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1 Oggetto: Controlli delle Associazioni di volontariato. Ci risultano una serie di controlli in particolare indirizzati alle Associazioni di volontariato. Con questa nota siamo a ribadire quelle che sono le incombenze a cui devono corrispondere le associazioni. In specifico bisogna avere a disposizione in un unico luogo i seguenti documenti obbligatori: 1) Atto costitutivo e statuto; 2) Decreto di iscrizione al Registro delle organizzazioni di volontariato; 3) Elenco dei soci (su libro o su computer) con riportato nome e cognome e data iscrizione all associazione di volontariato del singolo socio; 4) Elenco dei soci che sono anche volontari; 5) Bilancio delle entrate e delle spese con riportati i contributi ricevuti; 6) Rendiconto del 5 per mille; 7) Rendiconto raccolte pubbliche di fondi. Mentre i seguenti documenti non è obbligatorio, anche se utile, averli immediatamente a disposizione: 8) Certificato di attribuzione del Codice Fiscale; 9) Verbali delle sedute del Direttivo dell associazione sottoscritti dal Segretario e da chi presiede l assemblea; 10) Verbali delle sedute del Collegio dei Sindaci (le sedute dovrebbero esserci ogni tre mesi); 11) Eventuali regolamenti. Nella Tabella successiva vengono riportati in maniera dettagliata i documenti, la spiegazione della loro utilità o funzione, le norme di riferimento. 1

2 REGOLE DELLA VITA ASSOCIATIVA DATI ANAGRAFICI Associazione non riconosciuta Obbligatorio ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO Legge 266/91 DOCUMENTAZIONE IN CASO DI / UTILE A NORME E PRASSI DI RIFERIMENTO Atto costitutivo e statuto redatti in forma scritta Permette di verificare la forma giuridica tra quelle ammissibili all iscrizione al relativo registro regionale di riferimento. Consente di verificare il rispetto degli elementi formali distintivi di una organizzazione di volontariato Art. 3 della L. 266/91 Certificato di attribuzione del codice fiscale Consente di certificare i dati identificativi dell ente; è necessario mantenere aggiornati i dati relativi al rappresentante legale in carica e alla sede legale dell ente DPR 29 settembre 1973, n. 605 Decreto di iscrizione al registro delle organizzazioni di volontariato Attesta l avvenuta iscrizione al registro regionale del volontariato Art. 6 L. 266/91 Elenco degli aderenti redatto in forma libera su documento cartaceo o elettronico dal quale si evincano le seguenti informazioni: nome e cognome o ragione sociale del socio e data di inizio del rapporto associativo Consente di accertare l effettiva natura associativa dell ente e la natura del rapporto tra il medesimo ed i propri soci Registro degli aderenti che svolgono attività di volontariato Consente di verificare l obbligo di assicurazione di coloro che prestano volontariato Art 4, L 266/91; DM e Convocazione dell assemblea (conforme alle modalità previste in statuto) Consente di dimostrare il rispetto sostanziale del requisito della democraticità Art. 3, comma 3, L 266/91; art 20 cc Verbali delle sedute e delle deliberazioni assembleari sottoscritti dal verbalizzante e da chi presiede l assemblea Consente di dimostrare il rispetto del requisito della democraticità della struttura e dell'elettività delle cariche associative richiesti dalla L 266/91, dei quorum costitutivi e deliberativi previsti dalle norme civilistiche o, dove derogabili, da quelle statutarie. Consente di verificare l approvazione del bilancio Art 3, c 3, L 266/91; art 20 cc 2

3 GESTIONE ECONOMICA Verbali delle sedute e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione o del Comitato Direttivo Consente di accertare mandati e responsabilità dei singoli amministratori Art 18 cc Verbali delle sedute e delle deliberazioni dell organo di controllo (se previsto dallo statuto) o di eventuali altri organi statutariamente previsti (collegio dei probiviri ) Consente di accertare la responsabilità dei controllori Specifici regolamenti (modalità di rimborso spese ) Consente di accertare se l oggetto della regolamentazione è coerente con lo statuto e conforme alle norme di legge Art 2, c 2, L 266/91 Bilancio delle entrate e delle spese complessive dal quale devono risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti Consente di dimostrare l utilizzo delle risorse per il perseguimento delle finalità statutarie. Consente di dimostrare, in caso di realizzazione di attività commerciali e produttive marginali, il rispetto del DM 25 maggio Inoltre, per le associazioni riconosciute consente di dimostrare la conservazione del patrimonio necessario per mantenere l iscrizione al registro delle persone giuridiche Linee Guida per la redazione dei bilanci di esercizio degli enti non profit; Art. 3 della L. 266/91 e Art. 20 bis D.P.R. 600/73 Rendiconto del 5 per mille (a partire dall edizione 2008) Consente di dimostrare il corretto utilizzo delle risorse art. 3, co 6, L n. 244 (Finanziaria 2008); linee guida del Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale Rendiconto raccolte pubbliche di fondi Necessario se l'ente ha effettuato raccolte pubbliche di fondi. Per ogni manifestazione durante la quale l ente raccolga fondi con l offerta ai sovventori di beni di modico valore o di servizi il rendiconto deve essere redatto entro 4 mesi dalla fine dell anno finanziario; da esso devono risultare le entrate e le spese e deve essere allegata una relazione illustrativa.assicura la trasparenza sui fondi pervenuti all ente tramite la raccolta, consentendo, quindi, di verificare il loro successivo utilizzo in conformità alle finalità istituzionali dell ente Art 20, DPR 600/73, Circ 59/07 Documentazione relativa alle entrate E obbligatoria la conservazione dei documenti contabili concernenti le entrate ed in particolare l indicazione Art 6, c 7, L 266/91 3

4 nominativa dei soggetti che erogano i contributi / donazioni Cogliamo l occasione per ricordare a) in riferimento al punto 4) indicato a pagina 1, la Polizza Assicurativa collettiva dei volontari ( come previsto dall art 4 L. 266/91) è stata stipulata con la compagnia assicurativa Unipol da Auser nazionale. La relativa certificazione può essere scaricata dal sito accedendo nell apposita Area Riservata. b) sempre in riferimento al punto 4) indicato a pagina 1, la Legge 266/91 definisce che l attività di volontariato è quella prestata in modo personale, spontaneo e gratuito, tramite l organizzazione di cui il volontario fa parte esclusivamente per fini di solidarietà. Il volontario risulta quindi incompatibile con qualunque tipo di rapporto di lavoro. Unica eccezione alla gratuità delle prestazioni si ritrova nella possibilità di corrispondere ai volontari un rimborso per le spese effettivamente sostenute, entro limiti preventivamente stabiliti dalla stessa organizzazione. Occorre quindi che il Direttivo dell organizzazione abbia messo in conto di dover provvedere ai rimborsi spese dei volontari ed abbia quindi stanziato una somma idonea e compatibile con le esigenze di bilancio. c) in riferimento al punto 6) indicato a pagina 1, in quale modo bisogna rendicontare il 5 per mille per dimostrare il corretto utilizzo delle risorse: - va redatto un apposito e separato rendiconto corredato da una relazione nella quale devono essere indicati in modo chiaro quale sia stata la destinazione delle somme percepite che deve essere finalizzata al raggiungimento degli scopi statutari; - il documento originale, relativo alla spesa individuata da rendicontare per il 5 per mille, deve essere annullato con un timbro riportando la cifra attribuita; - bisogna fare la fotocopia del documento a cui bisogna allegare i giustificativi dell avvenuto pagamento; 4

5 - le fotocopie dei documenti devono essere conservate in contenitori DEDICATI archiviati con numero progressivo; - va predisposto un riepilogo (libro giornale) dei documenti presenti da inserire all inizio del contenitore DEDICATO. d) in riferimento al punto 7) indicato a pagina 1, in quale modo vanno rendicontate le raccolte occasionali pubbliche di fondi (ad esempio la raccolta fondi con offerta della pasta): - va redatto un apposito e separato rendiconto dal quale devono risultare in modo chiaro le entrate e le spese relative a ciascuna delle campagne di sensibilizzazione (questo entro quattro mesi dalla chiusura dell esercizio e cioè entro la fine di aprile dell anno successivo all iniziativa). d) in generale per quanto riguarda le donazioni e liberalità varie da parte di privati, la singola associazione deve indicare le regole ed i comportamenti da adottare per garantire al donatore la trasparenza, la chiarezza e la completezza delle informazioni e conseguentemente registrare a bilancio questa tipologia di fonte di finanziamento. Risulta utile che la richiesta di donazione sia indirizzata ad un progetto ben definito e non rivolta ad una generica richiesta di sostegno; altro aspetto da rendere visibile sono i risultati ottenuti dall associazione utilizzando i fondi ricevuti. e) se esistono rapporti di lavoro o contratti di collaborazione bisognerà disporre di tutta la documentazione utile a dimostrare la regolarità sia del rapporto lavorativo e sia dei versamenti previdenziali ed assicurati previsti dai differenti contratti. Se tutta la documentazione risulta presente presso un Commercialista bisognerà disporre di una dichiarazione con i riferimenti di detto professionista e con l elenco della documentazione in suo possesso, in modo da poterla esibire durante l eventuale controllo ed al limite richiedere il materiale necessario. Sperando di aver fatto cosa utile, siamo ad inviare i nostri più cordiali saluti confermando la nostra disponibilità per ogni eventuale necessità o chiarimento. Estensore nota: Maurizio Carbonera Milano, 1 agosto 2013 La Presidenza Auser Lombardia 5

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