NOTE SU REGISTRI PARROCCHIALI, MODULISTICA E METODOLOGIA DI COMPILAZIONE Don Silvio Cora*

NOTE SU REGISTRI PARROCCHIALI, MODULISTICA E METODOLOGIA DI COMPILAZIONE Don Silvio Cora* 1. Legislazione canonica circa i Libri Parrocchiali Can. 535 1: In ogni parrocchia vi siano i libri parrocchiali, cioè il libro dei battezzati, dei matrimoni, dei defunti ed eventualmente altri libri secondo le disposizioni date dalla Conferenza Episcopale o dal Vescovo diocesano; il parroco provveda che tali libri siano redatti accuratamente e diligentemente conservati. Altri libri o registri parrocchiali che, pur non menzionati nel c. 535, sono voluti dal diritto universale: - inventario relativo al patrimonio dell ente (cfr. can. 1283, 3 ); - libro contabile delle entrate e delle uscite (cfr. can. 1284 2, 7 ); - catalogo dei documenti o degli strumenti sui quali si fondano i diritti della parrocchia circa i beni (cfr. can. 1284 2, 9 ); - tabella o scadenziario degli oneri da pia fondazione (cfr. can. 1307 1); - registro dei singoli oneri da pia fondazione, loro adempimento ed elemosine (cfr. can. 1307 2); - registro speciale relativo alle SS. Messe da celebrare in parrocchia recante numero, intenzione, offerta e avvenuta celebrazione (cfr. can. 958 1); - catalogo dei documenti d archivio (cfr. can. 491 1) - libro dei catecumeni (cfr. can. 788 1): per questo libro non è specificato che debba trovarsi in parrocchia infatti per l arcidiocesi di Torino esiste un unico libro dei catecumeni conservato presso l Ufficio Catechistico Diocesano Servizio per il Catecumenato. Conferenza Episcopale Italiana, Delibera n 6 (23 gennaio 1984): In archivio parrocchiale vi siano, oltre ai libri resi obbligatori dal can. 535, par. 1 e quanto prescritto nei canoni 1284, par 2,9 e 1307,il registro delle cresime, i registri dell amministrazione dei beni e il registro dei legati. Idem, Delibera n 7 (23 gennaio 1984): In ogni archivio parrocchiale sono raccomandati il registro dello status animarum, il registro delle prime comunioni, il registro della cronaca parrocchiale. Arcidiocesi di Torino, decreto del Cardinale Michele Pellegrino (1 maggio 1968): Ogni parroco tenga un registro [i moduli per tale registro vengono forniti dalla Curia Metropolitana] dei Battesimi conferiti ai suoi parrocchiani per giusta causa fuori della propria parrocchia. Noi ci occupiamo dei Registri di Battesimo, Matrimonio, Morte, Cresima, Prima Comunione e relativa modulistica negli aspetti essenziali della compilazione, delle annotazioni e di alcuni problemi specifici. 1

2. ALCUNE NOTE PREVIE: Leggere con attenzione e precisione le singole note, asterischi ed avvisi che sono riportati in calce e all interno dei singoli moduli di atti e certificati forniti dalla Cancelleria: rappresentano già di per sé un valido e puntuale aiuto nella compilazione. Circa la compilazione degli atti, dei registri e dei certificati si debbono usare penne ad inchiostro di china (o stilografiche o Pilot ) blu o nero. Sono da evitare le biro di vario genere, come anche le trattopen e simili; non si usino matite e inchiostri colorati. E ammessa la compilazione dattiloscritta dei registri laddove si utilizzino nastri ad inchiostro di china. Nelle correzioni degli atti si proceda con la quadratura (debitamente approvata a margine dal parroco) e non si utilizzino bianchetti o nastri correttori. (cfr. 10.a) I vari registri siano debitamente rilegati con copertina cartonata rigida, recanti i dati essenziali sulla copertina (parrocchia, località, tipologia registro, estremi cronologici) e sul dorso (tipologia registro ed estremi cronologici). Non si mescolino Battesimi, Matrimoni, Morti e Cresime ma ognuno abbia la sua serie distinta di volumi Ogni atto e certificato reca, sotto gli spazi da compilare, l indicazione esplicita per le parti da scrivere in STAMPATELLO in questo modo: COGNOME, NOME, LOCALITA. Tutto il resto lo si può scrivere in corsivo. Inoltre, nei registri di Battesimo, Matrimonio e Morte, in alto a sinistra di ogni singolo atto c è lo spazio per la numerazione ordinale: tale numerazione progressiva sia delimitata dall anno civile per ragioni di praticità. Regola fondamentale: Dietro ogni atto vi sono delle persone! Se si considera infatti che i libri parrocchiali contengono delle notizie fondamentali sullo stato dei fedeli si può comprendere meglio quanto la responsabilità del parroco e dei suoi collaboratori laici in questo campo non sia semplicemente di carattere «burocratico», ma invece sia motivata da una doverosa e grave attenzione alle persone, al rispetto della loro intimità e del loro diritto alla buona fama (cfr. can. 220). 3. IL REGISTRO DEGLI ATTI DI NASCITA E BATTESIMO Il Battesimo è da considerarsi come la «porta di tutti i sacramenti» e per questa sua importanza fondamentale è necessario che della sua amministrazione venga redatta una corretta e puntuale documentazione. Inoltre tale registro è pensato e voluto come il libro che ha la funzione di raccogliere tutti gli elementi utili alla certa determinazione dello stato canonico dei fedeli. Per la corretta compilazione sarà pertanto necessario leggere le note ad asterisco e quelle numerate in calce all atto stesso: 3.1. Note asterisco: Singolo asterisco (*): a) coniugi.. in questa linea si annota solo il matrimonio religioso; l eventuale matrimonio civile lo si riporta nello spazio altre annotazioni. b) domiciliati. Domicilio, cioè luogo dove abitualmente i genitori vivono. Se il domicilio non coincide con la residenza anagrafica, lo si riporti nello spazio altre annotazioni. Due asterischi (**): solo un padrino e/o madrina; se c è l aggiunta di un testimone (cioè di persona che canonicamente non può svolgere l ufficio di padrino/madrina) lo si qualifichi come tale. 2

Molto importanti i riquadri relativi alle annotazioni; cfr. can. 532 2: Nel libro dei battezzati si annoti anche la confermazione e tutto ciò che riguarda lo stato canonico dei fedeli, in rapporto al matrimonio, salvo il disposto del can. 1133 (relativo al matrimonio tecnicamente definito segreto, ndr.), all adozione, come pure in rapporto all ordine sacro, alla professione perpetua emessa in un istituto religioso e al cambiamento del rito (come pure l annotazione relativa all eventuale defectio a fide catholica la quale deve essere riportata in qualunque atto o certificato di battesimo, ndr.); tali annotazioni vengono pure riportate nei certificati di battesimo (quelli ad uso matrimonio o integrali, ndr.). 3.2. Note numerali 1) i casi dei battesimi fuori parrocchia di appartenenza da trasmettere e da annotare nell elenco dei battezzati fuori parrocchia. Il principio tassativo è che solo la parrocchia dove è stato amministrato il battesimo è abilitata a rilasciare l relativo atto. 2) Figli di madre non sposata o non riconosciuti da entrambi i genitori; il suggerimento generale è quello di redarre l atto di battesimo sulla base di certificato civile di nascita, meglio se integrale, oppure l atto rilasciato a norma dell articolo 3, che riporta il nome dei genitori 3) Il riconoscimento di figli per successivo matrimonio religioso dei genitori va annotato a margine. 4) Nella situazione di affidamento preadottivo, se proprio si ritiene di procedere al Battesimo, si riportino solamente i dati che compaiono al civile, non menzionando i genitori affidatari. 5) Per i figli adottivi deve risultare chiaramente nell atto con la dicitura figlio adottivo di ; se nel documento civile risultano anche quelli naturali, essi non vanno omessi. 6) Casi particolari: rivolgersi alla Curia Metropolitana. Le firme vanno apposte in modo leggibile per quanto possibile. E previsto il timbro parrocchiale nell apposito spazio. I battezzati in un anno diverso da quello di nascita (a meno che sia nato negli ultimi mesi dell anno precedente) si annotino anche nell indice dell anno esatto di nascita. 3.3. Documenti che si rilasciano a partire dall atto di battesimo: - Certificato di Battesimo, - Certificato di Battesimo per uso Matrimonio - Atto Integrale di Battesimo La vidimazione in Curia è richiesta solo quando il certificato deve essere portato all estero. Occorre sempre il timbro parrocchiale nell apposito spazio. 3.4. L Elenco dei Battezzati fuori Parrocchia E un registro (obbligatorio per la nostra diocesi di Torino) molto importante e soprattutto utile per facilitare il reperimento dell atto di battesimo negli anni successivi. Notazioni. a) Dell Elenco dei Battezzati fuori Parrocchia non si possono rilasciare certificati. b) E opportuno fare un richiamo dei nominativi di tale Elenco anche nell indice del normale registro dei Battesimi contrassegnandoli con una particolare sigla. 3

4. IL REGISTRO DEGLI ATTI DI MATRIMONIO Vi si fa accenno solamente per richiamare alcune note tecniche di compilazione; la presentazione dettagliata dell atto avverrà in un apposito incontro. Importante è il riquadro della delega con la relativa nota ad asterisco (*). Nella seconda facciata importanti le note ad asterisco (*) (**), mentre le noticine 1-7 sono di pertinenza del parroco. Occorre sempre il timbro parrocchiale nell apposito spazio. 4.1. Documenti che si rilasciano a partire dall atto di matrimonio: - Copia integrale dell atto di matrimonio - Certificato di matrimonio 4.2. Documentazione inerente al matrimonio: Si fa un rapidissima illustrazione tecnica della documentazione matrimoniale accennando solamente all aspetto formale di compilazione: la materia verrà debitamente esposta in un apposito incontro. 4.2.1. Documentazione che precede la celebrazione del matrimonio: - posizione matrimoniale ( processicolo ) - richiesta di pubblicazioni in parrocchia - richiesta di pubblicazioni ad altra parrocchia - richiesta di pubblicazioni alla casa comunale - eventuale prova testimoniale dello stato libero - stato dei documenti, qualora il matrimonio si celebri in un altra parrocchia 4.2.2. Documentazione che segue la celebrazione del matrimonio - richiesta di trascrizione agli effetti civili - certificato di matrimonio celebrato con annesso certificato di avvenuta registrazione del matrimonio celebrato sull atto di Battesimo (le cosiddette cartoline ) - eventuale certificato di matrimonio da inviare al parroco che ha dato licenza alla celebrazione - stato dei documenti; non obbligatorio ma consigliato ed utile come documentazione che rimane in parrocchia 5. REGISTRO DEGLI ATTI DI MORTE Di norma si compili tale atto per tutti coloro il cui funerale si effettua in parrocchia anche di quelli che eventualmente vengono da fuori, infatti per questi ultimi non si dia per scontato che l atto sia già stato redatto in precedenza; la stessa precauzione la si abbia anche per quelli il cui funerale avviene in un altra parrocchia: è meglio, al limite, che di una persona si abbiano due atti di morte piuttosto che nessuno! Per il reperimento di notizie anagrafiche del defunto, nei casi di ragionevole difficoltà, ci si limiti ai dati forniti da conoscenti o dalle agenzie di pompe funebri. Non è previsto il timbro parrocchiale. 5.1 Documenti che si rilasciano dall atto di morte: - Certificato di Morte 4

6. REGISTRO DELLE CRESIME L intestazione è da ripetersi ad ogni facciata del modulo indicando per esteso tutti i dati (parrocchia, luogo, data, nome del ministro). Nel caso di più celebrazioni lungo l anno è bene sempre iniziare una nuova facciata (ciò facilita il reperimento dei nominativi ed il computo globale dei cresimati). E fondamentale compilare debitamente tutti i singoli settori di tale registro: - cognome e nome (secondo l ordine alfabetico), luogo e data di nascita; - parrocchia, data e località di Battesimo (anche quando il battesimo è avvenuto nella medesima parrocchia in cui si effettua la cresima); - nome e cognome del padrino/madrina. N. B.: Se i cresimati sono molti, può essere opportuno separare maschi e femmine, per facilitare in futuro la ricerca di chi dovrà consultare il registro [non è una norma, ma un uso radicato nella nostra Diocesi]. 6.1. Documenti che si rilasciano a partire dal Registro delle Cresime - Certificato di Cresima formato cartolina da inviare alla parrocchia del Battesimo per l annotazione nel registro dei Battesimi (a meno che non si utilizzi l attestato di ammissione di cui sotto); - Certificato di Cresima; - Attestato di ammissione alla Cresima (è un documento previo alla Cresima) 7. REGISTRO DELLE PRIME COMUNIONI Non è obbligatorio, ma raccomandato dalla CEI; stessi criteri di compilazione del registro delle Cresime. Per diversi motivi è essenziale produrre sia per l ammissione alla Prima Comunione sia alla Cresima il certificato di Battesimo! Di tale Registro non è previsto il rilascio di alcun documento e non si trasmette copia alla Curia a fine anno come si vedrà di seguito. 8. GLI INDICI Sono previsti per i Registri di Battesimo, Matrimonio e Morte; quelli di Cresima e di Prima Comunione già di per sé costituiscono un elenco alfabetico. L ordine sia rigorosamente alfabetico e non segua altri criteri; si compili in ogni facciata l intestazione. Si rediga l indice annualmente per ragioni logiche e di praticità come indicato sopra. E fondamentale riportare negli indici (in particolare quello dei Battesimi) gli opportuni rimandi: a) nel caso in cui l amministrazione del battesimo non coincida con l anno di nascita; b) nel caso dei battezzati fuori parrocchia come accennato sopra. Lo spazio contenuti nel registro N è da lasciare vuoto. 5

9. LE COPIE DA CONSEGNARE ALL ARCHIVIO ARCIVESCOVILE Decreto Arcivescovile del 18 dicembre 1822. Le copie da consegnare annualmente sono quelle dei Registri di: - Battesimo - Matrimonio - Morte - Cresime NON SI RICHIEDE l Elenco delle prime Comunioni, come non si richiede la copia dell elenco dei battezzati fuori parrocchia. Le copie vanno trascritte fedelmente dagli originali comprese le firme; non si richiede il timbro parrocchiale; i moduli da usarsi sono i medesimi di quelli previsti per gli Atti. Per ragioni tecniche di rilegatura, vanno mantenuti rigorosamente i quinterni (= 5 fogli) non aggiungendo altri fogli; sono però ammessi plichi di fogli di numero inferiore a cinque. Le copie degli atti siano sempre corredate dagli indici (eccetto naturalmente che per le cresime) redatti sui moduli forniti dalla Cancelleria della Curia e non di altra fattura. I vari tipi di Atti sono avvolti dalle rispettive copertine di diverso colore: - Rosa per i Battesimi - Arancione per i matrimoni - Giallo per i morti - Blu per le cresime Le copertine, oltre alla completa intestazione parrocchiale rechino sempre l anno ed il numero complessivo degli atti ivi contenuti. Insieme alle copie degli atti va inoltre consegnata la documentazione matrimoniale consistente in: - Posizioni matrimoniali (i processicoli) -numerati secondo il registro dei Matrimoni- dei matrimoni celebrati in parrocchia: tali fascicoli debbono essere corredati di tutta la documentazione civile e religiosa inerente la pratica matrimoniale, comprese cartoline di avvenuta registrazione, pubblicazioni, trascrizione al civile, licenze e/o dispense dell ordinario, corso prematrimoniale - Stato dei Documenti degli eventuali matrimoni provenienti da altra parrocchia e relativa documentazione (cartoline di ricevuta per l annotazione sul battesimo, ricevuta di trascrizione al civile): numerazione secondo il registro dei matrimoni. - Posizioni matrimoniali (processicoli) dei matrimoni celebrati fuori parrocchia recanti la medesima documentazione di cui sopra: numerazione progressiva preceduta dalla sigla FP. 10. RISCONTRO DI ERRORI NEI REGISTRI Gli errori che possono riscontrarsi nei registri possono classificarsi in due gruppi. a) Errori materiali correggibili a partire dal contesto del documento, come ad esempio: cognomi e/o nomi trascritti erroneamente che possono essere corretti a partire dalle firme inequivocabili degli interessati; data di battesimo evidentemente incongruente con la data di nascita. Si procede alla quadratura e alla iscrizione dei dati recando data, timbro parrocchiale, firma del parroco che approva la correzione; si corredi l atto con un documento civile che si allega al registro. b) Variazione successiva di dati anagrafici o errori materiali comunque non correggibili a partire dal contesto: in questi casi si deve ricorrere ad un decreto di rettificazione rilasciato dall Archivio Arcivescovile. La documentazione da produrre nei diversi casi è riportata in ALLEGATO. 6

Al fine di evitare spiacevoli sorprese nei registri parrocchiali occorre pertanto aver sempre cura di: - leggere sempre integralmente l atto agli interessati prima di procedere alle firme; - fare in modo che le firme siano nella misura del possibile chiare e leggibili; - riportare accuratamente i dati anagrafici tali e quali sono al civile servendosi, quando è necessario, di un documento civile. N.B.: non è mai possibile cambiare il padrino/madrina nei Registri di Battesimo e di Cresima, o i testimoni nel Registro dei Matrimoni. 11. CASI DI IRREPERIBILITA DI UN ATTO Sono casi abbastanza frequenti; alcune indicazioni per prevenirli e comunque affrontarli adeguatamente: a) espletare con sollecitudine e diligenza tutte le pratiche relative a: annotazioni sull atto di Battesimo; comunicazione di avvenuto battesimo alla parrocchia di domicilio; registrazione dei battesimi celebrati fuori parrocchia; riporto preciso ed integrale dei dati di battesimo nell elenco delle Cresime e delle Prime Comunioni; b) in occasione della Cresima e della Prima Comunione richiedere con risolutezza che venga prodotto il certificato di battesimo: non accontentarsi di dichiarazioni generiche fatte dai genitori o rilasciate da parrocchie o sacerdoti; tale richiesta sia sollecitata con largo anticipo rispetto alla celebrazione dei sacramenti; molto opportunamente si deve richiedere il certificato di Battesimo all atto di iscrizione al catechismo. La medesima osservazione vale, a maggior ragione, in occasione della celebrazione del Matrimonio, c) onde poter risalire alla località del rito, invitare gli interessati a recuperare quanti più elementi possibili: fotografie, filmati, attestati o pagelline ricordo. Naturalmente, si suggerisca di interpellare nei limiti del possibile quanti più testimoni oculari ancora in vita erano presenti al rito (in particolare i padrini e le madrine); d) nel caso di extracomunitari sia provenienti da Paesi europei sia extraeuropei, invitare comunque ad una ricerca accurata in loco, avvalendosi anche della Curia Metropolitana in grado di fornire recapiti di Curie diocesane, Nunziature Apostoliche, missioni cattoliche italiane. e) in occasione di battesimi di girovaghi è opportuno consegnare loro una copia integrale dell atto da conservare; come è sempre utile il ricordino in occasione di battesimi e cresime recanti i dati essenziali della celebrazione (nome, cognome, luogo, parrocchia, data, ministro), invitandoli a costituire per ogni figlio una cartellina apposita con tutti i documenti relativi f) si tenga presente che per i battesimi avvenuti in ospedale in molte diocesi italiane e comunque nella diocesi di Torino (dall 1/1/1942 al 1/6/1968) gli atti di battesimo venivano trascritti nella parrocchia di residenza; in talune situazioni particolari talvolta può capitare che per alcuni ospedali gli atti di battesimo venissero trascritti nella parrocchia competente del territorio; g) nei casi dubbi o comunque irresoluti, ci si rivolga tempestivamente alla Curia Metropolitana per ricerche ad ampio raggio o per procedere a deposizioni giurate. 12. LE DICHIARAZIONI DI IDONEITA DEL PADRINO/MADRINA Presentazione dei due moduli allegati (padrino/madrina di cresima e di battesimo) in uso nella nostra arcidiocesi a partire dal novembre 2002. Per tutti gli altri casi ci si attiene a quanto richiede il diritto della diocesi competente. * Archivista per la sezione corrente dell Archivio Arcivescovile di Torino 7