LA DIRIGENTE SCOLASTICA

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1 1 ISTITUTO D ISTRUZIONE SUPERIORE G. PEANO C/da Fontanelle MARSICO NUOVO (PZ) Tel Fax C. F C. M. PZIS01900C peo: pzis01900c@istruzione.it- pec: pzis01900c@pec.istruzione.it Sede Associata LICEO STATALE MARSICO NUOVO (PZ) Indirizzi: liceo Scientifico-Liceo Scientifico opzione Scienze Applicate Liceo Linguistico C/da Fontanelle - Tel Fax C.M. PZPS01901V Sede Associata: LICEO STATALE VIGGIANO (PZ) Indirizzi: Liceo Classico- Liceo delle Scienze Umane Via Aldo Moro,71 - Tel. - Fax C. M. PZPC01901Q A TUTTI I DOCENTI AL PERSONALE ATA AL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI (DSGA) ALL ALBO ON LINE AGLI ATTI OGGETTO: Lettera di incarico per il trattamento dei dati al personale scolastico. LA DIRIGENTE SCOLASTICA Visto il D.Lgs 196/2003 "Codice in materia di protezione dei datí personali", che d'ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come "Codice"; Premesso che ai sensi dell'art. 28 del Codice nel presente atto, Titolare dei dati personali trattati da parte di questo istituto è l'istituto stesso, di cui la sottoscritta è Legale Rappresentante pro- tempore; L'art, 30 del Codice impone di nominare gli Incaricati del trattamento dei dati personali; L'art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure individuate dall'allegato B del Codice stesso; Considerato che occorre defìnire le misure minime di sicurezza per l'attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per I'esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati; la nomina a incaricato non implica I'attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un'autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento; DECRETA 1) di designare il personale scolastico (Docente, ATA comprendente anche Assistenti tecnici, collaboratori scolastici) quale Incaricato del trattamento dei dati personali relativi aqli Alunni; 2) che anche docenti esterni, tirocinanti o soggetti che su incarico vengono a contatto con alunni e personale dell'istituto o che comunque sono incaricati ufficialmente di funzioni nella scuola (esami, corsi, concorsi, attività integrative, laboratori ed altro), entrino a pieno titolo in questa categoria;

2 3) di dare atto che ogni dipendente che cessa di far parte di questa unità organizzativa cessa automaticamente dalla funzione di Incaricato; che ogni nuovo dipendente che entra a far parte di questa unità organizzativa assume automaticamente la funzione di incaricato, che in un determinato momento I'elenco degli incaricati appartenenti a questa categoria corrisponde all'elenco dei dipendenti validamente in servizio che ne fanno parte; 4) di autorizzare questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati personali con cui entrino comunque in contatto nell'ambito dell'espletamento dell'attività di loro competenza e in particolare di poter consultare il fascicolo personale degli alunni e qualunque documento necessario per I'attività istituzionale; 5) di autorizzare il Personale Docente a trattare i dati sensibili e giudiziari con cui vengano a contatto durante l'attività di loro competenza nell'ambito dell'istituto; 6) di indicare, per il Personale Docente, quali misure di sicurezza da applicare tassativamente nel trattamento dei dati personali in genere, nella gestione di banche dati cartacee, all interno delle lettere di incarico: 7) fermi restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell'ambito delle attività d'ufficio, di disporre sotto vincolo disciplinare I'obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni per tutto il Personale Docente; 8) di dare atto che l'allegato "Regolamento sull uso del registro elettronico" fa parte integrante del presente documento. 9) Di consegnare, all'atto dell'assunzione in servizio, a ogni nuovo componente anche temporaneo del Personale Docente, copia della presente lettera d'incarico e relativi allegati. 10) Di impartire le seguenti Istruzioni Generali: Gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: 2 L'obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel caso dell incarico deve permanere, in ogni caso, anche quando sia venuto meno l'incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge ). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare (o del Responsabile) e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento dei dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell'art. 1 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita I'acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall'interessato. Si ricorda che ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall'apposita informativa all'interessato di cui all'art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento.

3 I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E' vietata all incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. 3 Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una noma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti (anche tuttora in lavorazione e non definitivi) ed i supporti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura o nel fascicolo digitale della documentazione riservata accessibile al solo dirigente. Trattamenti di dati inerenti la salute I supporti ed i documenti recanti dati relativi alla salute e alle abitudini sessuali devono essere conservati separatamente in contenitori muniti di serratura o nell archivio digitale come documentazione riservata. Elenco misure di protezione dei dati relative al trattamento da parte dei docenti Procedura di Protezione Dati: registri on line Rispetto al registro cartaceo il trattamento dati non è cambiato: il registro elettronico gestisce alcune informazioni personali riguardanti gli studenti (assenze, ritardi, giustificazioni, voti, note disciplinari), nel rispetto delle regole sulla privacy a scuola dettate dal Garante. Regole per l'utilizzo coretto del registro on line Tutte le operazioni relative all'uso della rete sono improntate alla tutela della privacy. I docenti sono nominati addetti al trattamento dati per quanto riguarda gli alunni loro affidati. Per l'attività amministrativa sono adottate le misure previste dal D.P.R. 318/1999: password, codice identificativo personale per ogni utente, antivirus, protezione e regolamentazione degli accessi ai locali che ospitano i dati riservati o in cui si trovano le postazioni di lavoro Ogni docente per accedere al Registro elettronico deve inserire le proprie credenziali: username e password. La password assegnata inizialmente al docente deve essere cambiata al primo utilizzo e deve essere assolutamente riservata, non può essere comunicata in nessun caso ad un'altra persona. In caso di smarrimento della password, deve essere informata per iscritto la segreteria dell lstituto che provvederà in forma riservata al recupero della stessa. La password: non deve contenere la username come sua parte;

4 4 non deve essere simile alla precedente; non deve contenere elementi (nome, data di nascita) riconducibili al docente stesso; deve contenere almeno 8 caratteri numerici e alfabetici. Il Docente della prima ora di lezione è tenuto a collegare il dispositivo alla rete ed entrare nel registro elettronico anche se usa un proprio dispositivo. Se la classe non è entrata alla prima ora, questo compito spetta all insegnante della prima ora effettiva di lezione. Al docente della prima ora compete la registrazione delle assenze, dei ritardi, della giustificazione delle assenze. Ogni Docente alla fine dell utilizzo del suo registro elettronico deve assicurarsi di aver chiuso il proprio account prima di lasciare la postazione. Il Docente dell ultima ora effettiva di lezione deve aver cura di chiudere il registro ed il computer. I collaboratori scolastici presso il Liceo di Viggiano devono aver cura di chiudere in ogni aula l armadietto contente il computer, custodendone le chiavi. Presso il Liceo di Marsico Nuovo i collaboratori scolastici devono ritirare i PC dalle aule e riporli nell apposita cassaforte. I Docenti sono tenuti alla lettura e alla registrazione immediata delle circolari destinate alla classe. La segreteria provvederà ad un tempestivo invio degli avvisi. Le assenze, i ritardi, le note disciplinari e gli argomenti delle lezioni devono essere inseriti sul registro elettronico della Classe esclusivamente dal Docente presente in aula in modo attento e responsabile evitando registrazioni mancati o erronei inserimenti (es. firma su un ora non corretta). I voti, le assenze, i ritardi e gli argomenti delle lezioni devono essere inseriti nel registro elettronico personale soltanto dal docente interessato. Se temporaneamente in classe non è disponibile un dispositivo che permetta l'utilizzo del registro elettronico o se quello presente non funziona, il Docente ne deve richiedere uno di riserva al personale tecnico; in mancanza, annoterà argomenti, voti e altro sul registro cartaceo del docente e della classe fornito dalla segreteria. In caso di malfunzionamenti e anomalie che impediscano l'utilizzo del registro elettronico, il Docente deve avvertire immediatamente i tecnici e/o i responsabili ed il Dirigente Scolastico e comunque annotare argomenti, assenze, ritardi e giustificazioni sull agenda cartacea. l voti relativi alle valutazioni orali vanno inseriti sul Registro elettronico in via generale nell'arco della giornata e comunque entro sette giorni dall evento. I voti relativi alle prove scritte e pratiche devono essere inseriti sul Registro elettronico entro venti giorni dalla data di svolgimento delle prove stesse. I genitori potranno accedere al registro elettronico per conoscere i voti, le assenze, i ritardi, le uscite, le note disciplinari e le comunicazioni riguardanti il proprio figlio attraverso proprie credenziali. Se la famiglia non dispone di un dispositivo idoneo alla consultazione del registro elettronico, l Istituto ne metterà a disposizione uno presso la propria sede secondo un orario da che verrà reso noto con apposita comunicazione; il personale della Segreteria è a disposizione delle famiglie per fornire chiarimenti e facilitare l utilizzo del Registro elettronico. I Docenti ed il personale ATA che vengono a conoscenza dei dati personali contenuti nel registro elettronico sono tenuti alla massima riservatezza. I dati del registro elettronico non possono essere inseriti, modificati o cancellati dalle persone non autorizzate. Il trattamento illecito dei dati viene sanzionato in modo severo dalle leggi vigenti.

5 I dati del registro elettronico non possono essere inseriti cancellati o modificati da persone non autorizzate perché sarebbero perseguite penalmente e civilmente a norma di legge. Il registro dei verbali del consiglio di classe e qualunque altro registro di verbali, affidato per la scrittura, la firma o la consultazione deve essere mantenuto protetto da accessi non autorizzati e riconsegnato quanto prima alla Dirigente o ai collaboratori della dirigente scolastica perché lo ripongano in luogo sicuro Procedura di Protezione Dati Certificazioni mediche e informazioni sullo stato di salute degli alunni I dati personali in grado di rivelare lo stato di salute sono classificati "sensibili" e quindi protetti dalla visione di terzi. Eventuali certificati medici vanno visionati solo se necessario, e subito conservati nell apposito fascicolo. A volte il docente ottiene informazioni su particolari, anche gravi, problemi di salute dell'alunno che possono presentarsi durante le lezioni, in alcuni casi con grave rischio per la vita dell'alunno (allergie con pericolo di grave shock anafilattico, asma grave con pericolo di soffocamento, diabete grave, epilessia, cardiopatie gravi, ecc.) o imbarazzanti (disturbi di continenza ecc.), messe a disposizione dai genitori o dall'interessato. Se l'informazione è orale l'insegnante è tenuto al riserbo. Se esiste qualche comunicazione scritta trattasi di dato sensibile e va trattato con particolari cautele, chiedendo al Titolare del trattamento (Dirigente scolastica) o al Responsabile (DSGA) come fare. Anche informazioni su particolari diete seguite dall'alunno o per motivi di salute o per motivi religiosi sono da considerare dato sensibile, pertanto va rivelato soltanto nei casi strettamente necessari ed omettendone la ragione. Nel caso di alunni portatori di handicap che incide sulla didattica, la visione e la detenzione della relativa documentazione per integrazione è un dato di massima sensibilità in quanto idoneo a rivelare lo stato di salute. Pertanto i documenti dovranno essere visionati soltanto dai docenti e personale strettamente necessario, conservati con elevata cautela, consegnati in segreteria in busta chiusa su cui sarà annotato nome dell'interessato, descrizione del contenuto, data e l'annotazione "Da conservare separatamente in armadio sicuro". Al suo posto, insieme agli altri elaborati si metterà un foglio con l annotazione del luogo di conservazione Procedura di Protezione Dati: gestione degli elenchi degli alunni Anche gli elenchi contenenti soltanto dati anagrafici degli alunni godono di protezione da parte del D.Lgs 196/2003. Pertanto possono essere consegnati a terzi, soprattutto privati, esclusivamente per attività istituzionali della scuola. Va comunque previamente chiesta l'autorizzazione al Dirigente perché potrebbe costituire atto illegittimo. Procedura di Protezione Dati: gestione di documenti scolastici In generale qualunque documento scolastico che contenga dati personali di qualcun altro è sottoposto dal D.Lgs 196/2003 a una qualche forma di protezione, quindi va custodito in modo che nessun altro possa visionarlo, copiarlo o impadronirsene. Se non c'è motivo di detenerlo, va riconsegnalo in segreteria per l'archiviazione. La dirigente scolastica Prof.ssa Serafina Rotondaro Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del Codice dell Amministrazione digitale e norme ad esso connesse 5