Allegato 11. Unioncamere Lombardia, per il tramite dei soggetti preposti alle singole aree a rischio di commissione di un reato, fornirà all OdV:

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1 FLUSSI INFORMATIVI Allegato 11 FLUSSI INFORMATIVI Il D.Lgs 231/01 impone la previsione nel Modello di obblighi informativi nel confronti dell Organismo di Vigilanza deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello e del PTPC. Tali flussi sono relativi all esecuzione delle attività sensibili e si compongono di informazioni ordinarie e straordinarie da predisporre, eventualmente a richiesta, e trasmettere all OdV. I flussi informativi sono delineati in base alle esigenze specifiche di Unioncamere Lombardia a seguito della mappatura delle attività a rischio di commissione dei reati presupposto ai sensi del D.Lgs. 231/01. E necessario un sistema di flussi informativi strutturato per conoscere i rischi connessi allo svolgimento di diverse attività aziendali ed anticipare e prevenire la commissione di tali reati. L Organismo di Vigilanza grazie a tali flussi, viene a conoscenza delle vicende aziendali sotto profili rilevanti in termini di compliance (conformità legislativa e normativa) e può in tal modo fornire elementi conoscitivi utili all organo amministrativo per orientare le scelte gestionali preventive o, altresì fornire elementi conoscitivi utili all organo di controllo aziendale quale supporto alla sua azione di vigilanza. Unioncamere Lombardia, per il tramite dei soggetti preposti alle singole aree a rischio di commissione di un reato, fornirà all OdV: - adeguate informazioni secondo quanto richiesto dall OdV, che sarà oggetto di verifica da parte dell OdV stesso in occasione delle proprie attività di monitoraggio. - trasmettere all OdV su base periodica informazioni che attestino il rispetto nell ambito dei processi sensibili, delle regole sancite dal Modello nonché segnalare eventuali eccezioni o situazioni che richiedano un aggiornamento del Modello stesso. 1

2 L OdV ha inoltre il compito di favorire il flusso delle informazioni da parte della struttura aziendale e mantenere attivo un canale informativo che deve essere portato a conoscenza di tutti i destinatari del modello; al fine di facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l OdV è stato istituito un indirizzo odv@lom.camcom.it L Organismo di Vigilanza richiede, alle funzioni interessate ad attività a rischio di commissione di un reato, informazioni ordinarie e straordinarie, come di seguito specificate: L OdV richiede informazioni ordinarie in merito a: Notizie significative sulle attività svolte Modifiche organizzative e/o di business eventualmente intervenute Modifiche procedurali eventualmente intervenute Eventuali attestazioni di conformità alle prescrizioni legislative e del Modello 231/01 La periodicità della predisposizione e/o invio delle informazioni all OdV, nonché il loro contenuto minimo, sono funzionali al livello di rischio di commissione del reato presupposto. L OdV richiede informazioni straordinarie relative a criticità riscontrate che possano riguardare: Procedimenti posti in essere dalla Magistratura in relazione ai reati presupposto; Risultanze di indagini interne, dalle quali sono emerse infrazioni del Modello 231; Procedimenti disciplinari a carico dei dipendenti per infrazioni del Modello 231 o del Codice Etico; Possibili segnalazioni su violazioni del Modello 231; Indici di anomalie (es. aumento dell indice degli infortuni); Problemi riscontrati nella gestione dei presidi di controllo interni. TERMINOLOGIA Nel presente documento i seguenti termini hanno il significato di seguito indicato: 2

3 Attività sensibile: attività a rischio di commissione reato ossia attività nel cui ambito ricorre il rischio di commissione di un reato compreso in quelli contemplati dal D.Lgs.231/01 e s.m.i.; D.Lgs 231/01: Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231, recante la Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica a norma dell art.11 della Legge 29 settembre 2000 n.300 Modello: Modello di Organizzazione Gestione e controllo adottato da Unioncamere Lombardia, che raccoglie: i) una mappatura delle attività sensibili a rischio di commissione di uno dei reati specifici ii) uno schema delle procedure organizzative e gestionali, con le azioni di controllo a presidio del rischio. Obblighi di riservatezza: i componenti dell OdV sono tenuti al segreto in ordine alle notizie ed informazioni acquisite nell esercizio delle loro funzioni, mentre non sussiste tale obbligo nei confronti della Giunta e del Collegio dei Revisori dei Conti. I componenti dell OdV si astengono dal ricercare ed utilizzare informazioni riservate per fini diversi da quelli previsti dal D.Lgs 231/01 o per scopi non conformi alle funzioni proprie dell OdV. Ogni informazione in possesso dell OdV viene trattata in conformità con la legislazione vigente in materia, in particolare con il D.Lgs 196/2003 OdV: Organismo di Vigilanza previsto dall art.6 D.Lgs 231/01, avente il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del MODELLO, nonché sull aggiornamento dello stesso Regolamento OdV: documento per mezzo del quale l Organismo di Vigilanza disciplina il proprio funzionamento Reati: i reati ai quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs 231/01 e s.m.i. Responsabili della predisposizione e/o invio all OdV: soggetti responsabili della predisposizione e/o invio delle informazioni nonché del monitoraggio dei processi sensibili di loro competenza e del rispetto delle regole adottate per garantire il presidio dei rischi e la prevenzione dei reati di cui al D.Lgs 231/01 e s.m.i, nonché di segnalare eventuali problematiche o anomalie che rendano opportuno l aggiornamento del Modello 213. Soggetti apicali Soggetti posti a capo delle singole aree su cui grava il compito di fare le segnalazioni all OdV e di rispondere ai quesiti da questi formulati RESPONSABILITA E APPLICAZIONE E DELL AGGIORAMENTO La responsabilità dell applicazione e dell aggiornamento del presente documento è dell Odv. Tutti i soggetti apicali sono tenuti a: 1) predisporre adeguata informazione all Odv sulla base delle richiesta formulate dall Organismo stesso, al fine di consentire un adeguata verifica periodica 2) Trasmettere all Organismo di Vigilanza, su base periodica, informazioni che attestino il rispetto dei processi sensibili da questi gestiti, delle regole sancite dal 3

4 Modello 231/01 nonchè segnalare eventuali situazione che richiedano un aggiornamento del modello L obbligo informativo riguarda in particolare: a) Consiglio b) Giunta c) Segretario Generale d) Direttore operativo e) Responsabile Area Imprese f) Responsabile area promozione e sviluppo del territorio g) Responsabile area amministrazione servizi alle Camere di Commercio L Odv ha il compito di favorire il flusso delle informazioni da parte della struttura aziendale e mantenere attivo un canale informativo: viene attivata all uopo una casella e.mail dedicata MODALITA OPERATIVE I flussi informativi consentono di monitorare l evoluzione dell attività oggetto di analisi e il funzionamento dei presidi di controllo evidenziando i) per la criticità: gli eventi maggiormente significativi in termini di potenziale rischio di commissione dei reati e gli eventuali indici di anomalia; ii)per la gestione delle attività sensibili definite e regolamentate da specifici protocolli, (procedure, istruzioni etc ) le possibili problematiche sorte con riferimento all applicazione dei protocolli stessi di prevenzione e le eventuali modifiche necessarie L OdV chiede alle funzioni interessate ad attività a rischio di commissione di un reato, tutte le informazioni necessarie al fine di correttamente vigilare e prevenire i reati presupposto. A titolo esemplificativo e non esaustivo di seguito vengono indicate le informazioni richieste dall OdV alle funzioni interessate nelle attività sensibili alla commissione di reati presupposto, alle funzioni di controllo e agli organi sociali: a) notizie significative sulle attività svolte b) modifiche organizzative e/o di business eventualmente intervenute c) modifiche procedurali eventualmente intervenute o nuove procedure introdotte d) procedimenti posti in essere dalla Magistratura in relazione ai reati presupposto e risultanze di indagini interne, dalle quali sono emerse infrazioni del Modello 231 f) procedimenti disciplinari a carico dei dipendenti per infrazioni del Modello213 o del Codice Etico g) possibili segnalazioni su violazioni del Modello 231 h) indici di anomalie i) problemi riscontrati nella gestione dei presidi interni Invio: i flussi informativi dovranno pervenire all Odv principalmente attraverso comunicazioni sulla casella di posta elettronica dedicata 4

5 Richieste: l Odv richiede la documentazione da visionare in occasione della visita periodica che può essere fatta in ogni momento. 5