F AT T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A N E L L A PA DI C O S A S T I A M O PA R L A N D O? H A L L E Y

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1 F AT T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A N E L L A PA DI C O S A S T I A M O PA R L A N D O? H A L L E Y

2 FATTURA ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE A G E N D A Registrazione Partecipanti Come funziona il Sistema di Interscambio Configurare i programmi del Protocollo e della Ragioneria Ricevere e Protocollare una Fattura Elettronica Registrare una fattura di acquisto elettronica Emettere una fattura Elettronica La dematerializzazione dei documenti informatici Q & A

3 FATTURA ELETTRONICA VERSO LA PA La Fatturazione Elettronica verso la PA impone ai fornitori di trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) esclusivamente Fatture Elettroniche in un formato XML, denominato Tracciato FatturaPA, secondo le specifiche tecniche. L obbligo si applica anche agli Enti che emettono Fatture nei confronti di altre Pubbliche Amministrazioni (in questo caso, configurandosi a tutti gli effetti quali fornitori della PA ). Alla Fattura da inviare alla PA in formato elettronico, è necessario apporvi Firma Digitale e Riferimento Temporale e, quindi, trasmettere la Fattura attraverso il Sistema di Interscambio

4 COME FUNZIONA IL SISTEMA D INTERSCAMBIO? FLUSSO FATTURA FORNITORE SDI - PA

5 FATTURA ELETTRONICA VERSO LA PA Sdi Effettua solo controllo formale Sdi Invia la fattura PA all ufficio specificato che corrisponde al CUU che trova nella fattura Fornitore dopo invio allo SdI Ricevute dallo SdI Notifiche della PA

6 Controlli formali Fornitore SdI Comune Indice delle PA Emette Fattura XML Firma Digitale Fatture Ricevute Notifiche Riceve Fattura Fatture Notifiche Pec del Protocollo Flusso Informativo per il Monitoraggio della Finanza Pubblica Ragioneria Generale dello Stato

7 QUALI SONO LE NOTIFICHE INVIATE DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO AI FORNITORI DELLA PA CHE HANNO INVIATO FATTURE ELETTRONICHE? Notifica di scarto inviata dal SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell errore formale al fornitore è rapida; Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo; Notifica di mancata consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito; Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1). In aggiunta, la PA destinataria non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria può trasmettere al SdI una notifica con cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura. Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla PA interessata: si tratta della notifica di decorrenza del termine per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.

8 IN CHE COSA CONSISTE LA NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI INVIATA DA (SDI) E IN QUALI CONDIZIONI VIENE EMESSA? La Notifica di decorrenza termini è un messaggio generato da SdI nel caso in cui la PA non abbia inviato a SdI una Notifica di esito committente (di accettazione oppure di rifiuto) entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione. Il SdI invia sia al fornitore che alla PA destinataria la notifica. Con questa Notifica SdI comunica alla PA l impossibilità da quel momento in poi di inviare, e al fornitore l impossibilità di ricevere, una qualsiasi ulteriore Notifica di esito (accettazione o rifiuto) tramite SdI. La Notifica comunica anche l impossibilità di inviare nuovamente la stessa Fattura (caratterizzata da Cedente/Prestatore, Data e Numero uguali alla Fattura per la quale sono decorsi i termini).

9 LE NOTIFICHE EMESSE DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO SONO SOGGETTE A OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGI- TALE DA PARTE DEI FORNITORI? Le notifiche inviate al mittente dal Sistema di Interscambio (SdI) sono soggette all articolo 2220 del Codice Civile in materia di conservazione delle scritture contabili. È consigliabile, quindi, portarle in conservazione, sebbene non esista un esplicito obbligo in tal senso.

10 Come bisogna comportarsi nel caso in cui la fattura è stata emessa correttamente ed è risultata formalmente corretta ai controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio ma, per problemi tecnici lato PA, non viene ricevuta dalla PA?

11 Al mittente viene fornito dal SdI un attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito pacchetto che include fattura e dichiarazione prodotta dal SdI in cui si attesta che è stato impossibile recapitare la fattura per ragioni tecniche che potrà quindi essere inviato dal fornitore alla PA, sempre per via telematica ma attraverso altri canali (PeC). La PA potrà procedere al pagamento del fornitore a fronte della ricezione di questo attestato, senza dover attendere la ricezione della fattura elettronica attraverso il canale del SdI. Il SdI, infatti, proseguirà a tentare di inoltrare la fattura per un periodo di tempo pari a 10 giorni prima di desistere e provvedere a generare l attestato.

12 COME SI GESTISCE LA COMUNICAZIONE DI UNA FATTURA GIUDICATA ERRATA DA PARTE DELLA PA? La PA può comunicare il respingimento di una fattura tramite il SdI Interscambio entro 15 giorni (periodo entro il quale la PA ha facoltà non obbligo per comunicare l esito delle verifiche) dalla data di consegna della fattura. Nel caso, invece, di mancata consegna della fattura al primo tentativo e di recapito alla PA in un momento successivo, i 15 giorni decorrono dalla data presente nella notifica di mancata consegna. Se la PA rifiuta la fattura entro 15 giorni, tempo che consente di comunicare questo respingimento attraverso il SdI, il fornitore potrà emettere e inviare sempre tramite il SdI una nuova fattura, corretta e avente stesso numero (ossia, la versione corretta). È, comunque, sempre possibile per la PA veicolare il respingimento di una fattura attraverso altri canali. L entrata in vigore dell obbligo di Fatturazione Elettronica nei confronti della PA, infatti, non modifica le regole fiscali o amministrative, bensì va a modificare la sola modalità di trasmissione e di successiva conservazione delle fatture.

13 CONFIGURIAMO I PROGRAMMI PROTOCOLLO RAGIONERIA

14 P ROCEDURA P ROTOCOLLO 2 P ROTOCOLLO 9 UFFICI C ONFIGURAZIONE DEI C U U ALL INTERNO DEL PROTOCOLLO

15 P ROCEDURA P ROTOCOLLO 4 P OSTA E LETTRONICA 1CASELLE DI POSTA C ONFIGURAZIONE DELLO SDI ALL INTERNO DEL PROTOCOLLO

16 P R O C E D U R A R A G I O N E R I A 8 M ANUTENZIONE 9CODICI P ROCEDURA 10 UFFICI FATTURAZIONE E LETTRONICA P EC DICHIARATA SU INDICE PA C ONFIGURAZIONE DEGLI U FFICI FATTURAZIONE E LETTRONICA R AGIONERIA

17 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA IN PRATICA

18 LA STRADA VERSO LA DEMATERIALIZZAZIONE H A L L E Y

19 CHIARIAMOCI SUBITO La dematerializzazione è UN processo N O N un prodotto

20 PRIMA DI CONSERVARE Per approcciarsi alla conservazione digitale occorre prima avere chiari alcuni concetti di base. Documento informatico, firme elettroniche e firme digitali, marca temporale, etc. sono solo alcuni degli strumenti che bisogna conoscere per sviluppare un corretto processo di Conservazione digitale.

21 NORME DI RIFERIMENTO R. T. in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali. (D.P.C.M 22 gennaio 2013) R. T. in materia di sistema di conservazione (D.P.C.M 3 dicembre 2013 G.U. 12 marzo 2014) R. T. per il Protocollo Informatico (D.P.C.M 3 dicembre 2013 G.U. 12 marzo 2014) R. T. in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici delle PA. (D.P.C.M 13 novembre 2014 G.U. 12 gennaio 2015)

22 PERCHÉ DEVO MANDARE IN CONSERVAZIONE UN DOCUMENTO?

23 COSA SIGNIFICA CONSERVARE UN DOCUMENTO DIGITALE?

24 La conservazione digitale può essere definita come quel procedimento che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato. Questa tipologia di processi consente di conferire la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei a quelli elettronici.

25 DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE A NORMA COSA SERVE?

26 COSA SERVE? Responsabile della conservazione Responsabile gestione documentale Responsabile della sicurezza Manuale di conservazione dei documenti informatici Manuale di gestione del protocollo * Piano di sicurezza dei documenti informatici

27 La concreta realizzazione della conservazione presuppone necessariamente la nomina di un responsabile della conservazione. È notorio che il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva abbia in carico il processo di conservazione e di esibizione della documentazione che si è deciso di conservare a norma. Egli, dunque, ha il compito principale di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione apponendo, quasi come se fosse un sigillo, la propria firma digitale e un riferimento temporale al documento conservato

28 COSA POSSO DEMATERIALIZZARE

29 TUTTO MA?

30 MACRO CATEGORIE DI FORMATI Non Supportati Non Supportati Idonei Supportati Idonei

31 F O R M A T I DI C O N S E R V A Z I O N E D P C M 3 D I C E M B R E A R T. 1 1 PDF PDF/A TIFF JPG OOXML ODF XML TXT RFC 2822/MIME ODF

32 DA DOVE INIZIAMO?

33 T E M P I DI C O N S E R V A Z I O N E D P C M 1 3 N o v e m b r e Art. 7 Trasferimento nel sistema di c o n s e r v a z i o n e C o m m a 2. I tempi entro cui i documenti informatici devono essere versati in conser vazione sono stabiliti per le d i v e r s e t i p o l o g i e di d o c u m e n t o e in conformità alle regole tecniche v i g e n t i i n m a t e r i a.

34 D O C U M E N T I DA I N V I A R E IN C O N S E R V A Z I O N E Fattura Elettronica Mandati di Pagamento Contratti Atti Registro di Protocollo Protocollo

35 LE PROSSIME SCADENZE I Entro l 11 Ottobre 2015 t utte le pubbliche a mministrazioni dovranno adeguarsi alle r e g o le t e cniche s e condo il DPCM 3/12/ 2013 provvedendo ad a g g iornare i propri s istemi di protocollo informatico e a predisporre il Manuale della Gestione Documentale. La norma introduce a n che l obbligo di g e n e r are in modalità informatica il Registro giornaliero di p r otocollo e t r a smetterlo entro la giornata lavorativa successiva al s istema di conser vazione, per garantirne l immodificabilità d e l contenuto.

36 LE PROSSIME SCADENZE II L'obbligo di conservazione c'è entro 3 mesi dalla presentazione delle dichiarazione del 770. Per l'esercizio 2015 la presentazione delle dichiarazioni è da fare entro settembre 2016, e quindi la conservazione entro dicembre 2016.

37 ELENCO CONSERVATORI ACCREDITATI Elenco conservatori Attivi accreditati presso AgID h t t p : / / w w w. a g i d. g o v. i t / a g e n d a - d i g i t a l e / p u b b l i c a - a m m i n i s t r a z i o n e / c o n s e r v a z i o n e / e l e n c o - c o n s e r v a t o r i - a c c r e d i t a t i

38 LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DELL ASSISTENZA

39 COME SIAMO STRUTTURATI Unico Livello di assistenza Specializzazione dei tecnici Risposte immediatamente risolutive Faq Online

40 Grazie F A T T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A D E M A T E R I A H A L L E Y Z Z A Z I O N E c. g a m b a c. o r n a g h i