Procedura GESTIONE DEI VIAGGI DI ISTRUZIONE

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1 ISTUZIONE Pagina 1 di 11 ev. 1 Indice 1. Scopo e campo di applicazione esponsabilità Descrizione della procedura Programmazione dei viaggi di istruzione, visite guidate e scambi culturali Identificazione dei fornitori e acquisto Comunicazione alle famiglie e pagamento corrispettivi Preparazione materiale Uscite didattiche Archiviazione Indicatori per il monitoraggio dell attività Documentazione richiamata e registrazioni della qualità...11 EV. Data Descrizione Emissione Approvazione Prima emissione Modificate sez e modulistica

2 ISTUZIONE Pagina 2 di 11 ev Scopo e campo di applicazione Scopo della seguente procedura è definire la finalità, i criteri e le modalità e i tempi per l organizzazione, lo svolgimento e la verifica delle attività che prevedono l uscita dall Istituto allo scopo di potenziare l offerta formativa. Questa procedura si applica a: - viaggi d istruzione; - visite guidate; - scambi culturali con l estero; - uscite formative sul territorio. 2. esponsabilità ATTIVITÀ Dipartimenti di materia Consigli di Docente referente Consiglio dell Istituzione Dirigente Collaboratore del dirigente Delibera regolamento viaggi Nomina collaboratore che coordina le attività Elaborazione proposte per classi parallele Scelta iniziative da realizzare in ciascuna Elaborazione progetto dettagliato C Stesura piano viaggi completo C Approvazione piano viaggi Indizione gare d appalto Prenotazioni (mezzi trasporto, mostre, musei,..) Nomina docenti accompagnatori C C Predisposizione documentazione viaggio per docenti accompagnatori

3 ISTUZIONE Pagina 3 di 11 ev. 1 ATTIVITÀ Dipartimenti di materia Consigli di Docente referente Consiglio dell Istituzione Dirigente Collaboratore del dirigente Comunicazione agli studenti accolta autorizzazioni e quote di partecipazione elazione conclusiva Aggiornamento data base C Archiviazione C : responsabile C: coinvolto

4 ISTUZIONE Pagina 4 di 11 ev Descrizione della procedura 3.1. Programmazione dei viaggi di istruzione, visite guidate e scambi culturali Le norme per la realizzazione delle attività fuori sede sono definite dal egolamento Viaggi deliberato deal Consiglio dell Istituzione che, quando lo ritiene opportuno, lo aggiorna e lo integra. 1 sett. Prima seduta del Collegio docenti Individuazione del periodo in cui si svolgeranno di norma tutti i viaggi di istruzione dell Istituto Collegio dei docenti /consiglio dell Istituzione Settembre Elaborazione di una proposta di viaggi di istruzione per classi parallele. La proposta deve contenere gli obiettivi didattici e deve, per quanto possibile, tenere in considerazione l impatto del singolo viaggio sul programma generale sia per quanto attiene alla didattica sia rispetto all impegno economico. Dipartimenti di materia Ottobre Individuazione della meta per ciascuna. Consigli di completi Verbale dipartimento di materia Verbale consiglio di

5 ISTUZIONE Pagina 5 di 11 ev ottobre Dopo l approvazion e definitiva del documento di Presentazione del progetto dettagliato alla segreteria attraverso il modulo 1. Docente referente Progetto dettagliato MOD. 1 Inizio Fine novembre accolta delle proposte dei viaggi. MOD. 2 Inizio novembre Valutazione delle singole proposte ed eventuali aggiustamenti migliorativi e predisposizione di un piano generale viaggi tenendo conto del egolamento Viaggi d istruzione, scambi, settimane linguistiche e visite guidate Dirigente e collaboratori Approvazione del dirigente scolastico Nota 1: Per gli studenti diversamente abili deve essere previsto anche l accompagnatore specifico.

6 ISTUZIONE Pagina 6 di 11 ev Identificazione dei fornitori e acquisto 1 dicem. Inizio dicembre Avvio delle procedure di acquisto con una INDAGINE DI SPESA inviando richieste di offerta ad almeno tre agenzie di viaggio. didattica ichieste di offerta MOD. 3 dicembre Analisi dei vari preventivi di spesa, scelta dell agenzia di viaggio, sottoscrizione contratto. Collaboratore del DS/ Docente referente/ Scelta dell agenzia Prima delle vacanze natalizie Conferma del viaggio all agenzia. didattica

7 ISTUZIONE Pagina 7 di 11 ev Comunicazione alle famiglie e pagamento corrispettivi Feb. / Mar. Circa due mesi prima del viaggio Comunicazione alle famiglie con indicazioni relative a: - quota di partecipazione; - programma del viaggio; - docenti accompagnatori; - richieste delle necessarie autorizzazioni. didattica MOD. 4 Consegna delle quote o anticipi e autorizzazioni delle famiglie in segreteria entro i termini indicati dalla precedente comunicazione. Genitori o studenti 10 gg prima del viaggio Predisposizione delle nomine dei docenti accompagnatori assunzione obbligo vigilanza / Dirigente/ Docenti accompagnatori MOD. 5 MOD.5a o 5b Nota 3: Per gli studenti stranieri che sono in possesso del permesso di soggiorno è obbligatorio presentare richiesta al commissariato di pubblica sicurezza su modelli predisposti dalla questura.

8 ISTUZIONE Pagina 8 di 11 ev Preparazione materiale Due gg prima del viaggio Preparazione materiale da consegnare al docente referente: foglio viaggio (mod. 6) elenco partecipanti, voucher consegnati dall agenzia viaggi, nomina ( mod. 5a o 5b). MOD. 6 Al termine Inserimento del viaggio nel sito del Liceo

9 ISTUZIONE Pagina 9 di 11 ev Uscite didattiche Visita a mostre e musei, spettacoli teatrali, attività culturali, didattiche e di orientamento effettuate all esterno dell Istituto. A sett. Ottobre/ novemb. Nei consigli di di settembre vengono programmate le uscite del periodo compreso tra ottobre e gennaio. Nei consigli di di ottobre e novembre vengono programmate le uscite per l intero a.s. Consigli di Piano uscite ottobre gennaio Verbale e documento di A genn. Nei consigli di di gennaio vengono programmate le uscite del periodo compreso tra febbraio e maggio. Consigli di Piano uscite febbraio maggio In corso di anno La programmazione può essere rivista o integrata nel corso dell a.s. previa approvazione del Consiglio di Verbale consiglio di cl. A magg. Nei consigli di di fine anno vengono programmate le uscite di settembre dell anno successivo. Consigli di Piano uscite settembre Verbale consiglio di cl Le modalità di pianificazione, organizzazione, gestione e documentazione delle uscite didattiche sono le stesse descritte per i viaggi di istruzione. L unica differenza riguarda la durata: le uscite didattiche, infatti, non occupano l intera giornata. Consiglio di /docente referente/

10 ISTUZIONE Pagina 10 di 11 ev Archiviazione Fine viaggio Il docente consegna in segreteria: la relazione del viaggio (mod. 7) mod.5a o 5b Docente referente MOD. 7 MOD.5a o 5b il foglio viaggio per il rimborso (mod. 6). La segreteria provvede al termine ad archiviare la documentazione di viaggio nell apposito scaffale.

11 ISTUZIONE Pagina 11 di 11 ev Indicatori per il monitoraggio dell attività Uscite Viaggi Attività Indicatore Nessuno % viaggi realizzati / viaggi pianificati % di viaggi approvati entro novembre 5. Documentazione richiamata e registrazioni della qualità MOD. 1 ev.1: Modello per la presentazione del progetto di viaggio MOD. 2 ev.0: iepilogo dei viaggi di istruzione MOD. 3 ev.1: ichiesta di offerta MOD. 4 ev.1: Comunicazione alle famiglie e modello di autorizzazione MOD. 5a ev.1: Nomina del docente controfirmato dallo stesso MOD. 5b ev.1: Nomina del docente controfirmato dallo stesso MOD. 5 ev.0: Nomina del docente controfirmato dallo stesso MOD. 6 ev.0: ANNULLATO MOD. 7 ev.1: elazione finale Attività /Fase Documento Compilato da Eventuale collaborazione Archiviato da Archivio Pianifica zione Erogazi one Verbale di dipartimenti docenti C Verbali dei consigli di Documento di Verbalista di Coordinatore di Docenti C Docenti iepilogo viaggi di istruzione -- C/I Piano dei viaggi DS Funzionario scolastico Comunicazioni alle famiglie -- C/I Nomine docenti Docenti C Foglio viaggio per il rimborso spese Docenti -- C elazioni finali Docenti -- C/I C/I Per tutta la documentazione citata il tempo di archiviazione previsto è di almeno 3 anni.