Il Responsabile del procedimento è Carla Fabris.

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1 OGGETTO: Lettera di invito/disciplinare di gara relativo alla procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara mediante R.d.O. attraverso il Mepa per l affidamento del servizio di trasferimento presso deposito esterno, riordino, custodia e gestione degli archivi dell Avvocatura Capitolina. CIG: B3 Si invita codesta Spett.le Ditta a partecipare, fermo restando il possesso dei requisiti di ammissione, alla procedura indetta da Roma Capitale - Avvocatura Capitolina per l affidamento del servizio di trasferimento presso deposito esterno, riordino, custodia e gestione degli archivi. L affidamento in oggetto è stato disposto con determina a contrarre del 20/07/2017 n e successiva determina di fissazione di criteri del 21/07/2017 n. 232 ed avverrà mediante procedura negoziata previa consultazione di almeno cinque operatori, ai sensi dell art. 36, comma 2, lett. b) del d.lgs. n. 0/2016 (di seguito denominato anche Codice), attraverso richiesta di offerta (RdO) attraverso il Mepa, utilizzando il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell art. 9 del Codice medesimo. Pertanto, l offerta dovrà essere presentata mediante la piattaforma informatica MePa, intendendosi con l avvenuta partecipazione, pienamente riconosciute ed accettate tutte le modalità, le indicazioni, le prescrizioni e quant altro previsto dalla presente, dalla R.d.O. Mepa e tutti i documenti di gara. Amministrazione aggiudicatrice. Denominazione: Roma Capitale Avvocatura Capitolina Indirizzo: Via del Tempio di Giove, n. 21, Roma Tel: /41 PEC: protocollo.avvocatura@pec.comune.roma.it Il Responsabile del procedimento è Carla Fabris. Comunicazioni É possibile ottenere chiarimenti sulla presente procedura ed inviare comunicazioni al riguardo mediante l area Comunicazioni del Mepa. La proposizione di quesiti dovrà essere effettuata almeno 20 giorni prima della scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte. Non saranno, pertanto, fornite risposte ai quesiti pervenuti successivamente al termine indicato. Sopralluogo. Il sopralluogo, con possibilità di intervista, presso i locali degli archivi dell Avvocatura è obbligatorio. La mancata effettuazione del sopralluogo è causa di esclusione dalla procedura di gara. Il sopralluogo può essere effettuato dal 26/07/2017 al 07/08/2017. La richiesta di sopralluogo deve essere inoltrata all indirizzo carla.fabris@comune.roma.it e p.c. fabiola.cordiano@comune.roma.it e deve riportare i seguenti dati dell operatore economico: nominativo del concorrente; recapito telefonico; recapito fax/indirizzo ; nominativo e qualifica della persona incaricata di effettuare il sopralluogo. La suddetta richiesta dovrà essere inviata entro le ore 18:00 del giorno 04/08/2017. Data, ora e luogo del sopralluogo sono comunicati ai concorrenti con almeno 2 giorni di anticipo. Il sopralluogo può essere effettuato dal rappresentante legale/procuratore/direttore tecnico in possesso del documento di identità, o da soggetto in possesso del documento di identità e apposita delega munita di copia del documento di identità del delegante. La stazione appaltante rilascia attestazione di avvenuto sopralluogo. 1

2 Art. 1. Prestazioni oggetto dell appalto, modalità di esecuzione e importo a base di gara Oggetto di affidamento è il servizio di trasferimento presso deposito esterno, riordino, custodia e gestione degli archivi dell Avvocatura Capitolina. Il deposito dovrà essere messo a disposizione dal contraente e localizzato entro 100 Km dalla sede dell Avvocatura Capitolina. L appalto si compone delle seguenti prestazioni, descritte più in dettaglio nel capitolato tecnico (All. A): 1) svuotamento e trasloco degli archivi con relativa presa in carico; 2) attività di riordino presso il deposito esterno con gestione fisica e logica dell archivio con presa in carico degli ulteriori fascicoli che verranno mandati in archivio; 3) ulteriori criteri per l erogazione del servizio. La durata dell appalto è prevista in due anni e tre mesi. L inizio è fissato alla data del 1 ottobre 2017, o dalla data di affidamento del servizio. La data finale del servizio è fissata al 31 dicembre L importo stimato dell appalto per la durata suddetta, è pari a ,9, IVA esclusa. Il servizio potrà essere oggetto di proroga ai sensi dell art. 106, comma 11, del d. lgs. n. 0/2016, fino alla conclusione delle procedure necessarie all individuazione di un nuovo contraente. I prezzi che risulteranno dall aggiudicazione della procedura resteranno fissi ed invariati per tutta la durata del contratto. Le fatture dovranno essere emesse nel mese di gennaio successivo all esercizio in cui è stata svolta la prestazione. Il pagamento verrà effettuato mediante bonifico bancario secondo le coordinate che saranno specificate sulla fattura, con le modalità e secondo le norme che regolano la contabilità dell Amministrazione e nel rispetto dei termini previsti dal d.lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, come modificato ed integrato dal d.lgs. 9 novembre 2012, n Il contratto è soggetto agli obblighi in tema di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della l. 13 agosto 2010, n Art. 2 - Requisiti di partecipazione Sono esclusi dalla gara gli operatori economici per i quali sussistono: - cause di esclusione di cui all art. 80 del Codice; - divieti a contrattare con la pubblica amministrazione. Sono comunque esclusi gli operatori economici che abbiano affidato incarichi in violazione dell art. 3, comma 16-ter, del d.lgs. del 2001, n. 16. I requisiti di partecipazione alla gara sono i seguenti: 1. Requisiti di ordine generale (art. 80 del D. Lgs. n. 0/2016) e Requisiti di idoneità professionale (art. 83, comma 1, lett. a) e comma 3 del D. Lgs. n. 0/2016) Aver ricevuto invito a partecipare alla RdO in oggetto mediante la piattaforma informatica Acquisti in Rete PA. 2. Requisiti di capacità tecniche e professionali (art. 83, comma 1, lett. c) e comma 6 del D. Lgs. n. 0/2016); Il concorrente attesterà il possesso del requisito mediante dichiarazione sottoscritta in conformità alle disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 44; al 2

3 concorrente aggiudicatario è richiesta la documentazione probatoria, a conferma di quanto dichiarato in sede di gara. possesso di certificazioni di qualità - rilasciate da un Organismo accreditato secondo le seguenti specificazioni: certificazione sistema di qualità ISO 9001 relativamente a progettazione, manutenzione e sviluppo software per sistemi di archiviazione e gestione documentale; - certificazione sistema di gestione ambientale ISO relativamente alla gestione dei processi aziendali; certificazione sistema di gestione ISO relativamente al rispetto della normativa in materia di sicurezza e salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro; la comprova del requisito è fornita mediante esibizione delle relative certificazioni o certificazioni equivalenti. Art. 3. Subappalto Il concorrente all atto dell offerta dichiarerà che eseguirà la prestazione in proprio. Il contratto non può essere ceduto a pena di nullità. Art. 4. Garanzia provvisoria L offerta è corredata, a pena di esclusione, da una garanzia provvisoria, come definita dall art. 93 del Codice, che, al fine di favorire la più ampia partecipazione da parte degli operatori economici e considerata la natura delle prestazioni oggetto del contratto e il grado di rischio ad esso connesso, dovrà essere di importo pari al 2% del prezzo base dell appalto ovvero pari ad 3.332,46 (tremilatrecentotrentadue/quarantasei). La mancata presentazione della garanzia provvisoria, a condizione che la garanzia sia stata già costituita prima della presentazione dell offerta, la presentazione di una garanzia di valore inferiore o priva di una o più caratteristiche tra quelle sopra indicate, oppure la mancata reintegrazione potrà essere sanata ai sensi dell art. 83, comma 9 del Codice. Ai sensi dell art. 93, comma 6, del Codice, la garanzia provvisoria verrà svincolata all aggiudicatario automaticamente al momento della stipula del contratto, mentre agli altri concorrenti, ai sensi dell art. 93, comma 9 del Codice, verrà svincolata tempestivamente e comunque entro trenta giorni dalla comunicazione dell avvenuta aggiudicazione. Art.. Pagamento a favore dell Autorità I concorrenti effettuano, a pena di esclusione, il pagamento del contributo previsto dalla legge in favore dell Autorità nazionale anticorruzione, per un importo pari ad 20,00 (euro venti virgola zero zero) secondo le modalità di cui alla deliberazione dell A.N.AC. del. n del 21 dicembre 2016 e allegano la ricevuta ai documenti di gara. Art. 6. Termini e modalità di presentazione delle offerte. Per partecipare alla gara le ditte interessate dovranno produrre entro le ore 12:00 del giorno 29/08/2017 la seguente documentazione secondo le indicazioni riportate nella RdO Mepa : - documentazione amministrativa; - offerta tecnica; - offerta economica. Le dichiarazioni sostitutive si redigono ai sensi degli articoli 46 e 47 del d.p.r. n. 44/2000. Tutte le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli artt. 46 e 47 del d.p.r. n. 44/2000, la domanda di partecipazione, l offerta tecnica e l offerta economica devono essere sottoscritte dal rappresentante legale del concorrente o suo procuratore. Il dichiarante allegherà una copia fotostatica di un documento di riconoscimento, in corso di validità. 3

4 La mancata separazione dell offerta economica dall offerta tecnica, ovvero l inserimento di elementi concernenti il prezzo in documenti contenuti nella documentazione amministrativa e nell offerta tecnica, è causa di esclusione. Saranno escluse le offerte plurime, condizionate, tardive, alternative o espresse in aumento rispetto all importo a base di gara. L offerta vincolerà il concorrente ai sensi dell art. 32, comma 4 del Codice per 180 giorni dalla scadenza del termine indicato per la presentazione dell offerta. Documentazione da presentare: Documentazione Amministrativa All interno della sezione documentazione amministrativa dovrà essere inserita la seguente documentazione: a) istanza di partecipazione e connessa dichiarazione, relativa al possesso dei requisiti richiesti all articolo 2, punto 1, e relativa alla regolarità contributiva DURC; b) dichiarazione relativa al possesso dei requisiti richiesti all articolo 2, punto 2 (Requisiti di capacità tecnica e professionale); c) dichiarazione relativa alla certificazione di presa visione dei luoghi datata e firmata si dall Impresa che dalla Stazione Appaltante; d) ricevuta di versamento del contributo all ANAC; e) l offerente dovrà dichiarare di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza del lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di aver preso visione ed accettare tutto quanto previsto nei documenti di gara; f) garanzia di cui all art. 93 del D. Lgs. n. 0/2016 espressamente riferita all appalto in oggetto, di euro 3.332,46, pari al 2% (due per cento) dell importo complessivo dell appalto; La garanzia dovrà prevedere espressamente: - la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, - la rinuncia all eccezione di cui all articolo 197 (Scadenza dell obbligazione principale), comma 2, del codice civile, - l operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell amministrazione. La garanzia provvisoria deve avere validità per almeno centottanta giorni dalla data di presentazione dell offerta. g) modello 4; h) dichiarazione ai sensi dell art. dell art. 3, comma 16-ter, del d.lgs. del 2001, n. 16; i) dichiarazione sui flussi di tracciabilità dei flussi finanziari l. n. 136/2010; l) dichiarazione sull assenza di conflitto di interessi a firma del legale rappresentante dell impresa; m) dichiarazione sul possesso dei requisiti di cui all allegato. B) relativo alle caratteristiche dei locali. Offerta Tecnica L offerta tecnico-organizzativa contiene, a pena di esclusione, la descrizione tecnica dei servizi offerti. La descrizione contiene una proposta tecnico-organizzativa che illustra gli elementi dell offerta anche in relazione ai criteri e sub criteri indicati nella tabella di cui all art. 7. L operatore economico indica le qualifiche professionali delle persone fisiche incaricate di fornire la prestazione relativa allo specifico contratto. L offerta tecnica deve essere sottoscritta dal legale rappresentante o da un suo procuratore. 4

5 Offerta Economica L offerta dovrà essere presentata compilando il modulo d offerta generato dalla Piattaforma elettronica Acquisti in rete P.A. e firmata digitalmente dal legale rappresentante dell impresa partecipante. Non saranno ammesse offerte di importo superiori alla base d asta, né offerte recanti disposizioni difformi dalla presente lettera di invito e dai documenti di gara, oppure offerte parziali, condizionate, con riserva o comunque non compilate correttamente. Art. 7 Criterio di aggiudicazione L appalto è aggiudicato in base al criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, ai sensi dell art. 9, comma 2 del Codice. La valutazione dell offerta tecnica e dell offerta economica sarà effettuata da apposita Commissione di gara in base ai seguenti punteggi: PUNTEGGIO MASSIMO Offerta tecnica 70 Offerta economica 30 TOTALE 100 Criteri di valutazione dell offerta tecnica. Il punteggio dell offerta tecnica è attribuito sulla base dei criteri di valutazione elencati nella sottostante tabella con la relativa ripartizione dei punteggi. Tabella dei criteri di valutazione dell offerta tecnica criterio sub criterio note Punteggio MAX 1) caratteristiche a) qualità dei magazzini e saranno valutate le 7 strutturali dei degli allestimenti dichiarazioni, le magazzini certificazioni e le descrizioni fornite punteggio b) qualità della sicurezza saranno valutate le 9 complessivo 2 fisica dei documenti dichiarazioni, le certificazioni e le descrizioni fornite c) localizzazione dei fino a 30 km dalla sede 4 magazzini dell'avvocatura Capitolina tra 30 e 0 km dalla sede dell'avvocatura Capitolina 3 2) sicurezza dei magazzini sistemi di sicurezza e antintrusione da 0 a 100 km dalla sede dell'avvocatura Capitolina sarà valutata la documentazione fornita 2 10 punteggio complessivo 10 3) Condizioni di esecuzione del servizio a) tempi di svuotamento e trasloco degli archivi con redazione degli elenchi dei sarà valutato il tempo di svuotamento - indicato in giorni lavorativi - per 7

6 punteggio complessivo 27 4) qualifica del personale punteggio complessivo 8 fascicoli presi in consegna ciascun archivio dell Avvocatura b) sicurezza del trasporto assicurazione del carico durante il trasporto c) modalità di archiviazione e conservazione dei fascicoli e soluzioni innovative d) modalità di consultazione dei fascicoli e) condizioni di consegna dei fascicoli su richiesta subito dopo la presa in consegna e il trasporto in archivio esterno f) condizioni di consegna su richiesta dei fascicoli nel corso dell'esecuzione del servizio a) almeno una figura professionale di archivista b) almeno un archivista con esperienza in materia giuridica saranno valutati i tempi di consegna indicati in ore saranno valutati i tempi di consegna indicati in ore Art. 8 Commissione giudicatrice La commissione giudicatrice è nominata dopo la scadenza del termine per la presentazione delle offerte ed è composta da un numero dispari pari a n. 3 membri. In capo ai commissari non devono sussistere cause ostative alla nomina ai sensi dell art. 77, comma 9, del Codice. La commissione giudicatrice è responsabile della valutazione delle offerte tecniche ed economiche dei concorrenti. Art. 9. Svolgimento delle operazioni di gara. La gara avrà inizio successivamente alla scadenza del termine di presentazione delle offerte. Il RUP procede ai vari adempimenti previsti dalle operazioni di gara in seduta pubblica. In primo luogo esaminerà la documentazione amministrativa, ammettendo alla gara soltanto i concorrenti che risulteranno in regola con quanto disposto dalla presente lettera di invito. In caso di irregolarità o carenze non sanabili per violazione della condizione della par condicio, fermo restando l eventuale esercizio della facoltà di cui all art. 83, comma 9, del D. Lgs. n. 0/2016, e ove la carenza integri una delle ipotesi di cui al medesimo articolo ovvero in caso di non regolarizzazione si procederà all esclusione dell offerta. Qualora le operazioni di apertura delle offerte non dovessero esaurirsi in un unica data, le stesse saranno aggiornate a data successiva. Effettuato il controllo della documentazione amministrativa, le successive operazioni saranno svolte dalla Commissione giudicatrice. La Commissione giudicatrice, in seduta pubblica, procederà alla valutazione dell offerta tecnica ed alla verifica della presenza dei documenti richiesti. In una o più sedute riservate la Commissione procederà all esame ed alla valutazione delle offerte tecniche e all assegnazione dei relativi punteggi. 6

7 Nella medesima seduta, o in una seduta pubblica successiva, la commissione procederà alla valutazione delle offerte economiche, sommando i punteggi attribuiti all offerta economica e quelli attribuiti all offerta tecnica. Nel caso in cui le offerte di due o più concorrenti ottengano lo stesso punteggio complessivo, ma punteggi differenti per il prezzo e per tutti gli altri elementi di valutazione, sarà collocato primo in graduatoria il concorrente che ha ottenuto il miglior punteggio sul prezzo. Nel caso in cui le offerte di due o più concorrenti ottengano lo stesso punteggio complessivo e gli stessi punteggi parziali per il prezzo e per l offerta tecnica, si procederà mediante sorteggio in seduta pubblica. All esito delle operazioni di cui sopra, la Commissione, in seduta pubblica, redige la graduatoria. Art. 10. Verifica di anomalia delle offerte. Al ricorrere dei presupposti di cui all art. 97, comma 3, del Codice, e in ogni altro caso in cui, in base ad elementi specifici, l offerta appaia anormalmente bassa, il RUP, con il supporto della Commissione, valuta la congruità, serietà, sostenibilità e realizzabilità delle offerte che appaiono anormalmente basse. Si procede a verificare la prima migliore offerta anormalmente bassa. Qualora tale offerta risulti anomala e dunque esclusa, si procede con le stesse modalità nei confronti delle successive offerte, fino ad individuare la migliore offerta ritenuta non anomala. È facoltà della stazione appaltante procedere contemporaneamente alla verifica di congruità di tutte le offerte anormalmente basse. Il RUP richiede al concorrente la presentazione, per iscritto, delle spiegazioni. Il RUP esclude, ai sensi dell art. 97, commi e 6 del Codice, le offerte che, in base all esame degli elementi forniti con le spiegazioni risultino, nel complesso, inaffidabili. Art. 11 Aggiudicazione dell appalto e stipula del contratto L aggiudicazione diventa efficace, ai sensi dell art. 32, comma 7 del Codice, all esito positivo della verifica del possesso dei requisiti prescritti. Si precisa che il contratto verrà stipulato in forma pubblica amministrativa mediante documento di stipula di cui alla RDO Mepa. All atto della stipulazione del contratto l aggiudicatario deve presentare, nella misura e nei modi previsti dall art. 103 del Codice, la garanzia definitiva, che sarà svincolata ai sensi e secondo le modalità previste dal medesimo articolo. Il contratto è soggetto agli obblighi in tema di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla l. 13 agosto 2010, n Il rapporto con l impresa aggiudicataria sarà disciplinato in coerenza con Protocollo di integrità di Roma Capitale (all. n. 7 al PTPCT ) che dovrà essere sottoscritto digitalmente dalla Ditta per accettazione. Nei casi di cui all art. 110, comma 1, del Codice la stazione appaltante interpella progressivamente i soggetti che hanno partecipato alla procedura di gara, risultanti dalla relativa graduatoria, al fine di stipulare un nuovo contratto per l affidamento dell esecuzione o del completamento del servizio/fornitura. Art. 12 Definizione delle controversie Per le controversie derivanti dal contratto è competente il Foro di Roma, rimanendo espressamente esclusa la compromissione in arbitri. Art. 13 Trattamento dei dati personali I dati raccolti saranno trattati, ai sensi del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196., esclusivamente nell ambito della gara regolata dal presente disciplinare di gara. 7

8 Art. 14 Disposizioni finali. Resta inteso che il presente invito non ha natura di proposta contrattuale, per cui l Amministrazione non assume alcun vincolo in ordine alla prosecuzione della procedura. In ogni caso i concorrenti non potranno vantare alcun affidamento sull aggiudicazione del servizio né pretendere alcuna forma di rimborso, indennizzo o risarcimento in ragione della partecipazione alla gara o delle spese sostenute per l effettuazione dell offerta. 8