DISPOSIZIONI SERVIZIO DI TENUTA ALBO PRETORIO. Allegato n. 18. Manuale di Gestione Documentale

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1 Direzione Affari Istituzionali Divisione Gestione Documentale DISPOSIZIONI SERVIZIO DI TENUTA ALBO PRETORIO Allegato n. 18 Manuale di Gestione Documentale

2 INDICE A - Gestione del servizio B - Pubblicazioni di atti della amministrazione comunale C - Pubblicazioni per conto di terzi D - Visione degli atti, rilascio copie e pagamenti

3 Disposizioni concernenti le modalità di svolgimento del servizio relativo alla tenuta dell Albo Pretorio del Comune. In conformità ai principi del Dlgs 267/2000 e del DPR 445/2000 e successive integrazioni e modifiche, si richiamano,qui di seguito, le disposizioni concernenti le modalità di svolgimento del servizio relativo alla tenuta dell'albo Pretorio del Comune. A - Gestione del servizio Nella sede comunale di Piazza Matteotti 27 è collocato l'albo Pretorio del Comune di Bergamo, atto a garantire la conoscenza e la lettura dei documenti di cui è richiesta la pubblicazione. L Albo Pretorio è consultabile tramite il sito Internet del Comune. 1. Mediante affissioni all'albo Pretorio, sono pubblicate: o le deliberazioni comunali di consiglio e di giunta e le ordinanze sindacali e dirigenziali ed i decreti sindacali; o gli avvisi di convocazione del consiglio comunale; o gli avvisi di gara; o i bandi di concorso; o gli elenchi dei permessi di costruire rilasciati; o l'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica; o gli atti destinati ai singoli cittadini, quando i destinatari risultano irreperibili al momento della consegna; o tutti gli ulteriori atti che per disposizioni di legge, di regolamento o su richiesta devono essere pubblicati ufficialmente mediante affissione all'albo Pretorio, per la durata stabilita nelle predette norme o richieste; 2. all'albo Pretorio viene affisso l'avviso di pubblicazione e deposito dell'atto, con l indicazione del soggetto che l ha emesso o adottato, l'oggetto, la data, il numero e la precisazione dell'ufficio presso il quale il documento e gli allegati sono consultabili; inoltre l intero documento è pubblicato in formato immagine sul sito Internet del Comune; 3. la tenuta dell'albo Pretorio del Comune viene curata dal personale assegnato al servizio archivistico della Divisione Gestione Documentale che provvede a garantire la pubblicazione degli atti entro le scadenze e nel rispetto dei principi fissati della normativa vigente; il Responsabile del servizio archivistico può designare in propria vece, con apposita disposizione, il dipendente che, nell'ambito delle attribuzioni della sua qualifica funzionale, cura le affissioni e defissioni degli atti. Con la stessa disposizione, il Responsabile designa il dipendente tenuto a sostituire l'incaricato della tenuta dell'albo, in caso di assenza o di impedimento dello stesso; 4. il Responsabile del servizio archivistico, o il suo sostituto, vigila sulla regolare tenuta dell'albo Pretorio;

4 5. i documenti da pubblicare sono registrati nel protocollo generale. Con una funzione specifica della procedura informatica si collegano le registrazioni del protocollo generale alla funzione Albo. 6. Alla fine di ogni anno viene estratto un registro dell Albo Pretorio con gli estremi degli atti pubblicati. Il registro è conservato secondo le modalità di cui al piano di conservazione allegato al Manuale di Gestione Documentale. B - Pubblicazione degli atti della Amministrazione Comunale 1. L'affissione all Albo Pretorio costituisce una forma di comunicazione e di diffusione di dati che il decreto legislativo n. 196/2003 consente, solo se prevista da norme di legge o di regolamento; il servizio archivistico del Comune, che cura le affissioni dei documenti, non controlla la pertinenza dei dati pubblicati, ma ne considera responsabile colui che ne chiede la pubblicazione; 2. per ottenere la pubblicazione di un atto mediante affissione all'albo Pretorio, il dirigente che l'ha adottato, o a cui in ogni modo è riconducibile, provvede ad inviarlo all'ufficio Albo Pretorio entro il giorno lavorativo antecedente a quello richiesto per la pubblicazione; 3. al fine di garantire all'ufficio Albo una efficace programmazione del lavoro, gli atti da pubblicare devono essere trasmessi unitamente ad una nota in cui siano indicati: gli estremi dell atto da pubblicare e relativo numero di protocollo generale; il termine iniziale e finale di pubblicazione richiesti; l'eventuale termine d'urgenza per la restituzione. 4. di norma, salvo che non sia richiesta la restituzione d'urgenza dell'atto pubblicato, il dipendente, preposto alla tenuta dell'albo, provvede alla sua restituzione entro i tre giorni lavorativi successivi al termine finale di pubblicazione, mediante compilazione del referto di affissione; nei casi in cui la procedura informatica lo consente, verrà inviato il referto di affissione tramite messaggio elettronico. C - Pubblicazione per conto di terzi 1. Il Comune provvede alla pubblicazione all Albo Pretorio su richiesta di atti provenienti da altre pubbliche Amministrazioni o da altri soggetti, solo per espressa disposizione di legge e/o regolamento che la preveda; 2. a tale scopo, gli atti da pubblicare all'albo Pretorio devono essere trasmessi alla Amministrazione comunale unitamente ad una nota in cui siano indicati: gli estremi dell atto da pubblicare; il termine iniziale e finale di pubblicazione richiesti; la norma di legge e/o regolamento che preveda la pubblicazione all Albo. 3. di norma, il Comune non da comunicazione scritta dell avvenuta pubblicazione. La stessa potrà essere

5 verificata tramite la consultazione del sito Internet dello stesso Comune, sul quale sarà pubblicato l atto con gli estremi temporali di pubblicazione. Qualora sia previsto da legge l obbligo di restituzione dell atto pubblicato, norma debitamente descritta nella richiesta di affissione all Albo, si provvederà all invio al mittente di copia conforme all originale, corredata dal referto di affissione. D - Visione degli atti, rilascio copie 1. Gli atti affissi all Albo Pretorio sono consultabili, negli orari di apertura degli uffici al pubblico, presso la sede comunale di Palazzo Frizzoni. L Albo Pretorio è consultabile sul sito Internet del Comune; 2. per il rilascio di eventuali copie si applicano le disposizioni di legge e di regolamento previste per l'accesso agli atti.