TITOLO I PRINCIPI GENERALI

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1 PREMESSA Ogni Pubblica Amministrazione, nell esercizio delle funzioni che le derivano dal suo mandato istituzionale, riceve e produce una enorme quantità di documenti, che, attualmente, sono nella quasi totalità in formato cartaceo. Con l attività di protocollazione l Azienda Ospedaliera certifica la provenienza e la data di acquisizione di un documento, identificandolo in maniera univoca attraverso l attribuzione di un numero che fa parte di una sequenza collegata ad una indicazione cronologica. In questo modo il documento entra a far parte dei processi istituzionali dell Azienda Ospedaliera, per cui la protocollazione costituisce una fase fondamentale del flusso di lavoro, sia individualmente intesa, sia considerata in rapporto con l esterno. Si tratta, pertanto, di una attività irrinunciabile e fondamentale, per cui le modalità di esecuzione di detta procedura assumono una importanza primaria nella strategia operativa dell Azienda Ospedaliera, così come assumono una importanza fondamentale l individuazione di tecniche di archiviazione su supporto informatico della documentazione a qualsiasi titolo gestita, nonché la gestione dei flussi documentali in modalità informatizzata. L uso di supporti e tecniche informatiche per la gestione dei flussi documentali all interno dell Azienda Ospedaliera è, infatti, oggetto di una intensa attività normativa con il duplice scopo di rendere maggiormente efficiente l attività dell azienda attraverso la razionalizzazione delle procedure e la eliminazione del cartaceo e di migliorare la trasparenza dell azione amministrativa attraverso l uso di strumenti che rendono effettivo l esercizio del diritto di accesso, sancito sin con la Legge 241/90 e s.m.i. Questo Manuale è quindi lo strumento di lavoro che tutto l apparato dell Azienda Ospedaliera, in relazione alle proprie funzioni e competenze, dovrà utilizzare per una corretta gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che ciascuno è tenuto a trattare. 1

2 Indice TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 - OGGETTO DELLA DISCIPLINA pag. 4 ART. 2 PRINCIPI E DEFINIZIONI pag. 4 ART. 3 - IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO pag. 4 TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 4 PROTOCOLLO INFORMATICO pag. 4 ART. 5 - PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI pag. 4 ART. 6 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO pag. 5 ART. 7 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO pag. 5 ART. 8 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 5 ART. 9 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 5 ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI pag. 5 ART ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO pag. 6 ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE pag. 6 ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA pag. 6 ART. 14 TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA PROCEDURA INFORMATICA pag. 6 TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO pag. 7 ART. 16 ABILITAZIONI ALL USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO pag. 7 ART AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO pag. 7 ART OPERATORI PROTOCOLLO pag. 8 TITOLO IV - ALBO PRETORIO ART ALBO PRETORIO pag. 8 TITOLO V - RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ART RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO pag. 8 ART RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE pag. 8 ART. 22 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO pag. 9 ART RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX pag. 9 ART. 24 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI DICITURE pag. 9 ART. 25 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI pag. 9 ART. 26 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 9 ART. 27 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 10 ART. 28 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO pag. 10 ART. 29 MODALITA E TEMPI DELLA PROTOCOLLAZIONE pag. 10 ART. 30 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI pag. 10 ART. 31 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 11 ART SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 11 ART SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 11 ART. 34 PROTOCOLLI URGENTI pag. 11 ART. 35 DOCUMENTI INTERNI pag. 12 2

3 ART. 36 DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE pag. 12 TITOLO VI - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI pag. 12 ART. 38 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE pag. 12 ART. 39 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI pag. 13 ART. 40 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI pag. 13 ART. 41 REPERTORIO DEI FASCICOLI pag. 13 ART TENUTA DEI FASCICOLI DELL ARCHIVIO CORRENTE pag. 14 TITOLO VII - GESTIONE SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO ART. 43 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI pag. 14 ART. 44 TRASFERIMENTO DEI DATI pag. 14 ART. 45 PROCEDURE DI SALVATAGGIO pag. 14 TITOLO VIII - FIRMA DIGITALE ART DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE pag. 15 ART. 47 RINVIO pag. 15 3

4 TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA Il presente Manuale di Gestione dei documenti è adottato ai sensi degli art.li 3 e 5 del D.P.C.M , visti il Capo IV del D.P.R n. 445 e il D.P.C.M Le presenti norme disciplinano, nell ambito dell ordinamento normativo vigente, la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti cartacei ed informatici all interno dell Azienda Ospedaliera Fatebenefratelli e Oftalmico e fissano i principi per la gestione informatizzata dei flussi documentali, nonché per una corretta conservazione ed archiviazione dei documenti stessi. ART. 2 PRINCIPI E DEFINIZIONI Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni o comunque utilizzati per l attività amministrativa, così come previsto dall art. 1, comma 1 del D.P.R. 445/2000. Per protocollo si intende lo strumento mediante il quale i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico e gestionale. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell effettivo ricevimento e della spedizione di un documento. Il registro di protocollo, unico per tutta l Azienda Ospedaliera, si apre il 1 Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno. ART. 3 IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO Alla tenuta del protocollo informatico è preposta l Unità Operativa Affari Generali e Legali che svolge i compiti previsti dall art. 61, comma 3 del D.P.R. N. 445 del Detta U.O. è chiamata tra l altro a svolgere un ruolo di coordinamento e d indirizzo nei confronti delle diverse strutture dell Azienda, al fine di garantire l uniformità delle attività di protocollazione, gestione dei flussi documentali e di archiviazione. ART. 4 PROTOCOLLO INFORMATICO TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO Il Protocollo Informatico è l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall Azienda Ospedaliera per la gestione dei documenti. Il Protocollo Informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno all Azienda Ospedaliera e per favorire lo snellimento e la trasparenza dell azione amministrativa. ART 5 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI L Azienda Ospedaliera si avvale di un protocollo informatico unico, per le cui caratteristiche tecniche si fa rinvio al Manuale per l Operatore che sarà reso disponibile dalla ditta fornitrice del software. Detto protocollo informatico è integrabile con un sistema di gestione dei flussi documentali e di archiviazione ottica dei documenti e con un modulo per la firma digitale. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare: 1. garantire la sicurezza e l integrità dei dati; 2. garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; 4

5 3. consentire l accesso agli atti nel rispetto della Legge 241/90, e successive modificazioni ed integrazioni, e del D. Lgs. 196/2003 e s.m.i.; 4. fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell ente; 5. consentire la creazione in un archivio documentale completamente informatizzato. ART. 6 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data ed il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. Il numero di protocollo è progressivo La numerazione è rinnovata ogni anno solare. A ciascun documento in arrivo od in partenza, anche se interno, va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo. Contestualmente, con riferimento al documento cui sono stati assegnati in maniera automatica la data ed il numero progressivo, vengono registrate, in forma non modificabile, le seguenti informazioni: mittente per i documenti ricevuti o destinatario per quelli inviati oggetto del documento data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili l ufficio al quale il documento è assegnato ovvero l ufficio che lo ha prodotto. E altresì obbligatoria la classificazione in base al Titolario aziendale. ART. 7 SEGNATURA DI PROTOCOLLO La segnatura di protocollo è l associazione all originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso e registrate. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Le informazioni minime previste sono: a. il progressivo di protocollo b. la data di protocollo c. l identificazione dell Amministrazione d. indici di classificazione del documento e. il codice dell ufficio a cui è stato assegnato o che ha prodotto il documento. ART. 8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale vengono riportate le informazioni minime previste indicate nel precedente art. 7. ART. 9 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta, nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dall art. 18 del DPCM e Circolare AIPA n. 28. ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI La procedura informatica non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite con riferimento a: -il numero di protocollo progressivo -la data di protocollo -mittente o destinatario - la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile) - l oggetto - l impronta del documento informatico, ove esistente. 5

6 Sono fatti salvi i casi di modifica dei dati di cui al successivo art. 11. ART. 11 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO In caso di errore materiale nella registrazione, tale da rendere impossibile l individuazione in un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo se la procedura è autorizzata dal Responsabile dell Unità Operativa Affari generali e Legali. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe; tra i dati memorizzati devono essere compresi gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. In tale caso la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto nella procedura di annullamento. ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE La procedura informatica del protocollo svolge le seguenti funzioni minime: a. registrazione dei dati b. visualizzazione e stampa delle informazioni memorizzate c. gestione modulo fascicoli d. ricerca dei documenti registrati e. stampa generale o parziale del registro di protocollo f. funzioni di recupero dei protocolli manuali in caso di interruzione del sistema informatico. ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA E previsto l uso di un registro di emergenza per lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, da utilizzare ogni volta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema, come stabilito dall art. 63 del D.P.R. 445/2000. Il registro di emergenza deve essere conforme al modello di cui all allegato 3. L uso del registro di emergenza è autorizzato dal Responsabile dell U.O. Affari generali e Legali che riporta sul registro stesso la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. Quando l impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore per cause di eccezionale gravità, il Responsabile può autorizzare l uso del registro di emergenza per più periodi successivi di non più di una settimana, riportando sul registro gli estremi del provvedimento formale di autorizzazione. ART. 14 TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA PROCEDURA INFORMATICA La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive sessioni di utilizzazione, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell anno solare di riferimento. Per ogni giornata di registrazione di emergenza viene riportato sul registro il numero totale delle operazioni registrate manualmente. Nel momento in cui il sistema viene ripristinato, le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati. Sino al completo inserimento è inibito di procedere a nuove protocollazioni. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in fase di emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione fra il numero utilizzato in emergenza e quello attribuito dal sistema. 6

7 TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 15 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO E Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali il Dirigente dell U.O. Affari Generali e Legali che provvede a: a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo tra utenti abilitati alla mera consultazione dell archivio, e utenti abilitati anche all inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni; b) disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, di cui al successivo art. 43, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non altre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; d) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e) autorizzare l uso del registro di emergenza f) adottare le misure necessarie per garantire la conservazione dei dati registrati provvisoriamente ed il loro trasferimento sul sistema informatico g) controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; h) promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; i) promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti protocollati. Il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi può avvalersi, per lo svolgimento di alcune delle funzioni a lui spettanti attribuitegli dal presente manuale, di altri collaboratori aventi particolari professionalità operanti presso l ufficio protocollo generale. ART. 16 ABILITAZIONI ALL USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Sono considerati utenti di protocollo tutti i dipendenti dell azienda ospedaliera ai quali è data l abilitazione per la consultazione, l inserimento, la modifica e l aggiunta di informazioni per la gestione informatica del protocollo. Ad ogni utente sono assegnate una login ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni utente, identificato dalla propria login dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della propria sessione di accesso al sistema informatizzato e quindi dell eventuale corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. I livelli di autorizzazione sono individuati e formalmente attribuiti dal Responsabile del Protocollo di cui all art. 15. Gli utenti di protocollo, in base al loro livello di autorizzazione, possono essere: a. amministratore di protocollo; b. operatore di protocollo. c. utente semplice ART. 17 AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO Il Responsabile del Servizio, in quanto amministratore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: 7

8 a. Immissione protocollo in entrata ed in uscita b. Annullamento e modifica di protocolli già inseriti c. Ricerca dati d. Visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa e. Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni f. Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori g. Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza, anche via e delle altre tabelle base del sistema informatizzato h. Stampe registro di protocollo annuale e giornaliero ART. 18 OPERATORI DEL PROTOCOLLO Gli operatori di protocollo possono essere: A) operatori di protocollo generale B) operatori di protocollo di ogni singola unità operativa/ufficio/servizi dell azienda ospedaliera. Agli operatori di protocollo generale sono concesse le abilitazioni per: a) immissione di protocollo in entrata ed in uscita b) annullamento o modifica di protocolli già inseriti, previa autorizzazione del responsabile o suo delegato c) ricerca dati d) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa e) stampe registro di protocollo annuale e giornaliera f) gestione delle tabelle di sistema Sono operatori di protocollo di unità operativa/ufficio/servizi i dipendenti ai quali sono concesse le seguenti abilitazioni: a) immissione protocollo in uscita b) ricerca dati c) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa TITOLO IV ALBO PRETORIO ART. 19 ALBO PRETORIO Anche la registrazione dei documenti da affiggere all Albo Pretorio viene svolta attraverso la procedura informatizzata del protocollo. Si tratta di una funzione di esclusiva competenza dell ufficio di protocollo generale. Ad ogni documento viene attribuito, oltre al numero di protocollo, il numero di registrazione annuale all Albo Pretorio. TITOLO V RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ART. 20 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: il servizio postale - la consegna diretta effettuata a mano - gli apparecchi telefax - la posta elettronica ART. 21 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati dall ufficio protocollo generale del Azienda Ospedaliera che provvede all apertura ed alla protocollazione in arrivo. 8

9 ART. 22 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO La consegna diretta della corrispondenza effettuata a mano deve avvenire negli orari di apertura al pubblico presso l ufficio preposto al ricevimento Quando il documento cartaceo venga consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, gli operatori che effettuano la protocollazione sono tenuti a provvedere in tale senso. La ricevuta può essere stampata dal sistema informatico di gestione del protocollo oppure può anche consistere nella copia fotostatica della prima pagina del documento da protocollare sulla quale vengono apposti il timbro dell Amministrazione, la data d arrivo e la firma dell operatore. ART. 23 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX I documenti che pervengono a mezzo di apparecchi telefax vengono protocollati; se il documento perviene ad un apparecchio telefax diverso da quello istituzionale dell azienda collocato presso l ufficio protocollo generale, viene protocollato solo se ciò è espressamente richiesto dall ufficio o servizio che lo ha ricevuto. Qualora, successivamente, pervengano all Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi documenti, ad essi sono attribuiti lo stesso numero di protocollo e la stessa data attribuiti ai rispettivi fax. ART. 24 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI DICITURE La corrispondenza recante sulla busta la dicitura riservata o personale non viene aperta e viene consegnata direttamente al destinatario, il quale, dopo averla aperta, valuterà l opportunità della eventuale protocollazione e provvederà a richiederla al Servizio. La corrispondenza recante le diciture offerta, gara di appalto e similari non viene aperta e viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero, della data e dell ora di ricezione direttamente sulla busta chiusa. Sarà cura dell ufficio competente trascrivere sulla documentazione contenuta all interno il numero e la data di protocollo, se ritenuto opportuno. ART. 25 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI I documenti non firmati e le lettere anonime pervenute per la protocollazione in arrivo vengono registrati e segnati con la dicitura ANON. Dopo la registrazione sono assegnati e fatti pervenire all ufficio competente. ART. 26 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale: protocollo@fbf.milano.it. I documenti informatici che pervengono direttamente ai singoli uffici sono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo, sono immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell azienda oppure rinviati al mittente con indicazione dell indirizzo ufficiale a cui devono essere inoltrati. I documenti informatici pervenuti alla sopracitata casella istituzionale di posta elettronica sono soggetti a riconoscimento e registrazione in base alle disposizioni di cui al D.P.R. 137/2003, vengono protocollati in ingresso direttamente dal sistema informatico, con registrazione delle informazioni contenute nella segnatura informatica del mittente, e trasmessi, sempre per via informatica, alla casella di posta elettronica dell ufficio assegnatario. La posta elettronica ordinaria che non ha le caratteristiche previste dalla normativa vigente ed in particolare dal suddetto D.P.R. 137/2003 per essere considerata documento informatico, può essere stampata su cartaceo dall ufficio che la riceve e questo può chiederne, sotto sua responsabilità, la protocollazione, qualora sia certo dell origine del documento. Nel caso in cui successivamente pervenga l originale della comunicazione in oggetto, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. 9

10 ART. 27 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito sarà assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall azienda ospedaliera. ART. 28 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO L apertura della corrispondenza avviene presso l ufficio protocollo generale. Su tutta la corrispondenza in entrata viene apposta dal suddetto ufficio la data di arrivo. La corrispondenza non direttamente riferibile a procedure standard, viene visionata dal Direttore Generale, anche ai fini di una corretta assegnazione all ufficio competente. L ufficio protocollo generale provvede poi a: effettuare la registrazione e segnatura dei documenti in arrivo; effettuare l assegnazione con attribuzione del codice dell ufficio a cui è stato assegnato; effettuare la classificazione, in base al Titolario aziendale; acquisire tramite scanner i documenti in arrivo che non hanno le caratteristiche di documento informatico, secondo quanto previsto dalla sezione II del D.P.R. 445/2000 e dalle successive norme regolamentari. ART. 29 MODALITA E TEMPI DI PROTOCOLLAZIONE La protocollazione dei documenti in arrivo (registrazione e segnatura) viene di norma eseguita entro il giorno lavorativo immediatamente successivo a quello dell arrivo. L inoltro del documento all ufficio competente avviene immediatamente dopo la protocollazione e comunque, di norma, non oltre il giorno lavorativo immediatamente successivo, fatte salve alcune eccezioni dovute alla necessità di consultare la direzione generale al fine di assegnare correttamente i documenti. Qualora la quantità di documenti da protocollare sia particolarmente rilevante, nella fase di apposizione della data di arrivo sul documento, prevista dal punto 2 dell art. 19, l ufficio protocollo generale segnala agli uffici interessati la presenza di eventuali documenti che rivestono carattere di urgenza e concorda con detti uffici, sentito il responsabile del protocollo generale, le modalità di azione per garantire il rispetto dei tempi delle procedure cui i documenti fanno riferimento. ART. 30 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell unità operativa/ufficio/servizio cui compete la trattazione del procedimento amministrativo. I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenza. Qualora detti documenti siano anche acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, la trasmissione immediata avverrà per via informatica a tutti gli interessati, mentre gli originali cartacei saranno successivamente trasmessi all unità operativa/ufficio/servizio di competenza per la fascicolazione e archiviazione. I documenti ricevuti per via telematica, sono trasmessi a chi di competenza attraverso la rete interna dell azienda al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione. Nel caso di assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento lo restituisce all ufficio che glielo ha erroneamente assegnato, il quale provvederà a modificare l assegnazione ed inoltrare il documento a chi di competenza Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. 10

11 ART. 31 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, dovranno essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. ART. 32 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI I documenti da trasmettere su supporto cartaceo sono spediti dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione del documento. Nel caso di spedizione per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere o altro mezzo che richieda la compilazione di documentazione da allegare alla busta, gli uffici devono specificare le modalità di spedizione sull originale del documento e compilare la modulistica necessaria, allegandola all originale da spedire. E invece a cura dell ufficio protocollo generale la compilazione delle distinte riassuntive delle raccomandate e assicurate, da consegnare in duplice copia all Ufficio Postale. La posta in partenza deve essere consegnata all Ufficio Protocollo entro le ore 11,00 dei giorni dal lunedì al venerdì, opportunamente imbustata, se protocollata in uscita dagli uffici abilitati. Rispettando questi tempi, il Servizio assicura la regolare spedizione dei documenti cartacei in uscita nei suddetti giorni. Sono fatte salve particolari situazioni connesse a modifiche di orario da parte del servizio postale. Per situazioni ed esigenze particolari, gli uffici e servizi devono preventivamente prendere accordi con l ufficio protocollo generale. ART. 33 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica, come stabilito dal DPCM e secondo le modalità disciplinate dalla Direttiva Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza devono essere conformi alla Circolare AIPA 7 Maggio 2001 n. 28 e successive modificazioni ed integrazioni. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario ed abilitato alla ricezione di posta per via telematica. Per la spedizione dei documenti informatici, l azienda si avvale di un servizio di posta certificata offerto da un soggetto in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche. L operazione di spedizione di un documenti informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della firma, registrazione, segnatura e classificazione. Gli uffici che effettuano direttamente la spedizione di documenti informatici curano anche l archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno. ART. 34 PROTOCOLLI URGENTI La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. Solo in questo caso l ufficio protocollo generale si attiverà garantendo la protocollazione del documento nell arco di 4 (quattro) ore decorrenti dal momento di presentazione dell originale del 11

12 documento stesso. Tale procedura verrà osservata sia per protocolli su documenti in arrivo che in partenza. Non verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire all ufficio stesso. Quando si presenti la necessità di protocollare o di spedire un numero consistente di documenti, dovrà esserne data comunicazione all Ufficio Protocollo con alcuni giorni di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione. ART. 35 DOCUMENTI INTERNI I documenti interni sono quelli scambiati tra di loro da diverse unità operative/uffici/servizi dell azienda ospedaliera. I documenti interni possono essere: documenti di carattere informativo appunti organizzativi, informazioni, memorie informali che, di norma, non sono protocollati e possono pervenire: -a mano, consegnati da un incaricato dell ufficio o settore scrivente -per posta elettronica ordinaria, utilizzando le caselle assegnate ad ogni ufficio e il sistema di conferma di ricezione del messaggio consentito dal programma gestionale normalmente utilizzato; documenti di carattere giuridico-probatorio redatti dai responsabili di procedimento nell esercizio delle funzioni assegnate e diretti a dimostrare la regolarità dell attività svolta e delle azioni amministrative portate avanti oppure dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi che sono protocollati con il sistema di protocollo informatico ART. 36 DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE Le tipologie di documenti non soggetti a protocollazione sono espressamente indicate al comma 5 dell art. 53 del D.P.R. 445/2000. In ossequio a quanto previsto dal comma 2, lettera g, dell art. 5 del DPCM , nell allegato 2 del presente Manuale è contenuto l elenco esplicito dei documenti non soggetti a protocollazione. TITOLO VI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 37 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI La classificazione è l attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti e interni, protocollati e non, che serve a collegare i documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti o attività. Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario del Azienda Ospedaliera, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti o interni). Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione, attribuendo il documento ad un titolo e ad una classe, previsti nel Titolario di Classificazione. ART. 38 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. L art. 50, comma 4, del D.P.R. 445/2000 prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di classificazione ed archiviazione. A seguito di questo, sono state attivate dalle autorità competenti procedure di sperimentazione 12

13 che hanno portato alla creazione di un nuovo Titolario di Classificazione che si articola su due livelli: i titoli e le classi. L aggiornamento del titolario o piano di classificazione compete al Responsabile del protocollo generale ed è assicurato quando se ne presenti la necessità, osservando la normativa vigente in materia formazione e conservazione degli archivi. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati alle operazioni di classificazione dei documenti. ART. 39 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura del fascicolo che prevede la registrazione delle seguenti informazioni: titolo, categoria e classe del titolario di classificazione nell ambito delle quali il fascicolo si colloca; numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico; oggetto del fascicolo; anno di apertura; unità operativa cui è assegnata la relativa pratica. ART. 40 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente sottofascicolo, e inserto) di competenza. L operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. I documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla propria data. Qualora un documento dia luogo all avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento della pratica. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l ordine del repertorio, cioè nell anno di apertura. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all aggiornamento del repertorio dei fascicoli. ART. 41 REPERTORIO DEI FASCICOLI 1. Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre. 2. Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi: a. anno di istruzione b. classificazione completa (titolo e classe); c. numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni). d. anno di chiusura; e. oggetto del fascicolo (ed eventualmente l oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.); f. annotazione dello status relativo all età: corrente, versamento all archivio di deposito; g. annotazione del passaggio all archivio storico o, in alternativa, l avvenuto scarto. 3. Altri tre elementi devono garantire la corretta gestione del fascicolo: a. data di chiusura; b. annotazione del passaggio dall archivio corrente all archivio di deposito; c. annotazione del passaggio dall archivio di deposito all archivio storico o, in alternativa 13

14 l avvenuto scarto. ART. 42 TENUTA DEI FASCICOLI DELL ARCHIVIO CORRENTE I fascicoli dell archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati presso le unità operative cui sono state assegnate le pratiche, fino al versamento nell archivio di deposito, da effettuare dopo che il responsabile del procedimento avrà provveduto alla chiusura definitiva del fascicolo stesso. TITOLO VII GESTIONE SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO ART. 43 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI 1. Il Responsabile Informatico del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi informatici è individuato nell unità operativa SIA che svolge i seguenti compiti: garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico, compresa la modalità di gestione informatizzata del registro di emergenza; provvede a ripristinare o far ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni od anomalie; adotta le misure di sicurezza idonee a preservare i dati del registro di emergenza in attesa del riversamento nel sistema informatico; cura il riversamento dei dati del registro di emergenza nel sistema informatico; provvede all assegnazione materiale dei livelli di autorizzazione e delle password, di cui all art. 16 effettua le copie di cui all art. 62 del D.P.R. 445/2000 su supporto informatico removibile idoneo e cura la conservazione delle stesse in luoghi sicuri e differenti garantisce il rispetto delle norme e l attivazione delle procedure previste per la tutela e la sicurezza dei dati in materia di privacy ART. 44 TRASFERIMENTO DEI DATI Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico del Protocollo procede al trasferimento su idoneo supporto informatico removibile, in doppia coppia, delle informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all anno precedente quello in corso. Le informazioni trasferite nei modi di cui al presente articolo devono essere sempre consultabili. Il Responsabile Informatico, di concerto con il Responsabile del protocollo generale, provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione che del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura, provvedendo, se necessario, alla produzione di copie prima della scadenza quinquennale. ART. 45 PROCEDURE DI SALVATAGGIO Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico removibile da parte del Responsabile Informatico. 14

15 ART. 46 DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE TITOLO VII FIRMA DIGITALE Secondo quanto stabilito dall articolo 10, comma 2 e 3, del testo unico sulla documentazione amministrativa 445/2000, il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata. Pertanto, tutti i documenti provenienti dall esterno per essere legalmente validi ed essere protocollati necessitano della firma digitale. I documenti informatici provenienti dall Azienda Ospedaliera e da trasmettere all esterno devono anch essi essere sottoscritti con firma digitale e successivamente registrati al protocollo. Per quello che riguarda i documenti interni all Amministrazione, devono essere provvisti della sottoscrizione con firma digitale e successivamente protocollati, tutti i documenti in transito all interno dell Amministrazione in forma informatica che hanno rilevanza giuridico amministrativa presente o futura. TITOLO X NORME DI RINVIO ART. 47 RINVIO 1. Per quanto non espressamente previsto nella precedente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e firma digitale. 15