INFORMAZIONI PRIVACY PER GLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEL CAF CNA

Transcript

1 INFORMAZIONI PRIVACY PER GLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEL CAF CNA - D. Lgs n. 196/03 - Decreto Dirigenziale 31/7/98 Agenzia delle entrate - Provv. Dirett. 10/6/2009 Agenzia delle entrate - Parere Garante su schema di provvedimento del Direttore dell Agenzia per l accesso alla dichiarazione precompilata - 19 febbraio Provv. Dirett. 23/2/2015 Agenzia delle entrate AGGIORNAMENTO OTTOBRE 2016

2 ORGANIGRAMMA 2

3 DEFINIZIONI 3 Titolare del trattamento È la persona fisica, giuridica, ente, associazione, cui compete la decisione sulle finalità, modalità e mezzi del trattamento e sugli strumenti utilizzati (ivi compreso il profilo della sicurezza) Sotto il profilo civilistico del risarcimento danni ne risponde l impresa Sotto il profilo penale la responsabilità è sempre personale e, in prima istanza, ne risponde chi ha la rappresentanza legale della società

4 DEFINIZIONI 4 Responsabile del trattamento Il Responsabile può essere interno ( Responsabile interno per la protezione dei dati personali ; «Responsabile del trattamento di sede operativa provinciale») o esterno (Ocean Tools srl con funzioni di AdS; Sixtema Spa con funzioni di AdS; Media Srl; Studio Donati; Gruppo Servizi Nazionale S.r.l.) È la persona fisica o giuridica preposta dal titolare del trattamento. Discrezionalmente il titolare può decidere se designare un responsabile cui delegare compiti e responsabilità (anche in ordine alla sicurezza) Se lo designa, deve farlo con atto scritto contenente precise istruzioni analitiche

5 DEFINIZIONI 5 Caratteristiche del responsabile Il soggetto deve avere esperienza, capacità ed affidabilità che forniscano idonea garanzia del pieno rispetto e delle disposizioni di legge e delle istruzioni del titolare in materia di trattamento La designazione non libera il titolare da tutti gli adempimenti né da tutte le responsabilità, quanto meno in ordine al controllo periodico ed alla vigilanza sulla puntuale osservanza delle disposizioni di legge e delle istruzioni impartite

6 TRATTAMENTI 6 Raccogliere e dare informazioni al telefono Archiviare documenti Inviare o ricevere un fax Inserire dati al computer

7 DATI PERSONALI 7 Dato personale è qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale

8 DATI SENSIBILI 8 L utilizzo di certe informazioni in passato ha dato vita ad una serie di discriminazioni concorri anche tu ad evitarle per il futuro. Attenzione quando tratti dati sensibili!

9 DESIGNAZIONE INCARICATO (art. 30 Codice privacy) 9 Il trattamento di dati personali con o senza gli strumenti elettronici è consentito solo al personale designato per iscritto quale incaricato. La lettera d incarico precisa l ambito di trattamento consentito e contiene le istruzioni scritte cui devi attenerti.

10 SENSIBILIZZAZIONE INCARICATI 10 Le istruzioni sono disposizioni tassative del titolare o del responsabile. La loro violazione può portare a: - risarcimento danni - sanzioni amministrative o penali a carico del titolare (che potrà rivalersi anche sulle strutture convenzionate laddove si riscontrino comportamenti dolosi o gravi)

11 SENSIBILIZZAZIONE INCARICATI 11 Nello svolgimento dei compiti e delle funzioni affidate presta attenzione alla responsabilità che può derivare dall acquisizione direttamente dall interessato o attraverso i siti consultabili dell Agenzia dell entrate di informazioni e dati personali.

12 INFORMATIVA E CONSENSO 12 Ogni interessato ha diritto di sapere a quali fini vengono trattati i suoi dati personali e in che modo (cartaceo informatico). L informativa serve a questo scopo e pertanto è apposta a cura del responsabile nei locali dove si svolge l attività. Verificare che l informativa venga sempre rilasciata unitamente ai modelli di dichiarazione (730-ISEE-RED -INV CIV) e siano acquisiti i consensi necessari per l esecuzione del servizio.

13 DIRITTO DI ACCESSO AI DATI 13 Ogni interessato ha diritto di sapere se esistono suoi dati personali, in che modo e per quali fini sono trattati e chiedere rettifiche o cancellazioni. Se un interessato si rivolge direttamente a te per far valere questo diritto: chiedigli che esibisca un documento di riconoscimento; attieniti ad eventuali istruzioni o programmi appositi per il riscontro all interessato; in mancanza, rivolgiti celermente al titolare o al responsabile o al collega incaricato espressamente per il riscontro.

14 DELEGA PRELIEVO 730 PRECOMPILATO 14 Il prelievo del 730 precompilato predisposto dall Agenzia delle entrate può essere affidato al CAF con apposita delega. Occorre acquisire la delega del cliente ed il suo documento d identità verificando che abbia sottoscritto anche il consenso al trattamento dei dati contenuti nel 730 precompilato. Provvedimento del 23/2/2015.

15 DELEGA PRELIEVO 730 PRECOMPILATO Per poter prelevare il 730 precompilato occorre indicare i seguenti ulteriori dati 15 Provvedimento del 23/2/2015. La delega ed il documento d identità devono essere conservati in forma cartacea o informatica archiviandoli attraverso la procedura 730. Se richiesti dall Agenzia delle entrate devono essere esibiti al CAF nazionale entro 24 ore.

16 DELEGA PRELIEVO 730 PRECOMPILATO 16 Tutte le deleghe acquisite nella procedura vengono registrate in un registro nazionale e numerate progressivamente. Provvedimento del 23/2/2015. Se il 730 precompilato viene acquisito on line tramite il PIN rilasciato dal CAF CNA occorre informarne il Responsabile del trattamento della sede operativa provinciale che deve predisporre localmente il registro, secondo lo schema nazionale

17 DELEGA PRELIEVO CU (CERTIFICAZIONE UNICA) 17 Il prelievo della CU (certificazione unica) predisposta dall INPS o da NOI PA può essere affidato al CAF con apposita delega. Occorre acquisire la delega del cliente ed il suo documento d identità verificando che abbia sottoscritto anche il consenso al trattamento dei dati contenuti nella CU.

18 MISURE MINIME DI SICUREZZA 18 Se devi assentarti dall ufficio per un caffè, o prima di andare a casa riponi le pratiche nell armadio, nello schedario, nella scrivania, negli appositi contenitori e chiudili a chiave!

19 MISURE MINIME DI SICUREZZA 19 Fai rispettare le distanze di cortesia perché non tutti amano far conoscere i propri interessi!!!

20 MISURE MINIME DI SICUREZZA 20 Quando spedisci una o quando invii un fax o un Sms devi essere certo dell indirizzo o del numero del destinatario.

21 GESTIONE DELLE PASSWORD (regole di carattere generale) La parola chiave sul tuo computer è uno strumento di garanzia anche per te La tua parola chiave, composta da almeno otto caratteri, devi modificarla almeno ogni 3 mesi e non deve contenere riferimenti a te agevolmente riconducibili 21 roberto vitale roberto

22 GESTIONE DELLE PASSWORD (regole di carattere generale) Nel caso che durante tua prolungata assenza o impedimento dal lavoro fosse richiesto un intervento immediato sul tuo computer, una persona individuata (e portata a tua conoscenza) potrà effettuarlo limitandosi allo strettamente necessario e rilasciandotene comunicazione. 22 Son dovuto intervenire sul tuo computer perché aveva contratto un virus! Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza

23 GESTIONE DELLE PASSWORD (regole di carattere generale) Non lasciare incustodito il tuo computer senza aver attuato le idonee precauzioni (attivazione di screen saver, chiusura di porta a chiave) qualcuno in tua assenza potrebbe accedervi e farti brutti scherzi!!! 23 Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza

24 GESTIONE DELLE PASSWORD (regole di carattere generale) perciò se devi assentarti dall ufficio mentre stai trattando dati col computer accertati che sia in funzione lo screen saver con protezione password, oppure spegni il computer. 24 Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza

25 PASSWORD PROCEDURE WEB 25 L accesso alle procedure web richiede username e password assegnate a te Devi effettuare il rinnovo della password ogni 2 mesi. Trascorsi i termini inutilmente il rinnovo deve essere richiesto al Roberto Vitale riveste anche il ruolo di e può prendere visione di alcuni dati relativi alla tua attività

26 GESTIONE DELLE PASSWORD (regole di carattere generale) La sospensione di una sessione di lavoro dopo un certo periodo di tua inattività (anche se può risultare una vera e propria scocciatura) è una tua ulteriore garanzia perché evita l accesso eventuale di terzi non autorizzati all utilizzo dello strumento! 26 NELLE PROCEDURE WEB LA SOSPENSIONE AVVIENE OGNI 30 MINUTI!

27 UTILIZZO SUPPORTI REMOVIBILI 27 Ricorda che per poter utilizzare supporti removibili dovrai essere autorizzato Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza Da non confondersi con procedure di salvataggio dati! con semplici supporti in pochi istanti possono essere trafugate informazioni importanti senza che nessuno se ne accorga.

28 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 28 La possibilità di accedere a luoghi dove vengono trattati o conservati dati è limitata al personale incaricato o a visitatori da questi accompagnati. Se dovessi vedere estranei aggirarvisi indisturbati durante l'orario d'ufficio intervieni (... o quanto meno evidenzia la circostanza immediatamente ai colleghi preposti)

29 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 29 Se devi attardarti per lavorare in ufficio o devi partecipare a riunioni serali in luoghi dove sono presenti archivi dovrai essere autorizzato e registrato: questo è quanto viene richiesto dalla legge!

30 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 30 Pertanto per l accesso e la gestione degli archivi dopo l orario di chiusura dovrai utilizzare la scheda predisposta! Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza

31 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 31 Ricordati che le dichiarazioni e la relativa documentazione vanno conservate distintamente dalla documentazione per altre attività del Caf La pratica 730 va separata dalle altre pratiche del Caf (es.: Isee) e da quelle della struttura convenzionata (es.: Unico) Anche eventuali copie di back up di file contenenti dati degli interessati dovranno essere conservate in appositi spazi ad accesso riservato

32 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 32 La conservazione di documenti contenenti dati sensibili va distinta da quella di altri tipi di documenti nella cartella contribuente Le schede del 5, dell 8 e del 2 per mille devono essere conservate separatamente dagli altri documenti in un apposito raccoglitore

33 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI) 33 L archiviazione digitale della documentazione può evitare che i dati sensibili (escluse schede 5, 8 e 2 per mille) siano distinti dagli altri tipi di documenti nella cartella contribuente poiché i dati digitalizzati sono archiviati in server ad accesso riservato ai soli incaricati Per l archiviazione e conservazione della documentazione sono stati predisposti adeguati sistemi di sicurezza

34 ACCESSO E GESTIONE ARCHIVI 34 La conservazione dei dati va effettuata nei modi e per i tempi previsti dalle norme vigenti La documentazione deve essere conservata, a norma di legge, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, termine entro il quale gli uffici possono effettuare accertamenti Le schede per il 5, 8 e 2 per mille devono essere conservatae fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione La DSU acquisita, in formato cartaceo o elettronico, deve essere conservata per un periodo di 2 anni dalla data di trasmissione dei dati all INPS Per i servizi connessi all ISEE, i dati ed i documenti acquisiti, in formato cartaceo o elettronico, devono essere conservati per il periodo previsto dalle convenzioni sottoscritte a livello locale con gli enti erogatori dei benefici. I dati e la documentazione acquisiti, in formato cartaceo o elettronico, devono essere conservati per un periodo non inferiore a 10 anni I dati e la documentazione acquisiti, in formato cartaceo o elettronico, devono essere conservati per un periodo non inferiore a quello della prescrizione del diritto alla ripetizione dell'indebito (10 anni)

35 DISTRUZIONE DEI DATI 35 Distruggi con attenzione i documenti contenenti informazioni personali e sensibili quando non sono più indispensabili, oppure adotta le procedure che ti sono state indicate. Regola condivisa con struttura convenzionata d appartenenza

36 DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA 36 Periodicamente CAF CNA redige un in cui vengono individuati e portati a conoscenza degli incaricati: i rischi che incombono sui dati; le misure disponibili per prevenire i danni; gli aspetti della legge privacy più rilevanti; le responsabilità che ne derivano. Il DPS volontario è consultabile presso il sito di CAF CNA S.R.L.

37 PROCEDURE DI CONTROLLO INTERNO 37 Tra i compiti del titolare del trattamento vi sono: - il controllo sull applicazione (es. misure di sicurezza applicate); - il controllo sulla conoscenza della normativa privacy. Saltuariamente pertanto potrebbero essere effettuati dei controlli sul grado di conoscenza della normativa (anche tramite questionari) nel corso dei quale siamo a richiederti la massima attenzione e collaborazione.

38 VERIFICHE ISPETTIVE DEL GARANTE 38 In caso di verifica ispettiva del Garante o del nucleo speciale privacy della Gdf, oltre a dimostrare sempre nei loro confronti un atteggiamento collaborativo, è importante che tu sia consapevole della pericolosità di quanto potrà essere dichiarato in quella sede. Pertanto rileggi attentamente le presenti informazioni, e segui le istruzioni pratiche che abbiamo predisposto sull argomento.