POR Molise Fondo Europeo di Sviluppo Regionale DIRETTIVE OPERATIVE PER LA CHIUSURA DEL POR MOLISE

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1 POR Molise Fondo Europeo di Sviluppo Regionale DIRETTIVE OPERATIVE PER LA CHIUSURA DEL POR MOLISE Ottobre

2 Sommario Controllo finale progetti POR Compiti e responsabilità...3 Controllo finale progetti POR Piano di lavoro...5 Check list controllo finale di I livello...7 Fascicoli...9 2

3 Controllo finale progetti POR Compiti e responsabilità Al fine di consentire una corretta chiusura del Programma, risulta necessario compiere una serie di verifiche finali in ordine all'efficacia ed alla regolarità gestione e dell'attuazione dei singoli progetti in esso rendicontati. Per Regolamento, l Autorità di Gestione è titolare responsabilità dell efficacia e regolarità gestione e dell'attuazione. Tuttavia, l Amministrazione regionale, in relazione all esecuzione dei compiti dell AdG del POR Molise , ha inteso avvalersi, così come ha fatto la maggior parte delle Regioni, di una struttura multidisciplinare composta dai dirigenti afferenti alle Direzioni Generali competenti per materia, riconoscendo sostanziali responsabilità a questi ultimi, perciò identificati quali Responsabili di Misura (RdM), che non risultano richiamate esplicitamente dalla Regolamentazione comunitaria. Si deve pertanto ritenere che la declinazione dei compiti e delle Responsabilità imputabili ai RdM debba essere mutuata da quelli attribuiti dalla medesima Regolamentazione all Autorità di Gestione del Programma. Nello specifico, in riferimento agli adempimenti funzionali alla chiusura del Programma, particolare rilevanza rivestono quelli deducibili dal paragrafo 1 art. 34 Reg. 1260/99 e specialmente dalle lettere e), f), g) e h): 1. Fatto salvo l'articolo 8, paragrafo 3, l'autorità di gestione quale definita all'articolo 9, lettera n) è responsabile dell'efficacia e regolarità gestione e dell'attuazione, e in particolare: a) dell'istituzione di un dispositivo di raccolta di dati finanziari e statistici affidabili sull'attuazione, per gli indicatori per la sorveglianza di cui all'articolo 36 e per la valutazione di cui agli articoli 42 e 43, nonché trasmissione di tali dati secondo modalità concordate tra lo Stato membro e la Commissione, mediante il ricorso, nella misura del possibile, a sistemi informatici che consentano lo scambio di dati con la Commissione, come previsto all'articolo 18, paragrafo 3, lettera e); b) dell'adattamento conformemente al paragrafo 3 e dell'attuazione del complemento di programmazione come previsto all'articolo 18, paragrafo 3, e senza pregiudizio dell'articolo 35; c) dell'elaborazione e presentazione alla Commissione, previa approvazione del comitato di sorveglianza, del rapporto annuale di esecuzione; d) dell'organizzazione, in collaborazione con la Commissione e lo Stato membro, valutazione intermedia di cui all'articolo 42; e) dell'utilizzazione, da parte degli organismi che partecipano alla gestione e all'attuazione dell'intervento, di un sistema contabile distinto o di una codificazione contabile appropriata di tutti gli atti contemplati dall'intervento; f) regolarità delle operazioni finanziate a titolo dell'intervento, segnatamente dell'attuazione di misure di controllo interne compatibili con i principi di sana gestione finanziaria e dell'attuazione delle osservazioni o richieste di misure correttive adottate ai sensi dell'articolo 38, paragrafo 4, o delle raccomandazioni di adattamento formulate a norma del paragrafo 2 del presente articolo, conformemente alle disposizioni dei summenzionati articoli; g) compatibilità con le politiche comunitarie, secondo quanto stabilito all'articolo 12; nell'ambito dell'applicazione delle norme comunitarie sugli appalti pubblici, i pareri trasmessi a fine di pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee specificano i riferimenti dei progetti per i quali è stata chiesta o decisa una partecipazione dei Fondi; h) del rispetto degli obblighi in materia di informazione e di pubblicità di cui all'articolo 46. 3

4 Nello specifico: a titolo lettera e): si tratta di assicurare che i giustificativi contabili siano imputati al POR; tale assicurazione deve essere resa attraverso la presenza di apposita dicitura nei giustificativi contabili originali, anche in forma di timbro, la cui apposizione è demandata al Responsabile del procedimento; a titolo lettera f): si tratta di garantire, attraverso la corretta tenuta documentazione di riferimento, il corretto esercizio del controllo finanziario, come declinato all art.38 paragrafo 1: 1. Fatta salva la responsabilità Commissione per l'esecuzione del bilancio generale delle Comunità europee, gli Stati membri assumono la responsabilità primaria del controllo finanziario degli interventi. A tal fine, essi adottano, in particolare le misure seguenti: a) verificano che sistemi di gestione e di controllo siano stati predisposti e siano applicate in modo da assicurare un impiego efficiente e regolare dei fondi comunitari; b) comunicano alla Commissione la descrizione di tali sistemi; c) si accertano che gli interventi siano gestiti conformemente alla normativa comunitaria pertinente e che i fondi messi a loro disposizione siano utilizzati conformemente a principi di sana gestione finanziaria; d) attestano che le dichiarazioni di spesa presentata alla Commissione sono esatte e assicurano che provengono da sistemi di contabilità fondati su documenti giustificativi verificabili; e) prevengono, individuano e correggono le irregolarità, ne danno comunicazione alla Commissione conformemente alla normativa vigente e la informano sull'andamento delle procedure amministrative e giudiziarie; f) presentano alla Commissione, alla conclusione di ciascun intervento, una dichiarazione predisposta da una persona o da un servizio funzionalmente autonomo rispetto all'autorità di gestione designata; la dichiarazione sintetizza le conclusioni dei controlli effettuati negli anni precedenti ed esprime un giudizio sulla fondatezza domanda di pagamento del saldo, nonché sulla legalità e la regolarità delle operazioni cui si riferisce la certificazione finale delle spese; se lo stimano necessario, gli Stati membri accludono il loro parere alla dichiarazione; g) collaborano con la Commissione per assicurare che i fondi comunitari siano utilizzati conformemente a principi di sana gestione finanziaria; h) recuperano i fondi perduti in seguito a irregolarità accertate, applicando se del caso interessi di mora. Le lettere c), d), e), g), h) declinano i controlli di regolarità finanziaria posti in essere dai RdM, per il corretto esercizio dei quali è necessario che vengano conservati i giustificativi contabili corredati dicitura e/o timbro di cui alla lettera e) art. 34 paragrafo 1. a titolo lettera g): si tratta di garantire, secondo quanto disposto dall art. 12 Reg. (CE) 1260/99, la conformità alle disposizioni del Trattato e degli atti emanati in virtù dello stesso, nonché alle politiche comunitarie, ivi comprese quelle riguardanti le regole di concorrenza, le norme concernenti l'aggiudicazione di appalti pubblici, la tutela e il miglioramento dell'ambiente, nonché l'eliminazione delle ineguaglianze, e la promozione parità tra uomini e donne. Per la verifica di tali ambiti di compatibilità, la documentazione di riferimento è sostanzialmente rappresentata dagli atti inerenti alla procedura di accesso (Avvisi, bandi, capitolati, disciplinari, atti delle Commissioni di valutazione, graduatorie, aggiudicazioni, ecc..).. a titolo lettera h) si tratta di assicurare che le opportune misure volte alla informazione e pubblicità siano state adottate e che tutto quanto disposto dal Reg. (CE) 1159/2000 sia stato rispettato. 4

5 Controllo finale progetti POR Piano di lavoro Le presenti Direttive operative per la chiusura del POR Molise , facendo seguito alle Linee guida alla chiusura del POR Molise prodotte dall Autorità di Gestione nel mese di novembre 2008, descrivono il supporto che l Autorità di Gestione del POR Molise intende fornire ai Responsabili di Misura al fine di portare a giusto compimento la fase di chiusura del Programma. In particolare, l AdG, di supporto con la struttura Programmazione e con l Assistenza Tecnica, intende porre in essere le attività declinate, in maniera non esaustiva, nella tavola che segue (comprensiva delle attività già svolte). Attività funzionali alla chiusura Cosa Prodotto atteso Chi Quando Stato Prime istruzioni ai RdM in merito agli adempimenti da porre in essere per la chiusura Riunione collegiale con i RdM per illustrare gli adempimenti ed i meccanismi chiusura Prima ricognizione dei progetti chiusi del FESR Ricognizione dei progetti chiusi FSE e FEOGA Riunione con i RdM, le AT e la Società incaricata del controllo di II livello per definire gli aspetti pratici tenuta dei fascicoli. Elaborazione check list controllo finale di I livello Incontri bilaterali con ciascun RdM per affiancamento sulla sistemazione dei Fascicoli e sulla tenuta documentazione contabile/amministrativa Chiusura amministrativa e contabile dei singoli progetti con relativa riconciliazione dei dati Concessione amministrativa con quelli del monitoraggio e spesa ammissibile certificata Coordinamento con i Responsabili del FSE e del FEOGA al fine di condividere l impostazione delle procedure e dei Opuscolo Linee Guida alla chiusura del POR Molise Elenco progetti chiusi FESR al 31 Maggio Elenco progetti chiusi FSE e FEOGA al 31 Maggio Check list controllo finale di I livello Scheda per la chiusura contabile-amministrativa delle operazioni e riconciliazione dei dati Programmazione Programmazione e AT FESR Programmazione e RdM e AT FESR Programmazione e AT FSE e FEOGA AdG AT FESR, FSE, FEOGA _ RdM Reconta E&Y Programmazione, RdM e AT FESR Programmazione, RdM e AT FESR Programmazione, RdM e AT FESR Programmazione Responsabile del FSE Ottobre- Novembre Novembre 2008 Maggio 2009 Maggio settembre 2009 Ottobre 2009 Ottobre- Dicembre 2009 Ottobre- Dicembre 2009 Ottobre- Novembre 2009 dell arte In corso In corso In corso 5

6 documenti di chiusura Responsabile del FEOGA Aggiornamento finale dei dati Schede dei dati di di monitoraggio monitoraggio definitivi Programmazione, Formazione dell elenco dei progetti chiusi, non conclusi, sospesi per procedimenti giudiziari con indicazione dei progetti coerenti Redazione del Rapporto finale di esecuzione contenente tutti gli elementi (tra cui l elenco dei progetti sospesi a causa di procedimenti giudiziari e l elenco dei progetti conclusi e di quelli non completabili entro i termini di chiusura del Programma) previsti dall art. 37, par.2, del Reg. (CE) n. 1260/99 e negli altri Regolamenti pertinenti Comitato di Sorveglianza per l approvazione del Rapporto finale di esecuzione ai sensi dell art. 35, par. 3, lett. e del Reg. (CE) 1260/99 Redazione certificazione e dichiarazione delle spese finali comprendente la domanda di pagamento finale secondo il modello riportato nell Allegato del Reg. (CE) 438/2001 Redazione Dichiarazione di chiusura dell intervento ai sensi dell art. 38, comma 1, lettera f, del Reg. (CE) 1260/99 e secondo il modello riportato nell Allegato III del Reg. (CE) 438/2001 Trasmissione alla Commissione dei tre Documenti di chiusura Lista definitiva progetti chiusi/non conclusi/sospesi Rapporto Finale di Esecuzione (RFE) Approvazione del RFE ai fini dell invio in Commissione Certificazione e dichiarazione delle spese finali Dichiarazione di chiusura dell intervento Trasmissione ufficiale alla CE dei Documenti di chiusura RdM Programmazione e RdM AdG - Struttura Programmazione con il supporto dei RdM Membri del CdS Segreteria del CdS Autorità Pagamento Autorità controllo Autorità Gestione di di di Novembre- Dicembre 2009 Marzo 2010 Maggio 2010 Giugno 2010 Maggio 2010 Maggio 2010 Entro 30 settembre 2010 In allegato al presente documento, si forniscono alcuni prodotti relativi alle attività già espletate dall AdG e dall AT. Si tratta delle check list finali sul controllo di I livello di ogni Misura/Azione ed operazione rendicontata e delle istruzioni operative sulla sistemazione dei Fascicoli. 6

7 Check list controllo finale di I livello La check list consente di ricondurre a sintesi le verifiche effettuate restituendo un quadro d assieme conclusivo dei controlli riferiti ad ogni Misura e ad ogni Progetto rientranti nei macroprocessi e nelle modalità gestionali di riferimento. In particolare, è possibile qualificare le Misure/Azioni in funzione del macroprocesso e delle modalità gestionali di appartenenza. Si tratta rispettivamente di: - Macroprocessi: 1) realizzazione di opere pubbliche; 2) acquisizione di beni e servizi; 3) aiuti. - Modalità gestionali 1) operazioni a titolarità regionale; 2) operazioni a regia regionale. Premesso che le operazioni a titolarità regionale risultano essere quelle per le quali Beneficiario Finale (stazione appaltante) risulta essere la Regione Molise e che, ovviamente, quelle a regia regionale sono riferite a BF diversi dalla Regione stessa, di seguito si riporta la matrice riepilogativa Misura Azione/Macroprocesso/Modalità gestionali relativa alla parte del Programma cofinanziata dal FESR. Matrice Misura Azione/Macroprocesso/Modalità gestionali Misura - Azione Macroprocesso Modalità gestionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Realizzazione opere pubbliche Titolarità Regionale 1.4 Acquisizione beni e servizi Regia Regionale 1.5 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale 1.7 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Acquisizione beni e servizi 2. Aiuti 2.1 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Aiuti Titolarità Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale 2.3 Aiuti Titolarità Regionale Acquisizione beni e servizi Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale Acquisizione beni e servizi Titolarità Regionale Acquisizione beni e servizi Titolarità Regionale 4.4 Aiuti Titolarità Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale 1. Regia Regionale 2. Titolarità Regionale 7

8 4.5.2 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Aiuti Titolarità Regionale Aiuti Titolarità Regionale 4.7 Acquisizione beni e servizi Titolarità Regionale 6.1 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale 6.2 Realizzazione opere pubbliche Regia Regionale Acquisizione beni e servizi 2. Realizzazione opere pubbliche 1. Titolarità Regionale 2. Titolarità Regionale 7.1 Acquisizione beni e servizi Titolarità Regionale Dall analisi matrice, si evidenziano le seguenti risultanze (incroci). 1. operazioni a titolarità regionale riferite a regimi di aiuto (1.8.2 per contributi ai privati; 2.2.1, , 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.4, 4.6.1, 4.6.2); 2. operazioni a titolarità regionale riferite ad acquisizioni di beni e servizi (3.12.1, 4.3.1, 4.3.2, 4.7, 6.3 in parte, 7.1); 3. operazioni a titolarità regionale riferite a realizzazioni di opere pubbliche (1.3.2, 6.3 in parte); 4. operazioni a regia regionale riferite ad acquisizioni di beni e servizi (1.4 e per contributi agli Enti pubblici); 5. operazioni a regia regionale riferite a realizzazioni di opere pubbliche (1.1.1, 1.1.2, 1.3.1, 1.5, 1.7, 1.8.1, 2.1, 2.2.2, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3,6.1,6.2). Gli incroci desumibili dalla matrice, fatta eccezione per la concessione di aiuti, necessitano per la loro realizzazione di procedure di appalto esperite dal Beneficiario finale. Tale circostanza determina la possibilità di raggruppare le diverse tipologie di operazioni in due sole categorie: (i) operazioni riferite a regimi di aiuto (concessione del BF); (ii) operazioni non riferite a regimi di aiuto (contratto con il BF). È proprio in relazione alla collocazione delle operazioni nell una o nell altra categoria, che si avranno, come di seguito esplicitato, implicazioni in termini di caratterizzazione degli oggetti del controllo e quindi di check list da seguire, distinte appunto a seconda che riguardino o meno regimi di aiuto. Per ognuna delle due tipologie appena delineate, si producono, nell Allegato 1 al presente documento, due check list destinate alle verifiche effettuate rispettivamente sulla Misura/Azione e sulle singole operazioni. 8

9 Fascicoli Per quanto espresso, nel primo paragrafo del presente documento, in merito all attribuzione di compiti ai RdM da parte dell AdG, nonché per quanto disposto dai Regg. (CE) 438/2001 (art. 7 paragrafo 2 lettera a) e Allegato I punto 1) e 1260/99 (art. 38 paragrafo 6), relativamente agli obblighi di individuazione del nome e dell ubicazione dell organismo che detiene i documenti, obblighi prescritti dall art. 7 paragrafo 3 lettera b) del Reg. (CE) 438/2001 in materia di sistemi di gestione e controllo, si ritiene necessario rendere disponibili i Fascicoli di seguito indicati presso il Responsabile di Misura. In particolare, dovrà essere sistemato e messo a disposizione un Fascicolo, per ciascuna Misura e per le relative Operazioni, che contenga l insieme documentazione di carattere generale e specifico, necessaria per dimostrare l effettivo svolgimento delle azioni di controllo di I livello che il RdM ha sviluppato per verificare la regolarità e la validità di quanto realizzato. Si tratta di un modello ideale che potrà essere adottato in toto o adeguato alle esigenze che dovessero emergere nel rapporto dialettico che ciascun RdM dovrà intrattenere con l AdG e l AT. Tale Fascicolo di Misura è formato da cinque cartelle e dalle relative sottocartelle (alcune delle quali disponibili anche solo in formato telematico) come di seguito sintetizzato Fascicolo di Misura 1) Cartella A Documentazione di Programma : Sottocartella a Regolamentazione comunitaria Sottocartella b Programma Operativo Linee guida e manualistica predisposta dalla Regione per l implementazione del Programma 2) Cartella B Documentazione di Misura : Sottocartella a Normativa specifica di misura e documentazione di Programma Sottocartella b Selezione Operazioni Sottocartella c Elenco Operazioni inserite nella Misura 3) Cartella C Documentazione di operazione : Sottocartella a Operazione X Sottocartella n Operazione N 4) Cartella C1 Documentazione di operazioni coerenti : Sottocartella a Operazione X Sottocartella n Operazione n 5) Cartella D Documentazione relativa all OI e/o al soggetto attuatore (eventuale) : 9