Comune di Empoli CAPITOLATO DI APPALTO PROCEDURA NEGOZIATA PER LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO CULTURALE NEI GIORNI 5 E 6 OTTOBRE 2012

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1 CAPITOLATO DI APPALTO PROCEDURA NEGOZIATA PER LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO CULTURALE NEI GIORNI 5 E 6 OTTOBRE ) PREMESSA L Amministrazione Comunale di Empoli ha realizzato nel corso degli anni 2009/2010/2011 un evento denominato Una notte in biblioteca (di cui si allegano i programmi All. A, All.B, All.C) svolto nei locali della biblioteca. Le tre edizioni della manifestazione hanno registrato un significativo successo di pubblico, che ha indotto l amministrazione a prevedere un nuovo investimento sulla manifestazione rendendola l evento principale di promozione culturale della città. Per l anno 2012 l evento, nelle edizioni precedenti limitato ai soli locali della biblioteca, sarà quindi esteso al centro storico, alle sue parti e alle strutture culturali in esso situate. L affidamento di cui al presente Foglio di patti e condizioni è relativo alla redazione e realizzazione di un progetto di spettacoli e interventi relativi che dovranno integrarsi agli eventi e iniziative che il Comune di Empoli promuoverà nelle stesse giornate e autonomamente all interno della biblioteca comunale e le iniziative proposte dalle organizzazioni e associazioni locali. Tema: Il PROGETTO avrà come tema il libro, la lettura in tutte le sue forme e aspetti e dovrà contenere proposte di spettacoli tematici da strada e non, musica e esposizioni. Suddivisione: L evento sarà suddiviso in due sezioni: 1) Sezione istituzionale relativa agli eventi: eventi negli spazi della Biblioteca comunale e del Chiostro degli agostiniani; Mercato del libro usato e antico nelle vie cittadine (non oggetto della presente capitolato) specificato in allegato 1.a;

2 2) Sezione non istituzionale (oggetto della presente capitolato) Specificato nella presente comunicazione. Gli spazi coinvolti L edizione 2012 de Una notte in Biblioteca coinvolgerà i seguenti spazi: 1) Biblioteca comunale Renato Fucini (via Cavour, 36) 2) Museo del Vetro (via Ridolfi) 3) Auditorium di Palazzo Pretorio (P.zza Farinata degli Uberti) 4) Cinema La Perla (via de Neri) 5) Più in generale, il centro cittadino con le sue piazze e i suoi angoli caratteristici e le sue strutture culturali, ricreative, sociali. Vedi allegata mappa del centro storico di Empoli (allegato 1.c) 2) OGGETTO DELL AFFIDAMENTO L affidamento è finalizzato al raggiungimento dei seguenti obiettivi: progettazione della manifestazione provvisoriamente denominata Notti della Biblioteca in termini di definizione delle soluzioni di regia, dei percorsi di visita e del programma degli eventi; realizzazione delle attività di reperimento degli eventi non istituzionali così come descritti nelle seguenti sezioni e nell allegato 1.b; progettazione delle attività di comunicazione e promozione dell evento; realizzazione delle attività di promozione; realizzazione degli allestimenti generali e particolari della manifestazione. Nel quadro di tali attività, pertanto, i servizi oggetto dell appalto consisteranno in: A. ideazione e realizzazione di eventi A.1 Realizzazione di un progetto dell evento che tenga conto delle finalità istituzionali dell evento stesso che integri gli eventi istituzionali con quelli programmati dall affidatario; A.2 Organizzazione e realizzazione degli eventi spettacolari: contatti con i soggetti coinvolti e cura delle esigenze tecnico-logistiche tenendo conto che le associazioni, enti e istituzioni culturali cittadini forniranno fino ad un massimo di n. 4 spettacoli di categoria A e fino ad un massimo di n. 6 spettacoli di categoria B e C. Il soggetto appaltatore dovrà integrare gli spettacoli nel programma dell evento a lei appaltato anche se QUESTI SPETTACOLI NON RICADONO TRA GLI ONERI A CARICO DEL SOGGETTO APPALTATORE. A.3 Calendarizzazione degli eventi: sulla base delle indicazioni di contenuti e tipologia

3 di evento composizione del calendario e della tavola oraria; A.4 Attività di segreteria per i singoli eventi, con eventuale gestione delle prenotazioni e dell accoglienza dei partecipanti, singoli o in gruppi organizzati; B. allestimenti e servizi tecnici B.1 Sulla base della programmazione approvata la ditta dovrà provvedere al reperimento dei servizi tecnici necessari alla realizzazione della parte dell Evento ad essa affidata; B.2 La ditta provvederà alle necessità logistiche e di ospitalità e rimborsi o compensi necessari alla realizzazione degli eventi; C. attività di segreteria organizzativa C.1 La ditta provvederà alle attività di segreteria organizzativa dell Evento, ricomprendente i contatti, le comunicazioni e tutte le attività necessarie alla realizzazione dei singoli spettacoli e attività ricompresi nel programma. D. ufficio stampa e servizi di grafica D.1 La ditta potrà fornire eventuale valutazione dei costi relativa a: ideazione della strategia di comunicazione dell Evento e attività di marketing; D.2 studio grafico di un marchio o logo e di un immagine coordinata e ideazione di un claim; in coerenza con la linea grafica e le indicazioni generali di comunicazione fornite dalla stazione appaltante, realizzazione di bozze grafiche di stampa per materiali quali dépliants, inviti, brochures, manifesti, siti web. E. Sponsorizzazioni La ditta dovrà dichiarare in sede di presentazione dell offerta economica se la percentuale di ribasso deriva da eventuali sponsor che richiedono l applicazione di Logo o slogan sul materiale pubblicitario dell evento. Le eventuali campagne promozionali o immagini slogan e materiali relative alle sponsorizzazioni di cui la presente punto dovranno essere approvati formalmente e preventivamente alla pubblicazione dall Amministrazione comunale di Empoli. 3) CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE OFFERTE IMPORTO A BASA DI GARA IVA INCLUSA Criterio di valutazione dell offerte: Punti complessivi: 100 Punteggio max per progetto Pt. 60 (sessanta) Punteggio max per offerta economica Pt. 40 (quaranta)

4 A) OFFERTA TECNICA (punteggio max. complessivo: 60 pt.) Presentazione di un progetto di massima, su carta intestata della ditta, che tenga conto dei criteri e delle indicazioni descritte al punto 2. Oggetto dell affidamento. Il progetto dovrà aver una estensione non superiore a 10 cartelle dattiloscritte interlinea 1,5 carattere Arial, corpo 11. Sottocriteri di valutazione: rispondenza al tema della manifestazione (10 pt.) rispondenza ai requisiti di cui al punto Oggetto dell affidamento (15 pt.) originalità della proposta in termini complessivi (15 pt.) originalità della proposta in termini di singoli spettacoli o tematiche proposte (15 pt.) originale proposta di naming per l evento (5 pt.) B)OFFERTA ECONOMICA (punteggio max. complessivo: 40 pt.) Ribasso sull importo a base d asta per la fornitura Iva esclusa. b.1) RIBASSO SULLA BASE D ASTA (max. 40 punti): da indicare in termini percentuali. La valutazione sarà effettuata applicando la seguente formula: Modalità di valutazione delle offerte: Punteggio massimo per ribasso sull importo di base Pt. 40 (quaranta)/100 (cento) Xn= 40 x Rn Ove: Rmax Xn = punteggio attribuito al concorrente ennesimo Rn = Ribasso indicato dal concorrente ennesimo Rmax = Ribasso più alta indicata dai concorrenti N.B.: La ditta dovrà dichiarare in sede di presentazione dell offerta economica se la percentuale di ribasso deriva da eventuali sponsor che richiedono l applicazione di Logo o slogan sul materiale pubblicitario dell evento. Le eventuali campagne promozionali o immagini slogan e materiali relative alle sponsorizzazioni di cui la

5 presente punto dovranno essere approvati formalmente e preventivamente alla pubblicazione dall Amministrazione comunale di Empoli. 4) TERMINI E MODALITÀ PER LA PRESENTAZIONE DELL OFFERTA Le offerte devono pervenire, a pena di esclusione, all indirizzo Comune di Empoli ufficio Archivio e protocollo via G. del Papa n 41 Empoli a mezzo raccomandata del servizio postale di Stato, ovvero mediante agenzia di recapito autorizzata, non più tardi delle ore 12 del giorno 19 maggio 2012, in plico controfirmato sui lembi di chiusura, riportante la seguente dicitura: OFFERTA PER PROCEDURA NEGOZIATA CON PUBBLICAZIONE DI BANDO AI SENSI DELL ART.56 DEL Dlgs 163/2006 PER LA FORNITURA DI UN SERVIZIO DI REALIZZAZIONE DI UN EVENTO CULTURALE PER I GIORNI 5 e 6 OTTOBRE 2012 e l indicazione della ditta mittente. Nel plico deve essere inclusa, pena esclusione, la seguente documentazione, suddivisa in buste, ciascuna sigillata e controfirmata sui lembi di chiusura, contraddistinte numericamente come di seguito indicato: A) Documentazione amministrativa di cui al successivo punto A.1); B) Offerta economica, di cui al successivo punto B; C) Offerta tecnica, di cui al successivo punto C con inclusa l attestazione di avvenuto sopralluogo rilasciata dall Amm.ne comunale di Empoli A.1) - Modello di dichiarazione (All.1) regolarizzata ai fini dell imposta da bollo, con dichiarazione resa ai sensi del combinato disposto di cui agli articoli 46 e 47 del D.P.R. del n 445, debitamente compilata in ogni sua parte e sottoscritta dal titolare della ditta o legale rappresentante della società, con allegata, pena l esclusione, copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. B) OFFERTA ECONOMICA, sottoscritta dal titolare o legale rappresentante della ditta, dovrà indicare: b.1)la percentuale di ribasso sul prezzo posto come base d asta; Il prezzo offerto non potrà essere superiore al prezzo posto a base d asta. C) OFFERTA TECNICA, sottoscritta dal titolare o legale rappresentante del soggetto concorrente, come indicato all art. 3 A) del presente capitolato speciale di appalto. L offerta tecnica dovrà contenere anche l attestato di avvenuto sopralluogo.

6 5) SOPRALLUOGO Il sopralluogo delle zone e dei locali interessati dall evento è obbligatorio e viene effettuato dietro appuntamento telefonando al n. 0571/ oppure al n. 0571/ ) PAGAMENTI Il pagamento della fornitura sarà effettuato in due distinte tranche corrispondenti allo stato di avanzamento del progetto: - una prima tranche pari al 50% dell importo alla consegna del programma definitivo e del materiale promozionale; - una seconda tranche pari al 50% dell importo a evento concluso. I pagamenti avverranno entro i termini legali previsti dal D. Leg.vo n 31/ ) SUB-APPALTO La Ditta aggiudicataria non potrà cedere o sub-appaltare la gestione della fornitura assunta. 8) INADEMPIENZE 1) L Amministrazione comunale di Empoli si riserva di procedere alla risoluzione del contratto previo preavviso di 15 giorni in tutti i casi di grave inadempienza contrattuale. Anche ai fini della individuazione di eventuali inadempienze contrattuali si specifica che tutta l offerta tecnica presentata in sede di gara costituisce parte integrante e sostanziale del contratto. L Amministrazione Comunale procederà alla risoluzione del contratto previo preavviso di 15 giorni qualora fosse accertato che la Ditta aggiudicataria avesse subappaltato il servizio o parte di esso contravvenendo a quanto disposto dall art. 13 del presente capitolato 9) TRACCIABILITA DEI PAGAMENTI La ditta aggiudicataria, ai sensi dell art. 3, c. 8 della L. 136/2010 a pena di nullità assoluta del contratto, si assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari. 10) TRATTAMENTO DATI L. 196/2003 Ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 "Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali", si informa che i dati personali, acquisiti con la presente procedura, dovranno essere trattati nel rispetto della normativa sopra richiamata, in osservanza ai principi di correttezza e tutela della riservatezza, per le finalità connesse all'adempimento di obblighi di legge, di

7 regolamento, o di normative comunitarie, nonché per la formazione e lo svolgimento di rapporti contrattuali economici. 11) NORME DI RINVIO Per quanto non espressamente previsto nel presente Capitolato Speciale di Appalto si fa riferimento al Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e successive modificazioni ed integrazioni. 12) CONTROVERSIE In caso di controversie tra le parti, è competente il Tribunale di Firenze.

8 ALLEGATO 1.a Il programma istituzionale La manifestazione si compone di un programma di massima, definito dall Amministrazione comunale e ispirato alla politica istituzionale di promozione culturale cittadina. Azione 1. Promozione della lettura Le attività di carattere culturale legate all area Azione 1. Promozione della lettura sono svolte prevalentemente all interno della Biblioteca comunale Renato Fucini di Empoli. Si tratta di una serie di iniziative finalizzate alla promozione della lettura e dell uso della biblioteca (letture ad alta voce, laboratori, incontri con gli autori, presentazione di libri, piccoli spettacoli musicali e teatrali ecc.) rivolte a varie tipologie di pubblico (bambini, ragazzi e adulti), che saranno organizzate e gestite in autonomia dal personale della biblioteca. Le iniziative di questa area saranno realizzate nelle giornate del 5 ottobre e 6 ottobre. Luogo di realizzazione: Biblioteca comunale Renato Fucini (Via Cavour, 36) 1) Biblioteca comunale Renato Fucini (via Cavour, 36) Azione 2. II Raduno nazionale delle Persone libro (Associazione Donne di Carta) L edizione 2011 de Una notte in biblioteca è stata caratterizzata dalla organizzazione e realizzazione del Primo Raduno Nazionale delle Persone libro (Associazione Donne di Carta). L evento ha avviato tra l associazione Donne di Carta e l amministrazione comunale una collaborazione fruttuosa e attiva, che in occasione de Una notte in biblioteca vuole completarsi nell organizzazione del II Raduno nazionale dell Associazione Donne di Carta. Le iniziative di questa area saranno realizzate nella serata di venerdì 5 ottobre e nella giornata di sabato 6 ottobre. Luogo di realizzazione: Biblioteca comunale Renato Fucini (Via Cavour, 36); Strade del centro cittadino; Auditorium di Palazzo Pretorio

9 Azione 3. Mostra mercato del libro raro, antico e usato Le precedenti edizioni de Una notte in biblioteca hanno ospitato svariate iniziative di promozione culturale legate al libro anche come oggetto d arte e di pregio. Le iniziative organizzate nelle precedenti edizioni della manifestazione hanno dimostrato l interesse del pubblico, che quest anno è sfociato nella organizzazione e realizzazione della Fiera nazionale del libro raro, antico e usato, che sarà ospitata nelle strade del centro storico cittadino. Le iniziative di questa area saranno realizzate nelle giornate di venerdì 5 e sabato 6 ottobre. Luogo di realizzazione: Strade del centro cittadino Azione 4. Promozione del tessuto associativo cittadino La manifestazione Una notte in biblioteca è nata nel 2009 come occasione di visibilità per il tessuto associativo cittadino. La vocazione di vetrina delle attività associative è stata mantenuta in tutte le edizioni successive, dove largo spazio è stato concesso alle Associazioni cittadine che hanno potuto organizzare spazi espositivi, dimostrazioni e attività per auto promuoversi sul territorio. Nelle passate edizioni, e iniziative di questa area sono consistite in: laboratori, stand espositivi, letture, spettacoli di piccole, medie e grandi dimensioni, dimostrazioni di attività istituzionali, ecc. Le iniziative di questa area saranno realizzate nelle giornata di venerdì 5 e sabato 6 ottobre. Luogo di realizzazione: Biblioteca comunale Renato Fucini ; strade del centro cittadino; Museo del Vetro; Auditorium di Palazzo Pretorio

10 Allegato 1.b Categoria A. Spettacoli principali DEFINIZIONI Si intendono far parte di questa categoria i concerti, gli spettacoli teatrali ecc. ad esclusione degli eventi programmati nell ambito del programma istituzionale in collaborazione con il tessuto associativo cittadino, per un pubblico >= 100 spettatori. Luoghi di realizzazione: Cinema La Perla; Piazze del centro cittadino Destinatari: Adulti; famiglie. Gli eventi di questa categoria sono da realizzarsi nella serata di venerdì 5 ottobre a titolo di preludio alla manifestazione e nella serata di sabato 6 ottobre. Categoria B. Spettacoli di corollario Si intendono far parte di questa categoria i concerti, gli spettacoli teatrali ecc. ad esclusione degli eventi programmati nell ambito del programma istituzionale in collaborazione con il tessuto associativo cittadino, per un pubblico < 100 spettatori. Luoghi di realizzazione: Museo del Vetro; Auditorium di Palazzo Pretorio; Biblioteca comunale Renato Fucini ; Strade, piazze e strutture del centro storico cittadino Destinatari: Adulti; ragazzi; famiglie. Gli eventi di questa categoria sono da realizzarsi nella serata di venerdì 5 e nella giornata e serata di sabato 6 ottobre. Categoria C. Spettacoli minori (di riempimento) Si intendono far parte di questa categoria i piccoli spettacoli, destinati ad intrattenere il pubblico come intermezzi per le attività del programma istituzionale, come divertissement a ciclo continuo, per un pubblico di piccoli gruppi < 30 spettatori. Luoghi di realizzazione: Museo del Vetro; Auditorium di Palazzo Pretorio; Biblioteca comunale Renato Fucini ; Strade, piazze e strutture del centro storico cittadino

11 Destinatari: Adulti; ragazzi; famiglie. Gli eventi di questa categoria sono da realizzarsi nel pomeriggio di venerdì 5, nella giornata e serata di sabato 6 ottobre.

12 ALLEGATO 1.c Mappa del l area interessata dall evento