezione Opere deteriorate, lacunose, non rilegabili Tali pubblicazioni, contrassegnate all interno dalla lettera S, vengono messe da parte e scaricate dall inventario [livello 3 e successivi] preferibilmente una volta all anno, se in quantità sufficiente [almeno 100 unità]. Livello 1: Cambio di Sezione Una monografia di statistica con edizione precedente agli anni 60, della quale si possiedono edizioni più recenti, può essere rivitalizzata se inserita in un fondo di taglio storico. Livello 2: Trasferimento in Deposito Trasferimento di documenti dallo scaffale aperto alla Sezione Deposito della biblioteca. I documenti, contrassegnati all interno dalla lettera D e all esterno con un bollino colorato sono consultabili ed eventualmente prestabili, solo se la prima copia non risulta disponibile e nel prestito interbibliotecario. In entrambi i casi, il materiale sarà disponibile il giorno successivo alla richiesta. Si trasferiscono a deposito le seguenti pubblicazioni: Seconde copie [esclusi i "classici"e i i libri di testo ] Libri nell'edizione più vecchia posseduta Seconde copie di volumi dei censimenti Istat Livello 3: Revisione scientifica La Commissione biblioteca deve prendere visione dell elenco dei libri da scaricare preparato dalla biblioteca. Nei casi dubbi, si richiede la consulenza di altri esperti della materia nell ambito della Facoltà o del Dipartimento di Scienze Statistiche. Livello 4: Passaggio Inventariale E' il trasferimento di un gruppo omogeneo di libri o riviste ad un'altra biblioteca con patrimonio affine, la quale, per coerenza dell'offerta al pubblico, possa meglio valorizzarlo. La biblioteca ha il compito di diffondere l elenco dei libri che intende alienare dal proprio patrimonio nell ambito delle strutture bibliotecarie e archivistiche del nostro Ateneo, e di comunicare all Ufficio Inventario gli estremi delle strutture interessate al passaggio inventariale. 2
La biblioteca ha facoltà di diffondere l elenco dei libri da alienare anche al di fuori dell Ateneo, servendosi di canali informativi come le liste di discussione professionali SBN-UBO, AIB-Cur, e la lista ESSPER. Il passaggio inventariale a biblioteche al di fuori dell Ateneo è da intendersi comunque di secondaria priorità anche alla luce della complessità dell iter burocratico. Livello 5: Scarico inventariale Lo scarico inventariale è la soluzione estrema e più drastica del processo della revisione, rispetto al quale i livelli precedenti della revisione rappresentano scelte preferibili. Esso consiste nel decremento definitivo dal patrimonio di beni librari della biblioteca di una porzione di materiali. 1. Redazione dell elenco dei beni librari da scaricare 2. Richiesta di scarico all Ufficio dell Ateneo sottoscritta dal Direttore del Dipartimento 3. L Ufficio Inventario controlla nei propri registri la corrispondenza dei numeri di inventario con i beni da scaricare; se è tutto in regola, concede alla biblioteca l autorizzazione allo scarico o al passaggio inventariale ad altre strutture 4. I beni librari scaricati che non interessano a nessuna altra struttura, vengono ritirati dalla Croce Rossa 3
PIANO GENERALE DI REVISIONE DELLA BIBLIOTECA DI SCIENZE STATISTICHE Sezioni della collezione obsolescenza Anni ultimo Deposito Scarico prestito Monografie 10 anni 4 anni Si Si Fonti Fonti statistiche italiane Valore storico Non in prestito No No Fonti statistiche estere 50 anni Non in prestito No Si Fonti statistiche 50 anni Non in prestito No Si internazionali Opere di consultazione Enciclopedie 40 anni Non in prestito No No Dizionari 10 anni Non in prestito No Si Tesi di dottorato 50 anni Non in prestito Si No Quaderni del Dipartimento 50 anni Non in prestito Si No Fondi librari Antiquariato Valore storico Non in prestito No No Fondo "Paolo Fortunati" 50 anni Non in prestito No No Estratti 50 anni Non in prestito No Si Opere in continuazione Atti di convegni 30 anni Non in prestito No Si Pubblicazioni stat. Regione 20 anni Non in prestito No Si Pubblicazioni stat. Com. Bo 10 anni Non in prestito No Si Rapporti di società 20 anni Non in prestito No Si Pubblicazioni Ateneo 20 anni Non in prestito No Si Queste linee guida sono state elaborate dalla Commissione biblioteca e dal personale della biblioteca nel Settembre 2002. 4
IL PROCESSO DELLA REVISIONE DEI DOCUMENTI Collezione a scaffale aperto piano 1 Livello 01 Cambio di Sezione Responsabile tecnico Livello 02 Deposito Responsabile acquisti (r. esecutiva) responsabile tecnico (r. coordinamento) LIvello preliminare Potatura Responsabile acquisti Livello 03 Revisione scientifica Commissione biblioteca Esperti della materia Livello 04 Passaggio inventariale Responsabile acquisti (r. esecutiva) Responsabile tecnico (r. comunicazione) Livello 05 Scarico inventariale Responsabile acquisti (resp.tà esecutiva) Direttore Dipartimento (resp.tà istituzionale) Livello 5 Scarico inventariale Potatura Responsabile acquisti Direttore Dipartimento (resp.tà istituzionale) 5