CODICE ETICO EX D.LGS. 231/01 1 100101 AGGIORNAMENTO 0 080101 EMISSIONE REV DATA DESCRIZIONE 1
INDICE PREMESSA 3 1. PRINCIPI GENERALI E LORO APPLICAZIONE 3 2. RISORSE UMANE E AMBIENTE DI LAVORO 4 3. INFORMATIVA SULLA GESTIONE INTERNA E SUI DATI CONTABILI 4 4. COMPORTAMENTI IN CONFLITTO DI INTERESSI 4 5. INFORMAZIONI RISERVATE 5 6. RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI. 5 7. RAPPORTI CON I TERZI 6 8. RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI. 6 9. CONTROLLO INTERNO E PREVENZIONE DEI RISCHI AZIENDALI 6 10. REGOLE DI ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO E OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE. 7 11. VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO E SISTEMA SANZIONATORIO 7 2
PREMESSA Il presente Codice Etico si estende a tutte le società del gruppo ed a tutti gli stakeholder con cui le società ed i consorzi costituenti il gruppo intrattengono rapporti. Affinché i rapporti all interno della Società e con l ambiente esterno possano correttamente svilupparsi, il gruppo Assing si fa promotore dell etica e della correttezza professionale attraverso la stesura del Codice Etico previsto dal D.lgs. 231/2001. I destinatari di tale manoscritto sono gli Amministratori, i dipendenti, i collaboratori e, più in generale, tutti coloro che a qualunque titolo cooperano al perseguimento dei fini del gruppo nel contesto delle diverse relazioni che essi intrattengono con la stessa. Il gruppo, in occasione della verifica annuale della conformità del sistema organizzativo e di controllo interno alle prescrizioni del D.lgs. 231/2001, ha ritenuto di dover stilare e pubblicare il presente Codice Etico, che raccoglie l insieme dei principi di correttezza, lealtà, integrità, trasparenza, impegno morale e professionale, anche verso terzi e verso la pubblica amministrazione in genere. Le Società esigono da parte di ciascun destinatario il pieno rispetto del Codice Etico, pena l applicazione delle sanzioni come meglio specificate nel paragrafo 1. PRINCIPI GENERALI E LORO APPLICAZIONE NELL AMBITO DELLA SOCIETA E DEI CONSORZI PARTECIPATI Il gruppo Assing opera nell assoluto rispetto delle leggi vigenti nei luoghi in cui svolge la propria attività, conformemente ai principi fissati dal Codice Etico e/o dalle procedure previste dai protocolli interni. Trasparenza, correttezza, impegno professionale, buona fede e rigore morale sono i principi etici a cui il gruppo si ispira, e da cui deriva i propri modelli di condotta, al fine di competere efficacemente e lealmente sul mercato, migliorare la soddisfazione dei propri clienti, accrescere il valore per gli azionisti e sviluppare le competenze e la crescita professionale delle proprie risorse umane. I destinatari del presente Codice Etico sono pertanto tenuti ad osservare e fare osservare i principi in esso contenuti nell ambito delle proprie funzioni e responsabilità. Tale impegno richiede che anche i soggetti con cui le Società del gruppo intrattengono rapporti a qualunque titolo debbano agire nei loro confronti con regole e modalità ispirate agli stessi valori. Ogni destinatario è tenuto a custodire con diligenza i beni e le risorse del gruppo di cui abbia il possesso in ragione delle funzioni svolte o incarichi assegnati e a destinarli per scopi legittimi e propri delle società; deve inoltre segnalare all Organismo di Vigilanza l eventuale uso improprio che altri facciano dei beni e delle risorse del gruppo Assing. Tutte le azioni, operazioni e transazioni riferibili al gruppo Assing devono essere intraprese e perseguite nel pieno rispetto della legalità e dei principi di leale concorrenza e gestite con la massima correttezza di rapporti. Esse devono ispirarsi alla completezza e trasparenza dell informazione, per cui devono essere supportate da riscontri documentali e devono poter essere sottoposte a verifiche e controlli. I rapporti con le Autorità nazionali ed estere devono essere improntati alla massima trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle loro funzioni istituzionali. Il gruppo in considerazione delle partecipazioni detenute in altre società e in consorzi, ottimizza le sinergie con i predetti per raggiungere gli obiettivi. A tal fine, sottopone il proprio Codice Etico alle società ed ai consorzi che ne fanno parte, affinché questi, dopo averlo adeguato alle esigenze ed alle situazioni particolari, lo adottino formalmente quale strumento di gestione ed elemento effettivo della loro organizzazione aziendale. Inoltre tutte le società ed i consorzi facenti parte del gruppo dovranno adottare una condotta in linea con il presente Codice Etico. 3
2. RISORSE UMANE E AMBIENTE DI LAVORO La lealtà, la professionalità, la serietà e l impegno dei dipendenti rappresentano per le società del gruppo un valore determinante ed imprescindibile per il conseguimento degli obiettivi aziendali. Al di là di quanto stabilito dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, è interesse primario del gruppo Assing favorire lo sviluppo del potenziale di ciascuna risorsa e la sua crescita professionale attraverso: il rispetto della personalità e della dignità di ciascun individuo, evitando che si creino situazioni in cui le persone si possano trovare in condizioni di disagio; la prevenzione di discriminazioni e abusi di ogni tipo, ad esempio in base a razza, sesso, religione, handicap, politica etc.; una formazione adeguata alla posizione e alle potenzialità di ciascuno; un esercizio prudente da parte dei responsabili di specifiche funzioni dei poteri connessi alla delega ricevuta; la chiara ed esplicita definizione dei ruoli, responsabilità, poteri e deleghe; una comunicazione interna chiara, aperta e diffusa sugli indirizzi organizzativi, nonché sulle politiche di sviluppo e le strategie del gruppo; un uso corretto e riservato dei dati personali; una costante cura nella conservazione di ambienti di lavoro adeguati alla sicurezza ed alla salute di chi li utilizza, ovvero di chi vi accede in genere, nel rispetto del D.lgs. 81/2008 ed altre norme in materia di sicurezza; la tutela della privacy del proprio personale e dei terzi in genere. Nei rapporti con colleghi, collaboratori esterni e soggetti portatori di interesse, ogni risorsa deve conformarsi ai principi di civile convivenza, nonché di piena lealtà e collaborazione. Ciascun dipendente dovrà condividere l obiettivo di creare i presupposti per instaurare un clima professionale in cui tutti i colleghi si sentano bene accetti ed incoraggiati al raggiungimento degli obiettivi fissati. Chi riveste cariche sociali all interno della società o consorzi partecipati ha il dovere di presenziare assiduamente alle riunioni cui è invitato ad intervenire, di espletare gli incarichi conferiti con lealtà e correttezza nel rispetto della normativa vigente, e di favorire la comunicazione all interno della società. 3. INFORMATIVA SULLA GESTIONE INTERNA E SUI DATI CONTABILI La completezza e la chiarezza dei dati contabili, delle relazioni e dei bilanci rappresentano un valore fondamentale sia nei rapporti con i soci sia nei rapporti con i terzi che vengono in contatto con la Società, sia nei rapporti con gli organi di vigilanza. Affinché tale valore possa essere rispettato, è necessario che la contabilità sia completa, veritiera, accurata e valida e che possa essere verificabile in ogni momento. Ogni dipendente o collaboratore a qualunque titolo coinvolto nella gestione dell informativa sui fatti aziendali che venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, irregolarità nella tenuta della contabilità e della documentazione di base, è tenuto a riferirne per iscritto all Organismo di Vigilanza. 4. COMPORTAMENTI IN CONFLITTO DI INTERESSI Tra le società del gruppo ed i destinatari del Codice Etico sussiste un rapporto contrattuale e di piena fiducia, nell ambito del quale è dovere primario del dipendente e del collaboratore utilizzare i beni 4
delle società e le proprie capacità lavorative per la realizzazione dell interesse societario, nel rispetto dei principi del presente codice. I destinatari sono pertanto tenuti ad evitare ogni situazione incompatibile o in contrasto con gli interessi delle società, nonché qualsiasi situazione nella quale possa manifestarsi un conflitto o una sovrapposizione tra le attività di interesse personale e le mansioni svolte all interno della struttura di appartenenza. Tali soggetti devono quindi evitare ogni strumentalizzazione della propria posizione ed evitare che si incrocino con le mansioni ricoperte attività economiche nelle quali sussiste o può sussistere un interesse personale e/o familiare. Ogni situazione di conflitto di interessi deve essere tempestivamente segnalata all Organo di Vigilanza, affinché possa intervenire per escludere o attenuare gli effetti. Un comportamento posto in essere in conflitto di interessi incrina il rapporto di fiducia instaurato con il dipendente, piuttosto che con il collaboratore, e determina un inadempimento contrattuale a seconda della sua gravità. 5. INFORMAZIONI RISERVATE Costituiscono informazioni riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento di attività lavorative, o comunque in occasione di esse, la cui diffusione ed utilizzazione possa provocare un pericolo o un danno alle società del gruppo e/o un indebito guadagno dei destinatari. Il connotato di elevata tecnologia che caratterizza l azienda e quindi la qualità delle notizie che possono essere a conoscenza del dipendente o del collaboratore impongono un assoluto rispetto delle regole di tutela del segreto industriale. In ogni momento, ed in particolare in occasione della stipula e dell esecuzione di contratti, il dovere di riservatezza deve essere rigorosamente osservato nei rapporti con i terzi, con la stampa e con altri soggetti non abilitati alla comunicazione. Ogni notizia riservata deve essere utilizzata esclusivamente nell interesse e per lo scopo aziendale. 6. RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI. I destinatari che a qualunque titolo intrattengono per conto del gruppo Assing rapporti con autorità statali e governative e con le istituzioni pubbliche, sia italiane che straniere, con le istituzioni comunitarie o internazionali devono operare nel costante e rigoroso rispetto della normativa vigente in Italia e nel Paese in cui si svolge il rapporto e devono improntare la propria attività a correttezza e trasparenza. Attenzione e cura deve essere posta nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a: gare d appalto, contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione e utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale o comunitaria), gestione di commesse, rapporti con autorità di vigilanza o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi. In particolare, è fatto divieto nei rapporti con i soggetti di cui sopra tenere direttamente o indirettamente i seguenti comportamenti: promettere o effettuare erogazioni in denaro al di fuori degli scopi o per finalità diverse da quelle istituzionali e di servizio; distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale e quindi delle normali pratiche commerciali o di cortesia. In particolare è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani o esteri, o a loro familiari, che possa influenzare l indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per l azienda; tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore di valutazione tecnico/economica dei prodotti e servizi offerti/forniti; destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti. 5
7. RAPPORTI CON I TERZI Coloro che prestano la loro opera nell interesse delle società del gruppo devono rispettare le regole del presente codice anche nei rapporti verso l esterno. Sono considerati terzi tutti coloro che entrano in contatto con le società del gruppo, ivi compresi i fornitori, i clienti, i collaboratori esterni, i mass media, le organizzazioni sindacali, i soggetti concorrenti. La selezione dei fornitori e gli acquisti di beni e servizi devono avvenire nel rispetto dei principio del presente Codice Etico, delle responsabilità assegnate e delle procedure interne, utilizzando la forma scritta. In ogni caso la selezione deve avvenire esclusivamente sulla base di parametri obiettivi di qualità, convenienza, affidabilità, capacità ed efficienza. Nei rapporti di affari con i terzi sono vietate dazioni di denaro, benefici, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l immagine del gruppo e da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato. Il dipendente o il collaboratore che riceva doni o trattamenti di favore dai terzi che travalichino gli ordinari rapporti di cortesia o che venga a conoscenza di doni o trattamenti di favore ricevuti da altri dipendenti o collaboratori è tenuto a darne tempestiva notizia all Organismo di Vigilanza. 8. RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI. Il gruppo Assing non favorisce nè discrimina, direttamente o indirettamente, alcuna organizzazione di carattere politico o sindacale. Le aziende del gruppo si astengono dal favorire qualsiasi contributo, sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche o sindacali, a loro rappresentanti o candidati, tranne quelli dovuti in base a specifiche disposizioni di legge. 9. CONTROLLO INTERNO E PREVENZIONE DEI RISCHI AZIENDALI Il gruppo Assing considera il mantenimento di un adeguato sistema dei controlli interni e di prevenzione dei rischi aziendali un obiettivo fondamentale ed irrinunciabile della propria missione, a tutela dell azienda stessa e dei suoi proprietari. La chiara e diffusa informazione alle strutture sugli obiettivi e le strategie aziendali, la puntuale applicazione dei principi di chiarezza nei ruoli e della segregazione delle responsabilità, nonché l efficace azione di indirizzo e controllo sulle attività aziendali costituiscono elementi fondanti della cultura manageriale aziendale. Ogni struttura aziendale nell ambito della propria funzione deve garantire il raggiungimento di un ragionevole livello di sicurezza sul conseguimento degli obiettivi individuati dal vertice aziendale. Ciascuna struttura deve, in particolar modo, adoperarsi per assicurare un livello di sicurezza idoneo per: l efficacia e l efficienza delle operazioni aziendali; l attendibilità delle informazioni contabili e di bilancio; la conformità alle leggi e regolamenti interni ed esterni; la salvaguardia del patrimonio umano, finanziario, materiale ed intellettuale dell azienda; la protezione e la difesa dell immagine aziendale all esterno; l integrità dei dati lavorati per conto dei clienti. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutte le operazioni delle società del gruppo devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile verificare in ogni momento il processo di decisione, autorizzazione e svolgimento, nonché individuare colui che ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l operazione stessa. 6
10. REGOLE DI ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO E OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE. Il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Codice Etico è affidato all Organismo di Vigilanza istituito dal CDA di Assing ai sensi del D.lgs. 231/2001 e dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. L Organismo di Vigilanza opera con imparzialità, autorità, continuità, professionalità e suggerisce eventuali aggiornamenti del Codice Etico, anche sulla base delle segnalazioni fornite dai destinatari dello stesso. L Organismo di Vigilanza opera inoltre con ampia discrezionalità e con il completo appoggio dei vertici del gruppo Assing, con i quali collabora in assoluta indipendenza. Allo scopo di rendere più efficace l applicazione del Codice Etico è fatto obbligo a ciascun destinatario dello stesso di segnalare all Organismo di vigilanza, in forma scritta e senza ritardo, ogni comportamento non conforme a quanto in esso indicato, posto in essere da chiunque operi a qualunque titolo per conto della società. Il segnalante può chiedere che venga mantenuta la massima riservatezza sulla sua identità al fine di essere preservato da ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque titolo in ambito lavorativo. 11. VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO E SISTEMA SANZIONATORIO La violazione dei principi indicati nel Codice Etico e nelle procedure previste dai protocolli interni ad opera dei lavoratori dipendenti costituisce inadempimento contrattuale e dà luogo all applicazione di sanzioni disciplinari. Con riferimento alle sanzioni irrogabili, le stesse saranno applicate nel rispetto di quanto previsto dalla legge e dal Contratto Collettivo di settore, nonché dal Codice disciplinare adottato dal gruppo. Tali sanzioni saranno proporzionate alla gravità dell infrazione, il cui accertamento è rimesso alle competenti funzioni aziendali a ciò preposte e delegate. La violazione dei principi indicati nel Codice Etico e nelle procedure previste dai protocolli interni ad opera dei dirigenti costituisce inadempimento contrattuale e le società del gruppo valuternno le opportune iniziative nei confronti dei responsabili ai sensi di legge e del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro dei Dirigenti Industriali. In caso di accertata violazione, l Organismo di vigilanza informerà l intero Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale, i quali provvederanno ad assumere le opportune iniziative ai sensi di legge. Ogni comportamento posto in essere dai collaboratori, dai consulenti o da altri terzi collegati al gruppo Assing da un rapporto contrattuale non di lavoro dipendente in violazione dei principi previsti dal Codice Etico potrà determinare l applicazione di una penale e nelle ipotesi di maggiore gravità anche la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva in ogni caso la richiesta di risarcimento del maggior danno. 7