Allegato Tecnico. Specificità del Contratto (rif. Manuale del Sistema di Conservazione)

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1 Allegato Tecnico Specificità del Contratto (rif. Manuale del Sistema di Conservazione) Documento costituente parte integrante e sostanziale del contratto per l affidamento del servizio di conservazione digitale di documenti informatici. Tipologie di documenti gestite dal sistema di Conservazione Digitale a Norma Di seguito si riportano gli schemi riassuntivi di definizione delle classi documentali, raggruppati per caratteristiche di conservazione analoghe. Qualora il tipo di documento da conservare non rientri nel presente elenco, sarà predisposta apposita versione dell Allegato Tecnico. Documenti rilevanti ai fini tributari (soggetti ad apposizione Firma Digitale singola) DOCUMENTO [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Registro cronologico [Cod. 2] Registro beni ammortizzabili (cespiti) [Cod. 3] Registro IRPEF [Cod. 4] Registro fatture di Acquisto [Cod. 5] Registro acquisti agenzie di viaggio [Cod. 6] Registro fatture emesse [Cod. 7] Registro fatture in sospeso [Cod. 8] Registro corrispettivi [Cod. 9] Registro corrispettivi agenzie di viaggio [Cod. 2] Registro riepilogativo Iva [Cod. 26] Registro sezionale Iva Acquisti intra Ue [Cod. 27] Registro Acquisti intra UE non Comm. [Cod. 28] Registro Carico Scarico Reg. Margine Metodo analitico [Cod. 44] Registro acquisti Reg. Margine Metodo globale [Cod. 45] Registro vendite Reg. Margine Metodo globale [Cod. 46] disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: versamento 5 giorni. Mesi In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 2 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 3 Meta minimi informatico amministrativo; 4 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. a 8

2 Non Applicabile Documenti rilevanti ai fini tributari (* soggetti ad apposizione Firma Digitale multipla) DOCUMENTO 5 [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Libro giornale [Cod. 09] Schede contabili (libro mastro) [Cod. ] Libro inventari [Cod. 0] * Libro dei soci [Cod. 5] * Libro delle Obbligazioni [Cod. 52] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni delle Assemblee [Cod. 53] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Consiglio di Amministrazione [Cod. 54] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Collegio Sindacale [Cod. 55] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Comitato Esecutivo [Cod. 56] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni delle Assemblee Azionisti [Cod. 57] * disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: versamento 5 giorni. Mesi Non Applicabile 5 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 6 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 7 Meta minimi informatico amministrativo; 8 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 2 a 8

3 Fattura Elettronica DOCUMENTO 9 [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Fattura Elettronica [Cod. 0, Cod 02] disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: versamento 5 giorni. Mesi Non Applicabile 9 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 0 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; Meta minimi informatico amministrativo; 2 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 3 a 8

4 Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione DOCUMENTO 3 [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Fattura Elettronica PA [Cod. 0, 02] disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA pubblicato sul sito versamento 5 giorni. Mesi Non Applicabile 3 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 4 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 5 Meta minimi informatico amministrativo; 6 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 4 a 8

5 Posta Elettronica Certificata DOCUMENTO 7 [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Comunicazioni Pec [Cod. n.a.] disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo HashDocumentoPrincipale casellapec arrivopartenza DA A CC CN datapec orapec Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: versamento 0 giorni 4 Mesi. Anni.. 7 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 8 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 9 Meta minimi informatico amministrativo; 20 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 5 a 8

6 Documenti contrattuali DOCUMENTO 2 [Codice tipo provvedimento AE N.200/43663] Contratti informatici sottoscritti con firma digitale [Cod. n.a.] disposizioni tributarie (DM ) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA SET di Meta minimi Da Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Altri meta Extrainfo Numero Durata mesi HashDocumentoPrincipale Nome destinatario Cognome destinatario Codice Fiscale destinatario Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare PDF PDF/A / ALTRO: versamento 5 giorni 5 Giorni.. Mesi. Anni.. 2 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.200/43663 del dell Agenzia delle Entrate; 22 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 23 Meta minimi informatico amministrativo; 24 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 6 a 8

7 2. RMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO a. Normativa di riferimento Alla data l elenco dei principali riferimenti normativi italiani in materia, ordinati secondo il criterio della gerarchia delle fonti, è costituito da: Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 225 bis - Documentazione informatica; Legge 7 agosto 990, n. 24 e s.m.i. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 96 e s.m.i. Codice in materia di protezione dei personali; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. Codice dell'amministrazione digitale (CAD); Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 203 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 7; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi e 3, 44, 44-bis e 7, comma, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 7 giugno Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 2, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. (Ministero dell'economia e delle finanze) in vigore dal ; Circolare AGID 0 aprile 204, n Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; Circolare Agenzia delle Entrate del 24 giugno 204 n. 8/E - OGGETTO: IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. b. Standard di riferimento Si riportano di seguito gli standard di riferimento elencati nell allegato 3 delle Regole Tecniche in materia di Sistema di conservazione con indicazione delle versioni aggiornate al o ottobre 204. Si precisa che la coerenza del sistema di conservazione a tali standard è obbligatoria per i soggetti accreditandi e accreditati. ISO 472:202 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l archiviazione; ISO/IEC 2700:203, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System); ET TS V.3. (202-04) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (E); Information Preservation Systems Security; Part : Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; ET TR V.3. (202-04)Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (E); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; UNI 386:200 Standard ncro - Supporto all'interoperabilita nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali; ISO 5836:2009 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. 3. Nominativo e Riferimenti Responsabile Conservazione Il Nominativo e i riferimenti del Responsabile della Conservazione sono indicati nell allegato al Contratto denominato: Allegato D Persone designate dal Cliente per i rapporti con PA Digitale. LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 7 a 8

8 LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - All. Tecnico - SpecificitàContratto_Privati_V.2.0 del doc Pag. 8 a 8