FATTURE ELETTRONICHE E COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

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1 FATTURE ELETTRONICHE E COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI Ai gentili clienti Loro Sedi FATTURE ELETTRONICHE E COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI L Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito che il soggetto che, ai fini della conservazione delle fatture elettroniche e degli altri documenti aventi rilevanza fiscale, si avvale di un terzo (diverso dal depositario delle scritture contabili) non è obbligato a darne comunicazione tramite il modello AA7 / AA9. È, pertanto, sufficiente l indicazione della modalità di conservazione elettronica nel quadro RS del mod. UNICO. Da ciò consegue altresì che il conservatore, in quanto non depositario delle scritture contabili, non deve rilasciare l attestazione di tenuta delle stesse. Come noto, i documenti fiscali possono essere conservati in modalità cartacea (analogica) ovvero informatica (elettronica). Tale ultima modalità è obbligatoria, in particolare, per le fatture elettroniche emesse alla P.A., con decorrenza dal con riferimento alle operazioni poste in essere nei

2 confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali previdenziali ed assicurativi (INPS, INAIL, INARCASSA, CNAPDC, ecc.) e dal nei confronti delle altre Amministrazioni pubbliche nonché delle Amministrazioni locali (Comuni, Province, ecc.). In base a quanto disposto dall art. 39, comma 3, DPR n. 633/72: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica nel rispetto delle regole individuate da un apposito Decreto; le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente; il luogo di conservazione delle fatture elettroniche può essere situato in Italia ovvero in un altro Stato; il soggetto che conserva le fatture elettroniche deve consentire, ai fini dei controlli, l accesso automatizzato all archivio nonché garantire che i documenti ed i dati nello stesso contenuti siano stampabili e trasferibili su un altro supporto informatico. La conservazione elettronica può essere effettuata: direttamente dal contribuente; dal soggetto depositario delle scritture contabili; da un soggetto terzo. Recentemente l Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione , n. 81/E, in risposta ad uno specifico interpello, ha fornito un interessante chiarimento relativamente all ipotesi in cui la conservazione dei documenti elettronici sia effettuata da un soggetto terzo, diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili. In particolare, nel caso esaminato dall Agenzia, una farmacia

3 si avvale, ai fini della fatturazione elettronica nei confronti delle ASL, di un apposita società avente sede in Italia che procede alla firma digitale, all invio delle fatture tramite il Sistema di Interscambio, alla gestione / archiviazione delle notifiche e alla conservazione sostitutiva. CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FISCALI Con il DM in attuazione di quanto stabilito dal comma 3 del citato art. 39, è disposto, tra l altro, che: i documenti informatici devono essere conservati con modalità che consentano il rispetto delle disposizioni del Codice civile, del Codice dell Amministrazione digitale e delle relative regole tecniche nonché delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; il contribuente deve comunicare l effettuazione della conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nel mod. UNICO dell anno di riferimento. In particolare, nel mod. UNICO 2015 la modalità di conservazione utilizzata per i documenti fiscali va evidenziata in un apposito rigo presente nel quadro RS. Va altresì considerato che, secondo quanto previsto dall art. 35, DPR n. 633/72, il luogo di tenuta e conservazione dei libri, registri, scritture e altri documenti deve risultare dalla dichiarazione di inizio attività (mod. AA7 / AA9), da aggiornare in caso di variazione dello stesso. Come evidenziato dall Agenzia nella Risoluzione n. 81/E in esame, per effetto del combinato disposto dei citati artt. 35 e 39: il soggetto che emette / riceve le fatture elettroniche può conservare le stesse in Italia ovvero all estero, in Stati con i quali esiste uno strumento giuridico che

4 disciplina la reciproca assistenza; l effettuazione della conservazione elettronica nell anno di riferimento va comunicata tramite il mod. UNICO; in caso di controlli / verifiche è obbligatorio rendere leggibili ed accessibili i documenti sia dalla sede di svolgimento dell attività sia dal diverso luogo in cui gli stessi sono collocati, previa dichiarazione ex art. 35, DPR n. 633/72. LUOGO DI CONSERVAZIONE Come evidenziato nella citata Risoluzione n. 81/E, il luogo di conservazione delle scritture contabili individuato dal citato art. 35, originariamente riferito ai documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di «deposito» deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti. A tal fine va considerato che, nell ambito di tale processo, il soggetto conservatore corrisponde con colui che effettua solo il processo di «conservazione elettronica» dei documenti fiscali. Lo stesso può, quindi, non coincidere con il depositario delle scritture contabili, ossia con il soggetto che, come evidenziato dall Agenzia, gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità. In tal caso, posto che: gli estremi identificativi del conservatore sono riportati nel manuale della conservazione; in caso di accesso / verifica la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche, è visionata e acquisita direttamente presso la sede del contribuente ovvero del depositario delle scritture contabili;

5 non è necessario comunicare all Agenzia delle Entrate i dati del conservatore tramite il mod. AA7 / AA9. Di conseguenza, l effettuazione della conservazione elettronica da parte di un soggetto terzo richiede esclusivamente l indicazione nel quadro RS del mod. UNICO (codice 1 ). La comunicazione tramite il citato modello va effettuata in caso di variazione del luogo di conservazione delle scritture contabili o del depositario delle stesse. Da quanto sopra evidenziato discende altresì che il conservatore elettronico, non depositario delle scritture contabili, non deve rilasciare l attestazione di tenuta delle stesse ex art. 52, comma 10, DPR n. 633/72. Conservazione elettronica scritture contabili Contribuente Depositario scritture Altro soggetto NO mod. AA7 / AA9 Si rammenta che il citato DM ha uniformato, a decorrere dal , i termini di conservazione di tutti i documenti fiscalmente rilevanti, prevedendo che la conservazione va effettuata entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell anno di riferimento (per i soggetti con esercizio coincidente con l anno solare, dell anno successivo). Si ritiene, infine, che i contribuenti che hanno già provveduto a presentare il mod. AA7 / AA9 con i dati del soggetto conservatore possano effettuare una comunicazione di variazione tramite il predetto modello.

6 RIVISTA LA DEDUZIONE FORFETTARIA 2014 PER GLI AUTOTRASPORTATORI Ai gentili Clienti Loro sedi RIVISTA LA DEDUZIONE FORFETARIA 2014 PER GLI AUTOTRASPORTATORI A seguito dello stanziamento di maggiori fondi, l Agenzia delle Entrate ha recentemente reso noto che è stata incrementata, rispetto a quanto stabilito in precedenza, la misura della deduzione forfetaria spettante per il 2014 a favore degli autotrasportatori, relativamente ai trasporti effettuati personalmente dall imprenditore e dai soci di società di persone. A fronte di tale incremento, per i contribuenti a debito per i quali il versamento delle imposte è già stato effettuato, è possibile recuperare il maggior importo versato attraverso la relativa indicazione nel quadro RX del mod. UNICO Come noto, a favore degli autotrasportatori sono riconosciute, in sede di determinazione del reddito d impresa nel mod. UNICO, alcune deduzioni forfetarie e, in particolare, relativamente: ai trasporti effettuati dall imprenditore; ai motoveicoli e autoveicoli di massa non superiore a 3,5 t; alle trasferte dei dipendenti.

7 Con riguardo alla deduzione forfetaria ex art. 66, comma 5, TUIR, riferita ai trasporti personalmente effettuati dall imprenditore (titolare ditta individuale), nonché dai singoli soci di società di persone, con il Comunicato stampa , l Agenzia delle Entrate ha precisato la misura spettante per il 2014 Stante la contrazione, ad opera della Finanziaria 2015, dei fondi stanziati per il riconoscimento di tale deduzione, la relativa misura risulta(va) notevolmente ridotta rispetto agli anni precedenti. Recentemente, come evidenziato dal MEF nella risposta all Interrogazione parlamentare , n , considerate anche le richieste delle Associazioni di categoria dell autotrasporto, il Ministero delle Infrastrutture e dei trasporti ha attivato ulteriori approfondimenti e verifiche al fine di garantire una misura delle deduzioni forfetarie di spese non documentate, che tenga conto delle difficoltà in cui versa il settore e in particolare le imprese artigiane. Al fine di scongiurare ripercussioni negative sulle piccole imprese del settore già in una situazione di profonda crisi, il predetto Ministero sta procedendo all individuazione di possibili misure atte a risolvere la problematica, anche incrementando il fondo destinato alla copertura delle deduzioni forfetarie. A tale ultimo proposito è altresì evidenziato che è in fase di predisposizione uno schema di decreto interministeriale che incrementa da 60 a 95 milioni di euro la somma stanziata per la deduzione forfetaria delle spese non documentate sostenute dalle imprese del settore autotrasporto. Ora l Agenzia delle Entrate, nell ambito del Comunicato stampa , annuncia l innalzamento di tale deduzione.

8 LA NUOVA MISURA DELLA DEDUZIONE FORFETARIA Per effetto del maggior stanziamento di fondi la misura della deduzione per il 2014, come evidenziato nel recente Comunicato stampa , risulta la seguente: Ammontare deduzione forfetaria giornaliera per il 2014 Ambito territoriale del trasporto Comunicato stampa Comunicato stampa nel Comune in cui ha sede l impresa 6,30 15,40 oltre il Comune in cui ha sede l impresa, ma nell ambito della Regione o delle Regioni confinanti 18,00 44,00 oltre il predetto ambito territoriale 30,00 73,00 L Agenzia evidenzia che rimane confermata la misura agevolativa che consente il recupero delle somme versate nel 2014 a titolo di CSSN, sui versamenti da effettuare nel 2015 (l importo massimo recuperabile nel 2015 è pari a 300 per ciascun veicolo Si rammenta che la deduzione forfetaria in esame: spetta agli autotrasportatori di merci in conto terzi in relazione ai trasporti personalmente effettuati dall imprenditore (titolare ditta individuale), nonché dai singoli soci di società di persone; non spetta per i trasporti eseguiti dai dipendenti e/o collaboratori familiari; spetta una sola volta per ogni giorno di effettuazione del trasporto, indipendentemente dal numero di viaggi; è riconosciuta sia alle imprese in contabilità

9 semplificata che in contabilità ordinaria per opzione (non è usufruibile dalle imprese in contabilità ordinaria per obbligo). EFFETTI DELL INCREMENTO L incremento della deduzione in esame si traduce, a favore dei contribuenti per i quali il mod. UNICO è già stato predisposto, in un maggior credito / minor debito. In particolare, in tale ultima ipotesi, qualora il versamento delle imposte sia già stato effettuato, sarà necessario procedere alla riliquidazione del mod. UNICO 2015 evidenziando il maggior versamento nell apposita colonna del quadro RX quale eccedenza di versamento a saldo, utilizzabile in compensazione nonchè nel quadro RR relativamente ai contributi previdenziali IVS.