Fiscal News La circolare di aggiornamento professionale

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1 Fiscal News La circolare di aggiornamento professionale N Unico: la conservazione elettronica Categoria: Dichiarazione Sottocategoria: Unico A cura di Devis Nucibella In Unico 2016 i contribuenti sono tenuti a fornire informazione circa la conservazione elettronica di qualsiasi documento rilevante ai fini tributari : fatture, contratti, registri Iva, libro giornale, ecc. A tal fine va compilato un apposita sezione nel quadro RS (RS104 in Unico SC, RS40 in Unico SP e RS140 in Unico PF), in cui indicare la modalità di conservazione della documentazione fiscale. L utente può avvalersi di soggetti esterni per la conservazione delle dichiarazioni, nonché della documentazione in formato elettronico riferita alle dichiarazioni stesse. PREMESSA L Agenzia delle Entrate ha modificato (con Provvedimento prot. n del 19 febbraio 2016) alcuni articoli del Decreto Dirigenziale 31 luglio 1998, abolendo il divieto previsto di non avvalersi di soggetti esterni per la conservazione delle dichiarazioni telematiche. L utente può avvalersi di soggetti esterni per la conservazione delle dichiarazioni nonché della documentazione in formato elettronico riferita alle dichiarazioni stesse, nel rispetto delle regole tecniche in materia di sistema di conservazione (D.P.C.M. 3 dicembre 2013); in caso di conservazione presso soggetti esterni, le dichiarazioni contenenti dati sensibili devono essere sottoposte ad operazione preventiva di cifratura da parte dell utente. La conservazione delle dichiarazioni dei redditi è in capo a più soggetti: il contribuente; l intermediario e, eventualmente; un soggetto esterno. 1

2 Il contribuente riceve dall intermediario l originale cartaceo della dichiarazione trasmessa che contiene l impegno a trasmettere. Tra gli obblighi che il professionista assume, in qualità di intermediario, vi è anche la conservazione di una copia dei dati trasmessi in formato riproducibile, su modello conforme a quello ministeriale. L intermediario, con cadenza annuale, e comunque entro tre mesi dall invio della dichiarazione dei redditi dell anno successivo, assolve al compito della conservazione generando il supporto sostitutivo opportunamente firmato e marcato. Gli archivi così ottenuti possono sostituire la conservazione cartacea. Anche il contribuente deve conservare una copia dei modelli dichiarativi trasmessi. È possibile attivare un sistema di conservazione digitale dal lato del contribuente. Il contribuente può avvalersi di soggetti esterni per la conservazione delle dichiarazioni e della documentazione in formato elettronico riferita alle dichiarazioni stesse. La possibilità di effettuare la conservazione su supporti informatici è disciplinata dal D.M. 23 gennaio OBBLIGO DI CONSERVAZIONE I soggetti abilitati alla trasmissione delle dichiarazioni per via telematica possono trattare i dati contenuti nelle dichiarazioni per le sole finalità dal servizio di trasmissione telematica e per il tempo necessario (art. 12-bis del D.P.R. n. 600/1973; art. 11, comma 1, D.M. 31 luglio 1998). Detti intermediari si configurano quali autonomi titolari del trattamento dei dati personali; essi hanno la facoltà di designare per tale funzione altri soggetti che, in tal caso, opereranno sotto la diretta autorità dei primi attenendosi alle istruzioni impartite e garantendo la riservatezza e sicurezza delle informazioni trattate. L obbligo di conservazione della dichiarazione inviata telematicamente è prevista dal D.P.R. luglio 1998, n. 332 il quale all art. 3, comma 9, dispone che: I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, conservano la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato dall Amministrazione Finanziaria. Il comma 9-bis del medesimo articolo prevede che i soggetti incaricati alla 2

3 trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di presentazione, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l Amministrazione Finanziaria può chiedere l esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato. L Agenzia non considera la sottoscrizione della copia conservata quale elemento essenziale ai fini della conservazione della medesima (Ris. n. 354/E/2008); è stato rilevato che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti d imposta. Analogo requisito non è invece prescritto per i soggetti incaricati alla trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato. Si fa presente, inoltre, che: il processo di conservazione ha lo scopo di rendere un documento non alterabile, autentico e integro nel tempo; la possibilità di poter effettuare la conservazione elettronica sia per i documenti informatici che analogici, al posto della tradizionale conservazione cartacea, risulta essere un interessante opportunità per gli intermediari che effettuano gli invii telematici delle dichiarazioni dei redditi, in quanto consentirebbe di eliminare il problema dello stoccaggio e reperibilità di tutte le copie cartacee delle dichiarazioni inviate; il D.M.E.F specifica gli obblighi di soddisfare per la conservazione dei documenti informatici e analogici: i primi devono essere documenti statici con l attestazione della data, dell autenticità e dell integrità; i documenti conservati devono essere leggibili e disponibili su richiesta, su supporto cartaceo o informatico, presso il luogo di conservazione delle scritture per i controlli da parte dell Agenzia delle Entrate. PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione si articola nelle seguenti fasi: il primo passo per procedere alla conservazione informatica delle copie delle dichiarazioni fiscali inviate telematicamente, formate su supporti informatici, consiste nella memorizzazione delle stesse mediante salvataggio dei dati su un apposito supporto, i dati possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione 3

4 di continuità per ciascun periodo d imposta; inoltre devono essere garantite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici; una volta espletata la memorizzazione dei dati, il processo di conservazione viene ultimato tramite l apposizione all insieme dei documenti, ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta degli stessi, della sottoscrizione elettronica. L adempimento della comunicazione dell impronta dell archivio dei documenti con rilevanza tributaria da inviare all Agenzia delle Entrate è stato eliminato dal MEF con Decreto 17 giugno Il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d imposta di riferimento; il processo di conservazione termina con l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi (ad esempio una marca temporale) sul pacchetto di archiviazione da parte del responsabile della conservazione, già prevista dalle regole tecniche secondo il D.P.C.M. 3 dicembre LE INDICAZIONI IN DICHIARAZIONE Alla luce di quanto sopraesposto è prevista una specifica indicazione negli appositi quadri nel Modello UNICO. Per quanto riguarda l ambito soggettivo della disposizione si fa riferimento al termine contribuente; se ne deduce che la disposizione riguarda tutti i soggetti: sia individuali (imprenditori e professionisti); sia collettivi (società semplici e di fatto, di persone e di capitali, enti non commerciali). OBBLIGO INDICAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI Imprese individuali Esercenti arti e professioni Società semplici e di fatto Società di persone Società di capitali Enti non commerciali Stabili organizzazioni di soggetti non residenti Per ciò che attiene ai profili operativi, si tratta in particolare di un indicazione da fornire nel quadro RS; di seguito si riportano gli appositi righi per la 4

5 comunicazione: RS 140 del modello Unico PF; RS 40 del modello Unico SP; RS 104 del modello Unico SC; RS 83 del modello Unico ENC. L indicazione dell informazione richiesta avviene riportando, nell apposita casella, uno dei due codici numerici previsti e cioè: 1 se il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante ai fini tributari; 2 se il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, non ha conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari. 2 se il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, non ha conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari. 1 se il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante ai fini tributari. In data la ditta individuale Rossi Mario ha emesso ad un Ente pubblico una fattura elettronica per La fattura è stata conservata elettronicamente in data Il rigo RS140 del mod. UNICO 2015 PF risulta così compilato: Il rigo RS140 del mod. UNICO 2016 PF risulta così compilato: CHECK LIST DOCUMENTO INFORMATICO Per documento informatico si intende la 5

6 rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art.1 D.Lgs. 82/2005). S i tratta, ad esempio di: copie informatiche di documenti analogici; copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici; documenti informatici puri. CARATTERISTICHE DOCUMENTO INFORMATICO immodificabilità; integrità: il documento è completo ed inalterato; autenticità: il documento deve garantire di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni; tale caratteristica può essere valutata analizzando l identità del sottoscrittore nonché del documento stesso; leggibilità: il documento è fruibile durante il ciclo di gestione dello stesso. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici vanno conservati in modo tale che: - siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale (CAD) e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità ; - siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. PROCEDURA DI CONSERVAZIONE La conservazione dei documenti fiscali: termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione; non è più richiesta la sottoscrizione elettronica dell'archivio rispetto 6

7 al D.M. 23/01/2004; va effettuata entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dell anno di riferimento (per i soggetti con esercizio solare, 30/12 dell anno successivo); il termine vale anche per la conservazione delle fatture elettroniche a differenza di quanto prevedeva il D.M. 23/01/2004 il quale contemplava per tali documenti la conservazione con cadenza almeno quindicinale. - Riproduzione riservata - 7