ESTRATTO DELLA SEDUTA DEL 31/01/2008. DELIBERAZIONE del CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE. n. 5 del 31/01/2008

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1 ESTRATTO DELLA SEDUTA DEL 31/01/2008 DELIBERAZIONE del CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE n. 5 del 31/01/2008 Oggetto: Modifiche ed integrazioni alla deliberazione n. 18 del 28 giugno 2004 Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Ex artt. 28 e 29 - Nomina dei Responsabili trattamento dati personali - Istruzioni e successive modificazioni. Presenti i consiglieri: Giovanni Barbagli (Presidente), Allasia Gioachino, Biancalani Luigi, Biggeri Annibale, Naldoni Simone, Palumbo Pasquale, Persiani Niccolò, Assenti giustificati i consiglieri: Cima Antonio Ettore, Zubbani Angelo Andrea Sono presenti: - il Direttore dell ARS: Dott.ssa Laura Tramonti - il Vice Presidente del Consiglio Sanitario Regionale: Dott. Antonio Panti Proponente: Presidente Dirigente Responsabile: Direttore Estensore: Daniele Lachi Pubblicazione su B.U.R.T.: Atto non soggetto a pubblicazione ALLEGATI n.: 1 Strutture interessate: DIREZIONE AMMINISTRATIVA OSSERVATORI SETTORE RISORSE UMANE E FINANZIARIE

2 IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Vista la legge regionale 24 febbraio 2005, n. 40 (Disciplina del servizio sanitario regionale) e successive modifiche ed integrazioni; Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione di dati personali); Richiamate le proprie deliberazioni: a) n. 18 del concernente Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Ex artt. 28 e 29 - Nomina dei Responsabili trattamento dati personali - Istruzioni, come modificata ed integrata dalla deliberazione n. 5 del e dalla deliberazione n. 12 del ; b) n. 31 del , con cui si è provveduto ad istituire, con decorrenza 1 gennaio 2007 una nuova Area programmatica denominata Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari, cui affidare funzioni a carattere trasversale; c) n. 32 del , con cui è stato disposto il conferimento dell incarico di responsabile dell Area di cui alla lettera precedente al Prof. Cesare Cislaghi per il periodo dal al ; d) n. 12 del , con cui il responsabile dell Area suddetta è stato nominato responsabile del trattamento per gli ambiti di propria competenza; Preso atto dell intervenuta scadenza dell incarico di responsabile dell Area e della necessità di aggiornare i nominativi dei responsabili interni del trattamento, attribuendo altresì la responsabilità del trattamento dei dati afferenti all Area suddetta al Direttore, da cui dipende funzionalmente l Area; Visto, inoltre, il decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626, e successive modifiche ed integrazioni, in particolare il Capo IV recante Sorveglianza sanitaria ; Viste altresì le deliberazioni del Garante per la protezione dei dati personali a) n. 24 del 28 giugno 2007 (Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. Autorizzazione n. 1/2007) e successivi provvedimenti modificativi o integrativi; b) n. 25 del 28 giugno 2007 (Autorizzazione al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Autorizzazione n. 2/2007), e successivi provvedimenti modificativi o integrativi; Tenuto conto di quanto stabilito al paragrafo 3.2, Medico Competente, delle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico, approvate con deliberazione del Garante per la protezione dei dati personali del 14 giugno 2007; Considerato che l Agenzia intende affidare all Istituto Analisi Mediche San Lorenzo S.r.l. (di seguito Istituto) il servizio di medicina del lavoro e di sorveglianza sanitaria, per i lavoratori dell ARS, comprensivo delle prestazioni di Medico Competente ai sensi e per gli effetti di quanto stabilito al Capo IV del decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626, e successive modifiche ed integrazioni; Visto l art. 7 Disposizioni in materia di protezione dei dati personali e sensibili del contratto stipulato al fine di regolare i rapporti tra A.R.S. e l Istituto per la fornitura del servizio di medicina del lavoro e di sorveglianza sanitaria per i lavoratori, in particolare il comma 1, ove si prevede l'impegno di A.R.S., quale titolare del trattamento, a nominare il medico competente, individuato ex art. 29 del d.lgs n. 196/2003 e ss.mm., responsabile esterno del trattamento; Ritenuto, pertanto, necessario nominare responsabile esterno del trattamento dei dati personali per le attività di cui sopra, il medico compente, individuato dall Istituto, nella persona del dott. Pier Giovanni Manescalchi, medico specializzato in Medicina del Lavoro, ai sensi di quanto previsto all art. 17, comma 5, lett. a), del D. Lgs. 626/1994 e ss.mm.; Valutato necessario impartire al predetto responsabile le istruzioni tecniche, di cui all Allegato 1, parte integrante e sostanziale della deliberazione n. 18/2004 e ss.mm. ed in particolare, che il predetto responsabile si impegni a:

3 a) trattare i dati personali che verranno loro comunicati da A.R.S. per le sole finalità connesse allo svolgimento delle attività previste dalla Convenzione o dal Contratto, in modo lecito e secondo correttezza; b) nominare per iscritto gli incaricati del trattamento, fornendo loro le necessarie istruzioni; c) garantire la riservatezza di tutte le informazioni che verranno loro trasmesse, impedendone l accesso a chiunque, con la sola eccezione del proprio personale, espressamente nominato incaricato al trattamento e a non portare a conoscenza di terzi, per nessuna ragione ed in nessun momento, presente o futuro, le notizie ed i dati pervenuti a loro conoscenza, se non previa espressa autorizzazione scritta di A.R.S.; d) consentire al personale autorizzato da A.R.S. di effettuare controlli sul rispetto delle istruzioni impartite, nonché delle misure di sicurezza adottate previo accordo tra le parti; Ritenuto che, per il raggiungimento degli scopi indicati, al capoverso che precede, il predetto responsabile debba adottare: a) idonee e preventive misure di sicurezza atte ad eliminare o, comunque, a ridurre al minimo qualsiasi rischio di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati personali trattati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme, nel rispetto delle disposizioni contenute nell art. 31 del d.lgs n. n. 196/2003; b) tutte le misure di sicurezza, previste dagli articoli 33, 34, 35, 36, del d.lgs n. n. 196/2003, che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi di cui all articolo 31, analiticamente specificate nell Allegato B al decreto stesso, denominato Disciplinare tecnico in materia di misure di sicurezza ; Considerata l esigenza di integrare e modificare la propria deliberazione n. 18/2004 come modificata ed integrata dalla deliberazione n. 5/2005 e dalla deliberazione n. 12 del , in attuazione del mutato quadro istituzionale ed organizzativo, conseguente alla mutata organizzazione di ARS, in particolare: a) non essendo più presente la figura del responsabile dell Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari, che rimane assegnata funzionalmente dal direttore; b) essendo stata soppressa l Area di legislazione sanitaria, con deliberazione n. 4 assunta in pari data; c) essendo necessario provvedere alla nomina di responsabile esterno del trattamento dei dati il medico competente ex d.lgs n. 626/1994 e ss.mm.; Visto il Regolamento generale di organizzazione dell ARS ex art. 82-terdecies della l.r. 40/2005 e ss.mm., adottato da ultimo con propria deliberazione n. 41 del , approvato dalla Giunta regionale con propria deliberazione n. 29 del ; A voti unanimi DELIBERA 1. di integrare e modificare la propria deliberazione n. 18 del , come modificata ed integrata dalla deliberazione n. 5 del e n. 12 del , come segue: a) nella parte narrativa: 1. I capoversi 7 e 8 sono modificati come segue: Considerato necessario procedere alla nomina dei responsabili del trattamento dei dati personali della Direzione, degli Osservatori di Epidemiologia e per la Qualità, nel Direttore, nei due Coordinatori; Considerato, altresì, necessario procedere alla nomina del responsabile del trattamento dei dati personali afferenti ai settori/uffici, che svolgono funzioni trasversali alle strutture operative di ARS e all Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari, attribuendo al Direttore detta responsabilità; 2. dopo il 13 capoverso sono inseriti i seguenti nuovi capoversi:

4 c) ai fini dell esecuzione della sorveglianza sanitaria previste all art. 17 del d.lgs 626/1994 e delle altre attività di cui alla lettera a) del precedente art. 1 del contratto di fornitura di servizio con l Istituto Analisi Mediche San Lorenzo S.r.l. è individuato Medico Competente il dott. Pier Giovanni Manescalchi, medico specializzato in Medicina del Lavoro, ai sensi di quanto previsto all art. 17, comma 5, lett. a), del d.lgs. n. 626/1994 e ss.mm.; ; b) nella parte dispositiva: 1. il punto 2 è sostituito come segue: 2. di nominare, per le motivazioni esposte in narrativa e secondo il disposto dell ordinamento statale e regionale vigente in materia, responsabili del trattamento dei dati personali dell ARS, i sotto elencati soggetti, definendo a fianco di ciascuno l ambito di competenza: a) Laura Tramonti Responsabile del trattamento dei dati personali della struttura tecnico amministrativa, dei settori/uffici trasversali a supporto delle strutture operative dell ARS e dell Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari; b) Eva Buiatti Responsabile del trattamento di dati personali dell Osservatorio di Epidemiologia; c) Stefania Rodella Responsabile del trattamento dei dati personali dell Osservatorio per la Qualità; 2. dopo la lettera b) del punto 3) è aggiunta la seguente lettera c): c) Pier Giovanni Manescalchi Responsabile esterno del trattamento dei dati personali per l attività di sorveglianza sanitaria dei lavoratori di A.R.S.; c) nell Allegato sub lettera A): 1) Al paragrafo 2: a) il terzo capoverso sono sostituiti come segue: In conformità alla disciplina recata dall art. 29, comma 3, del Codice e dalla l.r. 40/2005 e successive modificazioni, il Direttore è Responsabile del trattamento dei dati personali, relativamente alla struttura tecnico amministrativa. Il Direttore è responsabile, altresì, del trattamento dei dati personali correlato a progetti/programmi a carattere trasversale e multidisciplinare. Allo stesso compete, pertanto, la responsabilità di nominare gli incaricati al trattamento dei dati personali dei settori/uffici cui sono attribuite funzioni trasversali alle strutture operative di ARS, nonché dell Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari ; 2) al paragrafo 2: la tabella Responsabili interni dell ARS è sostituita con la tabella di cui all Allegato 1, parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 3) il punto 2.1, paragrafo 2, dell Allegato 1, parte integrante e sostanziale della deliberazione n. 18/2004 e ss.mm., inserendo nella specifica tabella il nominativo dei responsabile esterno di trattamento di dati personali e dei relativi ambiti di competenza; 4) al sub paragrafo 2.3: la tabella Nomina incaricati, relativa ai profili e tipologia degli atti trattati, è sostituita con la tabella di cui all Allegato 2, parte integrante e sostanziale del presente atto; 5) al paragrafo 10: la tabella Strutture/settori è sostituita con la tabella di cui all Allegato 3, parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;

5 2. di dare mandato al Gruppo Privacy, istituito con la già citata deliberazione n. 18/2004, affinché provveda al coordinamento dei testi delle deliberazioni integrate e modificate dal presente provvedimento, nonché a presentare una proposta al C.d.A. al fine della semplificazione della procedura di nomina dei responsabili; 3. di assicurare, ai sensi dell art. 1 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni, la pubblicità integrale del presente provvedimento mediante: a) inserimento nell instituenda sezione Atti amministrativi sul sito web dell ARS ( b) affissione all Albo dei provvedimenti dell Agenzia; F.to il Direttore (Dott.ssa Laura Tramonti) F.to Il Presidente (Dott. Giovanni Barbagli) copia conforme all originale depositato presso la sede A.R.S. Il Direttore Dott.ssa Laura Tramonti

6 Allegato n. 1 alla deliberazione del CdA n. 5 del 31/01/2008 RESPONSABILI INTERNI ALL ARS STRUTTURE/UFFICI RESPONSABILE AMBITI DI COMPETENZA Nell ambito dei dati trattati all interno della struttura di riferimento: Direzione: Personale e convenzioni Contabilità e bilancio Patrimonio, contratti e forniture Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari Direttore a) dati comuni/sensibili relativi ai componenti degli Organi e alla gestione del rapporto con gli stessi e l Agenzia; b) dati comuni/sensibili connessi ad assunzioni, alla stipula di contratti di diritto privato e alla gestione delle risorse umane(compenso, collocamento obbligatorio, assicurazioni integrative, concessione di 1/5 dello stipendio, procedure di conciliazione in materia di rapporto di lavoro, gestione cause di lavoro) c) dati relativi all instaurazione e gestione dei rapporti contrattuali con terzi (individuazione del contraente, visura camerale, sottoscrizione contratto ecc; d) dati relativi alla gestione ai fini contabili di indennità e retribuzioni agli organi e al personale e) dati comuni/sensibili/giudiziari per la gestione delle cause stragiudiziali f) dati comuni/sensibili/giudiziari relativi a istruttoria contenzioso giudiziale (affidamento difesa ARS a soggetti esterni, affidamento difesa ARS all Avvocatura regionale)

7 (Segue Allegato 1) STRUTTURE/UFFICI RESPONSABILE AMBITI DI COMPETENZA Osservatorio di Epidemiologia Osservatorio per la Qualità UO Sistemi informatici UO Tecnologie dell informazione UO Centro statistico elaborazione dati Personale per progetti trasversali agli Osservatori Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari Coordinatore Coordinatore Direttore Nell ambito dei dati trattati per progetti/programmi di pertinenza degli Osservatori, o per trattamenti effettuati da settori/uffici con funzioni trasversali: a) flussi informativi analitici concernenti i ricoveri ospedalieri,l erogazione delle prestazioni specialistiche ambulatoriali, di riabilitazione, di assistenza medica convenzionata, di assistenza farmaceutica territoriale e in regime ospedaliero, di trasporto sanitario, le anagrafi egli assistiti, le esenzioni per patologia ed invalidità, i certificati di assistenza al parto, le dimissioni per aborto spontaneo e le interruzioni volontarie di gravidanza; b) flussi informativi riguardanti le attività gestionali ed economiche del servizio sanitario e sociosanitario regionale, nonché i dati di attività e di struttura sanitaria e socio-sanitaria pubblica e privata; c) flussi attinenti servizi di elaborazione dati e di verifica di qualità delle aziende sanitarie e delle istituzioni private; d) flussi informativi concernenti i dati sulla struttura della popolazione regionale, sull anagrafe dei residenti, sugli stili di vita, sui fenomeni sociali, sui bisogni reali e sulle risorse; e) archivi delle malattie infettive, archivio regionale AIDS; f) registro regionale dei difetti congeniti, di mortalità, di dialisi, delle vaccinazioni, dei tumori; g) registro INAIL degli infortuni e delle malattie professionali; h) altri flussi informativi analitici che abbiano ad oggetto l attività ospedaliera, le prestazioni sanitarie, socio-sanitarie e sociali erogate sul territorio, le prestazioni di riabilitazione, ulteriori archivi e registri di patologia.

8 Allegato n. 2 alla deliberazione del CdA n. 5 del A) PROFILO AMMINISTRATORE BANCA DATI CENTRALE STRUTTURA/ SETTORE Tecnologie dell'informazione Centro Statistico Elaborazione Dati TIPOLOGIA DATI TRATTATI DATI COMUNI OPERAZIONI 1) Raccolta: a) diretta presso l interessato; b) utilizzo di archivi regionali; c) acquisizione archivi da soggetti terzi (pubblici o privati). 2) Registrazione 3) Organizzazione Detto profilo è attribuito per amministrare la banca dati centrale 4) Conservazione 5) Consultazione 6) Elaborazione 7) Modificazione 8) Selezione 9) Estrazione 10) Raffronto 11) Utilizzo 12) Interconnessione 13) Blocco 14) Comunicazione (autoriz- zazione 15) Diffusione (autorizzazione 16) Gestione della modalità di accesso 17) Cancellazione 18) Distruzione

9 PROFILO B) AMMINISTRA- TORE DI SISTEMA Detto profilo è attribuito per amministrare tutte le banche dati presenti sugli elaboratori elettronici dell ARS STRUTTURA/ SETTORE Sistemi Informatici TIPOLOGIA DATI TRATTATI DATI COMUNI (Segue Allegato 2) 1) Raccolta OPERAZIONI a) diretta presso l interessato; b) utilizzo di archivi regionali; c) acquisizione archivi da soggetti terzi (pubblici o privati). 2) Registrazione 3) Organizzazione 4) Conservazione 5) Consultazione 6) Elaborazione 7) Modificazione 8) Selezione 9) Estrazione 10) Raffronto 11) Utilizzo 12) Interconnessione 13) Blocco 14) Comunicazione (autorizzazione 15) Diffusione (autorizzazione 16) Gestione della modalità di accesso 17) Cancellazione 18) Distruzione

10 (Segue Allegato 2) PROFILO STRUTTURA/ SETTORE TIPOLOGIA DATI TRATTATI OPERAZIONI C) AMMINISTRATOR E BANCA DATI SPECIFICA Detto profilo è attribuito per amministrare una banca dati specifica diversa da quella centrale OSSERVATORI Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari DATI COMUNI 1) Raccolta a) diretta presso l interessato; b) utilizzo di archivi regionali; c) acquisizione archivi da soggetti terzi (pubblici o privati). 2) Registrazione 3) Organizzazione 4) Conservazione Tecnologie dell'informazione 5) Consultazione 6) Elaborazione 7) Modificazione Centro Statistico Elaborazione Dati 8) Selezione 9) Estrazione 10) Raffronto 11) Utilizzo 12) Interconnessione con altri dati 13) Blocco 14) Comunicazione (autorizzazione 15) Diffusione (autorizzazione 16) Gestione delle modalità di accesso 17) Cancellazione 18) Distruzione (Segue Allegato 2)

11 PROFILO D) UTENTE BANCA DATI CENTRALE Detto profilo è attribuito agli utenti della banca dati centrale E) UTENTE BANCA DATI SPECIFICA Detto profilo è attribuito agli utenti di una banca dati specifica diversa da quella centrale STRUTTURA/ SETTORE OSSERVATORI Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari OSSERVATORI Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari Tecnologie dell'informazione TIPOLOGIA DATI TRATTATI DATI COMUNI DATI COMUNI OPERAZIONI 1) Consultazione 2) Elaborazione 3) Selezione 4) Estrazione 5) Raffronto 6) Utilizzo 7) Interconnessione con altri archivi 8) Comunicazione (autorizzazione 9) Diffusione (autorizzazione 1) Consultazione 2) Elaborazione 3) Selezione 4) Estrazione 5) Raffronto 6) Utilizzo 7) Interconnessione con altri archivi 8) Comunicazione (autorizzazione 9) Diffusione (autorizzazione Centro Statistico Elaborazione Dati

12 (Segue Allegato 2) PROFILO F) AMMINISTRATORE BANCA DATI SPECIFICA STRUTTURA/ SETTORE DIREZIONE: Personale e convenzioni Contabilità e bilancio TIPOLOGIA DATI DATI GIUDIZIARI OPERAZIONI 1. Raccolta: a) diretta presso l interessato; b) acquisizione archivi da altri soggetti esterni (pubblici o privati) 2. Registrazione 3. Organizzazione 4. Conservazione 5. consultazione Patrimonio, contratti e forniture 6. Elaborazione 7. Modificazione 8. Selezione 9. Estrazione 10. Raffronto 11. Utilizzo 12. Blocco 13. Comunicazione 14. Diffusione 15. Cancellazione 16. Distruzione G) OPERATORE INSERIMENTO DATI OSSERVATORI DIREZIONE DATI COMUNI 1) Raccolta a) Diretta presso l'interessato; b) Utilizzo di archivi regionali; c) Acquisizione archivi da soggetti terzi (pubblici o privati). 2) Registrazione 3) Consultazione

13 Allegato n. 3 alla deliberazione del CdA n. 5 del 31/01/08 STRUTTURE/SETTORI Direzione Osservatorio di Epidemiologia Osservatorio per la Qualità Area per lo studio e la ricerca del governo degli aspetti equitativi e la rilevanza economica dei bisogni sanitari Sistemi Informatici Centro Statistico Elaborazione Dati Tecnologie dell'informazione