SERVIZIO DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA. Scheda Servizio Specificità del contratto

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1 SERVIZIO DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA Scheda Servizio Specificità del contratto Distributore GEOWEB SPA Soggetto conservatore 2C SOLUTION SRL 1. PREMESSA La presente Scheda Servizio Specificità del Contratto (d ora in avanti Scheda Servizio), parte integrante e sostanziale del contratto e del Manuale di conservazione, è redatta d'intesa tra il Cliente Soggetto produttore e titolare dei documenti, il distributore Geoweb SpA, Namirial SpA e il partner tecnico 2C Solution Srl (società controllata del Gruppo Namirial) al fine di condividere le modalità di svolgimento del processo di conservazione dei documenti informatici. La pubblicazione di ogni nuova versione della presente Scheda Servizio, formulata sulla base di nuove informazioni condivise tra le Parti, sarà comunicata prontamente al Cliente Soggetto produttore. 2. REVISIONI DEL DOCUMENTO Versione Data versione Descrizione modifiche /05/2016 Prima stesura 3. REFERENTI PER IL SERVIZIO Nominativo Contatti Regole di comunicazione Servizio di Help Desk di primo livello (Geoweb) info@geoweb.it Assistenza di I livello Servizio di Help Desk di secondo livello (Namirial) assistenza.conservazione@namirial.com 4. DATI DEL CLIENTE SOGGETTO PRODUTTORE DEI DOCUMENTI Assistenza di II livello (da utilizzare solo in casi di reale emergenza ed escalation) I dati del Cliente Soggetto produttore dei documenti sono comunicati a Namirial SpA tramite l apposita Richiesta di attivazione sottoscritta. Il Soggetto produttore dei documenti si avvale del gestore tecnico specificato nella tabella seguente per la generazione e trasmissione dei Pacchetti di Versamento e la gestione dei relativi esiti di presa in carico. Pagina n. 1 NAMIRIAL SPA Sede legale, direzione e amministrazione Senigallia (AN) - via Caduti sul Lavoro, 4 C.F./ISCR. REG. IMPR. ANCONA N P.I. IT CAP. SOC ,00 i.v. Tel s.a. - Fax info@namirial.com - Mod.NAM CAN 10 Rev.00

2 La predetta delega di attività al gestore tecnico non limita l esclusiva responsabilità del Cliente in merito alla verifica del buon esito del versamento dei PdV, come di seguito specificato. Denominazione/Ragione sociale 2C Solution Srl con sede in (città) Gazzo CAP (prov.) PD indirizzo Via Vittorio Alfieri (n.) 34 codice fiscale partita iva telefono fax indirizzo per comunicazioni contratti@2csolution.it supportosdc@2csolution.it PEC 2csolution@pec.solutiondoc.eu 5. REFERENTI CLIENTE SOGGETTO PRODUTTORI DEI DOCUMENTI Cognome e nome Calatozzolo Claudia Azienda Ruolo PEC Geoweb SpA Referente per quanto attiene i rapporti generali con Namirial info@geoweb.it GEOWEB@GEOWEBpec.it 6. NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO 6.1 Normativa di riferimento Nel presente paragrafo è riportata la principale normativa di riferimento per l attività di conservazione a livello nazionale, ordinata secondo il criterio della gerarchia delle fonti: - Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica; - Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; - Legge 24 dicembre 2012, n. 228, cosiddetta Legge di stabilità 2013 in merito alla fatturazione elettronica e la conservazione delle fatture (recepimento della direttiva comunitaria 2010/45/UE che modifica gli artt. 21 e 39 del D.P.R. 633/72); - Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto; - Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; - Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. Codice in materia di protezione dei dati personali; - Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. Codice dell'amministrazione digitale (CAD); - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 19 luglio 2012 Definizione dei termini di validità delle autocertificazioni circa la rispondenza dei dispositivi automatici di firma ai requisiti di sicurezza di cui al DPCM 30 ottobre 2003, e dei termini per la sostituzione dei dispositivi automatici di firma; - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l obbligo della conservazione dell originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell art. 22, comma 5, del Codice dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 Pagina n. 2

3 Pagina n. 3 - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; - Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244; - Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005; - Deliberazione CNIPA n. 45 del 21 maggio 2009 e s.m.i. Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico; - Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Decreto ministeriale 23 gennaio 2004; - Circolare AGID 10 aprile 2014, n Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; - Circolare Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014 IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione; - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 161/E del 9 luglio Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto; - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 158/E del 15 giugno 2009 Consulenza giuridica Associazione e Ordini Professionali D.M. 23 gennaio 2004 e fatturazione elettronica risposta a quesiti; - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 65/E del 14 giugno 2011 Modalità di presentazione della dichiarazione di variazione dati relativa al luogo di conservazione delle scritture contabili; - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 106/E del 2 dicembre 2014 istituzione del codice tributo 2501 da esporre nella sezione erario, denominato Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari articolo 6 del decreto 17 giugno Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 4/E del 19 gennaio 2015: Consulenza giuridica Conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari Obbligo di invio dell impronta dell archivio informatico di cui all art. 5 del D.M. 23 gennaio 2004 Non sussiste - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 32/E del 23 marzo 2015 istituzione dei seguenti codici tributo: denominato Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari art. 6, decreto 17 giugno SANZIONI denominato Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari art. 6, decreto 17 giugno 2014 INTERESSI. - Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25 settembre 2015: Interpello ART. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212 Comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, art. 5 D.M. 17 giugno Standard Si riportano di seguito gli standard di riferimento a cui l attività di conservazione del Conservatore Namirial si riferisce, elencati nell allegato 3 delle Regole Tecniche in materia di Sistema di conservazione con indicazione delle versioni aggiornate al 1 ottobre 2014, come indicato nelle regole tecniche di cui al DPCM 3 Dicembre ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l archiviazione; - ISO/IEC 27001:2013, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System); - ETSI TS V1.3.1 ( ) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; - ETSI TR V1.3.1 ( ) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; - UNI 11386:2010 Standard SInCRO Supporto all' Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali;

4 - ISO 15836:2009 Information and documentation The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. 7. RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE I dati del Responsabile della conservazione sono riportati nella Richiesta di attivazione sottoscritta dal Cliente Soggetto produttore dei documenti. 8. DELEGATI ALLA CONSERVAZIONE Il Responsabile della Conservazione, conformemente a quanto previsto dalle Regole tecniche sul sistema di conservazione (art. 6, c. 6 DPCM 3 dicembre 2013) può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Nella seguente tabella sono riportati i dati dei soggetti Delegati alla conservazione: Ragione sociale Namirial SpA con sede in (città) Senigallia CAP (prov.) AN indirizzo Via Caduti sul Lavoro (n.) 4 codice fiscale partita iva IT telefono fax indirizzo per Comunicazioni ufficio.conservazione@namirial.com PEC comunicazioni@pec.strongdox.it Ragione sociale 2C Solution Srl con sede operativa in (città) Gazzo CAP (prov.) PD indirizzo Via Vittorio Alfieri (n.) 34 codice fiscale partita iva telefono fax indirizzo per Comunicazioni contratti@2csolution.it supportosdc@2csolution.it PEC 2csolution@pec.solutiondoc.eu I compiti dei predetti delegati alla conservazione sono descritti nell atto di nomina allegato alla Richiesta di attivazione sottoscritta dal Cliente Soggetto produttore dei documenti. 9. RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE La struttura organizzativa del Conservatore 2C SOLUTION SRL, che è descritta più dettagliatamente nel Manuale di conservazione, prevede il ruolo del Responsabile del Servizio di Conservazione, che è nominato formalmente e al quale sono affidate le seguenti attività: 1. definizione e attuazione delle politiche complessive del Sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di conservazione; 2. definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente; 3. corretta erogazione del servizio di conservazione all ente produttore; 4. gestione delle convenzioni, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. 10. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE Il Servizio prevede la conservazione delle seguenti tipologie documentali. 1 TIPOLOGIA DOCUMENTALE Pratiche gestite con il software Docfa Documenti catasto fabbricati Codice della tipologia nel Sistema di conservazione PRATICHE DOCFA Formato* PDF Durata di conservazione Durata di conservazione concordata tra il Cliente e Pagina n. 4

5 2 3 Pratiche gestite con il software Pregeo Pretrattamento atti geometrici Pratiche delle richieste di visure planimetriche PRATICHE PREGEO PRATICHE DI RICHIESTE VISURE PLANIMETRICHE 4 Fatture attive inviate alla FATTURE INVIATE Pubblica amministrazione ALLA PA 5 Messaggi trasmessi dal Sistema d interscambio MESSAGGI SDI 6 Libro giornale LIBRO GIORNALE 7 Registri IVA REGISTRI IVA 8 DDT attivi DDT ATTIVI 9 DDT passivi DDT PASSIVI 10 Fatture attive FATTURE ATTIVE 11 Fatture passive FATTURE PASSIVE 12 Allegati attivi ALLEGATI ATTIVI 13 Allegati passivi ALLEGATI PASSIVI PDF XML, PDF Namirial: per tutto il periodo di validità del contratto Si rimanda a quanto disposto nel capitolo Procedura di scarto dei Pacchetti di archiviazione XML Periodo di conservazione previsto dalla normativa: 10 XML anni PDF, PDF/A, XML, TXT, TIFF, JPG, EML, OOXML, ODF Durata di conservazione concordata tra il Cliente e Namirial: per tutto il periodo di validità del contratto Si rimanda a quanto disposto nel capitolo Procedura di scarto dei Pacchetti di archiviazione Periodo di conservazione previsto dalla normativa: 5 anni dall ultima registrazione o dalla messa in uso 14 Libro Unico del Lavoro LUL PDF, PDF/A Durata di conservazione concordata tra il Cliente e Namirial: per tutto il periodo di validità del contratto Si rimanda a quanto disposto nel capitolo Procedura di scarto dei Pacchetti di archiviazione Periodo di conservazione previsto dalla normativa: 10 anni dalla chiusura del contratto 15 Contratti CONTRATTI PDF, PDF/A 16 Dichiarativi DICHIARATIVI PDF, PDF/A Durata di conservazione concordata tra il Cliente e Namirial: per tutto il periodo di validità del contratto Si rimanda a quanto disposto nel capitolo Procedura di scarto dei Pacchetti di archiviazione Durata di conservazione concordata tra il Cliente e Namirial: per tutto il periodo di validità del contratto Si rimanda a quanto disposto nel capitolo Procedura di scarto dei Pacchetti di archiviazione Pagina n. 5

6 *NB: il Soggetto produttore dei documenti s impegna a versare al Sistema di conservazione documenti privi di codici eseguibili o macro istruzioni o privi di qualsiasi causa, anche non visibile all utente, che ne possa alterare il contenuto. Resta inteso che sui documenti oggetto del servizio di conservazione il Cliente Soggetto produttore può apporre una firma digitale nei formati CAdES, PAdES e XAdES. METADATI TIPOLOGIE PRATICHE DOCFA - PRATICHE PREGEO - PRATICHE DI RICHIESTE VISURE PLANIMETRICHE METADATI Tipo documento - Descrizione: Tipo documento (ad es. Documento trasmesso/ricevuta di trasmissione/ricevuta di ricezione ) Tipo pratica - Descrizione: Tipo della pratica (Nuovo accatastamento/variazione) Data - Descrizione: Data del documento - Valore: Data Codice invio - Descrizione: Codice di invio del documento Identificativo pratica - Descrizione: Identificativo della pratica cui afferisce il documento Cliente - Descrizione: Denominazione del cliente del geometra (Nome e cognome/ragione sociale) 1. PRATICHE DOCFA 2. PRATICHE PREGEO 3. PRATICHE DI RICHIESTE VISURE PLANIMETRICHE Pagina n. 6

7 METADATI TIPOLOGIE FATTURE INVIATE ALLA PA E MESSAGGI SDI METADATI 4. FATTURE INVIATE ALLA PA 5. MESSAGGI SDI Codice univoco fattura - Descrizione: Codice progressivo di invio della fattura Identificativo SDI - Descrizione: Identificativo assegnato dal SDI Codice IPA - Descrizione: Codice IPA dell Amministrazione Numero fattura - Descrizione: Numero della fattura Data fattura - Descrizione: Data di emissione della fattura - Valore: Data Denominazione prestatore - Descrizione: Cedente/prestatore del bene/servizio Codice fiscale prestatore - Descrizione: Codice fiscale del Cedente/prestatore del bene/servizio Denominazione destinatario - Descrizione: Denominazione del destinatario della fattura Codice fiscale destinatario - Descrizione: Codice fiscale del destinatario della fattura Partita iva destinatario - Descrizione: Partita iva del destinatario della fattura Nome file fattura univoco - Descrizione: Nome univoco del file fattura cui il messaggio si riferisce Data ora ricezione - Descrizione: Data e ora di ricezione della fattura - Valore: Data Pagina n. 7

8 13 14 Tipo di messaggio - Descrizione: Tipo di messaggio inviato dallo SDI Esito - Descrizione: Esito del messaggio METADATI DOCUMENTI FISCALI METADATI Numero documento - Descrizione: Numero del documento - Valore: Numero Data documento - Descrizione: Data del documento (nel caso del Libro giornale e dei Registri IVA corrisponde alla data della registrazione finale presente sul layout del documento o anche all ultima data del mese o dell anno a cui il libro giornale/il registro IVA si riferiscono a seconda che sia un file mensile/annuale) - Valore: Data Tipo documento - Descrizione: Tipo di documento allegato (ad es. Ordine, Conferma d ordine, etc.) Data emissione - Descrizione: Data di emissione del documento - Valore: Data Numero registrazione nel protocollo IVA - Descrizione: Numero di registrazione del documento nel protocollo IVA Data registrazione protocollo IVA - Descrizione: Data di registrazione del documento nel protocollo IVA - Valore: Data Denominazione destinatario - Descrizione: Cognome e nome o ragione sociale del destinatario del documento 6. LIBRO GIORNALE 7. REGISTRI IVA 8. DDT ATTIVI 9. DDT PASSIVI 10. FATTURE ATTIVE 11. FATTURE PASSIVE 12. ALLEGATI ATTIVI 13. ALLEGATI PASSIVI o o o o Pagina n. 8

9 METADATI 6. LIBRO GIORNALE 7. REGISTRI IVA 8. DDT ATTIVI 9. DDT PASSIVI 10. FATTURE ATTIVE 11. FATTURE PASSIVE 12. ALLEGATI ATTIVI 13. ALLEGATI PASSIVI Codice fiscale destinatario - Descrizione: Codice fiscale del destinatario del documento (valorizzare se presente nel layout del documento) Partita IVA destinatario - Descrizione: Partita IVA del destinatario del documento (valorizzare se presente nel layout del documento) Denominazione fornitore - Descrizione: Cognome e nome o ragione sociale del fornitore del documento Codice fiscale fornitore - Descrizione: Codice fiscale del fornitore del documento (valorizzare se presente nel layout del documento) Partita IVA fornitore - Descrizione: Partita IVA del fornitore del documento Numero pagina iniziale - Descrizione: Numero pagina iniziale presente sul layout del documento - Valore: Numero Numero pagina finale - Descrizione: Numero pagina presente sul layout del documento - Valore: Numero Numero registrazione iniziale - Descrizione: Numero registrazione iniziale presente sul layout del documento Numero registrazione finale - Descrizione: Numero registrazione finale presente sul layout del documento o o o o o o o o o o o o o Pagina n. 9

10 17 18 METADATI Codice sezionale** - Descrizione: Codice del sezionale a cui è riferito il documento Descrizione sezionale - Descrizione: Descrizione del sezionale a cui è riferito il documento - Valore: Desto 6. LIBRO GIORNALE 7. REGISTRI IVA 8. DDT ATTIVI 9. DDT PASSIVI 10. FATTURE ATTIVE 11. FATTURE PASSIVE 12. ALLEGATI ATTIVI 13. ALLEGATI PASSIVI o o o o o o o o o o o o o o o o METADATI LUL METADATI 14. LUL Denominazione Azienda - Descrizione: Ragione sociale dell azienda a cui il LUL si riferisce Codice fiscale Azienda - Descrizione: Codice fiscale dell azienda a cui il LUL si riferisce Partita IVA Azienda - Descrizione: Partita IVA dell azienda a cui il LUL si riferisce Data documento - Descrizione: Data del documento (valorizzare con mese e anno del periodo di paga, o con l ultimo giorno del mese di paga) Filiale - Descrizione: Eventuale filiale dell azienda a cui il LUL si riferisce Numero registrazione iniziale - Descrizione: Numero di registrazione iniziale - Valore: Numero Numero registrazione finale - Descrizione: Numero di registrazione finale - Valore: Numero Pagina n. 10

11 METADATI CONTRATTI METADATI 15. CONTRATTI Numero contratto - Descrizione: Numero o codice assegnato al contratto Data documento - Descrizione: Data di sottoscrizione del contratto - Valore: Data Oggetto contratto - Descrizione: Oggetto del contratto Denominazione firmatario - Descrizione: Denominazione (cognome e nome o ragione sociale) del firmatario del contratto Codice fiscale firmatario - Descrizione: Codice fiscale del firmatario del contratto METADATI DICHIARATIVI METADATI 16. DICHIARATIVI 1 2 Data documento - Descrizione: Data del documento - Valore: Data Tipo dichiarativo - Descrizione: Tipo di dichiarativo Pagina n. 11 Legenda Metadato obbligatorio (NB: la mancata valorizzazione dei metadati obbligatori comporta lo scarto dei PdV) Metadato opzionale NB: Si ricorda al Cliente Soggetto produttore dei documenti che qualora questi, per il tramite dell utente da esso delegato e individuato nella Richiesta di attivazione, archivi i documenti attraverso pagina web (mediante il caricamento dei file e

12 l inserimento manuale dei metadati), è 2C Solution Srl a generare e versare i Pacchetti di Versamento (PdV) al Sistema di conservazione. Per la corretta generazione dei PdV, 2C Solution Srl dovrà quindi generare l Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV), ovvero valorizzare l elemento ReferenceDocYear, che corrisponde all anno di riferimento del documento (ad es. l anno del periodo di imposta; il Sistema di conservazione consente di ricercare i documenti utilizzando tale valore). Si ricorda al Cliente che, nel caso del predetto caricamento dei documenti mediante pagina web, tale elemento è valorizzato di default come l anno della data di caricamento del documento. Qualora l anno di riferimento del documento sia diverso dall anno della data di caricamento, il Cliente deve valorizzarlo diversamente compilando il campo Anno presente nell interfaccia interattiva messa a disposizione dall applicativo. È esclusiva responsabilità del Cliente valorizzare correttamente tale campo da cui dipende il valore riportato da 2C Solution Srl nel file xml IPdV. Resta inteso che è onere del Cliente adempiere agli obblighi previsti dalla normativa in merito alla corretta formazione e conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti e del LUL. OBBLIGHI PREVISTI DALLA NORMATIVA Tipologia documentale FATTURE ATTIVE FATTURE PASSIVE DDT ATTIVI DDT PASSIVI REGISTRI IVA LIBRO GIORNALE LUL Apposizione della firma digitale sul singolo documento Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del titolare dei documenti (Cliente) o di un suo Delegato Firma del tenutario del LUL (datore di lavoro o consulente del lavoro o associazione di categoria) Termine massimo di conservazione Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo di imposta Entro la fine del mese successivo al periodo paga di competenza Pagina n GARANZIA DEI REQUISITI DI FORMAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI FISCALI E OBBLIGHI DEL CLIENTE SOGGETTO PRODUTTORE DEI DOCUMENTI Il Servizio prevede esclusivamente l erogazione della fase di Conservazione dei Documenti Informatici. Pertanto le fasi precedenti di corretta redazione, emissione, formazione e tenuta dei Documenti Informatici oggetto del Servizio sono sotto l esclusiva responsabilità del Cliente Soggetto produttore che ha l obbligo di consegnare i Documenti al Servizio già formati in ottemperanza alla normativa vigente. Ad esempio, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, è esclusiva responsabilità del Cliente: - provvedere nei casi previsti e secondo propria valutazione all apposizione della firma digitale o di altri tipi di firme sul singolo Documento per garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto ai Documenti Informatici; - provvedere a garantire il corretto completamento della generazione della copia informatica e/o della copia per immagine ai sensi dell art. 4 del DM 17 giugno 2014; si ricorda al Cliente Soggetto produttore che, ai sensi di

13 quanto disposto dal predetto art. 4, la distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della generazione della copia informatica e/o della copia per immagine con le modalità sopra specificate. - provvedere a garantire le disposizioni dell art bis del Codice Civile. Il Cliente garantisce e si assume la responsabilità circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l uniformità, l omogeneità, la numerazione progressiva e l ordine cronologico di tutti i dati, informazioni e documenti forniti a Namirial per l erogazione del Servizio di Conservazione. 12. STRUTTURA DATI DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO La struttura dei Pacchetti di Versamento trasmessi dal Soggetto produttore dei documenti al Sistema di Conservazione è conforme a quanto disposto dalle Regole tecniche sul sistema di conservazione ovvero dallo Standard ISO 14721:2012 OAIS. Il Pacchetto di Versamento (PdV) è costituito da un contenitore (archivio) nel formato non compresso o compresso (zip, rar, ecc.), costituito da: - i documenti oggetti da conservare (Content Information), eventualmente firmati digitalmente e marcati temporalmente; - un file Indice IPdV (Indice del Pacchetto di Versamento), conforme allo standard UNI SINCRO 11386:2010 e finalizzato alla descrizione delle Preservation Description Information secondo lo standard ISO 14721:2012 OAIS, ovvero alla descrizione delle informazioni relative all oggetto della conservazione, all identificazione del produttore, ai dati descrittivi ed informativi sull impacchettamento e su ciascun documento contenuto nel pacchetto. 13. TRASMISSIONE, PRESA IN CARICO DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E GENERAZIONE DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO Il Soggetto produttore dei documenti archivia i documenti attraverso pagina web, mediante caricamento interattivo dei file (tramite la funzionalità di Sfoglia/drag and drop) e l inserimento manuale dei metadati. Dall area temporanea di archiviazione 2C Solution Srl genera i Pacchetti di Versamento contenenti i documenti archiviati e gli Indici dei Pacchetti di Versamento generati secondo le predette specifiche. Tali pacchetti sono versati da 2C Solution Srl al Sistema di conservazione mediante canale web service. Nel caso del Cliente, il nominativo dell utente da abilitare all archiviazione dei documenti attraverso il caricamento mediante pagina web è specificato nella Richiesta di attivazione. Relativamente alle tipologie Fatture attive inviate alla PA e Messaggi SDI, qualora il Cliente, nella Richiesta di attivazione sottoscritta, abbia richiesto l attivazione del Servizio Ciclo attivo e conservazione, i Pacchetti di Versamento sono trasmessi al Sistema di conservazione dal gestore tecnico tramite dialogo applicativo web service (protocollo SOAP). In caso di presa in carico con esito positivo del PdV versato, il Sistema di conservazione genera il Rapporto di Versamento (RdV) previsto dalle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, che ha lo scopo di formalizzare l acquisizione degli oggetti da conservare inviati dal Cliente Soggetto produttore. Nel caso del Cliente il Sistema di conservazione genera il RdV ogni 8 ore. Il RdV generato è firmato dal Responsabile del servizio di conservazione e archiviato nel Sistema di conservazione. Nel caso del Cliente, questi può effettuare il download del RdV direttamente dalla piattaforma web del Sistema di conservazione (ai sensi del D.P.C.M. 13 novembre 2014, infatti, il Cliente Soggetto produttore dei documenti è responsabile della verifica del buon esito del versamento). 14. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti contenuti nei PdV presi in carico sono archiviati all interno del Sistema di conservazione; la loro conservazione a norma avviene contestualmente alla generazione e alla sottoscrizione, da parte del Responsabile del Servizio di Conservazione, dei Pacchetti di Archiviazione (PdA). Un PdA contiene documenti trasmessi dal Soggetto produttore all interno di uno o più PdV e il file IPdA. L IPdA, conformemente a quanto disposto dall allegato 4 del DPCM 3 dicembre 2013, è un file in formato XML associato ad ogni PdA ed è generato secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010. L Indice, che è marcato temporalmente e Pagina n. 13

14 sottoscritto dal Responsabile del Servizio di Conservazione, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione. 15. SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) Il Sistema di conservazione LegalSolutionDoc conserverà i documenti ricevuti con uno SLA pari a X + 30 giorni dove X è la data ed ora di generazione del Rapporto di Versamento. Un documento, quindi, sarà conservato dal Sistema di conservazione entro 30 giorni giorni dalla generazione del relativo Rapporto di Versamento. In caso di presenza di anomalie del PdV e quindi di scarto dell intero pacchetto, il Cliente procede ad un nuovo invio e quindi sarà rispettato un nuovo SLA di erogazione del servizio. Nel calcolo dei predetti SLA vengono considerati esclusivamente i giorni lavorativi. 16. REFERENTE UTENTE PER ACCESSO AL SERVIZIO WEB Il Referente Utente specificato nella Richiesta di attivazione sottoscritta dal Cliente Soggetto produttore dei documenti può consultare le unità documentarie versate nel Sistema di conservazione mediante interfaccia web. L accesso web consente all utente di verificare l esito positivo del versamento dei documenti attraverso la fruizione del Rapporto di Versamento generato dal Sistema di conservazione (ai sensi del D.P.C.M. 13 novembre 2014, infatti, il Cliente Soggetto produttore dei documenti è responsabile della verifica del buon esito del versamento). L accesso web consente inoltre di eseguire tutte le funzionalità di ricerca, consultazione ed esibizione tramite la richiesta dei Pacchetti di Distribuzione descritte nel manuale di conservazione. 17. PROCEDURA DI SCARTO DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE Scaduto il periodo di conservazione di pacchetti e documenti concordato tra Soggetto produttore e Namirial nella presente Scheda Servizio, il Sistema di conservazione deve implementare la procedura di scarto dei pacchetti di archiviazione (PdA), al fine di rispettare il principio di necessità. Si consiglia al Cliente Soggetto Produttore dei documenti di porre attenzione alle tempistiche di conservazione della tipologia documentale conformemente a quanto previsto dalla normativa in quanto il periodo di conservazione previsto potrebbe essere superiore a quello concordato e riportato nella presente Scheda Servizio. Il Sistema notifica al Soggetto produttore (via mail/pec), con 30 gg di anticipo rispetto alla predetta scadenza, l avvio della funzionalità di scarto per determinati PdA dandone quindi informativa secondo la normativa vigente e fornendo le informazioni necessarie al Soggetto produttore per valutare l eventuale richiesta di estensione del periodo di conservazione. In caso di superamento della scadenza prefissata ed in assenza di richiesta di estensione, il job della procedura di scarto si attiva e produce dei Pacchetti di Scarto (PdS) in relazione ai PdA oggetto della procedura. L operazione è tracciata nel sistema e viene prodotto un file Indice del Pacchetto di Scarto (IPdS) nel formato UNI SInCRO 11386:2010 firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione che grazie al file XSLT può essere visualizzato dal Soggetto produttore dei documenti o altri soggetti interessati per la verifica della corretta procedura eseguita. Nel sistema di conservazione, inoltre, viene registrato se la gestione della procedura di scarto è relativa ad archivi pubblici o privati che rivestono interesse storico particolarmente importante; in questo caso si attiva un alert e la procedura di scarto del PdA avviene solo previa autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo rilasciata al Soggetto produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia e secondo gli accordi definiti nella Scheda Servizio Specificità del Contratto. 18. CESSAZIONE DEL SERVIZIO In caso di cessazione del servizio le caratteristiche dei pacchetti informativi e le procedure del Sistema di conservazione permettono al Soggetto produttore di garantire l interoperabilità in caso di migrazione (way out) ad altro Sistema di conservazione. Il Soggetto produttore ha la possibilità di recuperare tutti i pacchetti di distribuzione tramite chiamate web service o tramite richiesta dei propri utenti autorizzati dall interfaccia web. 19. OBBLIGHI 19.1 Definizione degli aspetti contrattuali e delle responsabilità Pagina n Finalizzazione del contratto di servizio e relativi allegati, inclusa la presente Scheda Servizio Specificità del Contratto. La sottoscrizione del contratto deve essere conclusa tra le parti prima dell avvio in produzione.

15 - Nomina di Namirial SpA e 2C Solution come Delegati alla Conservazione e come Responsabili del Trattamento dei dati Adempimenti prescritti dalla Legge in carico all azienda Soggetto produttore - Assolvimento dell imposta di bollo sul documento informatico come ad esempio nel caso di conservazione del libro giornale e/o del libro inventario (art. 6 DMEF 17 giugno 2014) tramite pagamento con F24 da effettuarsi in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. È il Cliente a dover gestire in autonomia l assolvimento e nel caso di libri e registri l imposta è dovuta ogni registrazioni o frazioni di esse, dove per registrazione s intende il singolo accadimento contabile (ad esempio nel libro giornale il singolo accadimento contabile è l operazione contabile registrata senza considerare le righe di dettaglio). Le fatture elettroniche relative ad operazioni non assoggettate ad IVA e di importo superiore a 77,47 sono soggette all imposta di bollo di cui sopra. È il Cliente a dover gestire in autonomia l assolvimento dell imposta di bollo riportando nella fattura specifica annotazione dell assolvimento del DM 17 giugno Il pagamento dell imposta, tramite modello F24 e codice tributo 2501, deve essere effettuato in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. - Comunicazione (nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento) della conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari (art. 5, comma 1, DMEF 17 giugno 2014), come previsto nel modello dichiarativo di riferimento (ad esempio UNICO SC-Società di Capitale) Adempimenti in carico al Soggetto produttore relativamente alla tenuta e conservazione del LUL - Comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro competente da parte del datore di lavoro o del tenutario prima dell avvio della conservazione. - Conservazione del LUL presso il datore di lavoro, il consulente del lavoro o l associazione di categoria. Ai sensi dell art. 3 del DM 9 luglio 2008, è fortemente consigliato il download dei PdD da parte del tenutario al fine di poter esibire tempestivamente il LUL agli organi di vigilanza (nessuna responsabilità è da ritenersi in capo a Namirial in caso di mancata esibizione causata dal mancato download dei Pacchetti di Distribuzione). Pagina n. 15

16 20. PIANO DI PROGETTO Prima dell avvio in produzione del servizio di conservazione, il distributore Geoweb, Namirial e 2C Solution effettueranno il collaudo del servizio finalizzato a verificare il rispetto delle specifiche di servizio descritte nel presente documento. Il collaudo, che il distributore Geoweb è tenuto a validare formalmente tramite PEC destinata a Namirial, consiste nelle seguenti attività: - Caricamento con modalità interattiva ed indicizzazione di un documento, da parte del distributore Geoweb, nella piattaforma web messa a disposizione da Namirial (vale per le tipologie documentali PRATICHE DOCFA, PRATICHE PREGEO e PRATICHE RICHIESTE DI VISURE PLANIMETRICHE); - l invio, da parte del gestore tecnico 2C Solution, di Pacchetti di Versamento predisposti, per ognuna delle tipologie documentali previste, secondo le condizioni di servizio formalizzate in questa Scheda servizio; - presa in carico e conservazione dei PdV da parte di 2C Solution Srl con generazione del Rapporto di Versamento e del Pacchetto di Archiviazione; - accesso online (da parte del distributore Geoweb) ai documenti conservati (a scopo di verifica e validazione). Eventuali anomalie rilevate durante il collaudo (da Geoweb,da Namirial o da 2C Solution) vengono risolte in questa fase. La chiusura con esito positivo della fase di collaudo è validata dai referenti del Cliente: a tal fine si richiede di inviare il seguente testo tramite PEC all indirizzo comunicazioni@pec.strongdox.it (con oggetto: Geoweb SpA_Validazione collaudo_scheda Servizio v.1 emessa in data 17/05/2016). La GEOWEB SpA, con riferimento al Servizio di conservazione erogato da Namirial SpA e 2C Solution Srl, conformemente a quanto richiesto dalla Scheda Servizio Cliente Specificità del contratto (versione 1 emessa in data 17/05/2016) comunica la validazione del collaudo eseguito dal gg/mm/aaaa al gg/mm/aaaa. Pagina n. 16