SERVIZIO AFFARI GENERALI ED ISTITUZIONALI

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1 CITTA DI ALESSANDRIA SERVIZIO AFFARI GENERALI ED ISTITUZIONALI MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 1

2 1) ATTI DI ORGANIZZAZIONE PRELIMINARE L entrata in vigore del Protocollo Unico deve essere obbligatoriamente preceduta dall adozione di specifici atti di organizzazione, ai sensi del d.lgs. n. 29/1993 e s.m.i. e dell art. 50 e segg. DPR N. 445/ INDIVIDUAZIONE DELL AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA Per Area Organizzativa Omogenea (AOO) s intende il complesso degli uffici e dei servizi che fanno riferimento ad un unica struttura di gestione, analisi e coordinamento del flusso documentale. A tal fine l Amministrazione individua una sola Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Alessandria. 1.2 INDIVIDUAZIONE DELLE UNITA ORGANIZZATIVE RESPONSABILI E DEI RESPONSABILI DEI PROCEDIMENTI Per Unità Organizzativa Responsabile (UOR), sottoinsieme della AOO, è da intendersi il complesso di risorse umane, strumentali e finanziari, costituito dai singoli servizi e assessorati. Il dirigente preposto a ciascun servizio individua il Responsabile del Procedimento Amministrativo per ogni pratica di competenza dell Unità Organizzativa. 1.3 INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI. All interno dell Amministrazione Comunale dev essere istituito un servizio, con a capo un dirigente in possesso di requisiti professionali adeguati, con il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi. 1.4 UNICITA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Nell Area Organizzativa Omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia dal nr. 1 all inizio di ogni anno. Il numero di protocollo è costituito da almeno 7 cifre numeriche. 1.5 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI 2

3 Con l entrata in vigore del protocollo unico cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni o altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico ad esclusione del Protocollo Riservato del Sindaco. Il responsabile del servizio di protocollo deve periodicamente effettuare controlli a campione sul rispetto e la congrua applicazione della normativa relativa al protocollo informatico. 1.6 ADOZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Con l entrata in vigore del protocollo unico è adottato un titolario di classificazione. Si tratta di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari e/o procedimenti amministrativi. 2) IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO 2.1 DEFINIZIONE E CARATTERI DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa IL DOCUMENTO INFORMATICO Per documento informatico si intende qualsiasi rappresentazione informatica di atti, fatti, notizie e dati giuridicamente rilevanti ed aventi quindi efficacia probatoria. 2.2 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI I documenti trattati si distinguono in :documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni DOCUMENTI IN ARRIVO Per documenti in arrivo si intendono tutti gli atti aventi rilevanza giuridico probatoria acquisiti dal Comune di Alessandria. L operazione di protocollazione dei documenti in arrivo è effettuata direttamente dall Ufficio Protocollo del Comune. L Ufficio Protocollo propone l assegnazione dei documenti alla Unità Organizzativa Responsabile (Servizio) di competenza. Successivamente il Dirigente od un suo incaricato, riconosciuta la competenza del proprio servizio in relazione alla documentazione ricevuta, provvede alla 3

4 individuazione dei Responsabili dei Procedimenti ed al conseguente smistamento della corrispondenza. I Responsabili dei Procedimenti sono incaricati delle operazioni relative alla corretta gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo a loro assegnato DOCUMENTI IN PARTENZA Per documenti in partenza si intendono tutti gli atti amministrativi prodotti dall Ente nell esercizio delle sue funzioni. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in duplice esemplare cioè in originale ed in minuta. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva e per minuta si intende l originale del documento conservato agli atti. Sia l originale che la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta, riportante la dicitura minuta o copia. E obbligatorio l uso di carta intestata Città di Alessandria per ogni comunicazione esterna e/o interna dell Ente DOCUMENTI INTERNI Per documenti interni si intendono gli atti scambiati tra i vari uffici e servizi dell Ente nell esercizio dell ordinaria attività amministrativa. Tali documenti non vanno protocollati, ma trasmessi direttamente ai destinatari tramite e mail o propri incaricati oppure inviati all Ufficio Protocollo per il successivo materiale smistamento. 1) RILEVANZA GIURIDICO-PROBATORIA DEL PROTOCOLLO 3.1 RILEVANZA GIURIDICA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO Il Registro di Protocollo è un pubblico registro soggetto alle forme di pubblicità, tutela della riservatezza e di accesso previste dalla normativa vigente - destinato a far fede della data di ricevimento o di spedizione di tutti gli atti e documenti trattati dal Comune, indipendentemente dalla regolarità e legittimità dei medesimi REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO La registrazione di protocollo è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni (a norma dell art. 53 DPR 445/2000): 4

5 a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema in forma non modificabile; b) data di registrazione del protocollo assegnata automaticamente ed in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti, oppure destinatario/i per i documenti spediti; d) oggetto; e) modalità di ricezione/invio; f) impronta del documento informatico (dotato di firma digitale e pervenuto al sito ufficiale del Comune registrato all AIPA) SEGNATURA DI PROTOCOLLO La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni essenziali riguardanti la registrazione di protocollo. Tali elementi sono: a) il progressivo di protocollo; b) la data di protocollo; c) l identificazione in forma sintetica dell AOO e del UOR individuato. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente la natura di atto pubblico DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le Gazzette Ufficiali, i Bollettini Ufficiali e i notiziari della P.A., la note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione REGISTRAZIONI RISERVATE PROTOCOLLO RISERVATO Sono previste dal sistema informatico forme particolari di riservatezza e di accesso controllato al Protocollo Unico per: a) documenti legati a vicende di minori; b) documenti contenenti dati sensibili ai sensi della normativa sulla privacy; c) documenti inerenti procedimenti disciplinari nei confronti di dipendenti dell Ente. Le modalità ed i titolari della registrazione riservata sono individuati dal Responsabile del Protocollo. 3.6 CORREZIONI ERRORI MATERIALI DELLE REGISTRAZIONI Il sistema informatico permette di compiere correzioni degli errori materiali di registrazione in modo che sia possibile risalire all operatore che ha effettuato la 5

6 correzione e verificare in modo palese la registrazione antecedente e successiva a tale correzione. La correzione di errori materiali relativi a quanto previsto dal punto 3.2 viene effettuata direttamente dal RPA o da un suo delegato ed è comunicata per iscritto (anche via e mail) al Responsabile del Protocollo Informatico. 3.7 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI Il sistema consente l annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l apposizione della dicitura annullato ed in modo da consentire la lettura delle informazioni originarie unitamente alla data, all identità dell operatore e agli estremi del provvedimento autorizzativo. Solo il Responsabile del Servizio Protocollo è autorizzato ad annullare le registrazione di protocollo a seguito di richiesta scritta e motivata da parte dei RPA. 3.8 IL REGISTRO DI EMERGENZA Il Responsabile del Servizio Protocollo predispone un registro di emergenza per lo svolgimento anche manuale delle registrazioni di protocollo quando, per cause tecniche, risulta impossibile utilizzare l ordinaria procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché di ripristino della funzionalità del sistema. 2) GESTIONE DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE 4.1 LETTERE ANONIME Le lettere anonime sono regolarmente protocollate ed inviate al destinatario e per conoscenza al Segretario Generale. Vengono registrate indicando come mittente anonimo/i ed assegnate all UOR di competenza. Casi particolari saranno valutati dal Responsabile del Protocollo Informatico. 4.2 LETTERE PRIVE DI FIRMA Ogni RPA è tenuto a verificare che la documentazione inviata all Ufficio Protocollo sia completa di firma, luogo e data. Qualora l Ufficio Spedizioni verifichi l assenza di firma, rinvierà l atto all ufficio scrivente per la sottoscrizione prima della spedizione. Le lettere in arrivo prive di firma sono protocollate in ogni caso : ogni valutazione è affidata all UOR di competenza. La funzione notarile del protocollo (cioè della registrazione) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. 6

7 4.3 REGISTRAZIONE A FRONTE Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per i documenti in arrivo e per quelli in partenza, tranne nei casi in cui la risposta ad una istanza sia materialmente costituita dallo stesso documento ( esempio : APR 4, richiesta di notizie, certificati, attestazioni ecc). In questo caso si apporrà un apposito timbro e si darà notizia dell avvenuta ricezione/risposta del documento nel campo note delle maschere del protocollo informatico. 4.4 TELEFAX I documenti spediti e/o ricevuti via telefax sono regolarmente protocollati, tranne i casi di cui al punto 3.4. L uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e quindi di norma il documento non è seguito dalla trasmissione dell originale. La segnatura di protocollo deve essere apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione. Qualora venga protocollato un documento ricevuto via telefax e venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale si attribuirà lo stesso numero di registrazione. Il sistema informatico prevede l individuazione e la segnalazione del documento già protocollato tramite un sistema di pattern matching, correlato con il motore di ricerca interno, al fine di evitare una doppia registrazione. Gli uffici che ricevono documenti tramite telefax sono tenuti a trasmetterli senza indugio al protocollo generale per la registrazione. 4.5 POSTA ELETTRONICA (E - MAIL) I messaggi di posta elettronica (e mail) per essere protocollati devono soddisfare entrambi i requisiti previsti dalla vigente normativa e cioè : a pervenire alla casella di posta elettronica istituzionale del Comune, debitamente comunicata al Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione per l inserimento nell apposito pubblico registro e pubblicizzata, tramite indicazione accanto al logo dell ente, in tutte le comunicazioni/lettere/note inviate dal Comune di Alessandria, oltre che sul sito web del Comune; b - ogni messaggio di posta elettronica dovrà essere provvisto di firma digitale apposta ai sensi della vigente normativa, analizzabile ed identificabile dal sistema di protocollo informatico. Qualora il messaggio di posta elettronica regolarmente provvisto di firma digitale pervenga ad una casella e mail diversa da quella istituzionale (cioè ad una qualsiasi 7

8 casella di servizio dell ente), esso sarà reindirizzato dal sistema di protocollo informatico alla casella istituzionale e, per conoscenza, al mittente. Qualora giunga un messaggio e mail privo di firma digitale a norma di legge, sia alla casella istituzionale che in altra di servizio, esso verrà stampato ma non protocollato ed inoltrato al RPA. Il sistema di e mail interno può essere utilizzato per l inoltro della posta interna tra uffici e servizi dell Ente, secondo quanto previsto dal punto Ogni RPA dispone di una casella e mail di servizio dotata di password personale e segreta utilizzabile a tale scopo. 4.6 DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO Le istanze al Comune di Alessandria possono essere presentate a mano dagli utenti direttamente all Ufficio Protocollo Generale che provvederà alla registrazione e al successivo smistamento all UOR individuato. L Ufficio Protocollo, se richiesto, rilascerà all utente apposita ricevuta di consegna. Dette istanze possono essere consegnate a mano anche ai Servizi/Uffici di competenza, che provvederanno ad inviarli tempestivamente al Protocollo Generale per la necessaria registrazione. 4.7 PROTOCOLLAZIONE DI OFFERTE Non vengono aperti e sono protocollati chiusi plichi e buste che riportano indicazioni tipo offerta o gara o dalla cui confezione si possa legittimamente evincere la partecipazione ad una gara. Per evitare ritardi e garantire la regolarità delle procedure, i Servizi ed Uffici provvedono a comunicare tempestivamente all Ufficio protocollo l indizione e la scadenza di gare ed offerte. Nel caso in cui per gravi motivi (es. sciopero) gli addetti del Protocollo Generale non possano compiere la registrazione in arrivo di tali plichi e la stessa non possa essere differita, il RPA interessato, se presente in servizio, ritirerà la busta apponendo la data, l ora del ritiro e la controfirmerà provvedendo ad inoltrarla prima possibile al Protocollo Generale. Gli addetti del Protocollo Generale provvederanno alla sua tempestiva registrazione indicando negli appositi spazi della maschera di protocollazione la data e l ora di consegna. 5 IL SISTEMA INFORMATICO 5.1 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI DEL SISTEMA Il sistema di gestione informatica dei documenti deve : a. garantire la sicurezza e l integrità del sistema ; 8

9 b. garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita; c. fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione ed i documenti dalla stessa formati nell adozione dei provvedimenti finali; d. consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e. consentire, in condizione di sicurezza, l accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f. garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione di archivio adottato; g. consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; h. fornire informazioni statistiche su tutta l attività di protocollazione dell Ente; i. consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l iter di procedimenti complessi. Per tutto quanto riguarda le caratteristiche tecniche del sistema informatico, si rimanda a quanto previsto dal DPCM del LIVELLI DI ACCESSO AI DATI DEL PROTOCOLLO INFORMATICO LIVELLI ACCESSO INTERNO Sono individuati n.4 livelli di accesso interno : 1. Visibilità, cioè la possibilità per un utente abilitato a visualizzare una registrazione di protocollo, con la esclusione dei documenti riservati. Ciascun Dirigente nonché il Segretario Generale, oltre al Responsabile del Protocollo Informatico, ha la possibilità di verificare le tutte registrazioni in arrivo e partenza effettuate dal sistema, visualizzando i seguenti elementi : data, destinatario/mittente, oggetto, UOR di assegnazione (se si tratta di documentazione in arrivo); 2. Inserimento, cioè la possibilità per un utente abilitato a eseguire una registrazione di protocollo. Gli unici soggetti abilitati sono gli operatori di protocollo ed il Responsabile del protocollo Informatico ; 3. Modifica, cioè la possibilità per un utente abilitato di modificare dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l esclusione dei dati obbligatori, ai sensi del paragrafo 3.6. Gli unici soggetti abilitati sono gli operatori di protocollo ed il Responsabile del protocollo Informatico; 9

10 4. Annullamento, cioè la possibilità per un utente abilitato e cioè il solo Responsabile del Protocollo Informatico od un suo incaricato, di annullare una registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dal paragrafo IL RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E abilitato alla visione, inserimento, modifica ed annullamento delle registrazioni di protocollo, secondo le disposizioni previste dal presente Manuale di Gestione. In particolare : - riceve le comunicazioni di correzione di errori materiali da parte dei RPA ; - determina di autorizzare gli annullamenti delle registrazioni di protocollo su richiesta scritta dei RPA; - effettua il monitoraggio delle operazioni compiute al Protocollo Informatico; - si adopera per l immediato ripristino del sistema a seguito di eventuali interruzioni con la collaborazione del SIT; - autorizza, con proprio provvedimento, la protocollazione decentrata, temporanea o definitiva IL PROTOCOLLISTA Il protocollista dell Ufficio Protocollo Generale è la persona che ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione di tutti i documenti dell Ente e a visionare tutta la documentazione risultante dal Protocollo Informatico UTENTE ABILITATO ALLA CONSULTAZIONE Presso l URP sono collocate postazioni di consultazione del Protocollo Informatico a cui il cittadino interessato può rivolgersi, previa istanza formale di accesso agli atti, per visionare lo stato di avanzamento del procedimento amministrativo di interesse. 6) CLASSIFICAZIONE ED ARCHIVI 6.1 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nella tabella allegata. Per i documenti che non costituiscono mera corrispondenza in quanto collegati a procedimenti amministrativi, l ufficio di destinazione o produzione del documento ha cura di assicurare il collegamento agli altri documenti individuando il relativo 10

11 fascicolo. A tal fine la procedura del protocollo sarà progressivamente integrata con la procedura di gestione informatizzata dei procedimenti. L individuazione progressiva di oggetti standard, cioè relativi a tipologie di documenti ricorrenti, comprenderà anche il riferimento alla relativa procedura di archiviazione. 6.2 ARCHIVIO CORRENTE La gestione dell Archivio corrente (atti relativi ad affari ancora in corso) è svolta dai singoli uffici comunali che, provveduto definitivamente, consegnano le pratiche all Archivio di deposito, la cui attività è di competenza dell Ufficio Archivio Protocollo. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell Archivio corrente. 6.3 ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO 1. Il servizio di Archivio Storico e di Deposito è disciplinato con apposito provvedimento regolamentare. 7.1 TRASFERIMENTO DEI DATI 7) GESTIONE SICUREZZA DEI DATI Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico del Protocollo procede alla fine del primo trimestre di ogni anno al trasferimento su supporto informatico removibile, in doppia copia, delle informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all anno precedente quello in corso. Le informazioni trasferite nei modi di cui al presente articolo devono essere sempre consultabili. A tal fine, il responsabile informatico, di concerto con il Responsabile del Protocollo Generale, provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione che del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura, provvedendo, se necessario, alla produzione delle copie prima della scadenza quinquennale. 11

12 7.2 PROCEDURE DI SALVATAGGIO Il responsabile della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico removibile da parte del Responsabile informatico. Oltre a i normali salvataggi giornalieri, con frequenza settimanale il Responsabile informatico effettua la riproduzione speculare dell intero archivio su doppia copia, consegnandone una al Responsabile del Protocollo Generale. 7.3 GESTIONE DELLE INTERRUZIONI DEL SISTEMA Il responsabile della tenuta del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano svolte manualmente su un registro di emergenza. Su detto registro, conservato a cura del responsabile della tenuta del protocollo, sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. L uso del registro di emergenza è autorizzato dal responsabile della tenuta del protocollo, che vi appone la firma ogni qualvolta si verifichi l interruzione. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico all atto della sua riattivazione da parte dell U. Protocollo Generale. Sino al completo inserimento è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni. 7.4 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Il titolario è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica che, in forma di carteggio, venga prodotta o comunque acquisita dall Ente, durante lo svolgimento dell attività amministrativa. Classificare significa suddividere, in modo gerarchico, un insieme di oggetti (in questo caso, le molteplici funzioni di un soggetto istituzionale) in un certo numero di classi, dal contenuto sempre più ristretto e specifico. L articolazione di un titolario aggiornato e ben strutturato rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente, nell ambito dell Ente che l ha prodotto. Il funzionario responsabile del servizio archivistico cura l aggiornamento costante del titolario, inserendovi qualsiasi modifica, anche ai fini dell individuazione di altri criteri di ordinamento, di più efficaci sistemi per la ricerca dei documenti, per 12

13 l effettuazione dei rilevamenti statistici, per l acquisizione di informazioni specifiche. 8.1 RINVIO 8) NORME DI RINVIO Per quanto non espressamente previsto nella presente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente, allo Statuto, ai regolamenti e agli atti di organizzazione dell Ente. Ulteriori misure organizzative potranno essere adottate con provvedimento del Segretario Generale sentita la conferenza dei Dirigenti d Area. 13

14 Sommario 1. Atti di organizzazione preliminare 1.1 Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) 1.2 Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili e dei Responsabili dei Procedimenti 1.3 Individuazione del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 1.4 Unicità del Protocollo Informatico 1.5 Eliminazione dei protocolli interni 1.6 Adozione del titolario di classificazione 2. Il documento amministrativo 2.1 Definizione e caratteri del documento amministrativo Il documento informatico 2.2 Tipologia dei documenti Documenti in arrivo Documenti in partenza Documenti interni Rilevanza giuridico probatoria del Protocollo 3.1 Rilevanza giuridica del Registro di Protocollo Registrazione di protocollo Segnatura di protocollo Documenti non soggetti a registrazione Registrazioni riservate Correzione errori materiali delle registrazioni Annullamento delle registrazioni Il Registro di emergenza La gestione di documentazione particolare 4.1. Lettere anonime Lettere prive di firma Registrazioni a fronte Telefax. Posta elettronica (e mail) 14

15 Documenti consegnati a mano Protocollazione di offerta 5) Il sistema informatico 5.1 Caratteristiche fondamentali del sistema 5.2 Livelli di accesso ai dati del Protocollo Informatico Livelli di accesso interno Il Responsabile del Protocollo Informatico Il Responsabile Informatico del Protocollo Il Protocollista Utente abilitato alla consultazione 6) Classificazione ed archivi 6.1 Classificazione ed archivi 6.2 Archivio corrente 6.3 Archivio storico e di deposito 7) Gestione e sicurezza dei dati 7.1 Trasferimento dei dati 7.2 Procedure di salvataggio 7.3 Gestione delle interruzioni del sistema 7.4 Titolario di classificazione 8) Norme di rinvio 8.1 Rinvio 15