Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Massa, 17 ottobre 2013

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1 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Massa, 17 ottobre 2013 Prot. n.3769 Del 17/10/2013 Circolare n 69 Al DSGA A tutti i docenti Al personale ATA Alle famiglie degli alunni Albo pretorio Bacheca privacy dei plessi Oggetto: D.Lgs. 196/2003 Si rende noto che sono affissi all Albo del sito internet dell Istituto: i seguenti documenti relativi all oggetto: nomina del responsabile del trattamento dei dati personali (DSGA) nomina del custode dei codici di accesso agli strumenti elettronici DSGA) nomina incaricati del trattamento dei dati personali (tutti i docenti) nomina incaricati del trattamento dei dati personali (nomina del DSGA ad Assistenti Amministrativi) nomina incaricati del trattamento dei dati personali (nomina del DSGA a Collaboratori scolastici) informativa ex art.13 D.Lgs n. 196/2003 per il trattamento dei dati personali del personale dipendente (tutto il personale docente e ATA) informativa ex art. 13 D.Lgs. n.196/2003 per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie misure organizzative adottate dall'istituzione scolastica in materia di trattamento e gestione dei dati personali Si precisa che la nomina degli incaricati al trattamento dei dati personali in qualità di membri degli Organi collegiali sarà inviata dopo il rinnovo degli Organi Collegiali dell Istituto. Tutto il personale dovrà prenderne visione e apporre la propria firma per presa visione nella copia in cartaceo che perverrà alle Scuole ; sarà cura dei responsabili di plesso, appena raccolte tutte le firme, consegnarle alla Segreteria e comunque entro e non oltre il 31/10/2013. IL DIRIGENTE SCOLASTICO Dott.ssa Tiziana LAVAGGI

2 Prot. n. 3761/A23 Del 17/10/2013 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Nomina del Responsabile del trattamenti dei dati personali trattati nella scuola Il DIRIGENTE SCOLASTICO Visto - il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice Premesso che - Ai sensi dell art. 28 del Codice nel presente atto, Titolare dei dati personali trattati da parte di questo Istituto è l Istituto stesso, di cui il sottoscritto è Legale Rappresentante protempore - L art. 29 del Codice consente la facoltà di nominare uno o più Responsabili di tutti o parte dei trattamenti. - L art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure minime individuate dall allegato B del Codice stesso considerato che - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati - l articolazione organizzativa dell Istituto è fondata su 5 unità : collaboratori del Dirigente Scolastico, personale docente (compresi docenti esterni ufficialmente incaricati di esami o altre funzioni presso l Istituto), personale di segreteria, personale ausiliario (Collaboratori scolastici) e membri (anche esterni alla scuola) degli Organi Collegiali ritenuto che il DGSA, sig. Valerio Valeri abbia adeguate capacità professionali, esperienza e affidabilità, tali da fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, determina 1) Di designare il DGSA, sig Valerio Valeri, quale Responsabile dei trattamenti di dati svolti dall unità organizzativa segreteria (Assistenti Amministrativi ) e dall unità operativa personale ausiliario (collaboratori scolastici ) nei seguenti capitoli: a) Alunni Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A. b) Personale dipendente - Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A. c) Collaborazioni professionali - Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A. d) Acquisti e fornitori- Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A. e) Gestione finanziaria e del bilancio- Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A.

3 f) Gestione Istituzionale e Protocollo- Dati personali trattati da Assistenti Amministrativi e D.G.S.A. g) Trattamenti di dati personali effettuati da Collaboratori Scolastici e Personale Ausiliario 2) Di autorizzare il Responsabile a trattare tutti i dati personali con cui entri comunque in contatto nell ambito dell espletamento dell attività di sua competenza contenuti nelle banche dati, in archivi cartacei anche frammentari, nelle memorie dei computers, negli archivi dell intera scuola e dei dati personali comunque raccolti 3) Di autorizzare il Responsabile a trattare i dati sensibili e giudiziari con cui venga a contatto durante l attività di sua competenza nell ambito dell Istituto 4) Di dare atto che il documento contenente le misure organizzative dell Istituto fa parte integrante del presente documento, 5) Di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/2003 ed altri materiali informativi [il quadro ragionato della normativa e le istruzioni] 6) Di dargli le seguenti direttive di tipo generale, che sarà suo compito tradurre in dettagliate istruzione operative, calandole negli specifici contesti lavorativi: a) nominare con propria determina gli Incaricati dei trattamenti di cui viene nominato Responsabile b) provvedere a organizzare ed istruire in forma scritta gli Incaricati a lui sottoposti, in particolare dando piena concretezza operativa alle Procedure di protezione dei dati contenute c) di organizzare gli archivi cartacei in modo da garantire adeguata protezione dei dati, anche in relazione al loro grado di sensibilità e di delicatezza, nonché di garantirne la protezione da eventi che potrebbero danneggiare o far perdere documenti d) di organizzare la gestione dei computers e dei dispositivi elettronici che trattano dati personali e i relativi elettronici in modo da garantire adeguata protezione dei dati, anche in relazione al loro grado di sensibilità e di delicatezza, nonché di garantirne la protezione da eventi che potrebbero danneggiare o far perdere documenti e) di prendere le misure opportune per evitare accessi o intrusioni fisiche o tramite internet ai dati personali f) per quanto non espressamente citato, di dare piena attuazione al Codice g) di collaborare col Titolare nella predisposizione dei documenti necessari. h) di collaborare col Titolare nella predisposizione di attività formative degli Incaricati, mediante riunioni, corsi o distribuzione di materiali illustrativi delle norme. i) di gestire l ingresso, all atto dell assunzione in servizio, dando a ogni nuovo componente anche temporaneo dell unità organizzativa in oggetto copia della presente determina e i relativi allegati e di provvedere affinché riceva un adeguata formazione individuale. 7) Di impartire le seguenti Istruzioni Generali, che deve applicare e far applicare: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare (o del Responsabile, se nominato) e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali.

4 Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Ogni acquisizione di dati dev essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui all art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti (anche tuttora in lavorazione e non definitivi) ed i supporti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura e non devono essere lasciati incustoditi in assenza dell incaricato. Trattamenti di dati inerenti la salute: i supporti ed i documenti recanti dati relativi alla salute e alle abitudini sessuali devono essere conservati separatamente in contenitori muniti di serratura. Il Responsabile del trattamento dei dati D.S.G.A. Valerio Valeri Il Titolare del trattamento dei dati D.S.Dott.ssa Tiziana Lavaggi

5 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n. 3762/A23 Del 17/10/2013 Nomina del custode dei codici di accesso agli strumenti elettronici Il DIRIGENTE SCOLASTICO Dott.ssa TIZIANA LAVAGGI in qualità di rappresentante legale dell ISTITUTO COMPRENSIVO ALFIERI BERTAGNINI DI MASSA, titolare del trattamento dei dati ai sensi del D.L.vo N. 196 del 30/06/2003, considerato quanto disposto dal punto 10 del Disciplinare tecnico, allegato B) del D.Lgs. n. 196/2003 in materia di misure minime di sicurezza, con la presente nomina il DSGA sig. VALERIO VALERI incaricato della custodia dei codici di accesso con i seguenti compiti: predisporre, per ogni incaricato del trattamento (qualora nominato) di dati in formato elettronico, una busta sulla quale è indicato lo User-Id utilizzato e al cui interno è contenuta la Password usata per accedere ai dati; ricevere periodicamente, dagli incaricati del trattamento di dati personali con elaboratori elettronici, la busta chiusa contenente la nuova parola chiave da essi elaborata e che essi hanno provveduto a sostituire autonomamente con la prevista periodicità; custodire le parole chiave scelte dagli incaricati del trattamento di dati personali con elaboratori elettronici in luogo sicuro e protetto; nel caso in cui il titolare del trattamento abbia la necessità indifferibile di accedere ad un elaboratore in caso di prolungata assenza o impedimento dell incaricato che lo utilizza abitualmente (per malattia, ferie, etc.), consegnare al titolare stesso la busta contenente la parola chiave dell elaboratore, sul quale egli (custode) può intervenire unicamente per necessità di operatività e sicurezza del sistema informativo (ad esempio interventi di riparazione, assistenza, ecc); informare tempestivamente l incaricato del quale, in sua assenza, è stata consegnata la parola chiave al titolare del trattamento, affinché questi provveda immediatamente alla sostituzione della parola chiave e la consegni al custode in una nuova busta chiusa. L incaricato della custodia dei codici di accesso dichiara di essere a conoscenza di quanto stabilito dal D.lgs N. 196 del 30/06/2003 ed in particolare: di conoscere e impegnarsi a rispettare quanto indicato nell'allegato B del Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza ; di attenersi agli obblighi di assoluta riservatezza connessi al suo incarico; di rispettare il divieto assoluto di non comunicare e non diffondere a terzi non autorizzati le informazioni e i dati personali di cui sia venuto a conoscenza. Il Responsabile del trattamento dei dati D.S.G.A. Valerio Valeri Il Titolare del trattamento dei dati D.S.Dott.ssa Tiziana Lavaggi

6 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n.3763/a23 Del 17/10/2013 Nomina dei docenti incaricati del trattamento dei dati personali ex D.Lgs. n. 196/2003 IL DIRIGENTE SCOLASTICO VISTO il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, nel seguito indicato sinteticamente come Codice, ed in particolare gli artt. 28 (titolare del trattamento), 29 (responsabile del trattamento) e 30 (incaricati del trattamento); CONSIDERATO che questo Istituto è titolare - ex art. 28 del Codice - del trattamento dei dati personali di alunni, genitori, personale dipendente, fornitori, enti e associazioni e qualunque altro soggetto, sia persona fisica che privata, che abbia rapporti con l Istituto medesimo e che a questo conferisca, volontariamente o per obbligo, propri dati personali; CONSIDERATO che la titolarità del trattamento dei dati personali è esercitata dallo scrivente Dirigente dell Istituto, in qualità di legale rappresentante dello stesso; CONSIDERATO che il responsabile del trattamento dei dati è in questo Istituto e il DSGA CONSIDERATO che l art. 30 del Codice dispone che le operazioni di trattamento dei dati possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile attenendosi alle istruzioni impartite e che la designazione va fatta per iscritto; CONSIDERATO che la SS.LL, in servizio presso questo Istituto come docenti (in tale ambito, ai fini del presente incarico, si fa rientrare anche il personale di sostegno e i docenti esterni incaricati ufficialmente di funzioni nella scuola quali ad esempio esami, corsi, e attività integrative), per l espletamento delle Loro funzioni, hanno necessità di venire a conoscenza e di trattare dati personali relativi agli alunni di questa Istituzione Scolastica, fermi restando gli obblighi e le responsabilità civili e penali; DESIGNA Tutti i docenti di Scuola dell Infanzia, di scuola Primaria e di Scuola secondaria di 1^grado INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI in relazione alle operazioni di elaborazione di dati personali, su supporto cartaceo e/o elettronico, ai quali le SS.LL. hanno accesso nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. In particolare, in qualità di Docenti le SS.LL sono incaricate delle operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, modifica, connesse alle seguenti funzioni e attività svolte: Alunni e genitori 1. attività didattica e partecipazione agli organi collegiali; 2. valutazione alunni;

7 3. tenuta documenti e registri di attestazione dei voti e di documentazione della vita scolastica dello studente, nonché delle relazioni tra scuola e famiglia quali ad esempio richieste, istanze e corrispondenza con le famiglie; 4. in questo quadro: rapporti con famiglie e alunni in situazione di disagio psico-sociale; ricezione di certificati medici relativi allo stato di salute degli alunni; 5. redazione e aggiornamento del documento di valutazione e orientamento 6. eventuali contributi e/o tasse scolastiche versati da alunni e genitori; 7. adempimenti connessi alle visite guidate e ai viaggi d istruzione; 8. conoscenza di dati relativi a professioni di fede religiosa; 9. attività didattiche relative ad alunni disabili; 10. eventuali adempimenti connessi al rapporto di pubblico impiego (quali, per es.,. registrazione presenze, attestazioni inerenti lo stato del personale). Si rende noto inoltre che le operazioni sopra descritte vanno rigorosamente effettuate tenendo presenti le istruzioni operative che seguono: il trattamento dei dati personali cui le SS.LL. sono autorizzate ad accedere deve avvenire secondo le modalità definite dalla normativa in vigore, in modo lecito e secondo correttezza e con l osservanza - in particolare - delle prescrizioni di cui alla Parte I, Titolo III, Capo II, del Codice (Regole ulteriori per i soggetti pubblici) e alla Parte II, Titolo VI (Istruzione); il trattamento dei dati personali è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali della scuola; i dati personali, oggetto dei trattamenti, devono essere esatti ed aggiornati, inoltre devono essere pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali vengono raccolti e trattati; è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia strettamente funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e autorizzata dal responsabile o dal titolare del trattamento. Si raccomanda particolare attenzione al tutela del diritto alla riservatezza degli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali); si ricorda che l obbligo di mantenere la dovuta riservatezza in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso; i trattamenti andranno effettuati rispettando le misure di sicurezza predisposte nell'istituzione scolastica; in ogni operazione di trattamento andrà garantita la massima riservatezza e custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali che non andranno mai lasciati incustoditi o a disposizione di terzi non autorizzati ad accedervi, prendervi visione o ad effettuare qualsivoglia trattamento; nella compilazione e gestione della documentazione, andranno raccolti "dati personali esclusivamente se pertinenti e non eccedenti e, nel caso di dati sensibili, solamente se indispensabili per raggiungere le finalità perseguite. Ciò, con particolare riferimento ai campi nei quali l'alunno potrebbe descrivere alcuni suoi rapporti interpersonali di natura privata o vicende familiari. I riferimenti a tali vicende sono del tutto eventuali, devono rimanere uno strumento didattico per favorire solo la personalizzazione dei processi formativi scolastici". le eventuali credenziali di autenticazione (codice di accesso e parola chiave per accedere ai computer) attribuite alle SS.LL sono personali e devono essere custodite con cura e diligenza; non possono essere messe a disposizione né rivelate a terzi; non possono essere lasciate incustodite, né in libera visione. In caso di smarrimento e/o furto, bisogna darne immediata notizia al responsabile (o, in caso di assenza del responsabile, al titolare) del trattamento dei dati; la parola chiave di accesso alle banche dati elettroniche va modificata al primo utilizzo e poi cambiata ogni tre mesi (sei mesi nel caso non vengano trattati dati sensibili); non può essere inferiore a otto caratteri e non deve contenere riferimenti agevolmente

8 riconducibili al nome dell incaricato;nel caso in cui per l esercizio delle attività sopra descritte sia inevitabile l uso di supporti rimovibili (quali ad esempio Floppy disk e/o CD rom), su cui sono memorizzati dati personali, essi vanno custoditi con cura, né messi a disposizione o lasciati al libero accesso di persone non autorizzate; la suddetta parola chiave, una volta modificata, va comunicata in busta chiusa al DSGA designato custode delle password dalla scrivente; nel caso in cui, per l esercizio delle attività sopra descritte sia inevitabile l uso di supporti rimovibili (quali ad esempio Floppy disk e/o CD rom) su cui sono memorizzati dati personali, essi vanno custuditi con cura, e non vanno messi a disposizione o lasciati al libero accesso di persone non autorizzate; si ricorda inoltre che i supporti rimovibili contenenti dati sensibili e/o giudiziari se non utilizzati vanno distrutti o resi inutilizzabili; si ricorda inoltre che l accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è permesso solo alle persone autorizzate e soggetto a continuo controllo secondo le regole definite dalla scrivente; durante i trattamenti i documenti contenenti dati personali vanno mantenuti in modo tale da non essere alla portata di vista di persone non autorizzate; al termine del trattamento occorre custodire i documenti contenenti dati personali all interno di archivi/cassetti/ armadi muniti di serratura; i documenti della scuola contenenti dati personali non possono uscire dalla sede scolastica, né copiati, se non dietro espressa autorizzazione del responsabile o dal titolare del trattamento; in caso di allontanamento anche temporaneo dal posto di lavoro, o comunque dal luogo dove vengono trattati i dati, l incaricato dovrà verificare che non vi sia possibilità da parte di terzi, anche se dipendenti non incaricati, di accedere a dati personali per i quali era in corso un qualunque tipo di trattamento; le comunicazioni agli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali) dovranno avvenire in forma riservata; se effettuate per scritto dovranno essere consegnate in contenitori chiusi; all atto della consegna di documenti contenenti dati personali l incaricato dovrà assicurarsi dell identità dell interessato o di chi è stato delegato al ritiro del documento in forma scritta. Il Titolare del trattamento dei dati D.S. Dott.ssa Tiziana Lavaggi Da compilare ritagliare e restituire in Segreteria: Il sottoscritto docente della scuola dell Infanzia/primaria/secondaria di 1^grado In servizio presso l I.C. Alfieri Bertagnini di Massa dichiara di aver ricevuto l'incarico per il trattamento dei dati personali nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. data Firma

9 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n. 3764/A23 Del 17/10/2013 Nomina degli assistenti amministrativi incaricati del trattamento dei dati personali ex D.Lgs. n. 196/2003 IL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI VISTO il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, nel seguito indicato sinteticamente come Codice, ed in particolare gli artt. 28 (titolare del trattamento), 29 (responsabile del trattamento) e 30 (incaricati del trattamento); CONSIDERATO che questo Istituto è titolare - ex art. 28 del Codice - del trattamento dei dati personali di alunni, genitori, personale dipendente, fornitori, enti e associazioni e qualunque altro soggetto, sia persona fisica che privata, che abbia rapporti con l Istituto medesimo e che a questo conferisca, volontariamente o per obbligo, propri dati personali; CONSIDERATO che lo scrivente è stato designato dal Dirigente quale Responsabile del trattamento dei dati personali; CONSIDERATO che l art. 30 del Codice dispone che le operazioni di trattamento dei dati possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile attenendosi alle istruzioni impartite e che la designazione va fatta per iscritto; CONSIDERATO che le SS.LL. prestano servizio presso questo Istituto come Assistenti Amministrativi, addetti alla Struttura operativa: Area Segreteria, ferma restando ogni responsabilità civile e penale; DESIGNA Tutti gli assistenti amministrativi INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI in relazione alle operazioni di elaborazione di dati personali, su supporto cartaceo e/o elettronico, ai quali le SS.LL. hanno accesso nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. In particolare, in qualità di addetti alla Segreteria amministrativa della scuola le SS.LL sono incaricate delle operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, comunicazione (nei soli casi autorizzati dal titolare o dal responsabile del trattamento), selezione, estrazione di dati, connesse alle seguenti funzioni e attività dalle SS.LL esercitate: Alunni e genitori 1. gestione archivi elettronici alunni e genitori; 2. gestione archivi cartacei con fascicoli personali alunni; 3. consultazione documenti e registri di attestazione dei voti e di documentazione della vita scolastica dello studente, nonché delle relazioni tra scuola e famiglia quali ad esempio richieste, istanze e corrispondenza con le famiglie; 4. gestione contributi e/o tasse scolastiche versati da alunni e genitori;

10 5. adempimenti connessi alla corretta gestione del Registro infortuni; 6. adempimenti connessi alle gite scolastiche; Personale ATA e Docenti 7. gestione archivi elettronici Personale ATA e Docenti; 8. gestione archivi cartacei Personale ATA e Docenti; 9. tenuta documenti e registri relativi alla vita lavorativa dei dipendenti (quali ad es. assenze, 10. convocazioni, comunicazioni, documentazione sullo stato del personale, atti di nomina dei supplenti, decreti del Dirigente); Contabilità e finanza 11 gestione archivi elettronici della contabilità; 12 gestione stipendi e pagamenti, nonché adempimenti di carattere previdenziale; 13 gestione documentazione ore di servizio (quali ad esempio, registrazione delle ore eccedenti); 14 gestione rapporti con i fornitori; 15 gestione Programma annuale e fondo di istituto 16 corretta tenuta dei registri contabili previsti dal Decreto interministeriale n. 44/2001 e correlata normativa vigente. Protocollo e archivio corrispondenza ordinaria 17. attività di protocollo e archiviazione della corrispondenza ordinaria; Attività organi collegiali 18 eventuale operazione di consultazione e estrazione dati dai verbali degli organi collegiali. Si rende noto, a tal fine, che le operazioni sopra descritte vanno rigorosamente effettuate tenendo presenti le istruzioni operative che seguono: il trattamento dei dati personali cui le SS.LL. sono autorizzate ad accedere deve avvenire secondo le modalità definite dalla normativa in vigore, in modo lecito e secondo correttezza e con l osservanza - in particolare - delle prescrizioni di cui alla Parte I, Titolo III, Capo II, del Codice (Regole ulteriori per i soggetti pubblici) e alla Parte II, Titolo VI (Istruzione); il trattamento dei dati personali è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali della scuola e per gli scopi inerenti all'attività svolta dalle SS.LL.; i dati personali oggetto dei trattamenti devono essere esatti ed aggiornati, inoltre devono essere pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali vengono raccolti e trattati; è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia strettamente funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e autorizzata dal responsabile o dal titolare del trattamento. Si raccomanda particolare attenzione alla tutela del diritto alla riservatezza degli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali); si ricorda che l obbligo di mantenere la dovuta riservatezza in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso. i trattamenti andranno effettuati rispettando le misure di sicurezza predisposte nell'istituzione scolastica; in ogni operazione di trattamento andrà garantita la massima riservatezza e custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali che non andranno mai lasciati incustoditi o a disposizione di terzi non autorizzati ad accedervi, prendervi visione o ad effettuare qualsivoglia trattamento; le eventuali credenziali di autenticazione (codice di accesso e parola chiave per accedere ai computer) attribuite alle SS.LL sono personali e devono essere custodite con cura e diligenza; non possono essere messe a disposizione né rivelate a terzi; non possono essere lasciate incustodite, né in libera visione. In caso di smarrimento e/o furto, bisogna darne immediata notizia al responsabile (o, in caso di assenza del responsabile, al titolare) del trattamento dei dati;

11 la parola chiave di accesso alle banche dati elettroniche va modificata al primo utilizzo e poi cambiata ogni tre mesi (sei mesi nel caso non vengano trattati dati sensibili); non può essere inferiore a otto caratteri e non deve contenere riferimenti agevolmente riconducibili al nome dell incaricato; la suddetta parola chiave, una volta modificata, va comunicata in busta chiusa al DSGA designato custode delle password dallo scrivente; nel caso in cui, per l esercizio delle attività sopra descritte sia inevitabile l uso di supporti rimovibili (quali ad esempio Floppy disk e/o CD rom) su cui sono memorizzati dati personali, essi vanno custuditi con cura, e non vanno messi a disposizione o lasciati al libero accesso di persone non autorizzate; si ricorda inoltre che i supporti rimovibili contenenti dati sensibili e/o giudiziari se non utilizzati vanno distrutti o resi inutilizzabili; si ricorda inoltre che l accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è permesso solo alle persone autorizzate e soggetto a continuo controllo secondo le regole definite dallo scrivente; durante i trattamenti, i documenti contenenti dati personali vanno mantenuti in modo tale da non essere alla portata di vista di persone non autorizzate; al termine del trattamento, occorre custodire i documenti contenenti dati personali all interno di archivi/cassetti/ armadi muniti di serratura; i documenti della scuola contenenti dati personali non possono uscire dalla sede scolastica né essere copiati, se non dietro espressa autorizzazione del responsabile o del titolare del trattamento; in caso di allontanamento anche temporaneo dal posto di lavoro, o comunque dal luogo dove vengono trattati i dati, l incaricato dovrà verificare che non vi sia possibilità da parte di terzi, anche se dipendenti, non incaricati, di accedere a dati personali per i quali era in corso un qualunque tipo di trattamento; le comunicazioni agli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali) dovranno avvenire in forma riservata; se effettuate per iscritto dovranno essere consegnate in contenitori chiusi; all atto della consegna di documenti contenenti dati personali l incaricato dovrà assicurarsi dell identità dell interessato o di chi è stato delegato al ritiro del documento in forma scritta. Il Responsabile del trattamento dei dati Direttore SGA Da compilare ritagliare e restituire in Segreteria: Il sottoscritto Assistente Amministrativo In servizio presso l I.C. Alfieri Bertagnini di Massa dichiara di aver ricevuto l'incarico per il trattamento dei dati personali nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. data Firma

12 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n. 3765/A23 Del 17/10/2013 Nomina dei collaboratori scolastici incaricati del trattamento dei dati personali ex D.Lgs. n. 196/2003 IL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI VISTO il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, nel seguito indicato sinteticamente come Codice, ed in particolare gli artt. 28 (titolare del trattamento), 29 (responsabile del trattamento) e 30 (incaricati del trattamento); CONSIDERATO che questo Istituto è titolare - ex art. 28 del Codice - del trattamento dei dati personali di alunni, genitori, personale dipendente, fornitori, enti e associazioni e qualunque altro soggetto, sia persona fisica che privata, che abbia rapporti con l Istituto medesimo e che a questo conferisca, volontariamente o per obbligo, propri dati personali; CONSIDERATO lo scrivente è stato designato responsabile del trattamento dei dati di questa Istituzione Scolastica; CONSIDERATO che l art. 30 del Codice dispone che le operazioni di trattamento dei dati possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile attenendosi alle istruzioni impartite e che la designazione va fatta per iscritto; CONSIDERATO che le SS.LL, in servizio presso questo Istituto, per l espletamento delle Loro funzioni, possono venire a conoscenza e dunque trattare dati personali relativi ad alunni, aziende fornitrici di servizi e al personale di questa istituzione scolastica, fermi restando gli obblighi e le responsabilità civili e penali; Tutti i collaboratori scolastici DESIGNA INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI in relazione alle operazioni di elaborazione di dati personali, ai quali le SS.LL hanno accesso nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. In particolare, in qualità di Collaboratori scolastici della scuola, alle SS.LL può essere affidata temporaneamente la custodia, lo spostamento, l archiviazione o la riproduzione (nell ambito dei locali dell istituzione scolastica) di documenti contenenti dati personali, nonché la ricezione di documentazione (quale ad esempio richieste di uscite anticipate o domande di iscrizione a scuola) da parte delle famiglie degli alunni. Si rende noto a tal fine che le operazioni sopra descritte vanno rigorosamente effettuate tenendo presenti le istruzioni operative che seguono: il trattamento dei dati personali cui le SS.LL. sono autorizzate ad accedere deve avvenire secondo le modalità definite dalla normativa in vigore, in modo lecito e secondo correttezza e con l osservanza - in particolare - delle prescrizioni di cui alla Parte I, Titolo III, Capo II, del Codice (Regole ulteriori per i soggetti pubblici) e alla Parte II, Titolo VI (Istruzione);

13 il trattamento dei dati personali è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali della scuola e per gli scopi inerenti l'attività svolta dalle SS.LL.; i dati personali oggetto dei trattamenti devono essere esatti ed aggiornati, inoltre devono essere pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali vengono raccolti e trattati; è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia strettamente funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e autorizzata dal responsabile o dal titolare del trattamento. Si raccomanda particolare attenzione al tutela del diritto alla riservatezza degli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali); si ricorda che l obbligo di mantenere la dovuta riservatezza in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso. i trattamenti andranno effettuati rispettando le misure di sicurezza predisposte nell'istituzione scolastica; in ogni operazione di trattamento andrà garantita la massima riservatezza e custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali che non andranno mai lasciati incustoditi o a disposizione di terzi non autorizzati ad accedervi, prendervi visione o ad effettuare qualsivoglia trattamento; le eventuali credenziali di autenticazione (codice di accesso e parola chiave per accedere ai computer) attribuite alle SS.LL sono personali e devono essere custodite con cura e diligenza; non possono essere messe a disposizione né rivelate a terzi; non possono essere lasciate incustodite, né in libera visione. In caso di smarrimento e/o furto, bisogna darne immediata notizia al responsabile (o, in caso di assenza del responsabile, al titolare) del trattamento dei dati; la parola chiave di accesso alle banche dati elettroniche va modificata al primo utilizzo e poi cambiata ogni tre mesi (sei mesi nel caso non vengano trattati dati sensibili); non può essere inferiore a otto caratteri e non deve contenere riferimenti agevolmente riconducibili al nome dell incaricato; la suddetta parola chiave, una volta modificata, va comunicata in busta chiusa al DSGA designato custode delle password dallo scrivente; nel caso in cui, per l esercizio delle attività sopra descritte sia inevitabile l uso di supporti rimovibili (quali ad esempio Floppy disk e/o CD rom) su cui sono memorizzati dati personali, essi vanno custuditi con cura, e non vanno messi a disposizione o lasciati al libero accesso di persone non autorizzate; si ricorda inoltre che i supporti rimovibili contenenti dati sensibili e/o giudiziari se non utilizzati vanno distrutti o resi inutilizzabili; si ricorda inoltre che l accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è permesso solo alle persone autorizzate e soggetto a continuo controllo secondo le regole definite dallo scrivente; durante i trattamenti, i documenti contenenti dati personali vanno mantenuti in modo tale da non essere alla portata di vista di persone non autorizzate; al termine del trattamento occorre custodire i documenti contenenti dati personali all interno di archivi/cassetti/ armadi muniti di serratura; i documenti della scuola contenenti dati personali non possono uscire dalla sede scolastica né copiati, se non dietro espressa autorizzazione del responsabile o dal titolare del trattamento; in caso di allontanamento anche temporaneo dal posto di lavoro, o comunque dal luogo dove vengono trattati i dati, l incaricato dovrà verificare che non vi sia possibilità da parte di terzi, anche se dipendenti non incaricati, di accedere a dati personali per i quali era in corso un qualunque tipo di trattamento; le comunicazioni agli interessati (persone fisiche e giuridiche a cui afferiscono i dati personali) dovranno avvenire in forma riservata; se effettuate per scritto dovranno essere consegnate in contenitori chiusi;

14 all atto della consegna di documenti contenenti dati personali l incaricato dovrà assicurarsi dell identità dell interessato o di chi è stato delegato al ritiro del documento in forma scritta. Il Responsabile del trattamento dei dati Direttore SGA Da compilare ritagliare e restituire in Segreteria: Il sottoscritto collaboratore scolastico in servizio presso l I.C. Alfieri Bertagnini di Massa dichiara di aver ricevuto l'incarico per il trattamento dei dati personali nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. data Firma

15 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n.3766/a23 Del 17/10/2013 Informativa ex art. 13 D.Lgs. n.196/2003 per il trattamento dei dati personali del personale dipendente Gentile Signore/a, secondo le disposizioni del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ( Codice in materia di protezione dei dati personali ) nel seguito indicato sinteticamente come Codice, il trattamento dei dati personali che La riguardano sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ai sensi dell'articolo 13 del Codice, Le forniamo, quindi, le seguenti informazioni: 1. tutti i dati personali da Lei forniti, in relazione al Suo rapporto con la presente istituzione scolastica, verranno trattati dal personale esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola, che sono quelle relative all istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, incluse le finalità di instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro di qualunque tipo, così come definite dalla normativa vigente (R.D. n. 653/1925, D.Lgs. n. 297/1994, D.P.R. n. 275/1999; Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001, n. 44 e le norme in materia di contabilità generale dello Stato; Legge n. 104/1992, Legge n. 53/2003, D.Lgs. n. 165/2001, Dlgs 196/2003, D.M 305/2006; Dlgs 227/2005; Dlgs 76/05; Dlgs 77/05; Dlgs 226/05; D.Lgs. n. 151/2001, l art. 112 del Dlgs 196/2003, i Contratti Collettivi di Lavoro Nazionali ed Integrativi stipulati ai sensi delle norme vigenti; tutta la normativa collegata alle citate disposizioni); 2. i dati personali definiti come dati sensibili o come dati giudiziari dal Codice, che Lei ci ha fornito e quelli che ci fornirà in occasioni successive, saranno trattati dalla scuola secondo quanto previsto dalle disposizioni di legge e di regolamento citate al precedente punto 1 ed in considerazione delle finalità di rilevante interesse pubblico che la scuola persegue e delle finalità di interesse pubblico costituite dalla gestione dei rapporti di lavoro di qualunque tipo, come stabilito dall art. 112 del Codice. Le ricordiamo che i dati sensibili sono quei dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. I dati giudiziari sono quei dati personali idonei a rivelare procedimenti o provvedimenti di natura giudiziaria; 3. il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio in quanto previsto dalla normativa citata al precedente punto 1; l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l'impossibilità di perfezionare, mantenere e gestireil rapporto di lavoro; 4. il trattamento sarà effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice; 5. i dati sensibili e giudiziari non saranno oggetto di diffusione; tuttavia alcuni di essi potranno essere comunicati ad altri soggetti pubblici nella misura strettamente indispensabile per svolgere attività istituzionali previste dalle vigenti disposizioni in materia di rapporto di lavoro pubblico, sanitaria o giudiziaria; 6. i dati personali potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti pubblici (quali, ad esempio, ASL, Comune, Provincia, Ufficio scolastico regionale, Guardia di finanza) secondo quanto previsto dalle disposizioni di legge e di regolamento di cui al precedente punto 1;

16 7. il titolare del trattamento è: Istituto Comprensivo Alfieri Bertagnini ( rappresentata dal Dirigente scolastico pro tempore); 8. il responsabile del trattamento è il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi a cui è possibile rivolgersi anche per conoscere i riferimenti dell eventuale amministratore del sistema informatico della scuola; 9. al titolare del trattamento o al responsabile Lei potrà rivolgersi senza particolari formalità, per far valere i Suoi diritti, così come previsto dall'articolo 7 del Codice, che per Sua comodità riproduciamo integralmente: Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti) 1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L'interessato ha diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Da compilare ritagliare e restituire in Segreteria: il sottoscritto dipendente dell Istituto Alfieri Bertagnini di Massa dichiara di aver ricevuto e letto l informativa di cui all art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003. Data Firma

17 Istituto Comprensivo ALFIERI BERTAGNINI Via Venturini MASSA Tel Fax C.f Prot. n.3767/a23 Del 17/10/2013 Informativa ex art. 13 D.Lgs. n.196/2003 per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie Gentile Signore/a, secondo le disposizioni del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) nel seguito indicato sinteticamente come Codice, il trattamento dei dati personali che riguardano i componenti della sua famiglia sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti.ai sensi dell'articolo 13 del Codice, le forniamo, quindi, le seguenti informazioni sul trattamento dei dati più sopra menzionati: 1. nel corso del rapporto con la presente Istituzione scolastica, i dati personali verranno trattati dal personale della scuola nell'ambito delle finalità istituzionali, che sono quelle relative all'istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, così come definite dalla normativa vigente (R.D. n. 653/1925, D.Lgs. n. 297/1994, D.P.R. n. 275/1999; Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001, n. 44 e le norme in materia di contabilità generale dello Stato; Legge n. 104/1992, Legge n. 53/2003, D.Lgs. n. 165/2001, Dlgs 196/2003, D.M 305/2006; Dlgs 227/2005; Dlgs 76/05; Dlgs 77/05; Dlgs 226/05; D.Lgs. n. 151/2001, Dlgs 196/2003, i Contratti Collettivi di Lavoro Nazionali ed Integrativi stipulati ai sensi delle norme vigenti; tutta la normativa collegata alle citate disposizioni); 2. i dati personali definiti come dati sensibili o come dati giudiziari dal Codice saranno trattati esclusivamente dal personale della scuola, appositamente incaricato, secondo quanto previsto dalle disposizioni di legge e di regolamento citate al precedente punto 1 e nel rispetto del principio di stretta indispensabilità dei trattamenti. Le ricordiamo che i dati sensibili sono quei dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. I dati giudiziari sono quei dati personali idonei a rivelare procedimenti o provvedimenti di natura giudiziaria, cosi come indicati dall'articolo 4 comma 1 lettera e) del Codice; 3. i dati personali potranno essere comunicati a soggetti pubblici (quali, ad esempio, ASL, Comune, Provincia, Ufficio scolastico regionale, Ufficio scolastico provinciale, organi di polizia giudiziaria, organi di polizia tributaria, guardia di finanza, magistratura) nei limiti di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e di regolamento e degli obblighi conseguenti per codesta istituzione scolastica; i dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pubblicati mediante affissione all'albo della scuola secondo le vigenti disposizioni in materia; 4. i dati da lei forniti potranno essere comunicati a terzi soggetti che forniscono servizi a codesta Istituzione scolastica quali agenzie di viaggio e strutture ricettive (esclusivamente in relazione a gite scolastiche, viaggi d'istruzione e campi scuola), imprese di assicurazione (in relazione a polizze in materia infortunistica), eventuali ditte fornitrici di altri servizi (quali ad esempio servizi di mensa). La realizzazione di questi trattamenti costituisce una condizione necessaria affinché l'interessato possa usufruire dei relativi servizi; 5. si fa inoltre presente che è possibile che: foto di lavori e di attività didattiche afferenti ad attività istituzionali della scuola (quali ad esempio foto relative ad attività di laboratorio, visite guidate, premiazioni, partecipazioni a gare sportive, ecc.) vengano pubblicate sul sito e/o sul giornalino della scuola; vengano effettuate durante l'anno foto di classe; vengano effettuate riprese, da parte della scuola, di alcune attività didattiche. In questo ultimo caso le immagini