Guida all Assemblea dei Soci e all elezione della Commissione Locale. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina

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1 Guida all Assemblea dei Soci e all elezione della Commissione Locale SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina

2 PREMESSA La seguente guida ha l obiettivo di agevolare la preparazione e la gestione dell Assemblea dei Soci, con particolare riferimento all Assemblea dei Soci con elezione della Commissione Locale. Questo momento fondamentale per la vita della Sede Locale è regolamentato dai nostri documenti ufficiali, in particolare dall Articolo 7 del Regolamento Interno. Durante l Assemblea dei Soci ricordate di avere a portata di mano una copia del Regolamento Interno in vigore e di questa guida così da avere tutte le risposte in caso di dubbi o problemi. La Task Force Assemblea dei Soci e Commissione Locale Lorenzo D Urso, Chiara Riforgiato, Andrea Scarfia, Antonio Strangio, Luca Tirloni, Verena Zerbato SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 1

3 1. INFORMAZIONI DI BASE: DI CHE COSA STIAMO PARLANDO? L Assemblea dei Soci è convocata dall Incaricato Locale e si riunisce, almeno una volta l anno, nel periodo compreso fra il 1 ottobre e il 31 dicembre, con i seguenti scopi: - elezione della nuova Commissione Locale; - approvazione del bilancio o rendiconto consuntivo della Sede Locale relativamente all anno associativo precedente. L Assemblea dei Soci può essere convocata però ogni qualvolta la Commissione Locale lo ritenga opportuno o quando almeno un decimo dei Soci Ordinari ne faccia richiesta scritta all Incaricato Locale. In accordo con quanto specificato dal Regolamento Interno e dallo Statuto Nazionale e di Sede Locale, in caso di assenza o impedimento dell Incaricato Locale, l Amministratore Locale ne fa le veci e lo sostituisce in tutti i compiti che gli spettano. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 2

4 2. COSA FARE PRIMA DELL ASSEMBLEA 2.1. CONVOCAZIONE L Assemblea dei Soci è convocata in via ordinaria dall Incaricato Locale almeno sette giorni prima della seduta mediante posta elettronica inviata a tutti i Soci Ordinari della Sede Locale e con tutti i mezzi di comunicazione solitamente usati. Tale avviso deve contenere data, orario, luogo e ordine del giorno dell Assemblea. Vi consigliamo di specificare già nell avviso della prima convocazione anche data, orario e luogo della seconda convocazione per accorciare i tempi e alleggerire l organizzazione generale. Vi consigliamo di allegare all avviso di convocazione anche il bilancio o rendiconto consuntivo che si andrà a votare durante l Assemblea così che i Soci siano preparati alla discussione e alla votazione del documento. L Assemblea dei Soci può essere convocata in via straordinaria o urgente dall Incaricato Locale almeno tre giorni prima della seduta, con la stessa modalità indicata per la convocazione ordinaria. L unica cosa in più da fare è informare il Consiglio Esecutivo del SISM Nazionale circa le motivazioni di tale convocazione straordinaria, contestualmente alla convocazione stessa PRIMA E SOCONDA CONVOCAZIONE Quando l Incaricato Locale convoca l Assemblea dei Soci è necessario indicare data, orario e luogo almeno della prima convocazione. Vi consigliamo di comunicare anche data, orario e luogo della seconda convocazione. L Assemblea dei Soci è validamente costituita, in prima convocazione, qualora sia presente la maggioranza semplice dei Soci Ordinari che compongono la Sede Locale. È pertanto necessario verificare, prima che l Assemblea inizi se il numero dei Soci presenti costituisce la maggioranza semplice dei Soci Ordinari iscritti alla Sede Locale. Nel caso in cui l Assemblea dei Soci non risultasse validamente costituita in prima convocazione si procede a una seconda convocazione dell Assemblea, la quale risulta validamente costituita qualunque sia il numero dei Soci Ordinari presenti. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 3

5 A tal proposito è necessario ricordare che la data della seconda convocazione dell Assemblea dei Soci non può coincidere con quella della prima convocazione e deve essere successiva alla stessa. Inoltre la seconda convocazione deve avvenire entro trenta giorni dalla prima SCELTA DEL LUOGO Secondo quanto stabilito dal Regolamento Interno l Assemblea dei Soci deve essere pubblica. Vi consigliamo di scegliere una location che sia accessibile a tutti i Soci, ad esempio un aula universitaria. Ricordate che l Assemblea dei Soci rappresenta il momento in cui tutti i Soci della Sede Locale hanno la possibilità partecipare attivamente alla vita dell Associazione. Selezionate un luogo facilmente raggiungibile e che non scoraggi nessuno, soprattutto i nuovi iscritti, a partecipare DIRITTO ALL ELEGGIBILITÀ E VOTO Hanno diritto di voto e di eleggibilità alle cariche della Commissione Locale tutti i Soci Ordinari della Sede Locale. Fanno eccezione i Soci Ordinari candidati e/o eletti a posizioni di rappresentanza studentesca che non possono essere eletti alle Cariche del Consiglio Esecutivo di Sede Locale PRESENTAZIONE DELLE CANDIDATURE Tutti i Soci Ordinari iscritti alla Sede Locale possono presentare la propria candidatura alle cariche della Commissione Locale nel seguente modo: - per le cariche di Local Officer, del Consiglio Esecutivo di Sede Locale e di Responsabile Locale di Progetto Nazionale, a mezzo di posta elettronica all indirizzo comunicato dall Incaricato Locale nella convocazione dell Assemblea entro la mezzanotte del giorno precedente l Assemblea dei Soci convocata; - per le cariche di Assistant, a mezzo di posta elettronica all indirizzo comunicato dall Incaricato Locale nella convocazione dell Assemblea entro la mezzanotte del giorno precedente l Assemblea o verbalmente durante l Assemblea dei Soci in seguito alla richiesta del Presidente. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 4

6 3. L ASSEMBLEA 3.1. VALIDITÀ La prima cosa da fare è verificare il numero di Soci Ordinari presenti, se questi sono più della metà dei Soci Ordinari iscritti alla Sede Locale, l Assemblea è valida in prima convocazione. Se l Assemblea non risulta valida in prima convocazione, l Incaricato Locale scioglie la seduta e rinvia l Assemblea alla seconda convocazione. Se la seduta risulta valida, L Incaricato Locale registra i presenti sull apposita griglia, Allegato 1 al verbale dell Assemblea. Prima dell Assemblea dei Soci è necessario avere l Elenco Soci aggiornato per conoscere i numeri di tessera di tutti gli iscritti e essere sicuri di non commettere errori nella procedura di registrazione 3.2. PRESIDENTE E SEGRETARIO DELL ASSEMBLEA Prima dell elezione del Presidente dell Assemblea, l Incaricato Locale presiede l Assemblea dei Soci e redige il verbale. Dopo avere registrato i presenti, l incaricato Locale raccoglie la candidature al ruolo di Presidente e Segretario dell Assemblea. Possono presentare la loro candidatura tutti i Soci Ordinari presenti. Fanno eccezione i Soci Ordinari presenti candidati alle cariche del Consiglio Esecutivo di Sede Locale, di Local Officer o di Responsabile Locale di Progetto Nazionale per le quali è presente più di un candidato. Raccolte le candidature, ogni candidato ha il diritto di parlare rispettando le tempistiche indicate dall Incaricato Locale. L incaricato Locale indice la votazione palese e ne registra tutti i dettagli nell Allegato 2 al verbale dell Assemblea. Risultano eletti Presidente e Segretario dell Assemblea dei Soci coloro i quali ottengono la maggioranza assoluta dei voti a favore. Nel caso in cui nessuno dei candidati ottenga la maggioranza assoluta si procede a una seconda votazione in cui risulta eletto chi ottiene la maggioranza relativa dei voti. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 5

7 3.3. DIRITTO DI PAROLA Durante l Assemblea dei Soci hanno diritto di parola solo i Soci Ordinari e i Sostenitori. Le altre persone presenti devono essere autorizzate dal Presidente dell Assemblea prima di parlare MODALITÀ DI VOTO DURANTE L ASSEMBLEA E DIRITTO DI VOTO In generale, durante l Assemblea dei Soci tutte le delibere vengono adottate a maggioranza semplice. Ogni Socio ha diritto ad un solo voto e non è possibile per gli assenti delegare al voto i presenti. Prima di ogni votazione il Presidente verifica il numero dei votanti. Una volta indetta la votazione delle cariche della Commissione Locale, il Presidente non è autorizzato ad accettare ulteriori votanti. Chi arriva all Assemblea quando questa votazione è già cominciata non potrà essere iscritto nell elenco dei votanti. Durante le votazioni le maggioranze sono definite come segue: Maggioranza assoluta: si approva l opzione che ottiene il 50% + 1 dei voti a favore, l astensione non viene conteggiata. Maggioranza relativa: si approva l opzione di voto che riceve la maggioranza dei voti a favore. Nel caso la maggioranza fosse contro tutte le opzioni di voto, nessuna opzione viene approvata BILANCIO O RENDICONTO CONSUNTIVO L Amministratore Locale uscente o l Incaricato Locale uscente presenta all Assemblea dei Soci il bilancio o rendiconto consuntivo della Sede Locale relativo al precedente Anno Associativo e si rende disponibile ad eventuali domande o chiarimenti. Terminata la presentazione, il Presidente indice la votazione palese a maggioranza semplice per l approvazione del bilancio o rendiconto consuntivo e ne riporta i dettagli e l esito sul verbale dell Assemblea. Incaricato Locale e Amministratore Locale non hanno diritto di voto sull'approvazione del bilancio o rendiconto consuntivo stesso. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 6

8 3.6. PRESENTAZIONE CANDIDATURE Il Presidente presenta l elenco delle candidature inviate all Incaricato Locale entro la mezzanotte del giorno precedente e chiede ai presenti se ci sono altri candidati per la carica di Assistant. L Incaricato Locale deve preparare un elenco delle candidature pervenute da fornire al Presidente. Raccolte tutte le candidature, il Presidente dell Assemblea dei Soci stabilisce un tempo uguale per tutti i candidati alle cariche del Consiglio esecutivo di Sede Locale, di Local Officer e di Responsabile Locale di Progetto Nazionale per permettere le presentazione della propria candidatura. Al termine della presentazione, il Presidente dell Assemblea raccoglie le domande ai candidati e modera la discussione. Per evitare iniquità tra i candidati e di allungare eccessivamente i tempi dell Assemblea, il Presidente deve individuare un tempo congruo per ogni candidato e moderare la discussione in modo che i tempi siano rispettati per tutti. 3.7 VOTAZIONE PALESE E SEGRETA Tutte le votazioni, anche quelle delle cariche della Commissione Locale, avvengono di norma tramite votazione palese. Prima che il Presidente indica la votazione delle cariche della Commissione Locale, qualsiasi Socio può fare richiesta al Presidente di procedere tramite votazione segreta. Il Presidente mette ai voti la proposta e si procede con la modalità di voto che risulta vincitrice. La modalità di voto deve essere la medesima per tutte le cariche della Commissione Locale VOTAZIONE PALESE Per votazione palese si intende l espressione del proprio voto pubblicamente tramite alzata di mano. Si procede carica per carica. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 7

9 Se è presente un solo candidato il Presidente chiede ai votanti di esprimersi favorevoli, contrari o astenuti. Se sono presenti più candidati per la stessa carica il Presidente chiede ai votanti di esprimersi favorevoli a un determinato candidato, contrari a tutti i candidati o astenuti. Ognuno può esprimere un solo voto per ogni votazione. Risulta eletto il candidato che ottiene la maggioranza assoluta dei voti favorevoli. Se nessun candidato ottiene la maggioranza assoluta, viene indetta una seconda votazione con modalità identiche alla prima in cui risulta eletto chi ha ottenuto la maggioranza relativa dei voti favorevoli. Tutti i dettagli della votazione vanno riportati nell Allegato 4 al verbale dell Assemblea dei Soci nella versione relativa alla votazione palese. Prima di ogni votazione controllare sempre il numero dei votanti iscritti e assicurarsi che coincida con il totale dei voti VOTAZIONE SEGRETA Per votazione segreta si intende l espressione del voto tramite compilazione di una scheda elettorale. Per procedere tramite votazione segreta è necessario eleggere tra i presenti uno Scrutatore con le stesse modalità con cui sono stati eletti Presidente e Segretario. I dettagli relativi alla sua elezione vanno riportati nell Allegato 4 al verbale dell Assemblea, nella versione relativa alla votazione segreta. Eletto lo Scrutatore, si procede alla redazione della scheda elettorale e all allestimento dell area di voto. Non è necessario allestire una cabina elettorale, è sufficiente garantire che il votante non sia disturbato durante la compilazione della scheda elettorale. Il Presidente dell Assemblea chiama i votanti secondo l ordine con cui sono stati iscritti nell Allegato 1. Chi non risponde alla chiamata del Presidente per due volte perde il diritto di voto. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 8

10 Terminate le votazioni, si procede allo scrutinio e si riportano tutti i dettagli nell Allegato 4 al verbale dell Assemblea, nella versione relativa alla votazione segreta. Risulta eletto il candidato che ottiene la maggioranza assoluta dei voti favorevoli. Se nessun candidato ottiene la maggioranza assoluta, viene indetta una seconda votazione con modalità identiche alla prima in cui risulta eletto chi ha ottenuto la maggioranza relativa dei voti favorevoli. 3.8 VERBALE Il Verbale dell Assemblea dei Soci viene redatto fino al momento dell elezione di Presidente e Segretario dell Assemblea dall Incaricato Locale. Dopo la loro elezione la sua compilazione è compito del Segretario dell Assemblea. Al termine dell Assemblea il verbale viene firmato da Presidente e Segretario dell Assemblea, nonché dall Incaricato Locale uscente. ORDINE SVOLGIMENTO LAVORI Lo svolgimento dei lavori dell Assemblea dei Soci avviene nel seguente ordine: a) l Incaricato Locale: 1. presiede l Assemblea e ne redige il verbale fino all elezione del Presidente e del Segretario dell Assemblea; 2. provvede al riscontro del numero dei Soci Ordinari presenti e ne riporta il numero di tessera associativa sul verbale dell assemblea; 3. verificata la validità dell Assemblea dei Soci, raccoglie le candidature alle cariche di Presidente e Segretario dell Assemblea; 4. indice la votazione per l'elezione del Presidente e del Segretario dell Assemblea; 5. eletti il Presidente e il Segretario dell Assemblea dei Soci, cede la presidenza dell Assemblea al Presidente dell Assemblea dei Soci e l incarico di redazione del Verbale dell Assemblea al Segretario dell Assemblea dei Soci; b) il Presidente dell Assemblea dei Soci dichiara aperta la seduta della stessa; c) l Assemblea dei Soci approva a maggioranza semplice l ordine del giorno proposto dall Incaricato Locale; d) l Assemblea dei Soci espleta i lavori secondo l ordine del giorno approvato; e) il Presidente dell Assemblea dei Soci dichiara chiusa la seduta della stessa. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 9

11 4. DOPO L ASSEMBLEA 4.1 VERBALE Il verbale firmato deve essere inviato al Consiglio Esecutivo del SISM Nazionale per presentare l Istanza di Adesione. Le modalità specifiche per l invio dell istanza di adesione verranno descritte dal CE stesso a tempo debito. Poiché bisogna inviare l originale del verbale, è opportuno farne una copia da conservare in Sede Locale da utilizzare in caso di necessità, ad esempio per l Agenzia delle Entrate e la gestione del Conto Corrente. 4.2 BILANCIO O RENDICONTO CONSUNTIVO Per trasparenza, è opportuno, al termine dell Assemblea dei Soci, pubblicare sul sito della Sede Locale il bilancio o rendiconto consuntivo approvato durante la stessa. 4.3 CARICHE VACANTI Se durante l'assemblea dei Soci nessun Socio presenta candidatura per una carica o nessuno risulta eletto a ricoprire tale carica, la Commissione Locale, nella persona dell Incaricato Locale può decidere di convocare un'assemblea dei Soci per procedere all'elezione della carica vacante o, in alternativa, di vicariare i compiti e le funzioni. Se durante l Assemblea non risultano eletti l Incaricato Locale o l Amministratore Locale, l Incaricato Locale uscente resta in carica e convoca una nuova Assemblea dei Soci che elegga un nuovo Incaricato Locale o Amministratore Locale. Se al 31 Dicembre tali cariche risultano ancora vacanti, si procede in automatico alla chiusura della Sede Locale. 4.4 DIMISSIONE In caso di dimissione dell Incaricato Locale o dell Amministratore Locale, l elezione delle nuove cariche deve avvenire entro 30 giorni dalla data di dimissione. L elezione SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 10

12 del nuovo Incaricato o Amministratore Locale avviene durante un Assemblea dei Soci con le consuete modalità descritte dal Regolamento Interno. Chi si dimette non può candidarsi nuovamente alla medesima carica durante tutto l anno associativo in corso. SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 11

13 SISM - Segretariato Italiano Studenti Medicina Ufficio Nazionale: Padiglione Nuove Patologie, Policlinico Sant Orsola, via Massarenti 9, Bologna. tel/fax: nationaloffice@sism.org web: Codice Fiscale SISM Segretariato Italiano Studenti in Medicina 12