Comune di S. Stino di Livenza Servizio Affari Generali e Demografico Ufficio Protocollo Archivio MANUALE DI GESTIONE

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1 Comune di S. Stino di Livenza Servizio Affari Generali e Demografico Ufficio Protocollo Archivio MANUALE DI GESTIONE PREMESSA TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA ART. 2 FINALITA ART. 3 IL SERVIZIO DEL PROTOCOLLO TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 4 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI ART. 5 INFORMAZIONI PRODOTTE AUTOMATICAMENTE DALLA PROCEDURA INFORMATICA ART. 6 SEGNATURA DI PROTOCOLLO ART. 7 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI ART. 8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DI DOCUMENTI INFORMATICI ART. 9 INFORMAZIONI PREVISTE ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI ART. 11 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO ART. 12 FUNZIONI AUTOMATTIZATE ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 14 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO ED OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 15 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 16 CONTROLLO ACCESSI DEGLI OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 17 SUPERVISORE DEL PROTOCOLLO ART. 18 OPERATORI PROTOCOLLO GENERALE ART. 19 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE TITOLO IV SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI ART. 20 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO ART. 21 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ART. 22 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO ART. 23 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI ART. 24 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 1

2 ART. 25 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI TITOLO V CLASSIFICAZIONE ED ARCHIVI ART. 26 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI ART. 27 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO ART. 28 MODALITA DI ESECUZIONE DELLE OPERAZIONI DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI TITOLO VI GESTIONE SICUREZZA DEI DATI ART. 29 TRASFERIMENTO DEI DATI ART. 30 PROCEDURE DI SALVATAGGIO ART. 31 GESTIONE DELLE INTERRUZIONE DEL SISTEMA TITOLO VII REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 32 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 33 SCANSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ART. 34 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA ART. 35 DOCUMENTI RICEVUTI VIA FAX POI IN ORIGINALE CARTACEO ART. 36 DOCUMENTI INERENTI GARE DI APPALTO ART. 37 PROTOCOLLI URGENTI TITOLO VIII FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 38 FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI TITOLO IX FIRMA DIGITALE ART. 39 DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE TITOLO X ARCHIVIO ART. 40 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO ART. 41 CONSERVAZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI TITOLO XI NORME DI RINVIO ART. 42 RINVIO ART. 43 NUOVO TITOLARIO TITOLO XII ALLEGATI N. 1 RIFERIMENTI NORMATIVI N. 2 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE N. 3 MASSIMARIO DI SCARTO 2

3 PREMESSA Negli ultimi anni le pubbliche amministrazioni si sono impegnate nello sviluppo di Reti di computer estese a tutti i loro uffici. L A.I.P.A. (Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) ha progettato la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (R.U.P.A.), mentre le Regioni stanno estendendo questo network nazionale sul territorio di loro competenza dando origine alle R.U.P.A.R. (Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione Regionale). Internet, con i servizi di posta elettronica e WWW, ha reso possibili nuove forme di comunicazione con l utenza; siti Web sempre più ricchi di informazioni guidano cittadini e imprese nei labirinti dell attività amministrativa, fornendo notizie sulla struttura degli enti, sull orario degli uffici, su progetti, modalità di avvio dei procedimenti amministrativi, gare d appalto, concorsi, ecc. Rimane però l esigenza della comunicazione scritta con recapito postale, o del contatto diretto, quando l utente deve presentare documenti sottoscritti con firma autografa, o ritirare certificati in originale, oppure richiedere informazioni personali. Questo perché Internet non è un mezzo di comunicazione riservato; perché prima di fornire informazioni di carattere personale ci si deve accertare dell identità del richiedente; perché un semplice file contenente un testo non può essere considerato un documento attendibile. Per risolvere queste problematiche si sono sviluppate le tecnologie di crittografia e firma digitale. La firma digitale permette di identificare in modo certo il sottoscrittore, o i sottoscrittori, di un documento informatico in quanto l algoritmo su cui si basa, l RSA a chiavi asimmetriche, è tale da garantire che solo il possessore della chiave segreta, corrispondente a quella pubblica utilizzata per la verifica della firma, può averla generata a partire da un determinato file. L uso della crittografia, invece, assicura la riservatezza di un documento informatico trasmesso per via telematica. L introduzione della firma digitale prefigura scenari inediti e decisamente interessanti. L utente potrebbe fruire dei servizi delle Pubbliche Amministrazioni senza recarsi ai loro sportelli, facendo tutto da casa, a qualsiasi orario. Potrebbe collegarsi via Internet al sito Web dell Ente e richiedere servizi compilando e firmando digitalmente la modulistica elettronica opportunamente predisposta. Le Pubbliche Amministrazioni, a loro volta, potrebbero scambiarsi documenti e fascicoli in formato elettronico per via telematica. In questo scenario è particolarmente rilevante il progetto nazionale della Carta d Identità Elettronica (C.I.E.) che nell arco di qualche anno dovrebbe sostituire il tradizionale documento di riconoscimento personale. La normativa sulla C.I.E. stabilisce infatti che sulle carte a microprocessore utilizzate come documento d identità, oltre ai dati identificativi e sanitari, vi possono risiedere anche le applicazioni occorrenti per la firma digitale e gli elementi per la generazione della chiave biometrica. Un altra iniziativa che contribuirà in misura significativa alla diffusione delle smart card di firma digitale è stata varata dalle Camere di Commercio le quali, avvalendosi dei servizi della società Infocamere, daranno alle imprese la possibilità di depositare i loro bilanci direttamente per via telematica con sottoscrizione digitale. Inoltre, il Comitato dei Ministri per la società dell informazione, nella seduta del 23 giugno 2000, ha approvato il Piano d Azione per l e-government che affronta gli aspetti legati all utilizzo delle moderne tecnologie dell ICT (Information & Communication Technology) nel processo di ammodernamento della Pubblica Amministrazione. In particolare esso propone una visione che può essere sintetizzata nei seguenti punti: il cittadino potrà richiedere ed ottenere ogni servizio pubblico, cui ha titolo, rivolgendosi ad una qualsiasi Amministrazione abilitata al servizio; il sistema informativo di questa Amministrazione dovrà essere in grado di reperire, presso ogni altra Amministrazione che le possiede, tutte le informazioni necessarie alla erogazione del servizio richiesto; il cittadino o l impresa potrà comunicare solo una volta all Amministrazione, nel momento in cui si verificano, le variazioni dei dati che lo riguardano. 3

4 Questa comunicazione dovrà produrre automaticamente tutti gli effetti conseguenti. In definitiva, sembra proprio che tutti - informatici, politici, legislatori lavorino con lo stesso obiettivo: dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di interagire con gli uffici delle Pubbliche Amministrazioni anche per via telematica, in condizioni di assoluta sicurezza e riservatezza. Per conseguire concretamente questo risultato è necessario incidere non solo sul front office, ma anche sul back office. Tutto il sistema informativo della Pubblica Amministrazione deve essere ammodernato ed il sistema di protocollo informatico, in quanto capace di attestare con valenza giuridica il momento dell ingresso e dell uscita di un documento, va visto come un componente fondamentale del complesso tecnologico disegnato dall A.I.P.A. per l e-government; si tratta di uno strumento da realizzare con la massima priorità. Una spinta decisa verso la gestione elettronica dei documenti viene dalla nuova normativa sul documento informatico, cui viene attribuita piena validità giuridica e fiscale, e dal mondo delle tecnologie che rende disponibili strumenti sempre più efficaci per la formazione, trasmissione e archiviazione di atti e fascicoli digitali. 4

5 TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA 1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli art. 3 e 5 del D.P.C.M Le presenti norme disciplinano, nell ambito dell ordinamento normativo vigente, la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti all interno dell amministrazione comunale di S. Stino di Livenza. ART. 2 FINALITA 1. Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. 2. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. anno. 3. Il registro di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni ART. 3 IL SERVIZIO DEL PROTOCOLLO 1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposto l Ufficio Protocollo - Archivio che sarà chiamato a svolgere un ruolo di coordinamento e d indirizzo nei confronti delle strutture dell ente al fine di garantire l uniformità delle attività di protocollazione. 2. L Ufficio Protocollo - Archivio è inserito nella struttura organizzativa del Comune nell ambito del Servizio Affari Generali e Demografico. n L Ufficio Protocollo - Archivio svolge i compiti previsti dall art. 61, comma 3 del D.P.R TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 4 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI 1. Il Comune di S. Stino di Livenza si avvale di un protocollo informatico unico che potrà essere integrato con un sistema di archiviazione ottica dei documenti ed un modulo di Firma Digitale. 2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le seguenti tipologie di documenti: a) Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura vale a dire inviti, stampe pubblicitarie, informative e simili; b) Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste e ogni sorta di pubblicazione; c) Gli allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici; d) Gli atti deliberativi, le determinazioni dei responsabili dei servizi in quanto hanno una propria numerazione; e) Tutto ciò che viene registrato su altri tipi di registri cartacei o informatici autorizzati. 3. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare: a) garantire la sicurezza e l integrità dei dati; b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; c) consentire l accesso agli atti nel rispetto della normativa vigente in materia di diritto di accesso ai documenti amministrativi e di tutela della privacy; d) fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell ente; e) consentire la creazione di un archivio documentale completamente informatizzato. 5

6 ART. 5 INFORMAZIONI PRODOTTE AUTOMATICAMENTE DALLA PROCEDURA INFORMATICA 1. La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data ed il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. 2. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. 3. A ciascun documento in arrivo od in partenza va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo. ART. 6 SEGNATURA DI PROTOCOLLO 1. La segnatura di protocollo è l associazione all originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Le informazioni minime previste sono: a) il progressivo di protocollo; b) la data di protocollo; c) l identificazione dell Amministrazione; d) indici di classificazione del documento; e) il codice dell ufficio a cui è stato assegnato o che ha prodotto il documento. ART. 7 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI 1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale vengono riportate le informazioni minime previste indicate nel successivo art. 9. ART. 8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DI DOCUMENTI INFORMATICI 1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta, nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dall art. 18 del DPCM e Circolare AIPA n. 28. ART. 9 INFORMAZIONI PREVISTE 1. Le informazioni che la procedura deve registrare, per assicurare la gestione documentaria informatica in conformità alla vigente normativa, sono le seguenti: a) il numero di protocollo progressivo; b) la data di protocollo; c) mittente o destinatario; d) la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile); e) l oggetto; f) l ufficio al quale il documento è assegnato ovvero l ufficio che lo ha prodotto; g) l impronta del documento informatico. ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI 1. La procedura non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite di cui all art. 9 lettere a, b, c, d, e, g, fatta salva la procedura di cui all articolo successivo. ART. 11 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO 1. In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l individuazione in un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo se autorizzate dal Responsabile del Servizio. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto. 6

7 ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE 1. La procedura informatica del protocollo svolge le seguenti funzioni minime: a) registrazione dei dati; b) visualizzazione e stampa delle informazioni memorizzate; c) ricerca dei documenti registrati; d) stampa generale o parziale del registro di protocollo; e) recupero dei protocolli manuali in caso di interruzione del sistema informatico. ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA 1. Il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registro di emergenza ogni volta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema come stabilito dall art. 63 del Testo Unico sulla documentazione amministrativa. 2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3. Quando l impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore, il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico può autorizzare l uso del registro di emergenza per un periodo successivo di non più di una settimana riportando sul registro gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 4. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato il numero delle operazioni registrate manualmente. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati. Sino al completo inserimento è inibito di procedere a nuove protocollazioni. TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 14 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO ED OPERATORI DI PROTOCOLLO 1. Il Responsabile delle attività di Protocollo connesse alla tenuta del Protocollo Informatico è nominato dal Responsabile del Servizio Affari Generali e Demografico. Con lo stesso atto viene nominato il sostituto del responsabile del Protocollo in caso di assenza o impedimento dello stesso e vengono individuati tutti gli operatori abilitati all inserimento di dati nel protocollo informatico. 2. Il responsabile della tenuta del protocollo con sistemi informatici provvede a: a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo gli utenti abilitati alla mera consultazione dell archivio da quelli abilitati anche all inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni; b) disporre, in coordinamento con il responsabile informatico di cui all articolo successivo, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non oltre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; d) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e) controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; f) promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; g) promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti protocollati. ART. 15 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 1. Con atto del Responsabile del Servizio viene anche nominato il responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico. 2. Il responsabile informatico svolge i seguenti compiti: a) garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico; 7

8 b) provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni od anomalie; c) effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico rimovibile, in luoghi sicuri e differenti; d) garantisce il riversamento ogni 5 anni delle informazioni su altro supporto. ART. 16 CONTROLLO ACCESSI DEGLI OPERATORI DI PROTOCOLLO 1. Ad ogni operatore è assegnata una login ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login, dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. 2. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal responsabile del protocollo di cui all art Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, sono: a) supervisore del protocollo; b) operatore protocollo generale. ART. 17 SUPERVISORE DEL PROTOCOLLO 1. Il responsabile dell ufficio Protocollo - Archivio, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a) immissione protocollo in entrata ed in uscita; b) annullamento di protocolli già inseriti; c) ricerca dati; d) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa; e) gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni; f) creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori; g) gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza; h) stampe registro di protocollo annuale e giornaliera. ART. 18 OPERATORI PROTOCOLLO GENERALE 1. Sono tutti quegli operatori individuati come previsto al precedente art. 14, comma 1. Le abilitazioni concesse sono: a) immissione protocollo in entrata ed in uscita, ed eventualmente solo in uscita; b) modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore; c) visione dei documenti archiviati e relativa stampa. TITOLO IV SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI ART. 20 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta agli uffici; c) gli apparecchi telefax. 2. I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati quotidianamente da apposito incaricato e consegnati al Responsabile del Servizio. ART. 21 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale. 2. I documenti informatici che pervengono alle altre caselle di posta elettronica attive presso ciascun ufficio o servizio sono da questi valutati e se soggetti a registrazione di protocollo sono immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell ufficio Protocollo Generale. 8

9 ART. 22 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 1. Quando il documento cartaceo viene consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data d arrivo. ART. 23 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI 1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzata dall Amministrazione comunale. ART. 24 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi agli uffici utenti dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione, segnatura classificazione del documento. 2. Nel caso di spedizione per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere o altro mezzo che richieda la compilazione di documentazione da allegare alla busta, la modulistica deve essere compilata a cura degli uffici utenti. 3. La posta in partenza deve essere consegnata all ufficio protocollo entro le ore 16,00 nelle giornate di Martedì, e Giovedì; entro le ore 12,15 nelle giornate di Lunedì e Mercoledì e Venerdì. ART. 25 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica come stabilito dal DPCM Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza devono essere conformi alla Circolare AIPA 7 Maggio n I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario ed abilitato alla ricezione di posta per via telematica. 4. Per la spedizione dei documenti informatici, l Amministrazione si avvale di un servizio di posta certificata offerto da un soggetto in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche. 5. L operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della firma, registrazione, segnatura e classificazione. 6. Gli uffici che effettuano la spedizione di documenti informatici curano anche l archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno. TITOLO V CLASSIFICAZIONE ED ARCHIVI ART. 26 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI 1. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad un titolo e ad una classe, previsti nel titolario di classificazione. ART. 27 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO 1. Il piano di conservazione dell archivio prevede l utilizzo del titolario di classificazione. L aggiornamento del piano di classificazione compete al Responsabile del Servizio ed è assicurato quando se ne presenti la necessità, osservando la normativa vigente in materia formazione e conservazione degli archivi. 9

10 2. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati alle operazioni di classificazione dei documenti. ART. 28 MODALITA DI ESECUZIONE DELLE OPERAZIONI DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 1. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti,in relazione alle competenze, alle funzioni ed all attività dell Amministrazione. 2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, devono essere classificati. TITOLO VI GESTIONE SICUREZZA DEI DATI ART. 29 TRASFERIMENTO DEI DATI 1. Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico del Protocollo procede al trasferimento su supporto informatico rimovibile, in doppia copia, delle informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all anno precedente quello in corso. 2. Le informazioni trasferite nei modi di cui al presente articolo devono essere sempre consultabili. A tal fine, il responsabile informatico, di concerto con il responsabile del protocollo generale, provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione che del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura, provvedendo, se necessario, alla produzione di copie prima della scadenza quinquennale. ART. 30 PROCEDURE DI SALVATAGGIO 1. Il responsabile della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico rimovibile da parte del responsabile informatico. ART. 31 GESTIONE DELLE INTERRUZIONE DEL SISTEMA 1. Il responsabile della tenuta del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengono svolte manualmente sul registro di emergenza di cui al precedente art. 13. TITOLO VII REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 32 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio dell Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo o, comunque, dell attività amministrativa. 2. I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, anche se successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale, di norma, agli uffici di competenza, inoltre saranno trasmessi agli uffici per via informatica anche attraverso la rete interna dell amministrazione. 3. I documenti ricevuti per via telematica, sono trasmessi agli uffici di competenza attraverso la rete interna dell Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione. 4. L ufficio competente riceverà la posta aprendo il programma di protocollo informatico dal quale riceverà un messaggio che indica la presenza di posta. Lo stesso per visualizzare i documenti dovrà aprire il programma e in base alle abilitazioni stabilite per i vari utenti deciderà se visualizzare semplicemente il documento, inserirlo all interno del rispettivo fascicolo, stamparlo e farne un uso cartaceo. 10

11 5. Nel caso di assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento se è abilitato all operazione di smistamento provvede a trasmettere l atto all ufficio competente, nel caso in cui non sia abilitato lo comunica all ufficio che glielo ha erroneamente assegnato il quale provvederà a modificare l assegnazione. 6. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. ART. 33 SCANSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, dovranno essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. 2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file; b) verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite; c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile; d) memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. ART. 34 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA 1. La corrispondenza con dicitura riservato o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale dopo averla aperta valuterà se trasmetterla per il protocollo. ART. 35 DOCUMENTI RICEVUTI VIA FAX POI IN ORIGINALE CARTACEO 1. I documenti ricevuti via fax sono protocollati. Qualora, successivamente, pervengano all Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi documenti, ad essi sono attribuiti lo stesso numero di protocollo e la stessa data assegnati ai rispettivi fax. ART. 36 DOCUMENTI INERENTI GARE DI APPALTO 1. La corrispondenza riportante la dicitura offerta non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo direttamente sulla busta ed inviata all ufficio competente. ART. 37 PROTOCOLLI URGENTI 1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. 2. Solo in questo caso l ufficio protocollo si attiverà garantendo la protocollazione del documento con la massima tempestività. Tale procedura verrà osservata sia per protocolli su documenti in arrivo che in partenza, specificando che non verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire all ufficio protocollo. 3. I documenti cartacei gestiti dall ufficio protocollo sono di norma smistati entro le 24/36 ore dal momento di arrivo presso l ufficio stesso. 4. Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti dovrà esserne data comunicazione all ufficio protocollo con alcuni giorni di anticipo onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione. TITOLO VIII FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 38 FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. 2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura che prevede la registrazione di alcune informazioni: 11

12 a) indice di classificazione; b) numero del fascicolo; c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura. 3. Gli uffici utenti abilitati all operazione di fascicolazione dei documenti saranno individuati con successivo atto del Responsabile del Servizio Affari Generali e Demografico, nell ambito delle scelte organizzative effettuate dalla Giunta Comunale. TITOLO IX FIRMA DIGITALE ART. 39 DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE 1. Secondo quanto stabilito dall articolo 10, comma 2 e 3, del testo unico sulla documentazione amministrativa 445/2000, il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata. Pertanto, tutti i documenti provenienti dall esterno per essere legalmente validi ed essere protocollati necessitano della firma digitale. 2. I documenti informatici provenienti dal Comune e da trasmettere all esterno devono anch essi essere sottoscritti con firma digitale e successivamente registrati al protocollo. 3. Per quello che riguarda i documenti interni all Amministrazione, devono essere provvisti della sottoscrizione con firma digitale e successivamente protocollati, tutti i documenti in transito all interno dell Amministrazione in forma informatica che hanno rilevanza giuridico -amministrativa presente o futura quali ad esempio: a) richiesta di pareri nell ambito di procedimenti amministrativi relativi al rilascio di provvedimenti quali autorizzazioni, licenze, comunicazioni, abilitazioni, sanzioni, ecc.; b) richiesta di avvio di procedimento amministrativo d ufficio da parte degli uffici comunali verso altri uffici comunali nelle medesime fattispecie di cui al precedente punto a); c) rilascio dei medesimi pareri di cui al punto a) precedente da parte degli uffici competenti; l elenco dettagliato dei documenti che necessitano di firma e non, sarà oggetto di specifica approvazione e costituirà allegato del presente manuale. TITOLO X ARCHIVIO ART. 40 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO 1. L archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti o ricevuti da un ente per il conseguimento dei propri fini o l espletamento delle proprie funzioni e conservati per il conseguimento degli scopi dell ente. 2. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa effetto, devono essere ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione, l uso degli atti può essere amministrativo, legale, storico. 3. Comunemente l archivio si suddivide in tre parti, corrente, di deposito e storico: l archivio corrente (in formazione) che comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività correnti, l archivio di deposito che comprende documenti relativi ad affari conclusi ma ancora recenti, l archivio storico (sezione separata) comprende documenti selezionati per la conservazione permanente. ART. 41 CONSERVAZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI 1. L operazione di riordino dell archivio viene fatta con scadenza annuale e consiste nella schedatura delle carte, organizzazione delle schede e creazione di elenchi di materiale omogeneo e nella sistemazione fisica del materiale attraverso il titolario di archivio, si viene a formare quindi un inventario della documentazione conferita dall archivio corrente a quello di deposito; solitamente la documentazione è quella del quinto anno precedente a quello in corso. 12

13 2. L inventario di archivio è un mezzo veloce di consultazione della documentazione depositata, in esso si trovano tutte le informazioni primarie sulla sistemazione temporale e spaziale di un documento ricercato. 3. Dopo le operazioni di riordino ed inventariazione si procede alla sistemazione fisica del materiale inserendolo in scatole che riportano all esterno l indicazione del contenuto, la classificazione e la temporalità del contenuto. 4. Per definizione, un documento si può definire scartabile quando ha perso in toto la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica. La legge ci mette poi a disposizione un massimario di scarto di atti dall archivio comunale che risale al 1917 e corretto nel 1933, il quale riporta per categoria tutti i documenti e i tempi per i quali si può prevedere lo scarto a seconda della tipologia dei documenti: uno, due, cinque, dieci e quaranta anni. TITOLO XI NORME DI RINVIO ART. 42 RINVIO 1. Per quanto non espressamente previsto nella precedente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e firma digitale. 2. Ulteriori misure organizzative potranno essere adottate con provvedimento del responsabile del servizio. 3. Il Manuale di gestione è reso pubblico dalla Pubblica Amministrazione ed è reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto cartaceo o informatico. ART. 43 NUOVO TITOLARIO 1. L art.50, comma 4, del T.U. sulla documentazione amministrativa prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di classificazione ed archiviazione. Il 1 Marzo 1897 la circolare 17100/2 del Ministero dell interno, a firma Carlo Astengo, impose ai comuni italiani alcune norme di gestione degli archivi e l uso di un titolario di classificazione articolato in 15 categorie. La collocazione del Comune nel contesto istituzione ed amministrativo dello stato è radicalmente cambiata negli ultimi cento anni, determinando anche un mutamento sostanziale delle funzioni comunali, da questa valutazione è emersa la necessità di proporre un nuovo titolario. E stato così creato un Gruppo di Lavoro con il compito di predisporre un nuovo titolario e proporne la sperimentazione presso i diversi Comuni. Questo nuovo titolario di classificazione si articola su due livelli: i titoli e le classi. I titoli sono in pratica le vecchie categorie che sono passate da quindici alle attuali quattordici. 2. Il Comune di S. Stino di Livenza aderirà a questo progetto seguendo le indicazioni fornite dal gruppo di lavoro e comunicando allo stesso ed alla Soprintendenza Archivistica i risultati della sperimentazione. Si è quindi deciso di aderire alla sperimentazione dal momento che, stabilire un sistema di classificazione dei documenti omogenea per tutti i comuni, riveste una notevole importanza alla luce delle nuove normative che prevedono l interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico tra i vari enti. 3. Tale titolario sarà sperimentato all interno dell Ufficio Protocollo - Archivio a partire dall 1 gennaio 2004 fino alla data che sarà stabilita e comunicata dal Gruppo di Lavoro per la raccolta dei risultati relativi alla sperimentazione e la successiva decisione sul rendere definitivo o meno l utilizzo del titolario. TITOLO XII ALLEGATI N. 1. RIFERIMENTI NORMATIVI N. 2. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE N. 3. MASSIMARIO DI SCARTO 13

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