REGOLAMENTO PER LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI ALL ALBO PRETORIO ON-LINE

Transcript

1 Allegato alla deliberazione di G.C. n 27/11. COMUNE DI ROCCA D EVANDRO Provincia di Caserta REGOLAMENTO PER LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI ALL ALBO PRETORIO ON-LINE

2 Art.1 PRINCIPI GENERALI 1. Il presente regolamento, nel rispetto dei principi di pubblicità, trasparenza e del diritto alla privacy, disciplina le modalità di pubblicazione dei documenti che necessitano di pubblicità legale o di semplice comunicazione ed informazione nell Albo Pretorio del sito informatico del Comune. 2. La pubblicazione, la comunicazione e l informazione di documenti può avvenire anche tramite l inserimento degli stessi in altre parti del sito informatico del Comune, qualora siano presenti link specifici per materia (per esempio: le delibere, i bandi, i concorsi); in tali casi la pubblicazione acquisisce pubblicità legale solo se presente nell Albo Pretorio. In ogni caso è possibile pubblicare un documento nell Albo Pretorio rinviando per la lettura dello stesso ad altro link del sito informatico. 3. Il Comune garantisce la conformità e la corrispondenza ai documenti originali di quanto contenuto nell Albo Pretorio e più in generale nel proprio sito informatico. Art.2 ISTITUZIONE ALBO PRETORIO 1. Sul sito informatico del Comune è inserito uno specifico link denominato Albo Pretorio on-line che costituisce la sede primaria di tutti i documenti che sono soggetti a pubblicità legale ovvero la sede secondaria di tutti i documenti che necessitano di comunicazione ed informazione. 2. L Albo Pretorio è costituito da una sezione nella quale sono presenti tutti i documenti in corso di pubblicazione suddivisi per materia, per facilitare una ricerca mirata, ovvero per tutte le materie; il raggruppamento per materia non è stabile potendosi sempre modificare o aggiungere nuove materie al fine di migliorare la selezione; 3. Scaduto il tempo della pubblicazione, i documenti vengono archiviati informaticamente per solo uso interno. 4. In tutti i documenti posti in pubblicazione deve risultare in maniera chiara il numero e la data di registrazione, la natura e l oggetto del documento, la data di pubblicazione e di scadenza e l ufficio responsabile della pubblicazione. 5. Compete al Segretario Comunale in collaborazione con l Ufficio AA.GG. il coordinamento e la supervisione generale dell Albo Pretorio. Al fine di presentare in modo uniforme i documenti la gestione della piattaforma tecnologica dell Albo Pretorio può essere affidata anche a soggetti esterni. 6. Tutti i documenti posti in pubblicazione sono resi in formato immagine.

3 Art.3 MODALITÀ DI PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI FORMATI DALL ENTE 1. La pubblicazione sull albo pretorio on-line costituisce una forma di trattamento di dati a mezzo diffusione e comunicazione, ai sensi del D.L.196/2003. Il messo comunale che cura la pubblicazione dei documenti sul web, non controlla la pertinenza dei dati pubblicati, la responsabilità della pubblicazione grava su colui che ne chiede la pubblicazione. Per ottenere la pubblicazione di un atto all albo pretorio, il dirigente di Settore, o il responsabile del procedimento, che l ha adottato, o a cui è riconducibile, provvede a farlo pervenire all Ufficio Messo comunale entro il giorno lavorativo antecedente a quello richiesto per la pubblicazione. L atto del quale si richiede la pubblicazione deve contenere anche il termine iniziale e quello finale di pubblicazione, l eventuale termine di urgenza per la restituzione. L atto pubblicato ed il referto di pubblicazione sono restituiti entro 7 giorni lavorativi successivi al termine finale di pubblicazione. Il messo comunale cura e detiene gli archivi degli atti pubblicati distinguendoli per annualità e per settore. 2. Se i sistemi informatici adottati lo consentono, e si è in possesso delle dovute autorizzazioni, il richiedente la pubblicazione se abilitato provvede direttamente alle attività di pubblicazione all albo pretorio on-line. 3. Tutti i documenti posti in pubblicazione sono inseriti, con numerazione progressiva, in modo automatico in apposito registro informatico contenente la data di inserimento, la natura e l oggetto del documento, l ufficio nel cui interesse si procede alla pubblicazione, il nome del relativo responsabile, la data di pubblicazione e di scadenza e la materia dell indice in cui risulta compreso il documento. 4. Il documento pubblicato nell Albo Pretorio può essere letto direttamente ovvero consultando un altro link presente nel sito informatico del Comune; in tale caso la pubblicazione deve contenere l espresso avviso di rinvio ad altro link per la lettura del documento. 5. La pubblicazione all Albo Pretorio non esclude che per completezza di informazione gli stessi documenti siano presenti in altri link del sito informatico del Comune per specifiche esigenze di notorietà del procedimento amministrativo di cui fanno parte (per esempio: gli atti delle procedure di gara successivi al bando di gara fino alla aggiudicazione definitiva nel link bandi di gara ; gli atti delle selezioni di personale successivi al bando di concorso fino alla nomina del vincitore nel link selezioni del personale ). 6. Qualora vi siano da apportare modifiche o integrazioni a documenti già posti in pubblicazione, si procede separatamente ad una nuova pubblicazione. Eventuali correzioni del registro devono risultare leggibili.

4 Art. 4 PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI PER CONTO DI SOGGETTI ESTERNI ALL ENTE 1. La pubblicazione dei documenti provenienti da altri enti, dovrà essere preceduta da specifica richiesta con assunzione di responsabilità ai sensi del Decreto Legislativo n 196/03. La richiesta di pubblicazione deve contenere: oggetto dell atto da pubblicare termine iniziale e finale di pubblicazione richiesta di pubblicazione sul web con assunzione di responsabilità, ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali eventuale termine di urgenza per la restituzione. La pubblicazione dei documenti proveniente da altri Enti è a cura e responsabilità del Messo Comunale. 2. I documenti per i quali è richiesta la pubblicazione all Albo Pretorio informatico dovranno pervenire all Amministrazione esclusivamente in formato elettronico non modificabile (immagine), qualora pervengano in formato cartaceo, sono resi in formato digitale a cura dell Ufficio tenuto alla pubblicazione. 3. L Ufficio che cura la pubblicazione dei documenti all Albo Pretorio Informatico non è tenuto a controllare il contenuto e la pertinenza dei dati pubblicati. La responsabilità della pubblicazione, anche ai fini delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, ricade esclusivamente in capo al soggetto/ente che ne chiede la pubblicazione. ART. 5 REGISTRO DEGLI ATTI PUBBLICATI 1. Il Messo comunale provvede alla registrazione degli atti ad esso inoltrati per la pubblicazione all albo pretorio nel registro informatizzato specificamente realizzato per repertoriare i documenti pubblicati. Il registro contiene gli atti dell amministrazione comunale e gli atti inoltrati da enti o soggetti esterni.

5 Il contenuto del registro appare secondo il form che segue (con contenuti di esempio): Il registro, in forma digitale, è pubblicato nel back office del sito istituzionale del comune esattamente come descritto nella tabella sopra riportata in riferimento ad ogni singolo atto affisso all albo pretorio per tutto il tempo della pubblicazione. Art. 6 COME E DOVE RICHIEDERE GLI ATTI Per prendere visione e/o avere copia di atti, non presenti on-line, o eventuali allegati o documenti richiamati del Comune in pubblicazione all'albo Pretorio on-line, oppure per il rilascio di copie autentiche di atti e documenti è dovuto il pagamento dell'imposta di bollo (salvo eccezioni di legge) e dei diritti di segreteria, nonché il rimborso delle spese di riproduzione e di ricerca. Possono essere rilasciate copie non autentiche, non assoggettate all'imposta di bollo né ai diritti di segreteria, con pagamento delle sole spese di riproduzione e di ricerca, secondo il tariffario vigente. Per questi atti è necessario presentare richiesta scritta all Ufficio Protocollo anche a mezzo posta elettronica certificata (PEC) al seguente indirizzo: comuneroccadevandro@pec.it. La conoscibilità si estende per ciascun atto ai documenti richiamati e allegati. Come e dove consegnare gli atti per la pubblicazione. I privati che devono obbligatoriamente provvedere alla pubblicazione di atti all'albo Pretorio (esempio: cambio di nome e/o cognome) devono consegnare l'atto all Ufficio Protocollo presso la casa comunale oppure possono inviarlo tramite posta elettronica certificata (PEC) all indirizzo: comuneroccadevandro@pec.it. ART. 7 MODALITA DI PUBBLICAZIONE Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto comprensivo di tutti gli allegati. Qualora la tipologia (es. cartografie/planimetrie/atti contabili) e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico non ne

6 consentono l integrale affissione all Albo pretorio on-line, il responsabile della pubblicazione cura che si evinca dall Albo l Ufficio presso il quale il documento è fisicamente consultabile. Art.8 RISPETTO DELLA PRIVACY 1. Ai fini del rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, rimane cura e responsabilità di ciascun Ufficio nella redazione degli atti che devono essere posti in pubblicazione, rendere anonimi i dati personali ovvero inserirli in allegati al documento di modo che si possa ometterne la pubblicazione. In tali casi nel documento si dà atto che i dati personali sono resi anonimi ovvero che è omessa la pubblicazione dei relativi allegati. 2. In ogni caso i dati concernenti lo stato di salute e la vita sessuale non possono essere contenuti in atti destinati ad essere pubblicati sull Albo on-line. Art.9 NORMATIVA DI RIFERIMENTO DI CARATTERE GENERALE: D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa". D.Lgs. n. 267 del 18 agosto 2000 "Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali". D.P.R. n. 642 del 26 ottobre 1972 "Disciplina dell'imposta di bollo". DI CARATTERE SPECIFICO: Deliberazione di Giunta comunale n.170 del 22/09/2005 "Rimborso spese di riproduzione e ricerca dovute al Comune per il rilascio di copie di atti e documenti amministrativi". Deliberazione di Consiglio comunale n.40 del 22/12/2004 "Regolamento sul diritto di accesso dei cittadini agli atti e documenti amministrativi".