Manuale di gestione. del protocollo informatico. (ex art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000)

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1 ALLEGATO A) Manuale di gestione del protocollo informatico (ex art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000) Approvato con deliberazione di Giunta provinciale n.300 del Aggiornato con deliberazione di Giunta provinciale n. del

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3 INDICE SEZIONE I- AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI 5 Articolo 1- Ambito di applicazione 5 Articolo 2- Definizioni 5 SEZIONE II- DISPOSIZIONI GENERALI 6 Articolo 3- Area organizzativa omogenea e sistema di protocollazione 6 Articolo 4- Servizio gestione flussi documentali 7 Articolo 5- Sistema informatico di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti 7 SEZIONE III- TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI 8 Articolo 6- Distinzione dei documenti 8 SEZIONE IV-DOCUMENTI IN ARRIVO 8 Articolo 7- Ricezione documenti analogici-cartacei e modalità rilascio ricevuta 8 Articolo 8- Ricezione documenti informatici 9 Articolo 9- Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti ricevuti 9 SEZIONE V- DOCUMENTI IN USCITA 10 Articolo-10- Spedizione documenti analogici-cartacei 10 Articolo 11- Spedizione documenti informatici 10 Articolo 12- Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti spediti 10 SEZIONE VI- DOCUMENTI INTERNI 11 Articolo 13- Documenti interni analogici-cartacei 11 Articolo 14- Documenti interni informatici 11 Articolo 15- Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti interni 11 SEZIONE VII- REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 11 Articolo 16- Documenti soggetti a registrazione di protocollo 11 Articolo 17- Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 12 Articolo 18- Documenti privi di firma o anonimi 12 Articolo 19- Registrazione riservata di protocollo 12 Articolo 20- Registrazione di protocollo dei documenti analogici-cartacei 12 Articolo 21- Registrazione di protocollo dei documenti informatici 13 Articolo 22- Segnatura di protocollo 13 Articolo 23- Segnatura di protocollo dei documenti analogici-cartacei 13 Articolo 24- Scansione ottica dei documenti analogici-cartacei 13

4 Articolo 25- Segnatura di protocollo dei documenti informatici 14 Articolo 26- Annullamento delle registrazioni di protocollo 14 Articolo 27- Registro giornaliero di protocollo 14 Articolo 28- Registro di emergenza 14 Articolo 29- Differimento dei termini di registrazione 15 Articolo 30- Documenti inerenti a gare d appalto 15 Articolo 31- Corrispondenza personale o riservata 15 Articolo 32- Corrispondenza di competenza di altre Amministrazioni, di altre persone fisiche o giuridiche 16 Articolo 33- Documenti ricevuti via fax 16 SEZIONE VIII- SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE 16 Articolo 34- Sistema di classificazione dei documenti 16 SEZIONE IX- ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI 16 Articolo 35- Assegnazione dei documenti 16 SEZIONE X- GESTIONE DEI DOCUMENTI 17 Articolo 36- Fascicolazione 17 Articolo 37- Repertorio dei fascicoli 17 SEZIONE XI- ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 17 Articolo 38- Archivio corrente 17 Articolo 39- Archivio di deposito 18 Articolo 40- Archivio storico 18 Articolo 41- Serie documentarie archivistiche 18 Articolo 42- Selezione e scarto archivistico 18 SEZIONE XII- ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 19 Articolo 43- Archiviazione dei documenti informatici e dei documenti cartacei acquisiti digitalmente mediante scansione ottica 19 Articolo 44- Conservazione digitale 19 SEZIONE XIII- ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI 19 Articolo 45- Accesso da parte degli utenti interni 19 SEZIONE XIV- PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA 20 Articolo 46- Sistema di sicurezza informatica 20

5 ALLEGATI ALLEGATO N.1 ISTRUZIONI OPERATIVE ALLEGATO N.2 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI ALLEGATO N.3 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI RICEVUTI ALLEGATO N.4 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI SPEDITI ALLEGATO N.5 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI SPEDITI ALLEGATO N.6 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO ALLEGATO N.7 INDICE TITOLARIO

6 SEZIONE I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI Articolo 1 Ambito di applicazione 1. Il presente manuale regola la gestione delle attività di produzione, acquisizione, registrazione, classificazione, conservazione, eliminazione dei documenti della Provincia di Venezia. 1. Ai fini del presente manuale si intende: Articolo 2 Definizioni a) per testo unico, il D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; b) per codice, il D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82, recante il codice dell amministrazione digitale; c) per Provincia, la Provincia di Venezia; d) per manuale, il manuale di gestione del protocollo informatico; e) per area organizzativa omogenea, l intera struttura organizzativa della Provincia, in quanto la stessa opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; f) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, (grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie) del contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale, utilizzati ai fini dell attività amministrativa; g) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art.1 lett.e) D.P.R.445/2000); h) per documento analogico, il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documento cartaceo), le immagini su film (esempio: pellicole mediche), le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici). Si distingue in documento originale e copia (art.1, c.1, lett.b) deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11); i) per gestione dei documenti, il complesso delle attività riferite alla produzione, acquisizione, registrazione di protocollo, classificazione, assegnazione, conservazione, reperimento, eliminazione dei documenti amministrativi formati o pervenuti alla Provincia, nell ambito del piano di classificazione adottato; j) per piano di classificazione o titolario, lo schema generale di voci logiche utilizzato per organizzare i documenti in base alle funzioni e alle materie di competenza dell ente ed articolato in modo gerarchico, dal generale al particolare; k) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di individuare ciascun documento in modo inequivocabile; l) per archivio, il complesso dei documenti prodotti e ricevuti dalla Provincia nell esercizio delle funzioni amministrative di competenza per il conseguimento dei propri fini istituzionali; m) per archivio corrente, il complesso dei documenti relativi a procedimenti in corso di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale; n) per archivio di deposito, il complesso dei documenti relativi a procedimenti conclusi da meno di quarant anni o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;

7 o) per archivio storico, il complesso dei documenti relativi a procedimenti conclusi da oltre quarant anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente; p) per serie archivistica, un raggruppamento di unità archivistiche (fascicoli, registri, documenti) riunite, o per caratteristiche omogenee, quali la forma e la natura dei documenti (contratti, deliberazioni, mandati, reversali etc.), o in base alla materia trattata, all affare o al procedimento al quale afferiscono (fascicoli personali, contributi, etc.); q) per fascicolo, l unità archivistica di base che raccoglie i documenti relativi ad uno stesso affare, pratica, procedimento; r) per archiviazione elettronica, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione (art.1, c.1, lett.g) deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11); s) per conservazione sostitutiva, il processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11; t) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, c. 1, lett. s) D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82); u) per impronta di una sequenza di simboli binari, la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash; v) per funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, c., 1 lett. e) D.P.C.M. 13 gennaio 2004); w) per struttura responsabile del procedimento, il servizio, l unità operativa, l ufficio cui è affidata la responsabilità del procedimento dal relativo regolamento provinciale; x) per sistema di gestione informatica dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art.1, c. 1, lett. l) D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82); y) per servizio gestione flussi documentali, il servizio per la gestione informatizzata del protocollo, dei flussi documentali e dell archivio. SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 3 Area organizzativa omogenea e sistema di protocollazione 1. Ai fini della gestione dei documenti la Provincia individua un unica area organizzativa omogenea (AOO) che coincide con l intera struttura organizzativa. Il codice identificativo dell area è: p-ve. 2. All interno dell area organizzativa omogenea è adottato un modello organizzativo di protocollazione decentrato. I referenti abilitati alle registrazioni di protocollo, presso gli uffici ove

8 sono attive postazioni decentrate di protocollo, provvedono alle registrazioni di protocollo dei documenti in uscita e di quelli in arrivo acquisiti dagli uffici medesimi. Articolo 4 Servizio gestione flussi documentali 1. All interno dell area organizzativa omogenea è istituito il servizio per la gestione informatica del protocollo, dei flussi documentali e dell archivio denominato servizio gestione flussi documentali alle dirette dipendenze del segretario-direttore generale. 2. Nell ambito del predetto servizio gestione flussi documentali è operante un ufficio protocollo che, oltre a svolgere le funzioni relative alla tenuta e alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, provvede: a) alle registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti tramite servizio postale, di quelli consegnati a mano o con altro mezzo presso l ufficio medesimo, di quelli in uscita delle strutture non dotate di postazioni decentrate di protocollo; b) alla spedizione della corrispondenza in uscita; c) allo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta; d) alla gestione della casella di posta elettronica certificata della Provincia; e) allo svolgimento di costante attività di supporto, assistenza, consulenza, formazione agli addetti abilitati alle operazioni di protocollo presso le postazioni decentrate ed agli utenti di protocollo. 3. Il responsabile del servizio gestione flussi documentali è individuato nel dirigente della struttura. 4. E compito del responsabile del servizio gestione flussi documentali, in particolare: a) predisporre lo schema del manuale di gestione del protocollo informatico ed i relativi aggiornamenti; b) provvedere alla verifica degli allegati al manuale ed all approvazione degli eventuali aggiornamenti, previa acquisizione del parere favorevole del segretario generale; c) autorizzare l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico distinguendo tra abilitazioni alla consultazione, all inserimento e alla modifica delle informazioni; d) autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; e) autorizzare l apertura e la chiusura del registro di emergenza; f) vigilare sull osservanza delle disposizioni del manuale e garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; g) monitorare il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali; h) assicurare la conservazione, esclusivamente su supporto informatico, del registro giornaliero di protocollo mediante backup su supporto magnetico eseguiti giornalmente dal servizio sistemi informativi; i) curare, di concerto con il servizio sistema informativo, la conservazione delle copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti. Articolo 5 Sistema informatico di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti

9 1. Nell ambito dell area organizzativa omogenea individuata al precedente art.3, la Provincia adotta un unico sistema informatico di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti. Il registro di protocollo è unico e la numerazione delle registrazioni di protocollo è progressiva. Essa comincia dal 1 di gennaio e termina al 31 dicembre di ogni anno. 2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. 3. Le procedure funzionali e operative per l utilizzo del sistema di protocollo adottato sono descritte nell allegato 1 al presente manuale. SEZIONE III TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI Articolo 6 Distinzione dei documenti 1. Nell ambito del processo di gestione documentale, i documenti, informatici o analogici, sono classificati in: a) documenti in arrivo: sono i documenti acquisiti dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni; b) documenti in uscita: sono i documenti prodotti dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni; c) documenti interni: sono i documenti scambiati tra gli uffici della Provincia. Si considerano di natura interna anche i documenti che, pur avendo valore nei confronti di terzi, sono il risultato di atti decisori unilaterali da parte della Provincia, quali, deliberazioni di consiglio e di giunta, decreti del Presidente, determinazioni, decreti dirigenziali, ordinanze, autorizzazioni, nulla-osta, pareri e quelli che sono il risultato dell espressione della pari volontà giuridica della Provincia e di altro soggetto giuridico quali, a titolo esemplificativo, convenzioni, accordi, contratti, disciplinari d incarico. SEZIONE IV DOCUMENTI IN ARRIVO Articolo 7 Ricezione documenti analogici-cartacei e modalità rilascio ricevuta 1. I documenti cartacei possono pervenire alla Provincia attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna a mano; c) gli apparecchi telefax. 2. Qualora venga richiesta una ricevuta attestante l avvenuta consegna diretta, l ufficio che riceve il documento, se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia della prima pagina del documento con gli estremi della segnatura, o, in alternativa, rilascia fotocopia della

10 prima pagina del documento apponendovi la data, l ora di arrivo, la firma dell operatore ed il timbro della Provincia. 3. Le modalità di trattamento dei documenti, dal ricevimento all assegnazione alla struttura responsabile del procedimento, sono stabilite in circolari e disposizioni interne. Articolo 8 Ricezione documenti informatici 1. I documenti informatici da inviare alla Provincia devono essere inoltrati alla casella di posta elettronica istituzionale certificata al seguente indirizzo (protocollo.provincia.venezia@pecveneto.it). Essi sono ricevuti dall ufficio protocollo che provvede alla verifica della leggibilità del documento ed alla registrazione di protocollo. 2. Gli addetti alla ricezione della posta elettronica certificata controllano quotidianamente i messaggi pervenuti e verificano se sono soggetti a protocollazione. 3. Nel caso in cui il documento informatico venga ricevuto su caselle di posta elettronica della Provincia, se soggetto a protocollazione, viene trasmesso ai competenti uffici abilitati alla registrazione di protocollo. 4. I documenti ricevuti mediante posta elettronica certificata e protocollati sono assegnati agli uffici destinatari a mezzo apposita funzione di assegnazione dell applicativo di protocollo informatico adottato dalla Provincia. 5. L operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole tecniche vigenti recanti standard del formato dei documenti, modalità di trasmissione, definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell autenticità, della provenienza e dell integrità dei documenti stessi. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente e si renda necessario attribuire agli stessi efficacia probatoria, il messaggio: a) è inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine e con l informazione che la trasmissione è avvenuta tramite posta elettronica, successivamente protocollato ed assegnato. La valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è valutata dal responsabile del procedimento amministrativo in conformità alla normativa vigente ed alle disposizioni degli organi competenti; b) in alternativa, è stampato con l apposizione della dicitura documento ricevuto via posta elettronica, successivamente protocollato, assegnato e conservato come un documento originale cartaceo. 6. La notifica al mittente dell avvenuto recapito del documento informatico trasmesso da una casella di posta elettronica certificata è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Provincia. Articolo 9 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti ricevuti

11 1. Le fasi di gestione dei documenti ricevuti dalla Provincia, sono descritte nei diagrammi di flusso, allegati n. 2 (documenti cartacei) e n. 3 (documenti digitali) al presente manuale. SEZIONE V DOCUMENTI IN USCITA Articolo 10 Spedizione documenti analogici-cartacei 1. Ogni documento cartaceo in uscita è redatto, di norma, in due esemplari: un originale e una minuta. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, sottoscrizione autografa, etc.) che sarà utilizzato per la spedizione. Per minuta si intende l esemplare del documento che resta agli atti presso la Provincia nel fascicolo relativo alla pratica o al procedimento amministrativo trattato e sulla quale va stampata la segnatura di protocollo. Sia l originale che la minuta vanno corredati di firma autografa. La minuta, completa delle firme e dei visti, è protocollata e restituita agli uffici produttori che ne curano la conservazione agli atti presso l archivio corrente. Per la spedizione deve essere utilizzato l originale sul quale l ufficio produttore riporta il numero di protocollo stampato sulla minuta. Le minute con la segnatura di protocollo non devono essere spedite. 2. I documenti da spedire, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo, di classificazione e di scansione ottica, sono trasmessi all ufficio protocollo generale che provvede alle operazioni di spedizione. 3. Gli uffici mittenti predispongono i documenti cartacei da spedire con le modalità previste in circolari e disposizioni interne. Articolo 11 Spedizione documenti informatici 1. I documenti informatici possono essere spediti con le seguenti modalità: a) dalle caselle di posta elettronica istituzionale certificata dell Ente e trasmessi all indirizzo elettronico certificato dichiarato dai destinatari; b) dalle caselle di posta elettronica della Provincia agli indirizzi elettronici dichiarati dai destinatari. 2. La trasmissione con la modalità di cui alla lettera a) equivale a spedizione a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento. 3. La Provincia si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme alle regole tecniche vigenti per la spedizione dei documenti informatici.

12 4. La spedizione dei documenti informatici è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità della firma apposta, di registrazione, di classificazione e di segnatura di protocollo. 5. Le modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante la posta elettronica sono stabilite in circolari e disposizioni interne. Articolo 12 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti spediti 1. Le fasi della gestione dei documenti spediti dalla Provincia sono descritte nei diagrammi di flusso, allegati n. 4 (documenti cartacei) e n. 5 (documenti digitali) al presente manuale. SEZIONE VI DOCUMENTI INTERNI Articolo 13 Documenti interni analogici cartacei 1. Lo scambio tra uffici di documenti analogici cartacei avviene mediante scansione ottica degli stessi e trasmissione con posta elettronica. 2. Di norma non sono soggetti a protocollazione i documenti preparatori e quelli a contenuto o rilevanza meramente informativa, quali a titolo esemplificativo: memorie, annotazioni, appunti anche scambiati tra uffici. 3. Sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti interni cartacei che non rientrano nella fattispecie di cui al comma precedente, di preminente carattere giuridico probatorio, al fine di documentare fatti inerenti l attività svolta e la regolarità delle azioni amministrative e, comunque, qualsiasi documento dal quale possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Tali documenti cartacei vengono redatti in unico originale che, una volta protocollato, viene assegnato alla competente struttura responsabile del procedimento amministrativo. Articolo 14 Documenti interni informatici 1. Lo scambio tra uffici di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria avviene a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata. 2. Non sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti interni informatici salvo quelli che rientrano nelle fattispecie di cui al comma 3 del precedente articolo. Articolo 15 Flusso delle operazioni di registrazione di protocollo dei documenti interni 1. Le fasi della gestione dei documenti interni prodotti dalla Provincia ammessi alla registrazione di protocollo sono descritti nei diagrammi di flusso, allegati n.2 e n.3 al presente manuale.

13 SEZIONE VII REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Articolo 16 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. I documenti in arrivo, quelli in uscita e quelli interni, di preminente carattere giuridico probatorio, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo 17. Articolo 17 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti indicati nell allegato n.6 al presente manuale. Articolo 18 Documenti privi di firma o anonimi 1. I documenti non sottoscritti, ma di cui sia indicato o sia possibile identificare l autore sono soggetti a protocollazione e registrati come tali dall operatore di protocollo con la dicitura Documento non sottoscritto. 2. I documenti non sottoscritti e dei quali non è possibile identificare l autore sono soggetti a protocollazione e registrati come tali dall operatore di protocollo con le diciture Mittente sconosciuto o anonimo e Documento non sottoscritto. Articolo 19 Registrazione riservata di protocollo 1. Sono previste particolari forme di riservatezza per la protocollazione e l accesso ai documenti: a) legati a vicende di persone o a fatti privati e particolari; b) di carattere politico e di indirizzo che, se resi di dominio pubblico, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; d) documenti contenenti dati sensibili individuati dalla vigente normativa in materia di tutela della riservatezza. 2. La registrazione a protocollo di documenti di natura riservata avviene utilizzando particolari accorgimenti nell assegnazione della visibilità sul documento. Nel caso di documento in uscita o interno è il responsabile del procedimento a richiedere la registrazione nel protocollo riservato segnalando le necessarie limitazioni alla visibilità. Nel caso in cui l ufficio protocollo rilevi la natura riservata di un documento in arrivo procederà alla registrazione di protocollo assegnandolo e

14 rendendolo visibile esclusivamente al Presidente della Provincia, al segretario generale e agli altri eventuali destinatari indicati. 3. I documenti contenenti dati sensibili vengono registrati a protocollo in forma tale da non consentire l identificazione dell interessato cui i dati sono riferiti, di norma, mediante uso di sigle per il riferimento alla persona fisica. Articolo 20 Registrazione di protocollo dei documenti analogici cartacei 1. La protocollazione è effettuata mediante la registrazione dei seguenti elementi obbligatori relativi al documento: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) indici di classificazione. 2. La protocollazione è effettuata mediante la registrazione dei seguenti elementi facoltativi relativi al documento: a) numero e descrizione sintetica degli allegati; b) data di arrivo del documento. Articolo 21 Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo la verifica dell autenticità, della provenienza e dell integrità dello stesso e, se sottoscritto digitalmente, della validità della firma. 2. I documenti informatici sono registrati al protocollo con le stesse informazioni indicate per quelli analogici-cartacei, con l aggiunta dell impronta generata impiegando un apposita funzione di hash registrata in forma non modificabile. 3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione che si può riferire, sia al corpo del messaggio, sia ad uno o più file ad esso allegati. Articolo 22 Segnatura di protocollo

15 1. La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni che consentono di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Queste informazioni sono: a) il numero progressivo di protocollo costituito da almeno sette cifre numeriche; b) la data di protocollo; c) l indicazione della amministrazione mediante la dicitura Provincia di Venezia ; d) l indice di classificazione. 2. L operazione di segnatura di protocollo è contestuale all operazione di registrazione di protocollo. Articolo 23 Segnatura di protocollo dei documenti analogici-cartacei 1. La segnatura di protocollo dei documenti analogici-cartacei avviene attraverso l apposizione su di esso di un timbro o etichetta sul quale sono riportate le informazioni di cui al precedente articolo. Articolo 24 Scansione ottica dei documenti analogici-cartacei 1. L acquisizione dell immagine dei documenti cartacei viene effettuata dopo che l operazione di segnatura è stata eseguita in modo da acquisire, con l operazione di scansione, anche il segno sul documento. Articolo 25 Segnatura di protocollo dei documenti informatici 1. La segnatura di protocollo dei documenti informatici è effettuata mediante l associazione all originale del documento di un file conforme alle specifiche tecniche previste dalla normativa vigente contenente le seguenti informazioni: a) il codice identificativo della Provincia; b) denominazione della Provincia; c) la data ed il numero di protocollo; d) l indice di classificazione. Articolo 26 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Nei casi in cui si ravvisi la necessità di correggere gli elementi immodificabili della registrazione di protocollo, per la natura stessa di questi elementi, è necessario ricorrere all annullamento della registrazione di protocollo e a procedere ad una nuova registrazione di protocollo. L annullamento viene effettuato in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni originariamente registrate e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo. 2. Gli annullamenti delle registrazioni di protocollo sono autorizzate unicamente dal responsabile del servizio gestione flussi documentali, o da un suo delegato, a seguito di richiesta espressa e motivata. Articolo 27

16 Registro giornaliero di protocollo 1. Il responsabile del servizio gestione flussi documentali, di concerto con il dirigente del servizio sistemi informativi, garantisce la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. 2. Il registro giornaliero di protocollo è prodotto esclusivamente su supporto informatico. Al fine di garantire la conservazione delle informazioni vengono eseguiti giornalmente dal servizio sistemi informativi dei backup su supporto magnetico. Articolo 28 Registro di emergenza 1. Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico il responsabile del servizio gestione flussi documentali autorizza la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza. Il registro di emergenza è depositato presso l ufficio protocollo generale. Il registro si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. 2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione della funzionalità del protocollo informatico, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. Sul registro vanno, inoltre, riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione alla registrazione manuale. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro il numero totale di operazioni registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza deve garantire l univoca identificazione dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario della Provincia. 3. L ufficio protocollo operante presso il Centro Servizi è l unico deputato alle registrazioni di emergenza: provvede a registrare manualmente i documenti e ad apporre la segnatura utilizzando una numerazione di emergenza. I documenti registrati manualmente vengono inviati in copia ai settori competenti per materia, mentre gli originali vengono temporaneamente trattenuti presso il succitato ufficio protocollo che provvederà, non appena ripristinato il funzionamento della procedura, a riportare le registrazioni nel sistema di protocollo informatico. I documenti registrati in emergenza recheranno, quindi, due numeri progressivi: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo informatico mantenendo una correlazione tra loro. L efficacia della registrazione è garantita dal numero di protocollo di emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per il calcolo dei termini del procedimento amministrativo. Articolo 29 Differimento dei termini di registrazione 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti sono effettuate, di norma, entro le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. 2. Qualora la registrazione di protocollo non possa essere effettuata nei tempi di cui al comma precedente, il responsabile del servizio gestione flussi documentali, con apposito provvedimento, può differire la registrazione dei documenti ricevuti. In ogni caso i documenti saranno protocollati riportando nella registrazione anche la data di ricezione dalla quale decorrono i termini di conclusione del procedimento.

17 Articolo 30 Documenti inerenti a gare d appalto 1. La corrispondenza riportante l indicazione gara d appalto offerta o simili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad una gara, non deve essere aperta, ma ricevuta mediante apposizione sulla busta della data, ora e minuti dell avvenuta consegna, della firma del ricevente e protocollata con l apposizione della segnatura direttamente sulla busta, plico, o simili, e inviata alla struttura responsabile del procedimento. 2. La struttura responsabile del procedimento, concluse le operazioni di gara, riporta gli estremi di protocollo apposti sulla busta, plico o simili, sui documenti in essa contenuti. Articolo 31 Corrispondenza personale o riservata 1. La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta dall ufficio protocollo o dagli uffici abilitati alla registrazione di protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura riservata o personale. 2. La corrispondenza recante la dicitura riservata o personale viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, deve trasmetterla all ufficio protocollo, se i documenti ricevuti non sono personali. Articolo 32 Corrispondenza di competenza di altre Amministrazioni, persone fisiche o giuridiche 1. Qualora pervenga alla Provincia un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso non deve essere protocollato, bensì trasmesso a chi di competenza, se individuabile, o restituito al mittente. 2. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, si provvederà ad annullare la registrazione, secondo la procedura di cui al precedente art. 26, ad apporre sul documento la dicitura erroneamente pervenuto alla Provincia di Venezia il. e protocollato per errore e a spedirlo all effettivo destinatario, se individuabile, oppure restituito al mittente. Articolo 33 Documenti ricevuti via fax 1. I documenti ricevuti a mezzo telefax sono registrati al protocollo. 2. Nel caso che al telefax faccia seguito l originale, poiché ogni documento viene individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto o dal mezzo di trasmissione, a questo è attribuita la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax.

18 SEZIONE VIII SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE Articolo 34 Sistema di classificazione dei documenti 1. La classificazione è l operazione per l organizzazione dei documenti secondo uno schema generale di voci logiche. 2. I documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere classificati. 3. L operazione di classificazione è eseguita sulla base del piano di classificazione o titolario riportato nell allegato n.7 al presente manuale. SEZIONE IX ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 35 Assegnazione dei documenti 1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, o pervenuti in formato digitale, concluse le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo, sono assegnati alla struttura responsabile del procedimento attraverso l utilizzo dell applicativo di protocollo informatico. Tale struttura, previa verifica della propria competenza, individua come assegnatario il responsabile del procedimento per la materia cui si riferisce il documento. In caso di assegnazione errata, la struttura medesima, se abilitata all operazione di smistamento, provvede a trasmetterlo alla struttura competente, ovvero, all operatore di protocollo che procederà ad una nuova assegnazione. 2. I documenti ricevuti su supporto cartaceo e successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire, in originale, alle strutture responsabili dei procedimenti a cura dell ufficio che li ha protocollati. SEZIONE X GESTIONE DEI DOCUMENTI Articolo 36 Fascicolazione 1. I documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

19 2. La fascicolazione consiste nell associazione del documento al fascicolo. Questa operazione logica spetta ai responsabili dei procedimenti e viene effettuata presso gli archivi correnti delle strutture competenti. 3. Il dirigente di ogni struttura individua i responsabili della tenuta dei fascicoli che aprono i fascicoli, inseriscono la documentazione nei fascicoli già formati, chiudono il fascicolo quando la pratica è conclusa e la trasmettono all archivio di deposito che ne cura l archiviazione. 4. Le regole per la formazione e gestione dei fascicoli sono descritte nell allegato n.1 al presente manuale. Articolo 37 Repertorio dei fascicoli 1. Il responsabile del servizio gestione flussi documentali cura, con l ausilio del sistema di protocollo informatico, la tenuta del repertorio dei fascicoli, ovvero l elenco dei fascicoli aperti ogni anno, nonché le operazioni di versamento dei fascicoli conclusi all archivio di deposito. SEZIONE XI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Articolo 38 Archivio corrente 1. I documenti cartacei dell archivio corrente sono conservati a cura della struttura organizzativa competente. Articolo 39 Archivio di deposito 1. Periodicamente ogni ufficio deve trasferire all archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi e non più necessari ad una trattazione corrente. Con l ausilio del sistema di protocollo e archiviazione informatica il responsabile del servizio gestione flussi documentali predispone un elenco di consistenza dei fascicoli ricevuti. 2. Le serie archivistiche corredate da eventuali registri o elenchi sono versate all archivio di deposito dai settori che le detengono in originale, previo accordo con il responsabile del servizio gestione flussi documentali. 3. I fascicoli già versati all archivio di deposito possono essere temporaneamente richiesti dagli uffici per il tempo strettamente necessario all utilizzo per fini amministrativi. La richiesta espressa formalmente, deve contenere i motivi e la firma del richiedente. L archivio di deposito numera e conserva le richieste e ne colloca una copia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio fino alla sua restituzione. I fascicoli vanno restituiti all archivio così come sono stati consegnati, senza prelevare o aggiungere alcun documento.

20 Articolo 40 Archivio storico 1. Trascorsi quarant anni dalla conclusione della pratica o del procedimento, i documenti selezionati per la conservazione permanente vanno a formare l archivio storico della Provincia secondo le disposizioni di legge in materia di tutela dei beni culturali. Articolo 41 Serie documentarie archivistiche 1. Presso la Provincia sono istituite le seguenti serie archivistiche documentarie: a) deliberazioni di Giunta b) deliberazioni di Consiglio c) decreti del Presidente d) determinazioni dirigenziali e) decreti dirigenziali f) repertorio dei contratti g) mandati di pagamento h) reversali d incasso Articolo 42 Selezione e scarto archivistico 1. Il responsabile del servizio gestione flussi documentali cura l individuazione dei documenti per i quali è possibile attivare la procedura di scarto, ovvero l eliminazione mediante distruzione e redige un piano di conservazione dei documenti. Nel processo di individuazione va valutato, con l ausilio dei dirigenti competenti per materia, il persistere di un eventuale interesse amministrativo degli atti, nonché il valore culturale degli stessi. 2. Lo scarto archivistico proposto con provvedimento del responsabile del servizio gestione flussi documentali è comunque soggetto ad autorizzazione della Sovrintendenza Archivistica per il Veneto. 3. Nelle more della redazione di uno specifico piano di conservazione dei documenti della Provincia il responsabile del servizio gestione flussi documentali si attiene, per la formulazione delle proposte di scarto, ai piani di conservazione dei documenti suggeriti dalla Sovrintendenza Archivistica per il Veneto ed alle proposte di scarto già autorizzate in passato. SEZIONE XII ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Articolo 43 Archiviazione dei documenti informatici e dei documenti cartacei acquisiti digitalmente mediante scansione ottica 1. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione.

21 2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei scansionati sono archiviate su supporti di memorizzazione, dopo le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo, al termine delle operazioni di scansione. Articolo 44 Conservazione digitale 1. La conservazione dei documenti archiviati in formato digitale è effettuata secondo quanto previsto dalla normativa e dalle regole tecniche vigenti. SEZIONE XIII ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI Articolo 45 Accesso da parte degli utenti interni 1. Gli utenti e gli operatori interni hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni richieste dall ufficio di appartenenza e alle rispettive competenze. 2. I diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal responsabile del servizio gestione flussi documentali il quale, provvede, inoltre, all assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate. La profilazione degli utenti nel programma di gestione del protocollo informatico è eseguita dal servizio sistemi informativi. 3. Ciascun utente abilitato è dotato di profilo e password personale. Le abilitazioni prevedono diversi gradi di accesso ai dati, come di seguito specificato: a) inserimento: è il profilo di abilitazione che permette di inserire i dati nel sistema; b) gestione archivistica: è il profilo di abilitazione che prevede la possibilità di gestire l archivio (creazione dei fascicoli, fascicolazione, chiusura dei fascicoli e archiviazione); c) consultazione: è il profilo che consente di visualizzare i dati e le immagini registrate nel sistema di protocollo; questa abilitazione prevede diversi livelli di accesso a seconda della funzione dell utente. SEZIONE XIV PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA Articolo 46 Sistema di sicurezza informatica 1. Le misure per la sicurezza informatica, redatte ai sensi della normativa vigente, sono contenute nel documento programmatico sulla sicurezza dei dati approvato dalla Giunta provinciale con proprio atto, cui si fa rinvio.