LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO (ON-LINE)

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1 LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO (ON-LINE) (Appendice al Regolamento Comunale sul Responsabile del Procedimento e Diritto di Accesso )

2 ART.1 Oggetto delle Linee Guida ART.2 Istituzione e finalità dell Albo pretorio on-line ART.3 Albo Pretorio Documentario ART.4 Informazione sull attività amministrativa e protezione dei dati personali Art.5 Atti soggetti a pubblicazione e termini Art.6 Servizio Albo Pretorio On Line - Organizzazione del servizio Art.7 Pubblicazione per conto di soggetti esterni all Amministrazione Comunale Art.8 Dichiarazione di avvenuta pubblicazione Art. 9 Garanzia di sistema Art.10 Norme finali e di rinvio

3 ART.1 Oggetto delle Linee Guida Le linee guida disciplinano le modalità di pubblicazione sul sito informatico istituzionale dell Ente di atti e provvedimenti amministrativi ai sensi dell art. 32 della Legge n.69 succ. mod.; ART.2 Istituzione e finalità dell Albo pretorio on-line E istituito l Albo Pretorio On-Line che consiste in uno spazio web del sito informatico istituzionale di questo Comune accessibile all indirizzo avviso per l accesso all Albo On Line è disponibile nell Home page del sito facilmente individuabile dall utente; A decorrere dal termine di cui all art.32 c. 1 della Legge 69/2009 e s.m.i. ( ) tutti i documenti, anche quelli in forma cartacea (previa la loro acquisizione informatica a mezzo file o scanner) per i quali sussiste l obbligo di pubblicazione in forza di disposizioni di legge o regolamentari, conseguono la pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione all Albo Pretorio On Line dell Ente; E specificato che i documenti informatici pubblicati costituiscono copia conforme degli originali accessibili ai cittadini con le modalità previste dalla legge e dal regolamento comunale per l accesso agli atti; La pubblicazione all albo pretorio on line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva; L Albo pretorio sarà accessibile in tutti i giorni dell anno salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore quali manutenzione dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e della procedura. Qualora possa, tale interruzione perdurare ed arrecare non esatto adempimento di scadenze perentorie, sarà possibile utilizzare un repertorio di emergenza e quando le funzionalità del sistema vengano ripristinate le informazioni ivi contenute saranno inserite nel sistema informatico con una funzione di recupero dati; ART.3 Albo Pretorio Documentario Dal 01 gennaio 2011 l affissione degli atti cartacei nell Albo Pretorio documentario non ha più efficacia di pubblicità legale e quindi non fornisce agli stessi presunzione di conoscenza legale. Da tale data quindi l Albo Pretorio Documentario avrà solamente una funzione di pubblicità per consentire un regime transitorio di tutela a beneficio dei cittadini consentendo di fatto una maggiore conoscibilità dei documenti stessi. Durante il suddetto periodo transitorio la cui durata è fissata fino al , all Albo sarà posto in evidenza un avviso pubblico nel quale sarà chiaramente indicato che la presunzione di conoscenza legale è attribuita soltanto agli atti pubblicati all Albo Pretorio On line con le indicazioni per accedervi. ART.4 Informazione sull attività amministrativa e protezione dei dati personali Nel predisporre gli atti amministrativi destinati alla diffusione mediante pubblicazione sul sito internet dell Ente ogni responsabile dovrà attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e sufficienza delle informazioni concernenti dati personali forniti dall atto; Le informazioni contenute nell atto dovranno essere solo quelle ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione agli eventuali interessati e contro interessati all atto al fine di dare conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti o interessi legittimi; Tutte le informazioni che esulino dalle predette finalità o che appaiano esuberanti dovranno essere omesse dal responsabile che redige l atto e che ne resta comunque responsabile.

4 E fatta salva la possibilità di riportare nell atto richiami ad atti istruttori depositati negli uffici contenenti maggiori informazioni la cui conoscenza verrà consentita agli interessati in base alle regole sul diritto di accesso; Nel formare e diffondere gli atti e le informazioni relative all attività amministrativa, quindi, dovrà essere assicurata la conformità alle norme del Dlgs 196/2003 ed ai provvedimenti del garante della Privacy, la responsabilità del contenuto diffuso rimane comunque a carico del redattore dell atto; Art.5 Atti soggetti a pubblicazione e termini Sono pubblicati all Albo Pretorio On Line gli atti adottati dagli organi di governo, gestione e controllo di questo Ente da altre pubbliche amministrazioni oppure da soggetti privati e comunque tutti quegli atti previsti dall ordinamento, da provvedimenti dell autorità giudiziaria e quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia. Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto ed in copia conforme all originale tranne casi particolari disciplinati da specifiche disposizioni, per i quali sia ammessa anche la pubblicazione del solo estratto od avviso; Relativamente agli allegati agli atti qualora si tratti di elaborati tecnici o documenti dei quali non sia possibile l integrale pubblicazione on line si provvederà ad indicare con un avviso o anche all interno dell atto stesso che tutti gli allegati sono depositati presso i competenti uffici individuandoli in maniera univoca; La durata della pubblicazione di ogni atto è prevista dalla legge o dai regolamenti comunali. Se non specificamente prevista, la durata della pubblicazione è indicata nell atto oggetto della pubblicazione. In mancanza di ogni riferimento, la durata minima della pubblicazione è di quindici giorni. Salvo diverse disposizioni, il computo dei giorni decorre dalla data di pubblicazione. Con adeguata motivazione, il responsabile del procedimento amministrativo potrà richiedere l annullamento di una pubblicazione; La registrazione è annullata nel repertorio dell albo on line apponendo la dicitura Annullato in posizione sempre visibile ed in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza tranne il caso in cui l annullamento sia motivato da possibili violazioni di legge. Sono individuati con il presente provvedimento a titolo comunque non esaustivo i principali atti che vengono pubblicati on line : a) Deliberazioni del Consiglio comunale b) Deliberazioni della Giunta Comunale c) Determinazioni dirigenziali d) Atti elencati dall art. 26 L.241/1990 e s.m.i. e) Pubblicazioni di matrimonio f) Provvedimenti per cambio di nome o cognome g) Convocazioni del Consiglio Comunale h) Bandi di concorso ed altre selezioni pubbliche di personale i) Esiti ed altri atti delle procedure concorsuali e selettive j) Avvisi di gare di appalto k) Avvisi di deposito l) Altri bandi ed avvisi pubblici m) Altri atti previsti da specifica normativa

5 n) Atti di altri enti o amministrazioni pubbliche purchè trasmessi come documenti elettronici firmati digitalmente e inviati a mezzo posta elettronica certificata; o) Avvisi elettorali e di leva p) Ordinanze; q) Permessi a costruire e atti relativi agli strumenti urbanistici Art.6 Servizio Albo Pretorio On Line - Organizzazione del servizio Il servizio Albo Pretorio On Line è inserito nel Settore Affari Generali E istituito a far data dall un apposito repertorio informatico delle pubblicazioni; Al responsabile dell area compete l attività di pubblicazione degli atti relativi al settore Affari Generali ed agli organi sull albo così come la pubblicazione di tutti gli atti esterni la tenuta del registro e la verifica del funzionamento della procedura informatica così come l attestazione di avvenuta e regolare pubblicazione; La relativa attestazione di avvenuta pubblicazione è curata dallo stesso responsabile di area in via digitale, per tutti gli atti comunque pubblicati on line, utilizzando l applicativo informatico di cui è dotato il Comune di Capalbio. Il responsabile per la cura di tali adempimenti si avvarrà del personale assegnato all area. La responsabilità della gestione del servizio di pubblicazione degli atti matrimoniali nell apposita sezione dell albo, compete al responsabile del relativo procedimento, in qualità di Ufficiale di Stato civile, che provvede anche alla loro registrazione secondo le norme dell ordinamento di stato civile. La pubblicazione sull albo pretorio on line costituisce una forma di trattamento di dati a mezzo diffusione e comunicazione, ai sensi del D.L.196/2003. L ufficio Affari Generali incaricato della pubblicazione sul web non ha il compito di controllare la regolarità e la pertinenza dei dati pubblicati. L obbligo delle opportune verifiche sugli atti inviati e le conseguenti responsabilità ricadono pertanto su coloro che ne hanno richiesta la pubblicazione. Art.7 Pubblicazione per conto di soggetti esterni all Amministrazione Comunale Il Comune provvede alla pubblicazione all albo pretorio di documenti informatici per i quali sia prevista o sia richiesta la pubblicazione, provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri soggetti abilitati; La pubblicazione sul web dei documenti dovrà essere preceduta da specifica richiesta, contenente i termini di pubblicazione e di restituzione del documento, nonchè specifica assunzione di responsabilità ai fini del rispetto del codice sulla privacy; In ogni caso la responsabilità sui contenuti degli atti rimarrà in capo al soggetto redattore e sottoscrittore dell atto; Qualora venga trasmesso il documento in solo formato cartaceo con espressa richiesta di pubblicazione on line in quanto si tratti di pubblicazione dalla quale derivino effetti legali, il personale addetto al servizio o i messi comunali provvederanno alla scansione dello stesso per il suo inserimento web; Art.8 Dichiarazione di avvenuta pubblicazione Il sistema informatico garantisce l avvenuta pubblicazione degli atti e l attestazione è redatta con modalità informatica a cura del responsabile del servizio o dei messi comunali ; Art. 9 Garanzia di sistema

6 Il sistema garantisce che l atto da pubblicare venga effettivamente reso visibile all albo pretorio telematico per il periodo previsto, rendendo noti gli estremi di pubblicazione ed il numero di registro informatico assegnato automaticamente agli atti. L accesso agli atti on line è consentito agli utenti in modalità di sola lettura, in modo da impedirne modifiche alterazioni o cancellazioni. Art.10 Norme finali e di rinvio Alla data di entrata in vigore delle presenti linee guida si intendono disapplicate le vigenti norme statutarie o regolamentari in materia, qualora non compatibili con l art. 32 della legge 69/2009 e con il presente regolamento. Dopo una prima fase di attuazione delle presenti Linee Guida si procederà qualora necessario ad un eventuale revisione del presente modello organizzativo. Per quanto non espressamente previsto dalle presenti Linee-guida si rinvia alle disposizioni legislative in materia. In particolare per la pubblicazione degli atti concernenti le procedure ad evidenza pubblica ed i bilanci (laddove obbligatoria) si rinvia al combinato disposto dei commi 2 e 5 dell art. 32 della legge 69/2009.