REGOLAMENTO IN MATERIA DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

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1 Rev /10/2014 Pagina 1 di 10 AMTPG17 REVISIONE 1.0 REGOLAMENTO IN MATERIA DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Norma UNI EN ISO 9001: 2008 DOCUMENTO REDATTO DA Azienda Mobilità e Trasporti SpA Via F. Torbido, 3/a Verona (VR) - Italy Telefono Telefax Codice Fiscale Partita IVA web: info@amt.it DOCUMENTO VALIDO SOLO SE COMPLETO, VERIFICATO ED APPROVATO NELLE MODALITÀ PREVISTE COPIA DIFFUSA CON MODALITÀ CONTROLLATE Proprietà AMT SpA. Tutti i diritti riservati. E' vietata la riproduzione, la diffusione e l'uso all'esterno senza autorizzazione scritta e firmata del R.D.Q. R.D.Q. R.D.Q. DIREZIONE STESURA VERIFICA APPROVAZIONE

2 Rev /10/2014 Pagina 2 di 10 VERSIONI DI REVISIONE Numero Data Paragr. Agg. Descrizione Variazioni apportate I=inserimento; V=variazione; D=eliminazione 00 28/10/2011 Prima stesura /10/2014 V Nuova Revisione. Modifica al sistema di archiviazione e diffusione dei documenti

3 Rev /10/2014 Pagina 3 di 10 INDICE 1.SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DEFINIZIONI SOGGETTI LEGITTIMATI NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI RICHIESTA DI ACCESSO ACCESSO INFORMALE E FORMALE ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO LIMITAZIONE E DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO ESCLUSIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO TUTELA DELLA RISERVATEZZA RIFIUTO, DIFFERIMENTO O LIMITAZIONE ALL'ACCESSO ACCESSO AGLI ATTI DI PROCEDURE RELATIVE AI CONTRATTI PUBBLICI RINVIO E PUBBLICITA' RESPONSABILITA' TARIFFE PER IL RILASCIO DI COPIA DI ATTI E DOCUMENTI... 10

4 Rev /10/2014 Pagina 4 di SCOPO Il presente regolamento disciplina le misure organizzative per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi formati dall'amt S.p.A. - Azienda Mobilità e Trasporti Verona o comunque da essa stabilmente detenuti. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Il diritto di accesso ha ad oggetto i documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dalla Società. La società non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso ai fini di soddisfare le richieste di accesso. E' accessibile ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. 3. RIFERIMENTI Si vuole garantire la conformità con i seguenti paragrafi della norma UNI EN ISO 9001:2008: Determinazione dei requisiti relativi al prodotto Tenuta sotto controllo della produzione e dell'erogazione del servizio 4. DEFINIZIONI Ai fini del presente regolamento si intende per: a) Società, l'amt S.p.A. - Azienda Mobilità e Trasporti Verona; b) legge, la Legge 7 Agosto 1990 n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modificazioni (DPR n. 184 del 12 aprile 2006) c) diritto di accesso, il diritto degli interessati di prendere visione e/o di estrarre copia di documenti amministrativi; d) procedimento di accesso, il procedimento che si apre con l'istanza di accesso e si conclude con un provvedimento comunicato all'interessato di accoglimento espresso o tacito di diniego; e) interessati, tutti i soggetti legittimati così come individuati successivamente; f) controinteressati, tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza;

5 Rev /10/2014 Pagina 5 di 10 g) documento accessibile, ogni atto individuato nel campo di applicazione; h) attività di pubblico interesse, ogni attività di rilievo pubblicistico inerente all'erogazione del servizio pubblico, alla sua organizzazione e gestione; i) responsabile del procedimento, il Direttore Generale o altro dipendente da esso delegato. 5. SOGGETTI LEGITTIMATI Sono legittimati ad esercitare il diritto di accesso tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è chiesto l'accesso. 6. NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI La struttura responsabile del procedimento di accesso è l'ufficio Relazioni con il Pubblico (URP). Il responsabile del procedimento è tenuto a dare comunicazione dell'avvio del procedimento di accesso a tutti i cointeressati, mediante invio di copia dell'istanza con raccomandata con avviso di ricevimento, o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione. I soggetti cointeressati sono individuati tenuto conto anche del contenuto degli atti connessi. I controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso, entro 10 (dieci) giorni dal ricevimento. Accertata la ricezione della comunicazione e decorso il termine previsto dal precedente capoverso, la Società definisce la propria decisione in merito alla richiesta di accesso. L'accoglimento della richiesta di accesso al documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge e del presente regolamento. 7. RICHIESTA DI ACCESSO La richiesta può essere presentata alla Società, in uno dei seguenti modi: a) per via telematica, a mezzo di posta elettronica certificata, all'indirizzo amtspa@cgn.legalmail.it; b) per via postale; c) mediante telefax; d) di persona, anche verbalmente nei casi di accesso informale. La modalità di invio delle domande e le relative sottoscrizioni, anche per ciò che concerne le richieste inoltrate per via telematica, devono avvenire nel rispetto della vigente normativa. La richiesta deve contenere almeno le seguenti informazioni:

6 Rev /10/2014 Pagina 6 di 10 a) gli estremi del documento amministrativo al quale si chiede di accedere ovvero gli elementi che ne consentono l'univoca individuazione; b) l'identità dell'interessato e,quando occorre, i poteri rappresentativi in conformità a quanto riportato in seguito; c) la motivazione in ordine alla sussistenza dell'interesse diretto, concreto e attuale all'accesso, in capo al richiedente. L'identità del richiedente è verificata dal responsabile del procedimento mediante esibizione di un documento di riconoscimento, la cui copia fotostatica è acquisita agli atti. Nel caso in cui la richiesta venga inoltrata per via postale o mediante telefax alla stessa deve essere allegata copia fotostatica del documento di identità del richiedente. Nel caso in cui il richiedente deleghi altro soggetto alla presentazione della richiesta, quest'ultimo deve essere munito di valida e regolare delega, che va acquisita agli atti unicamente alle copie fotostatiche dei documenti di identità sia del delegante, sia del delegato. Se l'accesso è richiesto per conto di persona giuridica, un ente o un'associazione, la richiesta è avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti o ordinamenti, all'uopo producendo copia di documentazione comprovante la sussistenza dei poteri rappresentativi, che va allegata agli atti, e ferma restando l'applicazione della disposizione di cui sopra. 8. ACCESSO INFORMALE E FORMALE Il diritto di accesso, se dalla natura del documento richiesto non risulta l'esistenza di controinteressati, può essere esercitato in via informale mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio relazioni con il pubblico. Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta e dimostrare la propria identità, come specificato al precedente articolo. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta anche in relazione all'effettiva disponibilità materiale del documento. L'atto di accoglimento si concretizza nell'indicazione della pubblicazione contenente le notizie, nell'esibizione del documento, nell'estrazione di copie, ovvero in altra modalità idonea. La Società, qualora in base al contenuto del documento richiesto riscontri l'esistenza di controinteressati, invita l'interessato a presentare richiesta formale di accesso, di cui ai successivi paragrafi. Dell'attività espletata il responsabile del procedimento redige verbale ai sensi del presente regolamento. L'accesso formale si esercita su istanza scritta dell'interessato, qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni fornite, sull'accessibilità del documento o sull'esistenza di controinteressati. La richiesta deve essere redatta per iscritto utilizzando preferibilmente i moduli predisposti dalla Società allegati al presente regolamento e disponibili presso l'ufficio relazioni con il pubblico e sul sito internet (

7 Rev /10/2014 Pagina 7 di 10 Nel procedimento di accesso formale la richiesta è tempestivamente inoltrata dall'ufficio ricevente all'ufficio competente. Della richiesta di accesso, debitamente protocollata, la Società e tenuta a rilasciare ricevuta al richiedente, qualora espressamente richiesta. Il procedimento di accesso si conclude nel termine di 30 (trenta) giorni, decorrenti dalla presentazione della richiesta. Decorso tale termine senza che vi sia stata formale risposta, l'accesso deve intendersi tacitamente negato. Se la richiesta è irregolare o incompleta, anche in relazione alla documentazione citata in precedenza, del presente Regolamento, la Società, entro 10 (dieci) giorni, ne dà comunicazione al richiedente con ogni mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. In tal caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta. Di tale differimento è data comunicazione all'interessato. 9. ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO L'atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione della struttura organizzativa competente, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonché di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a 15 (quindici) giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. L'esame dei documenti avviene nel luogo e nelle ore indicate, alla presenza del responsabile del procedimento o di altro soggetto dallo stesso all'uopo delegato. I documenti sui quali è consentito l'accesso non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione, o comunque alterati in qualsiasi modo. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, munita di valida e regolare delega, che è acquisita agli atti unitamente alla domanda di accesso. Il richiedente o il soggetto incaricato possono essere accompagnati da altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. In ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento delle tariffe, stabilite con deliberazione dal Consiglio di Amministrazione della Società e pubblicizzate unitamente al presente regolamento. Le tariffe possono essere differenziate e tener conto del costo effettivo del servizio. 10. RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Il responsabile del procedimento ha il compito di adottare e sottoscrivere gli atti relativi al procedimento di accesso. Il responsabile, o persona da lui delegata, redige idoneo e motivato verbale dell'avvenuto accesso, sia formale, sia informale o del diniego. 11. LIMITAZIONE E DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO La Società può limitare l'accesso a un documento, oscurandone alcuni contenuti, quando ciò sia necessario per salvaguardare la riservatezza di terzi e le informazioni non siano rilevanti

8 Rev /10/2014 Pagina 8 di 10 per il richiedente, secondo valutazione condotta con riferimento agli elementi dichiarati dallo stesso, nell'istanza di accesso. La Società dispone il differimento dell'accesso quando sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'articolo 24, comma 6, della legge o per salvaguardare specifiche esigenze della Società, specie nella fase preparatoria di provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento del procedimento. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata. 12. ESCLUSIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO La Società, previa valutazione accurata degli elementi a sua disposizione e del caso specifico, esclude l'accesso per le seguenti tipologie di documenti: a) atti e documenti rientranti nelle categorie generali individuate dall'articolo 24, comma 1 della legge o dai quali possa derivare una lesione ad interessi rilevanti quali quelli individuati dall'articolo 24, comma 6, lettera a), b), c), e) della legge; b) atti e documenti che riguardano la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano stati forniti alla Società dagli stessi soggetti cui si riferiscono, salve le disposizioni del presente regolamento; c) ogni altro atto o documento per cui la normativa vigente preveda espressamente la sottrazione all'esercizio del diritto di accesso. Il diritto di accesso è, inoltre, escluso nel caso di istanze preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato della Società. Sono inoltre esclusi dal diritto di accesso, ai sensi del regolamento del Garante per la protezione dei dati personali e del DPR 12/4/2006 n. 184 (Nuovo regolamento nazionale sull'accesso): Rapporti informativi sul personale dipendente; documenti rappresentativi di accertamenti e dichiarazioni medico legali relativi al personale anche in quiescenza; documenti attinenti al trattamento economico individuale o a rapporti informativi o valutativi; documenti rappresentativi di interventi dell'autorità giudiziaria o della Procura della Corte dei Conti, relativi a soggetti per i quali si delinea responsabilità civile, penale, amministrativa; documenti contenenti atti sensibil i o giudiziari, se l'accesso non è strettamente indispensabile per la tutela dell'interessato o dei suoi diritti di pari rango (art. 60 Codice privacy); gli atti dei privati detenuti occasionalmente dall'istituzione scolastica in quanto non scorporabili da documenti direttamente utilizzati e, in ogni modo, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nelle determinazioni amministrative; documenti attinenti a procedimenti penali (per i quali è prevista una tutela più ampia in ambito giudiziario), o utilizzabili a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori o cautelari, nonché concernenti procedure conciliative o arbitrali; annotazioni, appunti e bozze preliminari;

9 Rev /10/2014 Pagina 9 di 10 documenti inerenti all'attività relativa all'informazione,alla consultazione e alla concertazione e alla contrattazione sindacale, fermi restando i diritti sindacali previsti anche dal protocollo sindacale. 13. TUTELA DELLA RISERVATEZZA Nell'ipotesi in cui l'accesso ai documenti amministrativi possa compromettere la riservatezza di terzi, siano essi persone fisiche, giuridiche, gruppi, associazioni o imprese, l'accesso agli atti sarà consentito solo se preordinato alla cura di interessi aventi, nel caso concreto, rango pari o superiore rispetto al diritto di riservatezza dei terzi, ovvero per la tutela giurisdizionale o amministrativa di diritti e interessi giuridicamente rilevanti. Nel caso di documenti contenenti dati idonei a rilevare lo stato di salute o la vita sessuale, l'accesso è consentito nei modi previsti dall'art. 60 del D. Lgs. 30 Giugno 2003, n RIFIUTO, DIFFERIMENTO O LIMITAZIONE ALL'ACCESSO Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso sono disposti con provvedimento del responsabile del procedimento, che motiva il diniego o le limitazioni, indicando le ragioni di fatto e di diritto, anche con riferimento ai casi individuati nel presente regolamento, per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta. 15. ACCESSO AGLI ATTI DI PROCEDURE RELATIVE AI CONTRATTI PUBBLICI Nelle procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture, il diritto di accesso è previsto nei termini e con le modalità stabilite dal D. Lgs. 12 Aprile 2006, n RINVIO E PUBBLICITA' Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si fa rinvio alla vigente normativa di riferimento. Il presente regolamento viene pubblicato sul sito Internet della Società.

10 Rev /10/2014 Pagina 10 di RESPONSABILITA' L'ambito delle responsabilità per l'attuazione di questa procedura e' il seguente: FINALITA' RUOLO RESPONSABILE Misure organizzative per l'esercizio dei diritti di accesso ai documenti amministrativi Aggiornamento della procedura Verifica attuazione ed efficacia procedura Direzione Rappresentante Direzione Qualità Rappresentante Direzione Qualità TARIFFE PER IL RILASCIO DI COPIA DI ATTI E DOCUMENTI (di cui al Regolamento in materia di accesso ai documenti amministrativi) Il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. Il costo di riproduzione da corrispondere per il rilascio di copia dei documenti richiesti è stabilito come segue: Euro 0,20 per singola facciata in b/n formato A4; Euro 0,25 per singola facciata a colori formato A4; Euro 0,30 per singola facciata in b/n formato A3; Euro 0,40 per singola facciata a colori formato A3; Euro 5,00 per riproduzioni di documenti digitali su CD Rom (a CD per ciascuna richiesta). Per la riproduzione di documenti amministrativi, planimetrie o altri documenti le cui dimensioni esulino dai consueti formati, il costo di riproduzione è commisurato alle spese effettivamente sostenute per la riproduzione secondo le tariffe praticate dal soggetto esterno incaricato del servizio, salvi gli ulteriori costi sostenuti dalla Società e non quantificabili in via preventiva (oneri di gestione amministrativa, trasferimenti, etc.). Qualora l'istante chieda l'invio a mezzo posta dei documenti richiesti, ne sopporterà i costi di spedizione nella misura eccedente la tariffa ordinaria in vigore. I diritti di ricerca e di visura sono stabiliti in Euro 5,50. Il pagamento dei suddetti importi avrà luogo in contanti presso l'ufficio Cassa di AMT S.p.A. - Azienda Mobilità e Trasporti Verona o a mezzo di bonifico bancario con la causale Costi per l'esercizio del diritto di accesso ; a fronte dell'avvenuto di pagamento AMT S.p.A. - Azienda Mobilità e Trasporti Verona rilascerà quietanza.