Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 REPUBBLICA ITALIANA DELLA PARTE PRIMA.

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1 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Spedizione in abbonamento postale Art. 2, comma 20/c, legge 662/96 - Fil. di Potenza REPUBBLICA ITALIANA BOLLETTINO DELLA PARTI PRIMA e SECONDA PERUGIA - 28 ottobre 2009 DIREZIONE REDAZIONE E AMMINISTRAZIONE PRESSO PRESIDENZA DELLA GIUNTA REGIONALE - P E R U G I A PARTE PRIMA Sezione II DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI AREA DELLA PROGRAMMAZIONE REGIONALE U FFICIALE Prezzo 5,40 (IVA compresa) Descrizione del sistema di gestione e controllo per il POR-FESR (art. 71 Reg. 1083/06). (Determinazione direttoriale 6 ottobre 2009, n. 8988).

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3 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre UNIONE EUROPEA REPUBBLICA ITALIANA Descrizione del sistema di gestione e controllo per il POR-FESR (art. 71 Reg. 1083/06) Maggio 2009 P rogramma Operativo Regionale Obiettivo competitività regionale e occupazione F E S R

4 4 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 INDICE 1. DATI GENERALI 1.1. Informazioni Le informazioni fornite descrivono la situazione al: (gg/mm/aa) Struttura del sistema Autorità di gestione Organismi intermedi Autorità di certificazione Autorità di audit e organismi di controllo Orientamenti forniti alle autorità di gestione e di certificazione nonché agli organismi intermedi per garantire la sana gestione finanziaria dei Fondi strutturali AUTORITÀ DI GESTIONE 2.1. L'autorità di gestione e le sue funzioni principali Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di gestione a svolgere le proprie funzioni Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall'autorità di gestione Funzioni formalmente delegate dall'autorità di gestione Organizzazione dell'autorità di gestione Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità Procedure scritte elaborate per il personale dell'autorità di gestione/degli organismi intermedi Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di attuazione (articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n. 1083/2006) Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio) Trattamento delle domande di rimborso Descrizione del modo in cui l'autorità di gestione trasmetterà le informazioni all'autorità di certificazione Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo Nel caso in cui lo stesso organismo sia designato sia come autorità di gestione che come autorità di certificazione descrivere in che modo viene garantita la separazione delle funzioni Appalti pubblici, aiuti di Stato, pari opportunità, norme ambientali Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili

5 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Pista di controllo Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell'articolo 15 saranno applicate al programma e/o a singole priorità Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti giustificativi da parte dei Beneficiari Irregolarità e recuperi Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti Descrizione della procedura (compreso il diagramma) per conformarsi all'obbligo di segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell'articolo ORGANISMI INTERMEDI I 3.1. L'organismo intermedio e le sue funzioni principali Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli organismi intermedi Organizzazione di ciascun organismo intermedio Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo intermedio Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio) Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di rimborso AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE 4.1. L'autorità di certificazione e le sue funzioni principali Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di certificazione a svolgere le proprie funzioni Indicazione delle funzioni svolte dall'autorità di certificazione Funzioni formalmente delegate dall'autorità di certificazione (funzioni,organismi intermedi, tipo di delega) Organizzazione dell'autorità di certificazione Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità Procedure scritte elaborate per il personale dell'autorità di certificazione

6 6 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Certificazione delle dichiarazioni di spesa Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione Descrizione dei provvedimenti presi dall'autorità di certificazione per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all'articolo 61 del regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio Disposizioni riguardanti l'accesso dell'autorità di certificazione alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati dall autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dall'autorità di audit Sistema contabile Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come base per la certificazione delle spese della Commissione Grado di dettaglio del sistema contabile Importi recuperati Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno comunitario Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO 5.1. Descrizione dei principali compiti e delle interconnessioni dell'autorità di audit con gli organismi di controllo sotto la sua responsabilità Organizzazione dell'autorità di audit e degli organismi di controllo sotto la sua responsabilità Organigrammi Disposizioni volte a garantire l'indipendenza Qualifiche o esperienze richieste Descrizione delle procedure per controllare l'attuazione delle raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell'autorità di audit Rapporto annuale di controllo e dichiarazioni di chiusura Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura Designazione dell'organismo di controllo coordinatore Descrizione del ruolo dell'organismo di controllo coordinatore, se pertinente SISTEMA INFORMATICO (ARTICOLO 60, LETTERA C) DEL REG. (CE) N. 1083/ Descrizione del sistema informatico compreso il diagramma (sistema centrale o comune di reti o sistema decentrato con collegamenti tra i sistemi) Acronimi

7 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre P rogramma Operativo Regionale F E S R Obiettivo competitività regionale e occupazione Descrizione del sistema di gestione e controllo per il POR-FESR (art. 71 Reg. 1083/06) 1. DATI GENERALI ALLEGATO XII del Reg. (C) 1828/06 Modello di descrizione dei sistemi e di controllo a norma dell articolo 21 del Reg. (CE) 1828/ Informazioni presentate da: Italia: : Programma: Programma Operativo Regionale FESR O- biettivo competitività regionale e occupazione Numero CCI - CCI 2007IT162PO013 Referente principale - Area della Programmazione regionale Organismo responsabile del coordinamento delle descrizioni Area della Programmazione regionale Autorità di Gestione del POR FESR - Via M. Angeloni, Perugia, tel. 075/ , fax 075/ programmazione@regione.umbria.it, Referente Coordinatore dell Area della Programmazione. 5 Giunta Regionale

8 8 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Le informazioni fornite descrivono la situazione al: (gg/mm/aa) Le informazioni si riferiscono alla data del 31 marzo Struttura del sistema (informazioni generali e diagramma indicante i rapporti organizzativi tra gli organismi partecipanti anti al sistema di gestione g e di controllo) Il sistema di coordinamento del Programma Coerentemente agli indirizzi strategici unitari della politica regionale per il e alle scelte nazionali del QSN, la Regione assume indirizzi strategici unitari per l utilizzo delle diverse fonti finanziarie (Fondi strutturali e cofinanziamento, Fondo Aree Sottoutilizzate). In armonia con il QSN anche il coordinamento e la sorveglianza della politica regionale (che vede in sede nazionale l istituzione del Comitato nazionale per il coordinamento e la sorveglianza della politica regionale unitaria), vengono sviluppati dalla Regione secondo una impostazione unitaria e con una strumentazione operativa costantemente coordinata dell attuazione della programmazione strategica. A tal fine, la gestione dei singoli programmi e del POR FESR è accompagnata dal coordinamento della Cabina di Regia guidata dall Area della Programmazione regionale e da un sistema di valutazione complessiva della programmazione regionale. Alla Cabina di regia regionale, al cui coordinamento provvede l Area della Programmazione regionale, è demandata la funzione di indirizzo e sorveglianza delle procedure e degli strumenti di attuazione di tutti i programmi, al fine di garantire il coordinamento, la coerenza, la complementarità e la sinergia nell utilizzo delle risorse comunitarie della politica regionale di coesione (FESR e FSE) e della politica agricola (FEASR), e delle risorse nazionali (FAS). Il sistema di gestione del programma Le tre autorità (di gestione, di certificazione e di audit), individuate e sinteticamente descritte nel POR FESR hanno le funzioni indicate nel Reg.1083/06 e nel Reg. 1828/06. Le autorità appena dette svolgono i rispettivi compiti nel pieno rispetto del sistema istituzionale, giuridico e finanziario della Regione ed operano in regime di separazione delle funzioni (art. 59 Reg. 1083/2006). Il modello organizzativo assunto per l implementazione del POR FESR utilizza e valorizza le esperienze sviluppate nella gestione dei programmi dei precedenti periodi di programmazione, innestando su di esse le innovazioni apportate dalla nuova normativa comunitaria e gli indirizzi del Quadro Strategico Nazionale 2007/2013. Il modello e il sistema di governance del POR FESR si inquadrano, nella normativa generale e nella organizzazione amministrativa della Regione, sono ispirati ai principi di efficienza, 6

9 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre efficacia ed economicità, e rispettano la distinzione tra le funzioni di indirizzo politicoamministrativo e verifica dei risultati dell'attivita' amministrativa e della gestione, svolte dagli organi di governo regionale, e le funzioni di adozione degli atti e provvedimenti amministrativi e di gestione finanziaria, tecnica e amministrativa, attribuita in via esclusiva ai dirigenti e alle strutture organizzative della Regione stessa. In questa organizzazione, l attribuzione dei diversi compiti si basa su un modello di tipo gerarchico-funzionale, attraverso il quale l assetto istituzionale della struttura organizzativa regionale si integra, per l attuazione del POR FESR, con il quadro delle funzioni e delle regole dettate dalla normativa comunitaria. Le strutture sopra citate operano con distinti livelli di responsabilità. L AdG esercita le sue funzioni attraverso azioni di coordinamento dettate direttamente o per delega dalla Giunta regionale, attraverso Atti di indirizzo normativo-procedurali. Lo Strumento di attuazione del POR e questo stesso documento, con la loro approvazione e con le successive integrazioni, rappresentano la base di questa organizzazione. Di seguito si riporta lo schema grafico del modello di organizzazione delle Autorità elencate sopra. 7

10 10 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Organigramma 1 - Relazione tra Autorità di gestione, Autorità di Audit e Autorità A di Certificazione e Commissione UNIONE EUROPEA COMMISSIONE SIONE AUTORITÀ DI AUDIT ISPETTORATO GENERALE RAPPORTI CON L UNIONE EUROPEA (IGRUE) MINISTERO DELL ECONOMIA E FINANZE SISTEMA SFC AUTORITÀ DI GESTIONE AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE 8 MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO

11 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Organigramma 2 - Autorità di gestione, Autorità di Audit e Autorità A di Certificazione DIREZIONE REGIONALE AFFARI GENERALI DELLA PRESIDENZA DELLA GIUNTA REGIONALE AUTORITÀ DI AUDIT Servizio Controlli comunitari Sezione I FESR, SFOP Sezione II FSE, FEOGA SEZIONE I PROGRAMMAZIONE ECONOMICA E FINANZIARIA AREA A DELLA PROGRAMAMZIONE REGIONALE AUTORITÀ DI GESTIONE Servizio Programmazione Comunitaria SEZIONE II PROGRAMMAZIONE ISTITUZIONALE, ORGANIZZATIVA E PROCEDURALE 9 Sezione I Entrate DIREZIONE RISORSE FINANZIARIE, UMANE E STRUMENTALI AUTORITA DI CERTIFICAZIONE Servizio Ragioneria e fiscalità regionale Sezione III Fondi comunitari sistemi informativi SEZIONE III PROMOZIONE DEGLI STRUMENTI COMUNITARI

12 12 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Le Autorità di gestione, di certificazione e di audit operano in regime di separazione delle funzioni (art. 59 Reg. 1083/2006) Autorità di gestione (denominazione, indirizzo e referente dell autorità di gestione) g Per il la Regione dell Umbria ha scelto un modello organizzativo in linea con quanto stabilito dall art. 60 del Reg. 1083/06, in particolare: l AdG è individuata nell Area Programmazione regionale (Decisione della Commissione Europea C(2007) 4621 del 4 ottobre Via M. Angeloni, Perugia, programmazione@regione.umbria.it, Referente Coordinatore dell Area della Programmazione) Organismi intermedi (denominazione, indirizzo e referente degli organismi intermedi) Per l attuazione di alcune attività potrà presentarsi la necessità di individuare degli Organismi intermedi che saranno tempestivamente comunicati. L Amministrazione regionale può designare un organismo o un servizio pubblico o privato per svolgere una parte o la totalità dei compiti dell Autorità di Gestione o dell Autorità di Certificazione, o per svolgere mansioni per conto di dette Autorità nei confronti dei beneficiari che attuano le operazioni. La Regione resta responsabile verso la Commissione delle funzioni delegate. I pertinenti accordi sono formalmente registrati per iscritto. L'affidamento viene effettuato mediante un atto che stabilisce i contenuti della delega, le funzioni reciproche, le informazioni da trasmettere all'autorità di Gestione/Certificazione e la relativa periodicità, gli obblighi e le modalità di presentazione delle spese conseguite, le modalità di svolgimento della attività di gestione e di controllo, la descrizione dei flussi finanziari, le modalità, la conservazione dei documenti, gli eventuali compensi, e le sanzioni per ritardi negligenze o inadempienze. In particolare, l'autorità di Gestione / Certificazione si accerta che gli organismi intermedi siano correttamente informati delle condizioni di ammissibilità delle spese e che siano verificate le loro capacità di assolvere gli impegni di loro competenza. Gli organismi intermedi devono disporre di un sistema di contabilità, sorveglianza e informativa finanziaria separati e informatizzati. L Amministrazione regionale può individuare quali organismi intermedi Enti pubblici territoriali e/o Amministrazioni centrali dello Stato, per le materie di loro competenza. 10

13 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Sotto la propria responsabilità, l Amministrazione regionale ed eventualmente gli Enti e Amministrazioni responsabili degli interventi, nell'esecuzione delle operazioni di alcune attività, possono avvalersi dei seguenti organismi intermedi: a) soggetti interamente pubblici, anche strutturati come società o altre forme di diritto privato aventi il carattere di strutture in house ; b) altri soggetti pubblici, anche strutturati come società o altre forme del diritto civile, non aventi il carattere di strutture in house della Amministrazione; c) soggetti privati con competenze specialistiche. L individuazione dei soggetti di natura corrispondente alla lettera a) è effettuata con atto amministrativo; la selezione e individuazione dei soggetti di cui alle lettere b) e c) sarà svolta mediante procedure di evidenza pubblica conformi alla normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti pubblici. L eventuale nomina di questi organismi intermedi, così come le eventuali integrazioni o modifiche, verranno comunicate al Comitato di Sorveglianza e riportate nei Rapporti annuali di esecuzione Autorità di certificazione (denominazione, indirizzo e referente dell autorità di certificazione) Per il, la Regione dell Umbria ha scelto un modello organizzativo in linea con quanto stabilito dall art. 61 del Reg. 1083/06, in particolare: l AdC è individuata nel Servizio Ragioneria e fiscalità regionale della Direzione regionale alle risorse finanziarie, umane e strumentali (Decisione della Commissione Europea C(2007) 4621 del 4 ottobre Via Pievaiola n Perugia, autoritadipagamento@regione.umbria.it, Referente Dirigente pro-tempore del Servizio); Autorità di audit e organismi di controllo (denominazione, indirizzo e referente dell autorità di audit e degli altri organismi o di controllo) Per il la Regione dell Umbria ha scelto un modello organizzativo in linea con quanto stabilito dall art. 62 del Reg. 1083/06, in particolare: l AdA è individuata nel Servizio Controlli Comunitari della Direzione regionale Affari generali della Presidenza della Giunta Regionale (DGR n 790 del 30/06/2008) - Indirizzo Via M. Angeloni, Perugia, comunitaria@regione.umbria.it Referente Dirigente pro-tempore del Servizio. 11

14 14 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Orientamenti forniti alle autorità di gestione e di certificazione nonché agli organismi intermedi per garantire la sana gestione finanziaria dei Fondi strutturali (data e riferimento) In riferimento agli strumenti operativi offerti a livello nazionale, si citano i seguenti documenti: Linee Guida sui Sistemi di gestione e controllo per la programmazione Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE Manuale di conformità dei sistemi di gestione e controllo - dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato IGRUE Norma sull ammissibilità della spesa: D.P.R. n. 196 del 3/10/2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana - Serie Generale - n. 294 del 17 ottobre 2008 Regolamento di esecuzione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione. Documentazione regionale: Le direttive fornite alle suddette autorità sono contenute nella manualistica dell AdG e dell AdC del POR FERS , nello Strumento regionale di attuazione del POR, nella Delibera di giunta regionale N del 27/07/07 Avvio procedure di attuazione del POR FESR e nel presente documento. 12

15 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre AUTORITÀ DI GESTIONE 2.1. L autorità di gestione e le sue funzioni principali Data e forma della designazione formale che autorizza l autorità di gestione a svolgere le proprie prie funzioni L atto formale con il quale si autorizza l Autorità di gestione a svolgere le proprie funzioni è individuato nella Deliberazione della Giunta Regionale del 23 aprile 2007 n Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall autorità di gestione L Autorità di gestione è al vertice della Struttura di gestione e ha la responsabilità di indirizzare e coordinare i soggetti che la supportano nei processi di programmazione, selezione, attuazione, rendicontazione delle operazioni e nelle connesse attività di monitoraggio e di controllo di primo livello: a tale proposito, fornisce a tali soggetti, attraverso procedure scritte, tutte le informazioni necessarie per la corretta esecuzione delle attività gestionali e di controllo di primo livello. Spetta all Autorità di Gestione assicurare che gli organismi intermedi e i soggetti concorrenti alla realizzazione delle attività ricevano orientamenti appropriati riguardo ai sistemi di gestione e controllo e siano informati delle disposizioni dei Reg. 1083/06, 1080/06 e 1828/06, e che le procedure adottate per la gestione del Programma siano adeguate e rispondenti ad un sistema di sana gestione finanziaria. In particolare sono in seno all Autorità di Gestione le seguenti funzioni, svolte con il supporto dei Responsabili di Attività: 1. informare il Comitato di Sorveglianza sull applicazione dei criteri di selezione; 2. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma operativo, e assicurare la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; 3. garantire che le valutazioni del Programma operativo di cui all'articolo 48 del Reg. (CE) del Consiglio n. 1083/2006 siano svolte in conformità all'articolo 47 del Reg. medesimo; 4. garantire che l'autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite sulle spese ai fini della certificazione; 13

16 16 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre guidare i lavori del Comitato di sorveglianza e trasmettergli i documenti necessari allo svolgimento di una sorveglianza quantitativa e qualitativa dell'attuazione del Programma operativo; 6. elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di sorveglianza, i Rapporti annuali e finali di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione; 7. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Reg. (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e agli art del Reg. (CE) n. 1828/2006; 8. curare l attivazione di azioni nell ambito dell iniziativa Regions for economic change ; L Autorità di Gestione per l attuazione del Programma operativo, con riferimento ai singoli Assi prioritari,si avvale di Servizi, appartenenti ad altre Direzioni regionali, che operano in relazione di dipendenza funzionale rispetto all Autorità di Gestione stessa per assicurare la completa e tempestiva attuazione del Programma operativo. Il Responsabile di Attività è l unità elementare di responsabilità attuativa coincidente con il Responsabile di Servizio cui è assegnata una specifica Unità previsionale di base ai sensi della L.13/2000, gestisce operativamente un gruppo omogeneo di operazioni di cui è responsabile. In particolare, il Responsabile di Attività svolge sotto il coordinamento dell Autorità di Gestione, le seguenti funzioni: 1. garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate in conformità ai criteri applicabili al Programma operativo e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l intero periodo di attuazione; 2. accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell esecuzione delle spese dichiarate dai Beneficiari e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali; 3. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma operativo, e assicurare la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; tale funzione è svolta in stretta collaborazione con l Autorità di Gestione; 4. garantire che i Beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali; 5. stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall'articolo 90, per i tre anni successivi al- 14

17 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre la chiusura del Programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; 6. garantire che l'autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite sulle spese ai fini della certificazione; tale funzione è svolta in stretta collaborazione con l Autorità di Gestione; 7. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Reg. (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e agli art del Reg. (CE) n. 1828/2006. Le sopra richiamate funzioni svolte insieme per lo stesso obiettivo non comportano una sostituzione o una duplicazione delle funzioni di gestione e controllo di primo livello dei Responsabili di Attività, l AdG esercita infatti rispetto a questi ultimi una funzione di indirizzo e verifica della regolarità dello svolgimento dei compiti loro assegnati Funzioni formalmente delegate dall autorità di gestione (funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) Non applicabile Organizzazione dell autorità di gestione L AdG è individuata nell Area della Programmazione regionale - Servizio Programmazione comunitaria - e nelle strutture delle Direzioni coinvolte nell attuazione del Programma Operativo regionale Per la realizzazione delle attività concorrono le Direzioni coinvolte nell attuazione del Programma Operativo regionale attraverso i Responsabili di Attività Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) 15

18 18 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Organigramma 3 - Autorità di gestione ASSISTENZA TECNICA POR FESR VALUTAZIONE POR FESR Responsabile Sezione I Programmazione economica e finanziaria AREA PROGRAMMAZIONE REGIONALE Coordinatore dell Area Programmazione AUTORITÀ DI GESTIONE Area della Programmazione regionale Coordinatore dell Area Programmazione Responsabile Sezione II Programmazione istituzionale, organizzativa e procedurale n. unità 1 N. Unità 2 N. Unità 2 UNITA DI MONITORAGGIO POR FESR Servizio Programmazione comunitaria Dirigente pro-tempore Responsabile Sezione III Promozione degli strumenti comunitari n. unità 1 16 COORDINAMENTO CONTROLLI DI I LIVELLO POR FESR N. Unità 1 ORGA NISMI INTERMEDI Responsabili di Attività Servizio Politiche di sostegno alle imprese Responsabili di Attività Servizio Energia Responsabili di Attività Servizio Servizi innovativi alle imprese e diffusione dell innovazione Responsabili di Attività Servizio Valorizzazione del territorio e tutela del paesaggio, tecnologie dell informazione Responsabili di Attività Servizio Trasporti Responsabili di Attività Servizio Politiche industriali e per il credito alle imprese Responsabili di Attività Qualità dell ambiente e gestione rifiuti Responsabili di Attività Servizio Aree protette, valorizzazione sistemi naturalistici e paesaggistici Responsabili di Attività Servizio beni culturali Responsabili di Attività Servizio Infrastrutture per la mobilità Responsabili di Attività Servizio Politiche della casa e riqualificazione urbana Responsabili di Attività Servizio Programmazione comunitaria

19 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Procedure scritte elaborate per il personale dell autorità tà di gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento) Le procedure scritte per il personale dell AdG sono quelle contenute nel Manuale delle procedure di attività del approvato con Determinazione Dirigenziale n dell 11 febbraio Le procedure scritte per il personale degli organismi intermedi saranno definite nella convenzione di affidamento Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di attuazione La selezione delle operazioni è effettuata conformemente ai criteri fissati dal Comitato di sorveglianza, come stabilito dall articolo 65 del Regolamento generale dei fondi (Reg (CE) 1083/2006). Per ogni gruppo omogeneo di attività sono stabiliti criteri di ammissibilità e criteri di selezione strettamente coerenti con la strategia, gli obiettivi e i risultati attesi dal programma e dall asse prioritario. I criteri di selezione sono stati approvati dal Comitato di sorveglianza del POR FESR nella riunione svoltasi il 5 febbraio 2008 (Allegato 1). Tuttavia, per consentire il tempestivo avvio della programmazione operativa , l Autorità di gestione ha ritenuto opportuno avviare delle operazioni prima dell approvazione dei criteri di selezione da parte del Comitato di sorveglianza, assicurando il rispetto della normativa comunitaria in materia di pubblicità e comunicazione. In tal caso, ai fini dell inserimento delle relative spese nella domanda di pagamento, l Autorità di gestione e i Responsabili di Attività hanno accertano che tali operazioni sono conformi ai criteri di selezione approvati dal Comitato di sorveglianza. Le procedure di individuazione/selezione/esecuzione delle operazioni si diversificano in relazione alla tipologia di macroprocesso e alla forma di responsabilità gestionale, che si possono così raggruppare: 1) Realizzazione di opere pubbliche o acquisizione di beni e/o servizi, realizzati direttamente sotto la responsabilità della Regione (a titolarità); 2) Realizzazione di opere pubbliche o acquisizione di beni e/o servizi, sotto la responsabilità di soggetti esterni, pubblici o privati (regia regionale); 3) Erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli Beneficiari effettuata direttamente dalla Regione (a titolarità); 17

20 20 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre ) Erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli Beneficiari effettuata tramite soggetto intermedio (a regia). Per ciascuno dei macroprocessi sopra indicati, sono definite nel Manuale delle procedure di attività del le procedure e le modalità di selezione e approvazione delle operazioni da finanziare attraverso il POR. Inoltre, nello Strumento di attuazione regionale (SAR) del POR FESR sono contenute le schede delle attività del programma ognuna delle quali individua puntualmente le procedure e le modalità di selezione e approvazione delle operazioni. Il SAR è stato approvato con D.G.R. n del 16 settembre In tale contesto sono definite le procedure destinate a garantirne la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di attuazione (art 60 lett a) del Reg. (CE) 1083/2006) Verifica delle operazioni Controlli I livello Descrizione delle procedure e di verifica Le verifiche comprendono le seguenti procedure (vedi diagramma controlli I livello): verifiche amministrative di tutta la documentazione, comprese le dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari in corrispondenza di ciascuna dichiarazioni di spesa da questi presentata; verifiche in loco di singole operazioni. Le prime sono rivolte alle dichiarazioni di spesa, le seconde alle operazioni. Le verifiche amministrative sono svolte prima che le spese corrispondenti siano attestate al livello superiore dai Responsabili di Attività. Le visite in loco sulle operazioni sono svolte sulle dichiarazioni di spesa dei Beneficiari e consentono di verificare sia l effettiva esecuzione delle spese e la effettiva fornitura di beni e servizi, sia la conformità delle spese alla normativa comunitaria e nazionale. Le procedure di verifica così individuate assicurano che, una volta che il personale addetto abbia effettuato presso i Servizi competenti le verifiche amministrative su base documentale e successivamente erogato il contributo ai Beneficiari (per i macroprocessi opere pubbliche/acquisizione di beni e servizi a titolarità procede solo alla rendicontazione finale delle spese ammissibili da parte del Responsabile), il Responsabile di attività proceda sulla base degli esiti di tali verifiche all elaborazione della dichiarazione di spesa del Programma, distinta per asse prioritario e attività: tale dichiarazione sarà successivamente oggetto di certificazione da parte dell Autorità di Certificazione. 18

21 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre In particolare, le rendicontazioni di spesa (allegate alle domande di pagamento) elaborate dai Beneficiari potranno essere sottoposte al controllo in loco di primo livello nei mesi successivi, qualora non sia già avvenuto già prima della rendicontazione. L Autorità di Gestione procede all aggregazione delle dichiarazioni di spesa ricevute dai Responsabili di Attività e presenta la Dichiarazione di Spesa a livello di Programma, di Asse e attività all Autorità di Certificazione. A seguito degli esiti delle verifiche amministrative su base documentale, si procede all erogazione del contributo ai Beneficiari nonché alla predisposizione della dichiarazione di spesa per gruppo di operazioni da parte del Responsabile di Attività. L Autorità di Certificazione effettua proprie verifiche ai fini della certificazione ed elabora la Dichiarazione certificata delle spese e la relativa Domanda di Pagamento. 19

22 22 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Diagramma 1 Controlli I livello Attività Autorità di gestione Coordinamento controlli I livello Elabora e definisce il Manuale delle procedure di attività dell AdG Approvazione e diffusione del Manuale delle procedure di attività contenente gli strumenti per i controlli I livello(check list e verbali) Definizione del Piano annuale dei controlli Aggregazione delle dichiarazioni di spesa dei RdA Presentazione della dichiarazione di spesa a livello di programma, asse e attività all AdC Verifica, aggrega ed elabora le informazioni Inserimento delle informazioni dei controlli di I livello nel RAE 20 SOGGETTI Responsabili di attività Addetti ai controlli di I livello Documento/Relazione dei controlli I livello realizzati nell anno Apporto alla definizione del Piano annuale dei controlli Effettua i controllo di I livello: - verifiche documentali Aggregazione delle dichiarazioni di spesa dei beneficiari Effettua i controllo di I livello: - verifiche in loco Check list e verbali di controllo Relazione dei controlli I livello realizzati nell anno Beneficiari Garantisce la regolare esecuzione del progetto Predisposizione e trasmissione delle rendicontazioni e delle dichiarazioni di spesa secondo le norme stabilite (conv. o contratto)

23 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Il personale che svolge i controlli di primo livello è allocato nel Servizio che gestisce l attività. Sarà cura del Responsabile tenere separate le attività di gestione da quelle di controllo. Nel caso in cui l AdG è anche Beneficiaria dell attività il personale addetto alla gestione sarà esclusivamente dedicato a tale azione, e diverso dal personale addetto ai controlli di primo livello e collocato in un altra Sezione. 21

24 24 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Verifiche amministrative di tutte le dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari Ai sensi dell art. 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 le verifiche amministrative su base documentale comprendono le verifiche sulla documentazione di selezione dei Beneficiari e dei soggetti attuatori e sulle documentazioni di spesa prodotte dal Beneficiario in occasione di tutte le dichiarazioni di spesa da questi presentate; le verifiche amministrative concorrono ad assicurare l effettività e la correttezza della spesa prima dei trasferimenti regionali al Beneficiario e prima che essa venga certificata dall Autorità di Certificazione. Per lo svolgimento delle verifiche amministrative i Responsabili di Attività operano con proprio personale, dedicato anche all attività di controllo delle operazioni. Le persone (o una Sezione) addette ai Controlli di primo livello svolgono la loro attività sotto l indirizzo e il coordinamento dei Responsabili di Attività. Il personale che svolge i controlli utilizzerà il manuale delle procedure di attività del ai fini della corretta esecuzione dei controlli di primo livello. Nella manualistica sono riportate le chek list dei controlli amministrativi su base documentale. In particolare, le verifiche amministrative su base documentale si svolgono sul 100% delle spese rendicontate dai Beneficiari, devono riguardare le rendicontazioni di spesa che accompagnano la dichirazione di spesa da parte dei Beneficiari e devono essere effettuate precedentemente all erogazione dei contributi (o quote di contributo). Tali verifiche devono essere svolte periodicamente per gruppi di operazioni: in particolare, si ritiene che le verifiche amministrative su base documentale siano svolte in base alle esigenze del Servizio competente sul gruppo di operazioni per le quali i Beneficiari hanno presentato la rendicontazione di spesa e le dichiarazioni di spesa. Le verifiche amministrative delle dichiarazioni della spesa del Beneficiario comprendono : verifica della sussistenza della documentazione amministrativa relativa all operazione che dimostra la regolarità del finanziamento a valere sul Programma e che giustifica il diritto all erogazione del contributo. In particolare deve essere verificata: a) la corretta procedura di informazione ai Beneficiari finali o soggetto attuatore, b) la corretta applicazione dei criteri di valutazione alle domande di contributo, alle manifestazioni di interesse o alle offerte di gara, c) la sussistenza del contratto/convenzione (o altra forma di impegno giuridicamente vincolante) tra Responsabile di Attività o Organismo Intermedio e Beneficiario (e/o soggetto attuatore) e la sua coerenza con il bando di selezione/bando di gara, lista progetti e Programma Operativo, la compatibilità tra spese rendicontate e progetto approvato; 22

25 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre verifica della completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa (comprendente almeno fatture quietanzate o documentazione contabile equivalente) ai sensi della normativa nazionale e comunitaria di riferimento, al Programma, al bando di selezione/bando di gara, al contratto/convenzione e a sue eventuali varianti; verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo (civilistico e fiscale); verifica dell ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma; verifica di ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite congiuntamente dalla normativa nazionale e comunitaria di riferimento, dal Programma, dal bando di selezione/di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti; verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo previsti dalla normativa comunitaria e nazionale di riferimento (es. dal regime di aiuti cui l operazione si riferisce), dal Programma, dal bando di selezione/bando di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti; tale verifica deve essere riferita anche alle singole voci di spesa incluse nella rendicontazione sottoposta a controllo; verifica della riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario, che richiede l erogazione del contributo, e all operazione oggetto di contributo; verifica dell assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi non cumulabili (mediante verifica presso le banche dati sugli aiuti in possesso dell Amministrazione che gestisce il Programma o presso le banche dati a livello centrale); verifica del rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e di ambiente nel corso dell attuazione delle operazioni. Vedi Grafico 1. 23

26 26 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 Grafico n. 1 Il personale che svolge i controlli utilizzerà il manuale delle procedure e strumenti per la corretta esecuzione dei controlli di primo livello. Nella manualistica sono riportate le chek list dei controlli amministrativi su base documentale articolate per macroprocesso e la modulistica di verbalizzazione per lo svolgimento dei controlli di I livello. Il personale addetto nell ambito dei Servizi responsabili di Attività esegue le verifiche amministrative in corrispondenza di ogni dichiarazione di spesa presentata dal Beneficiario, prima della certificazione della spesa e della liquidazione dei pagamenti a favore dei Beneficiari. L attività di verifica dei Responsabili di Attività dopo il completamento delle operazioni prosegue con i controlli sulla stabilità delle stesse ai sensi dell art. 57 del Reg.1083/06, ciò per accertare che entro cinque anni esse non subiscano modifiche sostanziali che ne alterino la natura derivante dal cambio della proprietà o dalla cessazione dell attività. Fase di selezione Verifiche sulle procedure di selezione o di gara Verifiche amministrative 24 Fase di attuazione Verifiche sulla rendicontazione della spesa

27 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria Le verifiche in loco dovranno essere svolte su un campione di operazioni, dovranno essere successive alle verifiche amministrative su base documentale e saranno effettuate sul gruppo di operazioni ricadenti nel campione estratto; le verifiche in loco potranno riguardare anche operazioni che abbiano generato una spesa già rendicontata e sottoposta a verifiche amministrative su base documentale. Alle visite in loco provvede il Responsabile di attività con il proprio personale, dedicato all attività di controllo. Le persone (o una Sezione) addette ai Controlli di primo livello svolgono la loro attività sotto l indirizzo e il coordinamento dei Responsabili di Attività. Il personale che svolge i controlli utilizzerà manuale delle procedure di attività del POR FESR ai fini della corretta esecuzione dei controlli di primo livello. Nel manuale appena citato, sono riportate le chek list dei controlli in loco e la modulistica di verbalizzazione per lo svolgimento dei controlli in loco di I livello. La verifica in loco dei progetti, poiché mira ad analizzare prevalentemente la conformità degli elementi fisici e tecnici della spesa alla normativa comunitaria e nazionale nonché al Programma, si articola in verifiche differenziate per ogni tipologia di macroprocesso. Tuttavia, in linea di massima possiamo individuare i seguenti elementi comuni a tutti i macroprocessi: verifica della esistenza e della operatività del Beneficiario selezionato nell ambito del Programma, asse prioritario, gruppo di operazioni (con particolare riferimento ai Beneficiari privati) e della compatibilità tra spese rendicontate e progetto approvato; verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa), prescritta dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell operazione, dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione (Responsabile di attività o Organismo Intermedio) e Beneficiario e della loro corretta contabilizzazione secondo la normativa civilistico fiscale, la compatibilità tra spese rendicontate e progetto approvato; verifica della sussistenza di una contabilità separata presso la sede del Beneficiario relativa alle spese sostenute nell ambito dell operazione cofinanziata a valere sul Programma Operativo; verifica del corretto avanzamento ovvero del completamento dell opera pubblica o della fornitura di beni e servizi oggetto del cofinanziamento, in linea con la documentazione presentata dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo; 25

28 28 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre 2009 verifica che le opere, i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento siano conformi a quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione (Responsabile di attività o Organismo Intermedio) e Beneficiario, dal bando di gara e dal contratto stipulato con il soggetto attuatore; verifica dell adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria, dal Programma e dal Piano di Comunicazione predisposto dall Autorità di Gestione in relazione al confinanziamento dell operazione a valere sullo specifico Fondo Strutturale di riferimento e sul Programma Operativo; verifica della conformità dell operazione alle indicazioni inerenti il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e tutela dell ambiente. Il sistema di campionamento dei controlli in loco L attività di verifica in loco su singole operazioni con metodo campionario prende in considerazione come universo tutte le dichiarazioni di spesa rese dai Beneficiari in un determinato periodo (possibilmente annuale). Il metodo di campionamento è rivisto annualmente (entro il 31 gennaio di ogni anno) dai RdA sotto il coordinamento dell AdG attraverso la predisposizione di un piano annuale dei controlli. A tal fine i RdA, inviano entro il 15 gennaio di ogni anno all AdG una relazione sui controlli di I livello effettuati nell anno precedente che indichi: il numero ed i riferimenti dei progetti controllati; una sintesi degli esiti dei controlli, evidenziando in particolare eventuali criticità emerse in fase di controllo, le azioni correttive poste in essere. Alla relazione sarà allegato un prospetto riepilogativo delle attività svolte/risultanze emerse, per consentire all AdG di poter disporre di informazioni omogenee ed utilizzabili. L AdG verifica, aggrega ed elabora le informazioni ricevute. Sulla base di tali risultanze l AdG e i RdA elaborano un piano annuale dei controlli in cui verranno indicati: la metodologia utilizzata per l estrazione del campione dei progetti da controllare in loco, nonché la motivazione della scelta effettuata; il numero e i riferimenti dei progetti che saranno sottoposti a controllo durante l anno; la ripartizione durante l anno dei controlli. 26

29 Supplemento ordinario n. 3 al «Bollettino Ufficiale» - serie generale - n. 48 del 28 ottobre Si fa presente che l AdG potrà richiedere la variazione del metodo di campionamento là dove non lo ritenesse congruo a rappresentare il profilo di rischio dell Attività, e/o il controllo di ulteriori progetti, sulla base delle informazioni in proprio possesso e in merito ad una valutazione di rischio sulle diverse Attività, nonchè sulla base di eventuali raccomandazioni/pareri che scaturiscono dai risultati dei controlli di II livello dell AdA (Parere annuale dell AdA). Sulla base di quanto specificato all art. 13 par. 3 del reg. 1828/06, il quale prevede che qualora le verifiche in loco siano effettuate su base campionaria l AdG descrive e giustifica il metodo di campionamento ed indica le operazioni selezionate per la verifica, l AdG definisce la dimensione del campione tenendo conto del grado di rischio identificato in rapporto al tipo di beneficiari ed alle operazioni interessate. Il metodo di campionamento viene riesaminato ogni anno e comunque non sarà inferiore al 10% delle spese dichiarate. Il campionamento ha per oggetto la spesa dichiarata dai Beneficiari nell anno e risultata ammissibile in base agli esiti delle verifiche amministrativo-contabili eseguite per ciascun gruppo di operazioni riferiti al Responsabile di attività. La verifica in loco che è svolta dal Responsabile di attività mira anche ad analizzare la conformità degli elementi fisici e tecnici della spesa alla normativa comunitaria e nazionale nonché al Programma, si articola in verifiche differenziate per ogni tipologia di macroprocesso. Sotto il coordinamento dell Autorità di Gestione i Responsabili di Attività provvedono a definire il metodo di campionamento ed effettuano un analisi dei rischi riferita alla spesa dichiarata ammissibile, individua i fattori di rischio relativi al tipo di Beneficiari e di operazioni interessate nonché di Organismo intermedio, come prescritto dal Regolamento (CE) 1828/2006. Grafico n. 2 Analisi dei rischi Verifiche in loco Campione di operazioni 27 Verifiche in loco: controlli a campione