Giunta Regionale Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali

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1 Giunta Regionale Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali Servizio Governo dell integrazione socio-sanitaria e delle politiche per la non autosufficienza Il Dirigente Responsabile del Servizio Raffaele Fabrizio Servizio Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali Il Dirigente Responsabile del Servizio Eleonora Verdini ALLEGATO TECNICO FLUSSO INFORMATIVO: GRAVISSIME DISABILITA ACQUISITE INTRODUZIONE A partire dal 1 gennaio 2008 è istituita la rilevazione regionale analitica che riguarda le Gravissime Disabilità Acquisite. Le informazioni devono essere trasmesse dalle Aziende USL al Servizio Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali della Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali della Regione Emilia-Romagna, secondo le caratteristiche e le modalità descritte nei seguenti punti: Ambito di applicazione Contenuti e codifica delle variabili Tracciato record e controlli Modalità per l invio dei dati e relazioni tra le tabelle Trasmissione dei file e scadenze Ritorno informativo La rilevazione si caratterizza con periodicità semestrale ed è costituita da 5 sezioni, nel rispetto della legge sulla riservatezza, Legge n. 196 del 30 giugno 2003 Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali : Dati anagrafici dell assistito (Tabella A) Dati riguardanti l episodio assistenziale (Tabella B) Dati riguardanti il dettaglio dell erogazione assegno di cura (Tabella C) Dati riguardanti il dettaglio sull assistenza residenziale fornita (Tabella D) Dati riguardanti il dettaglio sull utilizzo di dispositivi protesici consegnati (Tabella E). 1

2 AMBITO DI APPLICAZIONE Oggetto della rilevazione è ciascun episodio assistenziale reso al singolo paziente in condizione di gravissima disabilità acquisita; infatti, il Piano Assistenziale Individuale può articolarsi in 2 diverse modalità assistenziali: Percorsi di assistenza domiciliare rivolti al paziente (compresa la rilevazione dell eventuale avvenuta erogazione dell assegno di cura ed eventuali dispositivi protesici erogati che concorrono a sostenere l impegno assistenziale delle famiglie) Percorsi di assistenza residenziale (compresa l eventuale erogazione di dispositivi protesici); Il flusso informativo prevede la formazione e la successiva trasmissione di un record in corrispondenza di ogni presa in carico da parte della Competente Equipe Distrettuale (tabella B), e la rilevazione degli eventuali interventi/prestazioni/dispositivi protesici erogati, anche in presenza di situazioni miste (es: assistenza domiciliare ed erogazione assegno di cura nello stesso periodo). Per episodio di assistenza si intende un episodio che ha un inizio con data di presa in carico, un lasso di tempo in cui vengono erogati interventi o prestazioni di diversa natura (erogazione assegno di cura, erogazione dispositivi protesici, assistenza domiciliare, ecc..), ed una data di chiusura dell episodio. Nel caso di modifiche (es: modifica riguardante la tipologia di assistenza domiciliare, modifiche riguardanti l assistenza residenziale, etcc.) occorrerà chiudere l episodio assistenziale ed aprirne uno nuovo. Sarà rilevata l attività erogata a pazienti presi in carico dalla Competente Equipe Distrettuale nei seguenti stati: gravissime cerebrolesioni acquisite; gravissime mielolesioni; gravissimi esiti disabilitanti di patologie neurologiche involutive (escluse le demenze) in fase avanzata. Sono escluse le cerebrolesioni infantili e altre disabilità insorte in epoca perinatale; sono escluse altresì le lesioni cerebrali cronico-degenerative (es: morbo di Alzheimer), e le altre disabilità tipiche dell età anziana, come da DGR 2068/

3 CONTENUTI E CODIFICA DELLE VARIABILI Tabella A DATI DELL'ASSISTITO TABELLA A CODICE AZIENDA USL (livello di controllo ) Codice dell Azienda USL erogatrice (file TCOMNOS). CODICE DISTRETTO (livello di controllo ) Codice del Distretto erogante (file TCOMNOS) ANNO (livello di controllo ) Anno di riferimento. Formato: aaaa. IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA (livello di controllo ) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno. Per i casi riaperti il 1 gennaio dopo interruzione formale al 31/12 dell anno precedente va mantenuto lo stesso numero identificativo dell anno precedente. La chiave del record è composta dai campi: CODICE AZIENDA USL, CODICE DISTRETTO, ANNO E IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA. COGNOME E NOME (livello di controllo ) Devono essere indicati il cognome e il nome dell assistito in maiuscolo. CODICE FISCALE (livello di controllo ) Deve essere indicato il codice fiscale dell'assistito; per i residenti in Italia (italiani e stranieri) con il codice fiscale ufficiale, ovvero quello attribuito dal Ministero delle Finanze (legge 412/91) nella nuova tessera sanitaria; per gli stranieri non residenti (domiciliati in Italia) ma iscritti al servizio sanitario nazionale con il codice fiscale calcolato dalla routine di calcolo; per gli stranieri temporaneamente presenti con il codice regionale STP, (Straniero Temporaneamente Presente) a 16 caratteri, ai sensi del D.P.R. 31/8/1999 n. 394 e della circolare del Ministero della Sanità 24/4/2000, n.5. DATA DI NASCITA (livello di controllo ) Indicare la data di nascita dell'assistito. La data di nascita va riportata, riempiendo tutti gli otto caratteri previsti: i primi due caratteri indicano il giorno, i successivi due il mese, gli ultimi quattro l anno. Formato consentito: ggmmaaaa. SESSO (livello di controllo ) Indicare il sesso dell'assistito. Valori ammessi: 1 = Maschio 2 = Femmina COMUNE DI NASCITA (livello di controllo ) Indicare il comune di nascita dell'assistito. Per i nati in Italia, codice ISTAT a 6 cifre: 3 per la provincia e 3 per il comune (file TCOMNOS). Per i nati all'estero codificare: codice a 3 cifre dei Paesi esteri (file TCOMNOS). Per i comuni cessati tale campo non va valorizzato se il codice non esiste. 3

4 Tabella A COMUNE DI RESIDENZA (livello di controllo ) Indicare il comune di residenza dell'assistito. Per i residenti in Italia, codice ISTAT a 6 cifre: 3 per la provincia e 3 per il comune (file TCOMNOS). Per i residenti all'estero codificare: codice a 3 cifre dei Paesi esteri, (file TCOMNOS). Per i senza fissa dimora codificare : Per gli stranieri non residenti ma iscritti al SSN (domiciliati in Italia) indicare il comune di domicilio. CITTADINANZA (livello di controllo ) Riportare la cittadinanza del paziente tenendo presente che il Paese di cittadinanza può essere diverso da quello di residenza. Codifica: codice a 3 cifre (file TCOMNOS). Per gli apolidi codificare

5 Tabella B DATI COMUNI (EPISODIO ASSISTENZIALE) TABELLA B CODICE AZIENDA USL (livello di controllo ) Codice dell Azienda USL erogatrice (file TCOMNOS). CODICE DISTRETTO (livello di controllo ) Codice del Distretto erogante (file TCOMNOS) ANNO (livello di controllo ) Anno di riferimento. Formato: aaaa. IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA (livello di controllo ) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno. Per i casi riaperti il 1 gennaio dopo interruzione formale al 31/12 dell anno precedente va mantenuto lo stesso numero identificativo dell anno precedente. La chiave del record è composta dai campi: CODICE AZIENDA USL, CODICE DISTRETTO, ANNO E IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA. TIPOLOGIA DI DEFICIT (livello di controllo ) Indicare il tipo di deficit del paziente 1= Gravissima Cerebrolesione 2= Gravissima Mielolesione 3= Patologia Neurologica Per Gravissima Cerebrolesione si intende un danno cerebrale di origine traumatica o di altra natura (emorragia cerebrale, ipossia/anossia, encefalite, etc ) che ha determinato una condizione di coma più o meno protratto e che ha come conseguenze menomazioni sensomotorie, cognitive o comportamentali che comportano situazioni di totale non autosufficienza, di norma associate a stato vegetativo o di minima coscienza. Per Gravissima Mielolesione si intende un danno al midollo spinale di origine traumatica o di altra natura che ha determinato una grave tetraplegia, caratterizzata da deficit funzionale completo e permanente dei quattro arti. Per Gravissimi esiti disabilitanti di patologie neurologiche involutive in fase avanzata (ad esempio Sclerosi Laterale Amiotrofica, Coree, etc..) si intendono gli esiti disabilitanti tipici della fase avanzata o terminale di questi tipi di malattie, con situazioni di totale dipendenza e necessità di assistenza nella cura di sé, nella mobilità, nonché nella supervisione continuativa nell arco delle 24 ore. CODICE DIAGNOSI (livello di controllo SEGNALAZIONE) La diagnosi costituisce la condizione morbosa che ha comportato i più importanti problemi assistenziali e quindi ha assorbito la maggior quantità di risorse in termini di trattamento. Per ulteriori approfondimenti si faccia riferimento alle Linee guida per la codifica delle diagnosi in vigore disponibili sul sito internet della SDO al seguente indirizzo: Codifica: Classificazione Internazionale delle malattie (ICD 9 CM), - modificazione clinica versione italiana 2002 e successive modificazioni. Il codice da utilizzare deve essere di cinque cifre in tutti i casi previsti dalla ICD 9 CM. CAUSA DEL DEFICIT (livello di controllo SEGNALAZIONE) Indicare la causa che ha determinato il deficit del paziente. 1= incidente stradale 2= incidente sul lavoro 3= altro incidente (casalingo, sportivo, tempo libero, ecc..) 4= esito patologico 5

6 Tabella B LIVELLO DI COGNITIVITA (livello di controllo ) Individua il disturbo della coscienza che presenta il paziente. 1= Paziente in Coma 2= Paziente in Stato Vegetativo 3= Stato minimamente conscio 4= Mutismo acinetico 5= Paziente pienamente cosciente Fonte: VALUTAZIONE RIABILITATIVA DEL PAZIENTE CON GRAVE CEREBROLESIONE ACQUISITA (GCA) PROTOCOLLO DI MINIMA, a cura di S.I.M.F.E.R. - Società Italiana di Medicina Fisica e Riabilitativa - Sezione per la Riabilitazione del Traumatizzato Cranico e le Gravi Cerebrolesioni Acquisite. Medicina Riabilitativa. RICHIESTA/PROPOSTA DI ATTIVAZIONE (livello di controllo ) Individua chi fa o da dove parte la richiesta/proposta di attivazione di un programma assistenziale sul paziente. Valori consentiti: 1 = Ospedale 2 = Strutture territoriali residenziali (CP, RSA, strutture per disabili, ecc..) 3 = Medico di Medicina Generale 4 = Servizi Territoriali di Riabilitazione 5 = Servizi Sociali/Socio-sanitari 7 = Paziente e/o familiari 9 = Altro DATA INIZIO PRESA IN CARICO (livello di controllo ) Questo campo corrisponde alla data in cui è stata effettuata la prima valutazione al paziente per l attivazione del Percorso Assistenziale e la presa in carico. (Deve risultare antecedente o uguale alla data fine assegno, data fine ass.residenziale, data fine dispositivo, presenti in tabella C, tabella D e tabella E). Per gli episodi di assistenza interrotti formalmente al 31/12 dell anno precedente, corrisponde al 1 gennaio. Solo per la rilevazione dell anno 2007 (primo anno del flusso) questa data può essere antecedente all 01/01/2007). Formato consentito: ggmmaaaa ADATTAMENTO DOMESTICO (livello di controllo SEGNALAZIONE) Si chiede di indicare se il paziente ha usufruito dei servizi di consulenza del Centro per l Adattamento dell Ambiente Domestico (CAAD), così come previsto dalla DGR 2248/03. Valori consentiti: 1= si 2= no ASSISTENZA DOMICILIARE (livello di controllo ) Si richiede di indicare se il paziente usufruisce anche dell Assistenza Domiciliare Integrata. Valori consentiti: 1= si (assistenza domiciliare integrata: prestazioni sanitarie e sociali) 2= si, solo sociale (operatore socio-sanitario, altro operatore) 3= si, solo sanitaria (assistenza infermieristica, assistenza medica, assistenza riabilitativa) 4= no MODALITA DI CHIUSURA (livello di controllo ) Si chiede di indicare la motivazione che ha portato alla conclusione dell episodio di assistenza o l eventuale continuazione del percorso assistenziale. Non compilare al primo semestre se l episodio assistenziale non e chiuso ma prosegue. Valori consentiti: 1= Decesso 2= Chiusura formale al 31/12 (proseguimento cure) 7= Cessazione volontaria 9= Altro 6

7 Tabella B DATA FINE PRESA IN CARICO (livello di controllo ) Corrisponde alla data di chiusura dell episodio assistenziale o al 31/12 dell anno di riferimento se il programma assistenziale del paziente prosegue nell anno successivo o alla data di decesso del paziente (se è deceduto durante l episodio di assistenza). Deve risultare posteriore o uguale alla data di inizio presa in carico (Tabella B). Non compilare al primo semestre se l episodio assistenziale non e chiuso ma prosegue. Formato consentito: ggmmaaaa 7

8 Tabella C DATI SULL EROGAZIONE ASSEGNO DI CURA TABELLA C CODICE AZIENDA USL (livello di controllo ) Codice dell Azienda USL erogatrice (file TCOMNOS). CODICE DISTRETTO (livello di controllo ) Codice del Distretto erogante (file TCOMNOS) ANNO (livello di controllo ) Anno di riferimento. Formato: aaaa. IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA (livello di controllo ) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno. Per i casi riaperti il 1 gennaio dopo interruzione formale al 31/12 dell anno precedente va mantenuto lo stesso numero identificativo dell anno precedente. PROGRESSIVO ASSEGNO (livello di controllo ) Contatore identificativo dell assegno, comunque univoco all interno dell anno e del distretto di erogazione. Codifica: Numerico di 1 cifra. DATA AVVIO ASSEGNO (livello di controllo ) Corrisponde alla data di inizio dell erogazione dell assegno di cura. Per l erogazione di assegni interrotta formalmente al 31/12 dell anno precedente, questa data corrisponde al 1 gennaio. Solo per la rilevazione dell anno 2007 (primo anno del flusso) in corrispondenza del progressivo Assegno = 1 questa data può essere antecedente all 01/01/2007. Formato consentito: ggmmaaaa REDDITO ISEE (livello di controllo ) Indicare il reddito del paziente come da certificazione ISEE, calcolato ai sensi della DGR 2068/2004. DATA FINE ASSEGNO (livello di controllo ) Corrisponde alla data di fine dell erogazione dell assegno di cura; se fino alla fine dell anno indicare 31/12 dell anno di riferimento. Deve risultare posteriore o uguale alla data di avvio erogazione e alla data di inizio presa in carico (Tabella B). Non compilare al 1 semestre se l erogazione dell assegno di cura prosegue anche nel semestre successivo. Formato consentito: ggmmaaaa 8

9 Tabella D DATI SULL'ASSISTENZA RESIDENZIALE TABELLA D CODICE AZIENDA USL (livello di controllo ) Codice dell Azienda USL erogatrice (file TCOMNOS). CODICE DISTRETTO (livello di controllo ) Codice del Distretto erogante (file TCOMNOS) ANNO (livello di controllo ) Anno di riferimento. Formato: aaaa. IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA (livello di controllo ) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno. Per i casi riaperti il 1 gennaio dopo interruzione formale al 31/12 dell anno precedente va mantenuto lo stesso numero identificativo dell anno precedente. PROGRESSIVO ASS. RESIDENZIALE livello di controllo ) Contatore identificativo del periodo in assistenza residenziale, comunque univoco all interno dell anno e del distretto di erogazione. Codifica: Numerico di 1 cifra. DATA INSERIMENTO IN STRUTTURA (livello di controllo ) Questo campo corrisponde alla data di ammissione in residenza. Per l assistenza residenziale interrotta formalmente al 31/12 dell anno precedente, questa data corrisponde al 1 gennaio. Solo per la rilevazione dell anno 2007 (primo anno del flusso) in corrispondenza del primo periodo in assistenza residenziale (progressivo ass. residenziale =1) questa data può essere antecedente all 01/01/2007. Formato consentito: ggmmaaaa TIPOLOGIA DI ASSISTENZA RESIDENZIALE (livello di controllo ) Indicare la tipologia di assistenza residenziale programmata. 1= Assistenza Residenziale a lungo termine secondo la DGR 2068/ =Assistenza Residenziale di sollievo temporaneo e/o con finalità educative di addestramento. CODICE STRUTTURA RESIDENZIALE (livello di controllo ) Si chiede di indicare il codice della struttura che ospita il paziente (codifica: modello del Ministero della Salute STS11 - anagrafica strutture socio-sanitarie o modello del Ministero della Salute HSP11 anagrafica delle strutture ospedaliere). TIPO STRUTTURA RESIDENZIALE (livello di controllo ) Si chiede di indicare la tipologia della struttura che ospita il paziente Valori consentiti: 1= Struttura residenziale dedicata 2= Nucleo dedicato c/o Casa protetta/rsa 3= Nucleo dedicato c/o Centro socio-riabilitativo Residenziale 4= Posto dedicato c/o Casa protetta/rsa 5= Posto dedicato c/o Centro socio-riabilitativo Residenziale 9= Altro (struttura ospedaliera, ecc ) 9

10 Tabella D TARIFFA GIORNALIERA parte intera(livello di controllo SEGNALAZIONE) Si richiede di segnalare la tariffa giornaliera corrisposta da parte dell Azienda USL alla struttura residenziale per il paziente in carico (parte intera). Per le strutture residenziali a gestione diretta si richiede il costo giornaliero dell episodio assistenziale. Si ricorda che la tariffa giornaliera pro-capite è comprensiva di: costi alberghieri, costi per assistenza tutelare, costi amministrativi e generali, costi per attrezzature, materiali di consumo, trasporti sanitari e costi edilizi. TARIFFA GIORNALIERA parte decimale (livello di controllo SEGNALAZIONE) Si richiede di segnalare la tariffa giornaliera corrisposta da parte dell Azienda USL alla struttura residenziale per il paziente in carico (parte decimale). Per le strutture residenziali a gestione diretta si richiede il costo giornaliero dell episodio assistenziale. TARIFFA GIORNALIERA di compartecipazione parte intera (livello di controllo SEGNALAZIONE) Segnalare la tariffa giornaliera versata dal paziente come quota di compartecipazione al costo del servizio a qualunque titolo (servizi alberghieri, ecc ), parte intera TARIFFA GIORNALIERA di compartecipazione parte decimale (livello di controllo SEGNALAZIONE) Segnalare la tariffa giornaliera versata dal paziente come quota di compartecipazione al costo del servizio a qualunque titolo (servizi alberghieri, ecc ), parte decimale IMPORTO TOTALE (livello di controllo SEGNALAZIONE) Si richiede di segnalare per il paziente in carico l importo totale sostenuto per l episodio di assistenza residenziale. In tale importo dovranno essere inclusi i costi relativi al personale sanitario (infermiere, fisioterapista), a farmaci e presidi sanitari e all'attività medica, che di norma sono forniti dall'azienda USL, salvo diversi accordi tra questa e l'ente gestore. DATA FINE ASS. RESIDENZIALE (livello di controllo ) Corrisponde alla: data di dimissione dalla residenza data di trasferimento in altra struttura ospedaliera o residenziale 31/12 dell anno di riferimento se l assistenza residenziale del paziente prosegue nell anno successivo data di decesso del paziente Deve risultare posteriore o uguale alla data di inserimento in struttura e alla data di inizio presa in carico (Tabella B). Non compilare al 1 semestre se l erogazione dell assistenza residenziale non è interrotto ma prosegue nel semestre successivo. Formato consentito: ggmmaaaa 10

11 Tabella E DATI SUI DISPOSITIVI PROTESICI TABELLA E CODICE AZIENDA USL (livello di controllo ) Codice dell Azienda USL erogatrice (file TCOMNOS). CODICE DISTRETTO (livello di controllo ) Codice del Distretto erogante (file TCOMNOS) IDENTIFICATIVO DELL EPISODIO DI ASSISTENZA (livello di controllo ) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno. Per i casi riaperti il 1 gennaio dopo interruzione formale al 31/12 dell anno precedente va mantenuto lo stesso numero identificativo dell anno precedente. ANNO (livello di controllo ) Anno di riferimento. Formato: aaaa. PROGRESSIVO DISPOSITIVO (livello di controllo ) Contatore identificativo del dispositivo protesico, comunque univoco all interno dell anno e del distretto di erogazione. Codifica: Numerico di 1 cifra. DATA INIZIO EROGAZIONE DISPOSITIVO (livello di controllo ) Data di inizio erogazione del dispositivo protesico. Per l erogazione di dispositivi interrotta formalmente al 31/12 dell anno precedente, questa data corrisponde al 1 gennaio. Solo per la rilevazione dell anno 2007 (primo anno del flusso) questa data può essere antecedente al 01/01/2007. Formato consentito: ggmmaaaa TIPOLOGIA DI DISPOSITIVO (livello di controllo ) Si chiede di indicare la tipologia del dispositivo protesico. 1= Dispositivo su misura 2= Dispositivo di serie 3= Dispositivo riconducibile per omogeneità funzionale ad un prodotto previsto CODICE DISPOSITIVO Si chiede di indicare il dispositivo protesico consegnato. Codifica: Codice Classificazione ISO dal Nomenclatore Tariffario delle Protesi (D.M. 332/99: Regolamento recante norme per le prestazioni di assistenza protesica erogabili nell'ambito del Servizio sanitario nazionale: modalità di erogazione e tariffe.") e successive modifiche (D.M. 321/2001: Modifica del regolamento recante norme per le prestazioni di assistenza protesica erogabili nell'ambito del Servizio sanitario nazionale ). (file Tabella Dispositivi Protesici, pubblicata sul sito internet del Servizio Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali: MODALITA DI CESSIONE DEL DISPOSITIVO 1= Dispositivo acquistato direttamente dall Azienda Usl e dato in comodato d uso 2= Dispositivo acquistato dall Azienda Usl e ceduto in proprietà all assistito. DATA FINE DISPOSITIVO (livello di controllo ) Corrisponde alla data di fine erogazione del dispositivo protesico o al 31/12 dell anno di riferimento se l erogazione del dispositivo prosegue nell anno successivo o alla data di decesso del paziente. Deve risultare posteriore o uguale alla data di inizio erogazione dispositivo e alla data di inizio presa in carico (Tabella B). Non compilare al 1 semestre se l erogazione dei dispositivi non è interrotto ma prosegue nel semestre successivo. Formato consentito: ggmmaaaa 11

12 Tabella E TARIFFA parte intera (livello di controllo SEGNALAZIONE) Si richiede di segnalare la tariffa in euro corrispondente al dispositivo protesico erogato parte intera TARIFFA parte decimale (livello di controllo SEGNALAZIONE) Si richiede di segnalare la tariffa in euro corrispondente al dispositivo protesico erogato parte decimale TARIFFA GIORNALIERA di compartecipazione - parte intera (livello di controllo SEGNALAZIONE) Segnalare la tariffa giornaliera versata dal paziente come quota di compartecipazione al costo del dispositivo/ausili a qualunque titolo parte intera. TARIFFA GIORNALIERA di compartecipazione - parte decimale (livello di controllo SEGNALAZIONE) Segnalare la tariffa giornaliera versata dal paziente come quota di compartecipazione al costo del dispositivo/ausili a qualunque titolo parte decimale. Tutte le tabelle utili al Flusso sono disponibili nelle sito internet del Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali: (pagina web dedicata al Flusso informativo Gravissime Disabilità acquisite). 12

13 TRACCIATO RECORD E CONTROLLI I contenuti delle colonne sono: Posizione Posizione del primo carattere del campo Formato Definisce il formato del campo: AN = alfanumerico N = numerico I campi alfanumerici devono essere allineati a sinistra; se non utilizzati, devono essere impostati con il valore "spazio". I campi numerici devono essere allineati a destra; le cifre non significative devono essere impostate con il valore zero. Lunghezza Numero dei caratteri del campo Nome Campo Termine ufficiale che identifica il campo Note per la compilazione (Descrizione Campo) Grado di obbligatorietà (Vincolo) Codice che identifica l obbligatorietà o meno del campo. OBB V = Campo obbligatorio e vincolante. Se non valorizzato o valorizzato in modo errato il record viene scartato. OBB = Campo obbligatorio in determinate circostanze. Se valorizzato in modo errato il record viene scartato. FAC = Campo facoltativo. Se valorizzato in modo errato il record viene scartato. Controlli logico formali Controlli a cui le schede sono sottoposte prima di entrare in banca dati. ^b Controllo sul valore del campo: non si ammette il blank. N Controllo sulla tipologia del campo: deve essere numerico. Livello di controllo indica se il tipo di controllo produce uno scarto del record, oppure se produce una segnalazione senza impedire il caricamento del record in banca dati. Il verificarsi di almeno uno scarto in qualunque tabella A, B, C,D o E genererà lo scarto dell'intero episodio. 13

14 TRACCIATO TABELLA A POS. FORMATO E LUNGHEZZA NOME CAMPO NOTE PER LA COMPILAZIONE GRADO DI OBBLIGA TORIETA CONTROLLI LOGICO- FORMALI LIVELLO DI CONTROLLO 1 AN 3 Codice Azienda USL 4 AN 3 Codice Distretto Codice dell Azienda USL (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). Codice del Distretto erogante (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 7 N 4 Anno Anno (aaaa) 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno 15 AN 30 Cognome Scrivere in maiuscolo 45 AN 20 Nome Scrivere in maiuscolo 65 AN 16 Codice fiscale Per i residenti in Italia (italiani e stranieri) codice fiscale ufficiale, ovvero quello attribuito dal Ministero delle Finanze ( legge 412/91); per gli stranieri non residenti (domiciliati in Italia) ma iscritti al SSN con il codice fiscale calcolato dalla routine di calcolo; per gli stranieri temporaneamente presenti con il codice regionale STP. OBB V 81 AN 8 Data di nascita Formato: ggmmaaaa OBB V 89 AN 1 90 AN 6 Sesso Comune di nascita Valori consentiti: 1 = Maschio 2 = Femmina Per i nati in Italia, codice ISTAT a 6 cifre: 3 per la provincia e 3 per il comune (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). Per i nati all'estero codificare: codice a 3 cifre dei Paesi esteri (file TCOMNOS). Per i comuni cessati tale campo non va valorizzato se il codice non esiste. OBB V OBB ^b valido e compatibile con dati anagrafici ^b, ggmmaaaa, valida, < data di inizio presa in carico ^b 96 AN 6 Comune di residenza Per i residenti in Italia, codice ISTAT a 6 cifre: 3 per la provincia e 3 per il comune (file TCOMNOS) Per i residenti all estero codificare 999+ codice a 3 cifre dei Paesi esteri; Per i senza fissa dimora ; Per gli stranieri non residenti ma iscritti al SSN indicare il comune di domicilio 102 AN 3 Cittadinanza codice ISTAT a 3 cifre, per gli apolidi 999 (file TCOMNOS). 14

15 TRACCIATO TABELLA B POS. FORMATO E LUNGHEZZA NOME CAMPO NOTE PER LA COMPILAZIONE GRADO DI OBBLIGATO RIETA CONTROLL I LOGICO- FORMALI LIVELLO DI CONTROLLO 1 AN 3 Codice Azienda USL Codice dell Azienda USL (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 4 AN 3 Codice Distretto Codice del Distretto erogante (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 7 N 4 Anno Anno (aaaa) 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza 15 AN 1 Tipologia di deficit 16 AN 5 Codice Diagnosi Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno 1= gravissima cerebrolesione 2= gravissima mielolesione 3= patologia neurologica Codice Diagnosi secondo la Classificazione Internazionale delle malattie versione italiana 2002 (ICD-IX-CM vers e succ. modifiche) FAC SEGNALAZIONE 21 AN 1 Causa del Deficit 22 AN 1 23 AN 1 Livello di cognitività Richiesta/ proposta di attivazione Causa che ha determinato il Deficit: 1= incidente stradale 2= incidente sul lavoro 3= altro incidente 4= esito patologico Individua il disturbo della coscienza che presenta il paziente 1= paziente in Coma 2= paziente in Stato Vegetativo 3= stato minimamente conscio 4= mutismo acinetico 5= Paziente pienamente cosciente Individua chi ha richiesto l attivazione del programma assistenziale. 1= Ospedale 2= Strutture territoriali residenziali 3= MMG 4= Servizi Territoriali di Riabilitazione 5= Servizi Sociali/socio-sanitari 7= Paziente e/o familiari 9= Altro FAC SEGNALAZIONE 24 AN 8 Data Inizio presa in carico Data della prima valutazione del paziente per l attivazione del Piano Assistenziale. Formato: ggmmaaaa OBB V ^b, ggmmaaaa, 32 AN 1 Adattamento Domestico Indicare se il paziente ha usufruito dei servizi di consulenza del Centro per l Adattamento dell Ambiente Domestico (CAAD) Valori consentiti: 1= si 2= no FAC SEGNALAZIONE 33 AN 1 Assistenza domiciliare 1= si, Assistenza Domiciliare integrata 2= si, solo sociale 3= si, solo sanitaria 4= no 15

16 34 AN 1 Modalità di chiusura 35 AN 8 Data Fine presa in carico Identificare la motivazione che ha portato alla conclusione dell episodio di assistenza. 1= Decesso 2= Chiusura formale al 31/12 7= Cessazione volontaria 9= Altro Identificare la data di chiusura dell episodio assistenziale. ; se fino alla fine dell anno indicare 3112aaaa Formato: ggmmaaaa Per il 1 invio OBB; Per il 2 invio OBB V Per il 1 invio OBB; Per il 2 invio OBB V ^b ^b 43 AN 30 Filler Campo disponibile per eventuali usi futuri 16

17 TRACCIATO TABELLA C POS. FORMATO E LUNGHEZZA NOME CAMPO NOTE PER LA COMPILAZIONE GRADO DI OBBLIGA TORIETA CONTROLLI LOGICO- FORMALI LIVELLO DI CONTROLLO 1 AN 3 Codice Azienda USL 4 AN 3 Codice Distretto Codice dell Azienda USL (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). Codice del Distretto erogante (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 7 N 4 Anno Anno (aaaa) 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno 15 N 1 Progressivo Assegno 16 AN 8 Data avvio Assegno Contatore identificativo dell assegno di cura, comunque univoco all interno dell anno e del distretto di erogazione Data inizio erogazione assegno di cura. Formato: ggmmaaaa OBB V ^b, ggmmaaaa, valida, antecedente o uguale alla data fine 24 N 7 Reddito ISEE Indicare il reddito come da certificazione ISEE, calcolato ai sensi della DGR 2068/ AN 8 Data fine Assegno Data di fine erogazione Assegno di Cura; se fino alla fine dell anno indicare 3112aaaa Formato: ggmmaaaa OBB V ^b, N >0 Per il 1 invio OBB; Per il 2 invio OBB V ^b 39 AN 30 Filler Campo disponibile per eventuali usi futuri 17

18 TRACCIATO TABELLA D POS. FORMATO E LUNGHEZZA NOME CAMPO NOTE PER LA COMPILAZIONE GRADO DI OBBLIGA TORIETA CONTROLLI LOGICO- FORMALI LIVELLO DI CONTROLLO 1 AN 3 Codice Azienda USL 4 AN 3 Codice Distretto Codice dell Azienda USL (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). Codice del Distretto erogante (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 7 N 4 Anno Anno (aaaa) 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza 15 N 1 Progressivo Ass. Residenziale 16 AN 8 24 AN 1 Data inserimento in struttura Tipologia di assistenza residenziale 25 AN 8 Codice struttura residenziale 33 AN 1 34 N 5 Tipo struttura residenziale Tariffa giornaliera (parte intera) Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno Contatore identificativo del periodo d assistenza residenziale, comunque univoco all interno dell anno e del distretto Data di ammissione in Struttura Residenziale Formato: ggmmaaaa OBB V ^b, ggmmaaaa, antecedente o uguale alla data fine 1= Assistenza Residenziale a lungo termine secondo la DGR 2068/2004 2= Assistenza Residenziale di sollievo temporaneo e/o con finalità educative di addestramento Codice della struttura residenziale: codifica modello ministeriale STS11 o HSP11 Indicare la tipologia di struttura che ospita il paziente: 1= Struttura residenziale dedicata 2= Nucleo dedicato c/o Casa Protetta/RSA 3= Nucleo dedicato c/o Centro socio-riab. resid 4= Posto dedicato c/o Casa Protetta/RSA 5= Posto dedicato c/o Centro socio-riabilitativo residenziale. 9= Altro (struttura ospedaliera, ecc..) Tariffa unitaria giornaliera corrisposta da parte dell Azienda Usl alla struttura residenziale per il paziente in carico parte intera FAC N SEGNALAZIONE 39 N 2 Tariffa giornaliera (parte decimale) Tariffa unitaria giornaliera corrisposta da parte dell Azienda Usl alla struttura residenziale per il paziente in carico parte decimale FAC N SEGNALAZIONE 41 N 5 46 N 2 Tariffa giornaliera di compartecipazio ne (parte intera) Tariffa giornaliera di compartecipazio ne (parte decimale) Tariffa giornaliera versata nel corso dell anno del paziente come quota di partecipazione al costo del servizio, a qualunque titolo parte intera Tariffa giornaliera versata nel corso dell anno del paziente come quota di partecipazione al costo del servizio, a qualunque titolo parte decimale SEGNALAZIONE FAC N FAC N SEGNALAZIONE 18

19 48 N 7 Importo Totale 55 AN 8 Data fine Ass. residenziale Importo totale sostenuto per l episodio assistenziale in residenza. Sono inclusi i costi relativi al personale sanitario, ai farmaci e presidi sanitari e all attività medica, di norma forniti dall Azienda usl, salvo diversi accordi. Data di dimissione dalla residenza o data di trasferimento in altra struttura residenziale /ospedaliera o data di decesso; se fino alla fine dell anno indicare 3112aaaa Formato: ggmmaaaa 63 AN 30 Filler Campo disponibile per eventuali usi futuri FAC Per il 1 invio OBB; Per il 2 invio OBB V N ^b SEGNALAZIONE 19

20 TRACCIATO TABELLA E POS. FORMATO E LUNGHEZZA NOME CAMPO NOTE PER LA COMPILAZIONE GRADO DI OBBLIGA TORIETA CONTROLLI LOGICO- FORMALI LIVELLO DI CONTROLLO 1 AN 3 Codice Azienda USL 4 AN 3 Codice Distretto Codice dell Azienda USL (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). Codice del Distretto erogante (i codici devono essere quelli correntemente in uso: file TCOMNOS). 7 N 4 Anno Anno (aaaa) 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza 15 N 1 Progressivo Dispositivo 16 AN 8 Data inizio erogazione dispositivo 24 AN 1 Tipologia di dispositivo Contatore identificativo distrettuale univoco all interno dell anno Contatore identificativo del dispositivo comunque univoco all interno dell anno e del distretto Data inizio erogazione del dispositivo. Formato: ggmmaaaa 1= dispositivo su misura 2= dispositivo di serie 3= dispositivo riconducibile per omogeneità funzionale ad un prodotto previsto OBB V OBB V ^b, ggmmaaaa, antecedente o uguale alla data fine ^b 25 AN 12 Codice dispositivo 37 AN1 Modalità di cessione 38 AN 8 Data fine dispositivo Indicare il supporto/ausilio/dispositivo consegnato. Codifica: DM 322/99 1= acquistato direttamente dall Azienda usl e dato in comodato d uso. 2 = acquistato dall Azienda usl e ceduto in proprietà all assistito Data di fine erogazione del dispositivo; se fino alla fine dell anno indicare 3112aaaa Formato: ggmmaaaa FAC FAC Per il 1 invio OBB; Per il 2 invio OBB V ^b 46 N 5 Tariffa (parte intera) Tariffa euro corrispondente al dispositivo erogato parte intera FAC N SEGNALAZIONE 51 N 2 Tariffa (parte decimale Tariffa euro corrispondente al dispositivo erogato parte decimale FAC N SEGNALAZIONE 53 N 5 58 N 2 Tariffa giornaliera di compartecipazio ne (parte intera) Tariffa giornaliera di compartecipazio ne (parte decimale) 60 AN 30 Filler Campo disponibile per eventuali usi futuri Tariffa giornaliera versata nel corso dell anno del paziente come quota di partecipazione al costo del servizio parte intera FAC N SEGNALAZIONE Tariffa giornaliera versata nel corso dell anno del paziente come quota di partecipazione al costo del servizio parte decimale FAC N SEGNALAZIONE 20

21 MODALITA'PER L'INVIO DEI DATI E RELAZIONI TRA LE TABELLE: La trasmissione dei dati è semestrale; il primo invio riguarda l attività del primo semestre e tutta l attività aperta al 30/06, mentre il secondo invio riguarda attività di tutto l anno. Nel secondo invio occorre perciò re-inviare (eventualmente modificati) anche tutti i record dei file già trasmessi nel primo invio. I file dovranno essere prodotti in formato testo (caratteri ASCII) seguendo il tracciato record, a lunghezza fissa. Ogni record è terminato dalla coppia di caratteri ASCII 13 e 10 (carriage return e line feed). I file che non rispettano queste caratteristiche non potranno essere caricati nella banca dati regionale. Le relazione tra le tabelle sono come di seguito riportate: Banca dati regionale ADI AZIENDA DISTRETTO ID_TAD Altri campi Tabella A (anagrafica paziente) Tabella B (episodio assistenziale) AZIENDA DISTRETTO ID_EPISODIO Altri campi 1/1 AZIENDA DISTRETTO ID_EPISODIO Altri campi 0/n 0/n Tabella C (assegno di cura) AZIENDA DISTRETTO ID_EPISODIO PROGR ASSEGNO Altri campi 0/n Tabella D (assistenza residenziale) AZIENDA DISTRETTO ID_EPISODIO PROGR ASS. RESIDENZIALE Altri campi Tabella E (dispositivi protesici) AZIENDA DISTRETTO ID_EPISODIO PROGR DISPOSITIVO Altri campi 21

22 Ogni Azienda Usl dovrà perciò inviare: 1. uno contenente i dati anagrafici (Tabella A) (un record per ogni paziente preso in carico) 2. uno contenente i dati dell episodio assistenziale (Tabella B) (un record per ogni episodio assistenziale) 3. nessuno, uno o più file sui periodi di erogazione dell assegno di cura (Tabella C) (un record per ogni periodo di erogazione dell assegno) 4. nessuno, uno o più file sui periodi in cui si e svolta l assistenza in struttura residenziale (tabella D) (un record per ogni periodo di assistenza residenziale effettuato) 5. nessuno, uno o più file sull erogazione dei dispositivi protesici (tabella E) (un record per ogni dispositivo). I file dovranno avere un nome che consenta di identificare: la provenienza dei dati (codice Azienda), il periodo di riferimento e la tipologia di dati inviati (ovvero se si tratta della parte anagrafica o di altre parti). Il nome di ogni file dovrà essere del tipo: Gxxx0naaw.txt sulla base della legenda qui sotto riportata: xxx corrisponde al codice dell Azienda USL 0n corrisponde al semestre al quale si riferiscono i dati (01 primo semestre, 02 tutto l anno) aa corrisponde all anno al quale si riferiscono i dati (indicare sole le ultime 2 cifre) w corrisponde ad A se si tratta della parte contenente i dati anagrafici, a B se si tratta dell episodio assistenziale, C se si tratta dei dati sull assegno di cura, D se si tratta di assistenza residenziale, E se si tratta dei dati sull erogazione dei dispositivi protesici Ad esempio: G A.txt Tracciato record anagrafico G B.txt Tracciato record relativo all episodio G D.txt Tracciato record relativo all erogazione assistenza residenziale. Si sottolinea che lo scarto di un record di tabella A, B, C, D, o E prevede il re-invio di tutto l episodio assistenziale. 22

23 TRASMISSIONE DEL FILE e SCADENZE: Le Aziende USL dovranno trasmettere i file tramite un applicativo nel portale web del Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali ( ). Per fare questo occorre essere in possesso di un utenza EXTRARER abilitata alla gestione del flusso e attribuita dalla Regione Emilia-Romagna (2 utenze per ogni Azienda usl). L utenza potrà monitorare o valutare direttamente la qualità delle informazioni inviate attraverso l uso di opportune procedure di simulazione di caricamento che produrranno un ritorno informativo. La simulazione consente di sottoporre i file al sistema dei controlli formali regionali prima dell invio definitivo. Per favorire il monitoraggio delle attività i dati saranno trasmessi in due fasi: attività del primo semestre entro il 31/07 attività di tutto l anno entro il 28/02 Riassumendo la trasmissione sarà regolamentata dalle seguenti scadenze: INVII SCADENZE ATTIVITA' RITORNO INFORMATIVO 1 invio entro il 31 luglio dell'anno di rilevazione primo semestre Segnalazioni/ Scarti entro il 28 febbraio dell'anno successivo all'anno di 2 invio rilevazione tutto l'anno Segnalazioni/ Scarti 23

24 RITORNO INFORMATIVO Per garantire elevati standard di qualità del flusso informativo, le procedure informatiche adottate dalla Regione per il controllo e la validazione dei dati, si basano su requisiti minimi di qualità delle informazioni contenute su ogni singolo record. L assenza di questi requisiti determina il mancato inserimento nell archivio regionale del record. Tramite il Ritorno Informativo, con periodicità semestrale, vengono messi a disposizione delle Aziende tre tipi di file: A) RIEPILOGO SCARTI che indica il numero dei record inviati e l esito delle elaborazioni. Il file in formato html è denominato RIEPILOGOxxx0nzz.htm, dove: xxx = codice AUSL, 0n corrisponde al numero dell invio, zz corrisponde all anno al quale si riferiscono i dati (indicare solo le ultime 2 cifre). B) SCARTI: Schede che non hanno superato i controlli logico-formali di 1 livello e quindi scartate Il file in formato testo è denominato SCARTIxxx0nzz.txt, dove: xxx = codice AUSL, 0n corrisponde al numero dell invio, zz corrisponde all anno al quale si riferiscono i dati (indicare solo le ultime 2 cifre). Viene fornita inoltre una diagnostica riassuntiva degli errori scartanti classificati per campo e tipologia di errore in un file denominato: SCARTIxxx0nzz.htm. C) SEGNALAZIONI: Schede che presentano segnalazioni (errori di 2 livello) Il file in formato testo è denominato SEGNALAZIONIxxx0nzz.txt, dove: xxx = codice AUSL, 0n corrisponde al numero dell invio, zz corrisponde all anno al quale si riferiscono i dati (indicare solo le ultime 2 cifre). Viene fornita inoltre una diagnostica riassuntiva delle segnalazioni classificati per campo e tipologia di segnalazione in un file denominato: SEGNALAZIONIxxx0nzz.htm. Il tracciato record dei fili SCARTI e SEGNALAZIONI è il medesimo, come segue: POSIZIONE FORMATO E NOME CAMPO LUNGHEZZA 1 AN 3 Codice Azienda USL 4 AN 3 Codice Distretto 7 AN 4 Anno 11 AN 4 Identificativo dell episodio di assistenza 15 AN 1 Progressivo Assegno 16 AN 1 Progressivo Ass. residenziale 17 AN 1 Progressivo Dispositivo 18 AN 1 Tabella (A, B, C, D, E) 19 AN 3 Codice Campo (posizione del campo nel quale è stato rilevato l'errore) 22 AN 3 Codice errore (corrispondente al tipo di errore rilevato) 25 AN 70 Descrizione errore 95 AN 15 Filler La tabella contenente l'elenco dei codici degli errori verrà inoltre pubblicata sul sito internet del Sistema Informativo Sanità e Politiche sociali. 24

25 INDIVIDUAZIONE DELLE UTENZE Ogni azienda può richiedere la creazione di 2 utenze per la gestione del flusso informativo. In attuazione del documento programmatico per la sicurezza della Regione (Prot. n. (DOR/07/60125, Atto Dirigente n del 06/03/2007) l utenza deve essere nominativa, cioè ad essa deve essere collegata una specifica persona, con la propria individuale e non può in nessun caso corrispondere ad una funzione. L utenza sarà abilitata alle funzioni di simulazioni, caricamento e gestione del ritorno informativo. La richiesta va indirizzata al Servizio Sistema informativo Sanità e Politiche Sociali ( vsavioli@regione.emilia-romagna.it) indicando per ciascun nominativo: nome, cognome, e telefono. Referenti regionali: Valentina Savioli Tel Fax vsavioli@regione.emilia-romagna.it Servizio Sistema Informativo Sanità e Politiche Sociali Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali - Regione Emilia-Romagna V.le Aldo Moro, Bologna Luigi Mazza Tel Fax lmazza@regione.emilia-romagna.it Servizio Governo dell integrazione socio-sanitaria e delle politiche per la non autosufficienza. Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali - Regione Emilia-Romagna V.le Aldo Moro, Bologna Raffaele Fabrizio (f.to Fabrizio) Eleonora Verdini (f.to Verdini) 25