Nuova procedura amministrativo-contabile per l acquisto e l inventariazione patrimoniale del materiale bibliografico in formato cartaceo Sistema Bibliotecario di Ateneo Università degli Studi di Messina, 15 dicembre 2015
LE RAGIONI DELLA RIMODULAZIONE La rimodulazione della procedura di acquisto risponde prevalentemente a due cambiamenti di grande portata: il processo di unificazione del patrimonio: ha posto la necessità di implementare un registro di inventario di Ateneo un UNICO Registro di inventario per il materiale bibliografico in formato cartaceo Il nuovo modello organizzativo del Sistema Bibliotecario: ha implicato la necessità di attuare il passaggio dal precedente modello decentrato di acquisizione al modello centralizzato (unico punto ordinante per il Sistema Bibliotecario, ovvero l Ufficio acquisizioni) che tenesse conto della nuova struttura sistemica dello SBA)
IL MANDATO E LE SINERGIE La nuova procedura è stata avviata su mandato della Direzione Generale per dare attuazione alla linea strategica dell Ateneo in materia di semplificazione e dematerializzazione; è stata attuata di concerto con il Dipartimento A. Organizzazione e Gestione Risorse Finanziarie e con il CIAM, per la parte relativa alla procedura di contabilità U-GOV; è stata realizzata dal Gruppo di Lavoro SBA-Flusso amministrativo con la fattiva collaborazione della Segreteria Amministrativa SBA; Ha comportato un preventivo studio di fattibilità, incontri con i responsabili delle Biblioteche, realizzazione del manuale delle acquisizioni, test della procedura con l acquisto di libri di testo con fondi regionali; Ha comportato su ALERPH una complessa attività di adeguamento della struttura amministrativa al nuovo modello organizzativo dello SBA (Archivi MES50 e MES01) e la personalizzazione di moduli e reports
IL NUOVO MODELLO COME RISPOSTA A DIVERSE ESIGENZE Il nuovo modello procedurale risponde alle esigenze di: conformità con le norme di semplificazione e trasparenza dei flussi amministrativi nelle P.A.; conformità con la linea strategica dell Ateneo in materia di dematerializzazione e di razionalizzazione degli acquisti dell Ateneo; necessità di ricondurre ad un unica procedura i processi di acquisizione del materiale bibliografico nell Ateneo; necessità di implementare una modalità di segnatura del registro di ingresso delle nuove accessioni; necessità di evitare la dispersione del patrimonio bibliografico;
Il libro bene di consumo Il libro inteso come bene di consumo potrebbe non essere più soggetto ad inventariazione; numerose Università hanno scelto di non inventariare il patrimonio librario; Il nostro Regolamento di Ateneo di contabilità e finanza ne prevede tuttora la inventariazione ALEPH COME soluzione: per la gestione dell intero flusso amministrativo, con l unica eccezione degli adempimenti contabili (CIG, richiesta preventivo, pagamento fatture); per la generazione automatica dell inventario unico di Ateneo del patrimonio librario (art. 68 Reg. Cont. e Fin.); per la distribuzione equilibrata delle competenze e dei carichi di lavoro nel flusso delle acquisizioni tra Biblioteche e Ufficio Acquisti
SCHEMA RIASSUNTIVO DELLA NUOVA PROCEDURA AMMINISTRATIVO-CONTABILE SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Proposta d acquisto Lista desiderata Ricerca bibliografica UFFICIO ACQUISTI Dipartimenti / Centri Fattura elettronica Lista ordini Aleph BIBLIOTECHE Buono d ordine U-GOV Registrazione Arrivi Inventario CIG e richiesta preventivo Collocazione Catalogazione Distribuzione
NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DELLE BIBLIOTECHE: RAZIONALIZZAZIONE E DIFFERENZIAZIONE DEI SERVIZI Erogano tutti i servizi sono responsabili delle acquisizioni e della catalogazione Biblioteca Polo Centrale Biblioteca Polo Annunziata Biblioteca Polo Papardo Biblioteca Polo Policlinico Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Erogano prevalentemente servizi agli utenti
SINERGIA TRA CENTRI/DIPARTIMENTI E SBA I Centri e i Dipartimenti possono acquistare libri con fondi propri o derivanti da progetti di ricerca; La procedura di acquisto è UNICA, sia per i Dipartimenti che per le Biblioteche; La procedura si svolge in sinergia tra il Centro o Dipartimento e le strutture bibliotecarie del Sistema; Il Sistema Bibliotecario cura il registro d ingresso fornendo all Amministrazione l annuale lista inventario dei beni librari