REGOLAMENTO SULL'USO DI TELEFONI CELLULARI E ACCOUNT

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1 REGOLAMENTO SULL'USO DI TELEFONI CELLULARI E ACCOUNT PER TUTTI I DIPENDENTI DELLA SOCIETÀ LIVIT FM SERVICES AG VALIDITÀ DAL / W005

2 SOMMARIO INTRODUZIONE PAGINA 3 INDICAZIONI DI BASE PAGINA 3 1 Campo di applicazione 2 Swisscom 3 Microsoft Office Gestione PAGINA 4 Proprietà Scopo e campo di applicazione ACQUISIZIONE / SOSTITUZIONE PAGINA Acquisto Riparazioni UTILIZZO DI TELEFONO CELLULARE, SMARTPHONE PAGINA 4 9 Servizio giornaliero Assenze PAGINA 5 Conversazioni private e utilizzo dei dati Quantità di dati UTILIZZO DEI SERVIZI DI POSTA ELETTRONICA PAGINA 5 13 Informazioni generali sull'utilizzo Azioni non consentite PAGINA 6 Servizio giornaliero CESSAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO PAGINA 6 CONTROLLI E SORVEGLIANZA PAGINA 7 COMPORTAMENTO CONTRARIO AGLI OBBLIGHI PAGINA 7 ENTRATA IN VIGORE PAGINA 7 Qui di seguito, nel presente documento, utilizzeremo solo la forma maschile sia per indicare persone di sesso maschile sia persone di sesso femminile. Ciò avviene solo per rendere il testo più scorrevole.

3 INTRODUZIONE Se necessario per l'effettuazione del lavoro, la società Livit FM Services AG (LFMS) mette a disposizione dei suoi dipendenti un telefono cellulare e un account di posta elettronica. La Direzione determina chi sono gli aventi diritto e decide in merito al modello, alla dotazione e agli accessori. Tutti gli utilizzatori hanno le seguenti responsabilità: rispetto delle disposizioni applicabili segnalazione ai propri superiori di lacune o incidenti relativi alla sicurezza effettivi o presunti PRINCIPI DI BASE 1 Campo di applicazione 2 Swisscom 3 Microsoft Office 365 Una buona reperibilità fa parte del servizio qualitativo offerto da LFMS. Per conseguire tale scopo, oltre all'adozione di altre misure, il personale viene dotato di cellulari aziendali e di un indirizzo uniformato. Il presente Regolamento si applica a tutti i dipendenti LFMS ai quali è stato assegnato un cellulare e/o la possibilità di utilizzare i servizi di posta elettronica (invio, ricezione o archiviazione di ). Esso contiene estratti delle direttive della società capogruppo Swiss Life Holding. Con la presa in consegna del cellulare il dipendente accetta il presente Regolamento. I cellulari della società LFMS sono integrati in un contratto quadro stipulato tra la Swisscom e la società Swiss Life. Le chiamate e gli SMS/MMS nella rete svizzera sono gratuiti e i dati all'interno della Svizzera illimitati. I dipendenti con una connessione aziendale al computer utilizzano l'ambiente di rete IT (nome.cognome@livit-fm.ch). Per tutti i dipendenti operativi senza connessione aziendale al computer, LFMS utilizza Microsoft Office 365. Con questa soluzione, le attività nonché l'archiviazione e il backup dei dati vengono eseguiti esternamente (nome.cognome@livitfm.ch). L'utilizzo di questa piattaforma è possibile per tutti i dipendenti. Pagina 3 di 7

4 4 Gestione 5 Proprietà Tutte le attività connesse al cellulare, all'abbonamento del cellulare e a Office 365 dovranno essere effettuate tramite l'ufficio LFMS. I dispositivi di comunicazione e gli accessori annessi sono di proprietà di LFMS. Anche i dati elaborati, inviati, ricevuti o memorizzati su questi sistemi sono di proprietà di LFMS. 6 Scopo e campo di applicazione La presente normativa regolamenta l'utilizzo dei servizi di posta elettronica offerti da LFMS al fine di evitare danni, richieste di risarcimento da parte di terzi o rischi per la reputazione. La presente direttiva ha lo scopo di favorire un utilizzo controllato e sicuro della tecnologia informatica e comunicativa. Le misure di sicurezza intraprese hanno lo scopo di garantire la riservatezza dei dati dell'azienda, dei clienti e dei dipendenti nonché di evitare che questi dati e le risorse IT necessarie per la loro elaborazione vengano danneggiati, persi oppure utilizzati, diffusi o modificati in assenza di autorizzazione. Le presenti disposizioni per la sicurezza IT sono valide per tutti i dipendenti che hanno accesso ai sistemi e alle risorse IT. Ai sensi di questa direttiva, per risorse IT si intendono in particolare, ma non esclusivamente, i computer, le attrezzature, i dispositivi di comunicazione, i software e i dati che vengono messi a disposizione, utilizzati e curati al fine di creare, raccogliere, registrare, elaborare, memorizzare, recuperare, visualizzare e trasmettere informazioni. ACQUISIZIONE / SOSTITUZIONE 7 Acquisizione 8 Riparazioni L'acquisizione, l'installazione e la manutenzione del sistema si effettuano tramite l'ufficio LFMS. Per il personale di nuova assunzione, l'ordine viene effettuato automaticamente. Tutte le altre prime acquisizioni e successive sostituzioni dovranno essere effettuate utilizzando il relativo modulo. I cellulari guasti devono essere segnalati alla persona responsabile dell'ufficio LFMS. È necessario attenersi alle istruzioni della persona responsabile dell'ufficio LFMS. UTILIZZO TELEFONO CELLULARE, SMARTPHONE 9 Servizio giornaliero Durante il servizio giornaliero, il dipendente deve essere sempre raggiungibile durante l'orario di lavoro. Si dovrà sempre inserire il trasferimento di chiamata al Combox/Helpdesk. Pagina 4 di 7

5 10 Assenze In dipendenza del team di appartenenza e del tipo di immobile, si potranno dare disposizioni supplementari sull'uso del cellulare. In caso di assenze prolungate (> 1 giorno), è necessario impostare la deviazione di chiamata dal proprio cellulare al numero del sostituto all'interno del team oppure dovrà essergli messo a disposizione il cellulare. 11 Conversazioni private e utilizzo dei dati 12 Quantità di dati Non è consentito l utilizzo del telefono cellulare per conversazioni private e per trasferimenti di dati. In caso di uso improprio, gli oneri e i costi derivanti saranno addebitati sullo stipendio del dipendente. L'utilizzo per scopri privati dei telefoni cellulari messi a disposizione è in linea di massima vietato. È vietato effettuare download e accedere a piattaforme Internet per uso privato. I collegamenti a sistemi di gestione degli edifici (MSR) devono essere urgentemente chiusi dopo l'uso o a lavoro terminato effettuando la disconnessione dal sistema. Per quanto riguarda l'invio di mail, occorre prestare attenzione a non inviare allegati inutili (immagini, testi, lettere ecc.). UTILIZZO DEI SERVIZI DI POSTA ELETTRONICA 13 Informazioni generali sull'utilizzo Per le attività professionali è consentito esclusivamente l'uso dei servizi di posta elettronica messi a disposizione da LFMS (nome.cognome@livitfm.ch o nome.cognome@livitfm.ch). L'utilizzo occasionale a scopi privati è consentito solo nell'ambito del presente Regolamento. È vietato l'utilizzo di servizi di posta elettronica privati per comunicazioni professionali. I servizi di posta elettronica sono sottoposti alla filtrazione e al controllo dei contenuti per motivi di sicurezza e/o ai fini della gestione di rete. Tutti i dati presenti nei servizi di posta elettronica aziendale vengono considerati dati aziendali. Le informazioni sensibili o confidenziali di LFMS possono essere inviate via esclusivamente previa autorizzazione del responsabile dei dati e utilizzando i processi di cifratura consentiti. Tra le altre, vengono considerate informazioni sensibili o confidenziali: dati medici o privati di clienti e terzi dati personali o privati di dipendenti della Swiss Life Holding dati finanziari e altri dati aziendali delle società della Swiss Life Holding Tutte le inviate devono contenere i principali dati di contatto secondo le indicazioni per il «Corporate Design di LFMS» (nome e cognome, posizione, unità organizzativa, numero di telefono e disclaimer) Pagina 5 di 7

6 14 Azioni non consentite 15 Servizio giornaliero L'utilizzo dei servizi di posta elettronica non deve mai suscitare l'impressione che l'utente rappresenti LFMS, ne esprima il parere o parli a suo nome, a meno che non ne sia esplicitamente autorizzato. In particolare, non è consentito utilizzare i servizi di posta elettronica per trarre vantaggi economici personali scopi politici, religiosi, sovversivi, immorali o illegali (per es. creare, richiamare, memorizzare e trasmettere rappresentazioni di violenza, minacce nonché contenuti razzisti, discriminatori, offensivi, osceni, pornografici o comunque inaccettabili), oppure per la promozione e il sostegno di tali scopi importunare, intimidire o irritare altri dipendenti o terzi inviare o inoltrare a catena o altri contenuti o messaggi promozionali non richiesti (spam) inoltrare automaticamente messaggi a indirizzi esterni ricevere, memorizzare, inoltrare o inviare informazioni aziendali tramite apparecchi o dispositivi di qualsiasi tipo non autorizzati richiamare/leggere le salvate o archiviate di altri utenti a loro insaputa I proprietari degli indirizzi devono controllare la posta in arrivo almeno una volta al giorno. Le richieste devono ricevere una risposta entro 48 ore, oppure deve essere inviata una conferma di ricezione e deve essere garantita una risposta. Le contenenti informazioni importanti di qualunque tipo devono essere archiviate e non cancellate. A partire dal secondo giorno di assenza è necessario impostare un avviso di assenza (contenuto conforme alla direttiva oppure inoltro al sostituto). Gli allegati delle devono essere inviati preferibilmente in formato pdf; le immagini devono essere compresse in un formato ragionevole. CESSAZIONE RAPPORTO DI LAVORO In caso di cessazione del rapporto di lavoro, il cellulare e tutti gli accessori dovranno essere restituiti a LFMS. Le parti mancanti verranno computate al dipendente. Prima della cessazione del rapporto di lavoro, i dati delle salvati nella propria directory personale devono essere trasmessi al successore o al principale. Pagina 6 di 7

7 CONTROLLI E SORVEGLIANZA LFMS esegue periodicamente dei controlli specifici per verificare il rispetto di questa normativa. COMPORTAMENTO CONTRARIO AGLI OBBLIGHI Le violazioni del presente regolamento sono da ritenersi un comportamento contrario agli obblighi e verranno trattate di conseguenza. ENTRATA IN VIGORE Il presente Regolamento entra in vigore dall' Il presente regolamento è stato approvato dall'autorità fiscale. Pagina 7 di 7