SOCIETA DI PROMOZIONE PER L UNIVERSITA NELL IMPERIESE P.A. Via Nizza, 8 18100 Imperia Società soggetta all attività di direzione e coordinamento dell Amministrazione Provinciale di Imperia REGOLAMENTO PER L ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA ART. 1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il presente regolamento disciplina in conformità dell art.125 del D.Lgs.163/2006 il sistema delle spese in economia per l acquisizione di beni e servizi da parte della SPU, fermi restando i poteri attribuiti al Presidente del Consiglio di Amministrazione con apposita delibera: 1) per il pagamento delle varie utenze per l ordinario svolgimento dell attività sociale; 2) per provvedere al rimborso periodico all Amministrazione Provinciale delle spese sostenute per il personale distaccato presso la Società ed al pagamento del corrispettivo periodico delle locazioni; 3) per provvedere al pagamento delle indennità per le prestazioni di lavoro e di collaborazione coordinata e continuativa e professionale dovute ai dipendenti, ai terzi in genere ed ai Docenti dei Corsi per l opera svolta a favore della Società, nonché per provvedere al rimborso agli stessi delle spese sostenute per le trasferte e compiutamente documentate. ART. 2 LIMITE MASSIMO DI IMPORTO E DIVIETO DI FRAZIONAMENTO Le procedure per l esecuzione delle forniture e dei servizi in economia sono consentite per importi inferiori alla soglia di rilevanza comunitaria I.V.A. esclusa (ex c.9 art.125 D.Lgs.163/06). Nessuna acquisizione di beni o servizi può essere artificiosamente frazionata. Il Consiglio di Amministrazione, su proposta del Presidente, programma i fabbisogni per il funzionamento della Società nel bilancio di previsione articolati in: - Beni (materiali, attrezzature, arredi, pubblicazioni, carburanti, ecc ); - Servizi. 1
ART. 3 TIPOLOGIE DI BENI E SERVIZI OGGETTO DEL PRESENTE REGOLAMENTO TIPOLOGIE DI FORNITURE Cancelleria, carta e beni di consumo in genere; Arredi, macchinari ed attrezzature in genere; Beni per l igiene e la pulizia dei locali della Società; Beni per relazioni pubbliche e di rappresentanza; Pubblicazioni in genere (libri, riviste, giornali e banche dati); Apparecchiature informatiche; Programmi informatici; Automobili e relativi ricambi e manutenzioni; Carburanti e lubrificanti; Materiale elettrico, di ferramenta e di idraulica; Materiale antinfortunistico per il personale che ne ha diritto; Materiali e strumentazioni per l elettricità e forme diverse di energia; Locazione di beni mobili ed immobili e locazione finanziaria; Beni ed apparecchi per la telefonia fissa e mobile, televisori, registratori, radio, videoconferenza, ecc; Beni ed apparecchiature necessari per la manutenzione di immobili ed impianti della Società; Forniture di riscaldamento; Tutte le provviste che il Responsabile del procedimento interessato ritenga necessario per l ordinario funzionamento della Società e dei servizi di competenza; TIPOLOGIE DI SERVIZI Servizi di manutenzione e riparazione di impianti ed attrezzature, beni mobili registrati e altri beni mobili in genere; Servizi per relazioni pubbliche e di rappresentanza; Servizi per organizzazione convegni; Servizi di autonoleggio con o senza autista; Servizi di spedizione, imballaggi, magazzinaggio, trasporto e facchinaggio in genere; Servizi di manutenzione piante ornamentali e aree verdi; Servizi di pulizia e di igienizzazione; 2
Servizi di collocamento e reperimento di personale; Servizi di ricerca di mercato e di manodopera specializzata, prestazioni intellettuali e forze lavoro; Servizi di disinfestazione e servizi analoghi; Servizi, pubblicazione, informativi e di stampa; Servizi di videoconferenza; Servizi di registrazione televisiva, audiovisiva e radiofonica, di trascrizione e sbobinatura; Servizi di manutenzione apparecchiature di videoconferenza, apparecchi televisivi, radiofonici, di trascrizione e sbobinatura; Servizi di traduzione ed interpretariato; Servizi di mensa, ristorazione e catering; Servizi per la custodia, la vigilanza e la sicurezza; Servizi per l attuazione di corsi di preparazione, formazione e perfezionamento del personale; Servizi di assicurazione; Servizi di riproduzione materiale cartografico e di immagini in genere; Servizi di rilegatura e di tipografia in genere; Servizi fotografici e giornalistici; Tutti i servizi che il Responsabile del procedimento ritenga necessario per l ordinario funzionamento della Società e dei servizi di competenza. ART. 4 FORME DI ESECUZIONE DELLA PROCEDURA IN ECONOMIA Le forniture e i servizi in economia possono essere eseguite nelle seguenti forme: - in amministrazione diretta; - per cottimo fiduciario; - in forma mista, cioè parte in amministrazione diretta e parte mediante cottimo. L esecuzione della procedura a mezzo del COTTIMO FIDUCIARIO viene a sua volta distinta in due tipi di modalità di affidamento: 1. mediante affidamento diretto; 2. mediante affidamento con modalità semplificata. 3
ART. 5 SVOLGIMENTO DELLE PROCEDURE E RELATIVI LIMITI DI IMPORTO AMMINISTRAZIONE DIRETTA La modalità dell AMMINISTRAZIONE DIRETTA si ha quando il responsabile del procedimento, nominato dal Consiglio di Amministrazione, non occorrendo l intervento di alcun imprenditore, utilizza i materiali esistenti o li acquista o noleggia per l occasione, impiega lavoratori dipendenti e fa eseguire i servizi o le forniture sotto la sua responsabilità. Le forniture da eseguirsi in amministrazione diretta non possono, comunque, superare la spesa complessiva di 5.000 Euro (IVA esclusa). COTTIMO FIDUCIARIO 1) affidamento diretto a) Ai sensi dell art.125, comma 11 del D.Lgs.163/2006 per le forniture ed i servizi di importo inferiore a 5.001 Euro (IVA esclusa), il Responsabile del procedimento può procedere anche con affidamento diretto rivolto a una sola ditta. Per le forniture ed i servizi di importo compreso tra 5.001 Euro e 20.000 Euro il Consiglio di Amministrazione potrà procedere mediante affidamento diretto rivolto a una sola ditta. b) Il Consiglio di Amministrazione potrà procedere con affidamento diretto anche per importi superiori ai 20.000 Euro (IVA esclusa) nel caso di nota specialità del bene o del servizio da acquisire in relazione alle caratteristiche tecniche e di mercato. La richiesta e la conseguente presentazione del preventivo relativo alla fornitura o al servizio richiesto potrà avvenire sia mediante lettera, interpello telefonico, a mezzo fax o e-mail. Le forniture ed i servizi potranno avvenire utilizzando il Mercato Elettronico con le modalità disciplinate dalle norme specifiche vigenti in materia. In ogni caso è facoltà del Responsabile del procedimento e del Consiglio di Amministrazione, nel limite dei rispettivi importi già indicati ai precedenti punti a e b, ricorrere all affidamento con modalità semplificata di cui al successivo punto 2 anche in relazione ad importi inferiori a 20.000 Euro. L affidamento diretto nei limiti di importo, per singola spesa, di 20.000 Euro (IVA esclusa) è consentito, in particolare, per l affidamento di: - Incarichi concernenti servizi attinenti l architettura e l ingegneria, nonché i servizi ad essi correlati, come il coordinamento per la sicurezza, i rilievi e la redazione grafica degli elaborati progettuali, le indagini geologiche/geognostiche, le verifiche statiche e di collaudo; - Servizi di consulenza gestionale. Il Consiglio di Amministrazione provvede all affidamento degli incarichi di cui al comma precedente e a rendere noto gli stessi mediante pubblicazione sul sito internet della Società. 4
2) modalità semplificata L affidamento con modalità semplificata potrà avvenire per l acquisizione di beni o servizi di importi pari o superiori ad Euro 20.000 ed inferiori alla soglia di rilevanza comunitaria (IVA esclusa), previa consultazione di almeno cinque operatori economici se sussistono in tal numero soggetti idonei sul mercato. La scelta delle ditte a cui chiedere preventivi rimane di competenza del Consiglio di Amministrazione o di suo delegato, che individuerà le ditte ritenute più idonee. L indagine/interpello/trattativa potrà avvenire attraverso gara informale da esperirsi mediante invio di richiesta di preventivi-offerta, nelle seguenti forme: o busta chiusa, o tramite fax, o mediante e-mail, o ancora attraverso indagine telefonica e annotazione dei dati da parte del Responsabile del procedimento che conduce la procedura. Il tempo utile concesso alle ditte per la presentazione delle offerte non dovrà, di norma, essere fissato in misura inferiore a 10 giorni. La presentazione dell offerta potrà avvenire a mezzo invio di busta chiusa, a mezzo fax, e-mail, o a mano, a seconda di quanto richiesto nell invito e secondo le modalità in esso previste. Le forniture e i servizi potranno avvenire utilizzando il mercato elettronico con le modalità disciplinate dalle norme specifiche in materia. Qualificazione delle ditte nell affidamento con modalità semplificata Per la partecipazione alle gare di importi pari o superiori ad Euro 20.000 ed inferiori alla soglia di rilevanza comunitaria (IVA esclusa), devono almeno essere richieste l iscrizione alla Camera di Commercio per l attività oggetto dell appalto e l assenza di impedimenti a contrarre con la Pubblica Amministrazione (art.38 del D.Lgs.163/06), nonché il rispetto della normativa relativa al diritto al lavoro dei disabili (Legge 12/3/1999 n.68), e la regolarità contributiva (INPS INAIL). Nel rispetto dei principi di celerità e semplificazione amministrativa i suddetti requisiti potranno essere autocertificati dalle ditte concorrenti nelle vigenti forme di legge e ci si riserva la facoltà della successiva verifica della veridicità delle dichiarazioni ai sensi di legge. ART. 6 CASI PARTICOLARI DI RICORSO ALLE SPESE IN ECONOMIA Il ricorso al sistema delle spese in economia è altresì consentito per beni e servizi di qualsiasi genere nei seguenti casi particolari: 1) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto; 2) completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito dell oggetto principale del contratto medesimo o risulti, comunque, più conveniente per la Società l affidamento separato; 5
3) prestazioni periodiche di forniture o servizi a seguito della scadenza di contratti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; 4) urgenza, determinate da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Anche in questi casi nessuna acquisizione di beni o servizi potrà essere artificiosamente frazionata al fine di ricondurne l esecuzione alla disciplina del presente Regolamento. ART. 7 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Per l attuazione degli interventi in economia il Responsabile del procedimento viene individuato dal Consiglio di Amministrazione. A detto Responsabile sono demandate per ogni intervento da eseguirsi, l organizzazione e le procedure per l autorizzazione, la scelta, l affidamento, per quanto di competenza, l esecuzione, le verifiche di regolarità e di collaudo, se previsto. ART.8 MODALITA DI SCELTA DEL CONTRAENTE E CRITERI DI AGGIUDICAZIONE L esame dei preventivi spetta al Responsabile del procedimento mediante l applicazione del criterio indicato nell invito o nel capitolato speciale. I criteri da adottare potranno essere: a) criterio del prezzo più basso, quando vengono confrontati esclusivamente i prezzi offerti; b) criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa, quando vengono presi in considerazione sia il prezzo che la qualità del prodotto o del servizio offerti, sulla base di punteggi variabili espressamente indicati nell invito o nel capitolato speciale. ART. 9 STIPULAZIONE DEL CONTRATTO E GARANZIE Per l affidamento a cottimo per importi inferiori a 20.000 Euro si potrà procedere alla formalizzazione del rapporto contrattuale secondo l uso commerciale. Per affidamenti a cottimo per importi pari o superiori ad Euro 20.000 la relativa formalizzazione potrà avvenire mediante una delle modalità stabilite dall art.11 c.13 del D.Lgs.163/2006. Per gli affidamenti di importi inferiori a 20.000 Euro non è richiesta, salvo diversa volontà del Responsabile del procedimento, la prestazione di cauzione provvisoria e definitiva da parte della ditta fornitrice. 6
ART.10 TERMINI DI PAGAMENTO Il pagamento delle fatture (da emettersi secondo le norme fiscali in vigore) avverrà entro i termini di legge fatti salvi specifici diversi accordi con i fornitori, ai sensi dell art.4 del D.Lgs.9/10/2002 n.231 con sospensione dei termini di pagamento per il periodo dal 15/12 al 15/1. A tal fine si precisa che la fattura si intende ricevuta dalla Società al momento della protocollazione presso il protocollo generale della Società medesima. Alle fatture dovrà essere obbligatoriamente allegato l ordinativo (o sua copia) emesso dalla Società o quantomeno dovrà essere indicato sulle fatture il numero ed il responsabile dell ordine. In caso contrario le fatture saranno ritenute non liquidabili e verranno conseguentemente respinte al mittente. La fattura errata per differenze riscontrate nel prezzo, nella qualità, nell imballaggio, nel trasporto, nella consegna, ecc sarà posta in pagamento previo ricevimento della nota di accredito o altro documento correttivo da parte della ditta fornitrice. In questo caso il termine di pagamento per la Società decorrerà a partire dalla data di ricevimento della regolarizzazione da parte della ditta. In caso di pagamenti mediante bonifico bancario, i relativi costi passano a carico del richiedente. ART. 11 ABROGAZIONE DI NORME È altresì abrogata qualunque altra disposizione contenuta in deliberazioni del Consiglio di Amministrazione incompatibile con il presente regolamento. 7