COMUNE DI FELINO Manuale di Gestione del sistema documentale (protocollo informatico, flussi documentali e archivio) del Comune di Felino

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1 COMUNE DI FELINO Manuale di Gestione del sistema documentale (protocollo informatico, flussi documentali e archivio) del Comune di Felino Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 1

2 SEZIONE 1 PRINCIPI GENERALI Art. 1 - Premessa Art. 2 - Ambito di applicazione e finalità del manuale Art. 3 - Definizione dei termini Art. 4 - Area Organizzativa Omogenea Art. 5 - Servizio Archivistico Art. 6 - Competenze e responsabilità Art. 7 - Unicità del protocollo informatico Art. 8 - Eliminazione dei protocolli interni Art. 9 - Il Registro di protocollo come atto pubblico Art Modello organizzativo per la gestione dei documenti SEZIONE 2 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art I documenti del Comune di Felino Art Tipologia dei documenti Art Trattamento delle differenti tipologie di documenti Art. 14 Forme dei documenti Art. 15 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Art. 16 Formato dei documenti informatici Art. 17 Sottoscrizione dei documenti informatici Art. 18 Formazione e gestione delle minute e dei documenti di base SEZIONE 3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19 Documenti in entrata: orari di apertura per il ricevimento della documentazione Art. 20 Ricezione documenti su supporto cartaceo Art. 21 Ricezione documenti informatici Art. 22 Ricevuta attestanti la ricezione dei documenti SEZIONE 4 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art Documenti soggetti a registrazione di protocollo Art Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Art Documentazione soggetta a registrazione particolare Art Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e in partenza Art Registrazione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio Art Registrazione dei documenti interni di preminente carattere informativo Art Segnatura di protocollo cartaceo Art Segnatura di protocollo informatico Art Annullamento delle registrazioni di protocollo Art Differimento dei termini di protocollazione Art Registro giornaliero di protocollo Art Registro annuale di protocollo Art Registro di emergenza Art Documentazione inerente a gare di appalto Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 2

3 Art. 37 Gestione delle fatture Art Corrispondenza con più mittenti/destinatari Art Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell ente, lettere anonime, documenti non firmati e corrispondenza con dicitura riservata, personale. Art. 40 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti Art. 41 Documenti ricevuti per Posta Elettronica ( ) SEZIONE 5 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 42 Piano di conservazione dei documenti Art. 43 Titolario di Classificazione Art. 44 Classificazione dei documenti SEZIONE 6 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 45 Assegnazione Art. 46 Modifica delle assegnazioni SEZIONE 7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art. 47 Trasmissione dei documenti da parte della P.A. Art. 48 Registrazione di protocollo e segnatura Art. 49 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta Art. 50 Trasmissione di documenti informatici Art. 51 Inserimenti delle ricevute di trasmissione nel fascicolo SEZIONE 8 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Art. 52 Scansione dei documenti cartacei SEZIONE 9 FIRMA DIGITALE E PEC Art. 53 Sottoscrizione dei documenti informatici Art. 54 Firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali Art. 55 Uso della posta elettronica PEC SEZIONE 10 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 56 Fascicolazione dei documenti Art. 57 Tipologie di fascicolo Art. 58 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi Art. 59 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche Art. 60 Processo di formazione dei fascicoli Art. 61 Apertura del fascicolo Art. 62 Chiusura del fascicolo Art. 63 Repertorio dei fascicoli Art. 64 Tenuta dei fascicoli nell archivio corrente Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 3

4 SEZIONE 11 CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI Art. 65 L archivio comunale Art. 66 Versamento dei fascicoli nell archivio di deposito Art. 67 Scarto archivistico selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto Art. 68 Archivio storico Art. 69 Consultazione dell archivio storico SEZIONE 12 ACCESSO Art. 70 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Area Organizzativa Omogenea Art. 71 Accesso esterno SEZIONE 13 SITO INTERNET E ALBO ON LINE Art. 72 Sito Internet Istituzionale Art. 73 Albo on line SEZIONE 14 APPROVAZIONE E REVISIONE Art. 74 Approvazione Art. 75 Revisione SEZIONE 15 PUBBLICAZIONE E DIVULGAZIONE Art. 76 Pubblicazione e divulgazione ALLEGATI Allegato n. 1 - Glossario dei termini Allegato n. 2 - Piano per la sicurezza dei documenti informatici Allegato n. 3 - Elenco dei servizi/uffici o U.O. abilitati all utilizzo del protocollo informatico Allegato n. 4 - Titolario per la classificazione Allegato n. 5 - Prontuario per la classificazione Allegato n. 6 - Piano di Conservazione degli archivi (Massimario di scarto) Allegato n. 7 Linee guida organizzazione fascicoli Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 4

5 SEZIONE 1 PRINCIPI GENERALI Art. 1 Premessa L archivio, quale complesso delle scritture e delle altre forme di documentazione, prodotte o acquisite dagli organi e dagli uffici comunali nello svolgimento della loro attività istituzionale, costituiscono la memoria dell Ente. La sua conservazione ha un duplice scopo: pratico-operativo e storico-culturale. I problemi legati alla quantità e alla complessità della documentazione contemporanea, cui si aggiungono le difficoltà che derivano dalla necessità di garantire autenticità e accessibilità ai documenti informatici destinati alla conservazione permanente, richiedono la regolamentazione di tutte le misure organizzative: formazione/produzione e acquisizione dei documenti; procedure per l accumulazione e organizzazione ordinata e regolare dei documenti entrati a far parte del sistema documentario; conservazione a medio e lungo termine di documenti integri, autentici e affidabili. La corretta formazione, il regolare utilizzo e l adeguata conservazione dell archivio rappresentano un interesse vitale per ragioni economiche, funzionali, legali, nonché una risorsa per il controllo di gestione a breve e a lungo termine, per il monitoraggio del proprio operato, per il sostegno all attività decisionale, alla programmazione strategica e per l interoperabilità telematica. Attraverso la definizione di regole, procedure, criteri per la formazione, gestione, conservazione e consultabilità del sistema documentario si intende non solo garantire la memoria documentaria dell Ente, ma anche migliorare l efficacia dell azione amministrativa, la trasparenza e l accesso alla documentazione, nel rispetto e nella garanzia della tutela dei dati personali. Il processo di informatizzazione del sistema documentario nelle forme e progressivamente nei contenuti, deve partire dalla consapevolezza della funzione documentaria, quale strumento di certezza e testimonianza stabile e rilevante nello spazio e nel tempo. La recente legislazione in continuità con una tradizione che da oltre un secolo stabilisce come la Pubblica Amministrazione (P.A.) deve formare il proprio patrimonio documentario - nel riconfermare la validità del modello archivistico italiano e l unitarietà dell archivio, ha indicato i principi e gli strumenti necessari, cogliendo le opportunità offerte dalla nuova tecnologia. La normativa italiana prevede, quale strumento di regolamentazione che include tutte le procedure per il trattamento e la tenuta dei documenti, il Manuale di gestione. Il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 5

6 legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, prescrive la redazione da parte di ogni produttore d archivio del Manuale di gestione, quale insieme delle regole e delle procedure per formare, gestire e conservare i documenti, come previsto dall art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le Regole tecniche per il protocollo informatico e dal DPCM 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Strumento ineludibile per la tenuta dei documenti e la loro gestione, il manuale descrive il sistema di gestione dei documenti e dei flussi documentali e fornisce le istruzioni per il suo corretto funzionamento. Il manuale di gestione può essere definito come l insieme delle norme, direttive e procedure interne che stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti, definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative dell amministrazione considerata e forniscono le informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei documenti, tra cui: le procedure di formazione e tenuta dell archivio, con particolare attenzione alla formazione e acquisizione dei documenti (criteri di registrazione, sistema di classificazione, norme generali di gestione della corrispondenza e di movimentazione delle pratiche), di trasferimento nell archivio di deposito e di trasferimento nell archivio storico, di consultazione e di selezione; l identificazione delle responsabilità per la gestione documentaria; le regole relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti nel rispetto della normativa sull accesso ai documenti, sulla tutela dei dati personali e sul diritto d autore. Il Manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Ai sensi del DPCM 31/10/2000, art. 5, comprende: le disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentario, del Servizio per la sua tenuta e delle responsabilità all interno dell ente; le procedure di formazione, acquisizione e tenuta dei documenti tra cui le modalità di registrazione e classificazione; le norme generali di gestione della corrispondenza; l elenco delle tipologie documentarie escluse dalla registrazione di protocollo; le modalità di trattamento dei documenti registrati e classificati; i criteri per la definizione delle abilitazioni di accesso; il piano di selezione e di conservazione integrato con il piano di classificazione; il piano di sicurezza del sistema documentario, le procedure e le regole per la consultazione e la riproduzione dei documenti. Il Manuale si rivolge ai dirigenti, ai funzionari e a tutti gli operatori quale strumento di lavoro per la gestione dei documenti (a prescindere dal supporto), degli affari e dei procedimenti amministrativi. Il manuale descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell archivio, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d insieme senza soluzione di continuità dal protocollo all archivio storico. I singoli documenti e l archivio del COMUNE DI FELINO, in quanto ente pubblico, ai sensi del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, sono beni culturali (art. 10, comma 2, lettera b), sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico (art. 53, comma Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 6

7 1) e quindi sono inalienabili (art. 54, comma 1, lettera d). All Archivio, considerato unitariamente come bene culturale dalla fase corrente a quella storica, si applicano le norme previste dal Codice, che sanzionano penalmente l eventuale violazione dell obbligo di conservare correttamente l archivio nella sua integrità e organicità e di inventariare l archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni (art. 30, commi 1, 2, e 4 e art. 170, D. Lgs 42/2004). Art. 2 Ambito di applicazione e finalità del manuale Il presente manuale di gestione è adottato ai sensi degli art. 3 e 5 del DPCM , Regole tecniche per il protocollo informatico e della successiva normativa interpretativa ed esplicativa intervenuta. E uno strumento operativo e descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione delle attività dei flussi documentali e degli archivi. Disciplina, inoltre, i criteri e le regole per la registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali del Comune di Felino. Art. 3 Definizione dei termini Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (Allegato 1 Glossario). Art. 4 Area organizzativa omogenea Il Testo Unico all art. 50, comma 4, prescrive che ciascuna Pubblica Amministrazione, nell ambito del proprio ordinamento, individui gli uffici da considerare come grandi Aree Organizzative Omogenee, ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti. L Amministrazione Comunale, con deliberazione di Giunta Comunale n. 138 del 12 ottobre 2015, ha individuato, ai fini della gestione dei documenti, una sola Area Organizzativa Omogenea, denominata Comune di Felino, composta dall insieme di tutte le sue strutture, ovvero dalle aree, dai settori o unità operative e dagli uffici, così come previsto dall organigramma approvato e costantemente aggiornato con delibere di Giunta Comunale, pubblicato e visibile sul sito alla sezione Amministrazione trasparente Articolazione degli uffici. Il codice identificativo dell Amministrazione nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni è: c_d526. Sarà cura dell Amministrazione comunicare tempestivamente all IPA ogni variazione delle proprie Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 7

8 credenziali di riferimento. Art. 5 Servizio Archivistico Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000, è istituito con delibera di Giunta Comunale n. 138 in data 12/10/2015, un Servizio archivistico comunale con il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi e con competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dall Amministrazione. Il Responsabile del Servizio Archivistico si identifica con il Responsabile della UOC nella quale l ufficio protocollo/archivio risulta essere inserito, secondo la struttura organizzativa vigente e secondo le prescrizioni del Regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi. In particolare il Servizio Archivistico svolge i seguenti compiti: a. predisporre il manuale di gestione; b. organizzare, di concerto con le strutture interne, il sistema di gestione dei flussi, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, l assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili (sulla scorta dell organigramma del comune), la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli, l individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente; c. attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; d. garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni della normativa vigente; e. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico (D.P.R. 28/12/2000 N. 445) e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; g. autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; h. vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati; i. garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; j. cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattrore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile. Al Responsabile del Servizio, individuato nella figura del Responsabile del Servizio Affari Generali, sono assegnate le competenze indicate nel testo unico e nel DPCM Art. 6 Competenze e responsabilità Il responsabile del Protocollo informatico svolge funzioni di coordinamento e organizzazione di tutto il sistema di Protocollo informatico demandando al Responsabile del Sistema informatico Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 8

9 l esecuzione delle seguenti attività meramente tecniche (Allegato 2 Piano per la sicurezza dei documenti informatici): Ripristino del sistema di protocollo a seguito di eventuali interruzioni; Creazione e manutenzione di livelli di accesso al server su cui è installato il Sistema di Protocollo; Backup giornaliero su sistema di conservazione; Verifica delle funzionalità del sistema; Nomina del proprio sostituto. Art. 7 Unicità del Protocollo Informatico Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, rigidamente progressiva e fa capo ad un unico registro informatizzato. Inizia da 1 all inizio di ogni anno e si chiude al 31 Dicembre. Il numero di protocollo, generato tramite apposita procedura informatica, utilizzabile da più postazioni contemporaneamente, è costituito da almeno sette cifre ai sensi dell art. 57 del Testo Unico. Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è consentito l utilizzo dello stesso numero di protocollo per un documento in arrivo e per quello in partenza, anche se sono strettamente correlati tra loro. Art. 8 Eliminazione dei protocolli interni Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e l attivazione di postazioni di protocollazione decentrate, cessano di fatto tutti i registri di protocollo diversi da quello unico generale. Sono tuttavia consentite forme di registrazione particolare per alcune tipologie di documenti come previsto dall art. 25. Art. 9 Il registro di protocollo come atto pubblico Tutti i documenti in entrata e in uscita devono essere protocollati, salvo i casi di esclusione o di registrazione particolare. Per i documenti interni si fa riferimento alle disposizioni previste nel presente manuale. Il registro di protocollo, dal punto di vista giuridico, è un atto pubblico destinato a far fede della data di ricevimento o di spedizione dei documenti trattati dal Comune di Felino e ivi registrati, indipendentemente dalla loro regolarità, verificata quest ultima dai Responsabili dei singoli procedimenti. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 9

10 Art. 10 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato, che prevede la gestione centralizzata delle entrate e decentralizzata delle uscite, con la partecipazione di più soggetti ognuno dei quali è abilitato a svolgere esclusivamente le operazioni di propria competenza indicate nell allegato 3 (Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative abilitate all utilizzo del protocollo informatico con la specifica delle abilitazioni concesse per l utilizzo delle funzionalità di sistema di gestione informatica dei documenti). Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 10

11 SEZIONE 2 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 11 I documenti del Comune di Felino I documenti del Comune di Felino sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei modi previsti dalla normativa vigente, dagli organi ed uffici del Comune medesimo nello svolgimento della loro attività istituzionale. Tali documenti, tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato, costituiscono l archivio del Comune. Art. 12 Tipologia dei documenti I documenti, in relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema documentario del Comune di Felino, si possono distinguere in: Documenti in arrivo o ricevuti o in entrata: si intendono i documenti prodotti da altri soggetti e acquisiti dal Comune nell esercizio delle proprie funzioni. Documenti in partenza o spediti o in uscita: si intendono i documenti prodotti dal personale in servizio presso il Comune nell esercizio delle proprie funzioni e spediti a soggetti esterni all ente. Documenti interni: si intendono i documenti scambiati tra gli uffici del Comune e si possono distinguere in documenti a carattere informativo e documenti aventi rilevanza giuridica ai fini dell azione amministrativa. Art. 13 Trattamento delle differenti tipologie di documenti I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico unico del Comune e sono classificati a cura dell Ufficio Protocollo, che poi provvede a smistarli alle UOR di competenza. La fascicolazione e la registrazione del fascicolo sull apposito repertorio sono compito del responsabile del procedimento amministrativo, che è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo che sta trattando. I documenti in partenza sono registrati e classificati sul protocollo informatico unico del Comune dal responsabile che tratta il procedimento amministrativo ed è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo. I documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici) non vanno protocollati. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 11

12 I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale del Comune nell esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi) devono essere protocollati. Art. 14 Forme dei documenti I documenti in entrata, in uscita e quelli interni di preminente carattere giuridico-probatorio possono essere redatti in forma analogica (solitamente su carta o altro supporto fisico) oppure digitale nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in merito alla forma del documento. I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti analogici, poiché solo la loro modalità di trasmissione è per via telematica. Art. 15 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla diligenza e da quanto previsto dal presente manuale; per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base dei modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: a. denominazione dell amministrazione, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall amministrazione (carta intestata) b. indicazione del settore, servizio o ufficio, che ha prodotto il documento c. indirizzo completo (via, numero civico, CAP, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell ente) d. data. Luogo, giorno, mese, anno e. destinatario, per i documenti in partenza f. oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto) g. classificazione (titolo, classe, fascicolo) h. numero di allegati, se presenti i. numero di protocollo j. testo k. indicazione dell autore del documento (nome e cognome, anche abbreviato) l. estremi identificativi del responsabile del procedimento m. sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile Art. 16 Formato dei documenti informatici I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 12

13 utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (XML, PDF JPEG) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura e la consultabilità. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale sono comunque recepiti dal sistema. L allegato 2 contiene il Piano per la sicurezza dei documenti informatici. Art. 17 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle seguenti disposizioni di legge: a. a ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma digitale; b. l'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo; c. la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata; d. per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata; e. per firmare digitalmente un documento occorre avere a disposizione innanzitutto un dispositivo di firma (smart card) con il certificato di sottoscrizione e da un lettore smart card rilasciati da ente Certificatore per la firma digitale iscritto nell Elenco Pubblico previsto dalla legge; f. l'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate; g. l'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la consultazione; Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile. Qualora si renda necessario riprodurre su carta un documento firmato digitalmente, sulla copia riprodotta, sarà riportata la seguente dicitura documento firmato digitalmente e rilasciato ai sensi del comma 2 art. 3 del Decreto Legislativo n. 39/93; l originale è conservato presso gli uffici comunali. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 13

14 Art. 18 Formazione e gestione delle minute e dei documenti di base Per ogni documento destinato a essere spedito sono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari, oppure un documento base nel caso in cui si producano documenti seriali a contenuto e destinatario diversificati. Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo. L esemplare che si conserva nel fascicolo Minuta (originale del documento in uscita conservato agli atti nel relativo fascicolo), può avere la dicitura Minuta o Copia per gli atti. Sia l originale che la minuta vanno corredati di firma autografa prima della loro registrazione di protocollo. Gli elementi e le modalità di redazione dei documenti interni aventi rilevanza giuridica ai fini dell azione amministrativa sono gli stessi dei documenti in uscita. Le copie per gli atti dei documenti informatici si producono con le modalità previste dal sistema di produzione documentale elettronico. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 14

15 SEZIONE 3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19 Documenti in entrata: orari di apertura per il ricevimento della documentazione La ricezione dei documenti in entrata e il loro smistamento alle unità competenti è effettuata centralmente in un punto di registratura unico: il Servizio Protocollo, aperto tutti i giorni compreso il sabato con orari che sono esposti all ingresso principale della sede comunale. Eventuali variazioni temporanee di orario dovute a esigenze straordinarie saranno preventivamente segnalate attraverso un avviso apposto all ingresso del Municipio e pubblicato sul sito internet del Comune. Art. 20 Ricezione Documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all ente attraverso: Il servizio postale I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale di norma vengono consegnati direttamente al servizio protocollo ogni giorno lavorativo escluso il sabato. Il servizio protocollo provvede all apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente esclusa da tale procedura (procedure per l aggiudicazione di servizi e appalti e domande di partecipazione a concorsi, delle quali si protocollerà l involto su cui il mittente dovrà indicare obbligatoriamente, pena l esclusione, i dati indicati dal bando; buste recanti la dicitura riservata, personale, etc.), separa il materiale escluso dalla registrazione a protocollo e provvede alla registrazione, segnatura, classificazione e smistamento alle UOR di competenza dei singoli documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti. La consegna diretta al servizio protocollo I documenti analogici presentati direttamente al servizio protocollo durante l orario di apertura al pubblico, vengono segnati, classificati e smistati alle UOR di competenza come nel precedente caso. Della ricezione degli stessi viene rilasciata a richiesta del consegnatario un timbro di ricevuta sulla sua copia. Apparecchi telefax I documenti arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 15

16 cartacei. Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti e viene protocollato. Il documento trasmesso da chiunque a una pubblica amministrazione tramite telefax soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell originale (DPR 445/2000, art. 43, comma 5). Nel caso in cui al fax faccia seguito l originale, poiché ogni documento viene identificato con un solo numero di protocollo, l addetto alla registrazione deve attribuire la stessa segnatura di protocollo riportando la dicitura già anticipato via FAX, trattandosi di identico documento da individuare con unico numero di protocollo. Il responsabile della registrazione a protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento: qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo. Il documento in partenza dovrà recare la dicitura «il presente documento, inviato via telefax, non sarà seguito dal documento originale». Il RPA è comunque tenuto a spedire l originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta. La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento. Art. 21 Ricezione Documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata riservata a questa funzione e accessibile solo al servizio protocollo. L indirizzo della casella elettronica è protocollo@postacert.comune.felino.pr.it. Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo al CNIPA ai sensi dell articolo 12, comma 2, lettera c, del DPCM 31/10/2000. L Amministrazione accetta le istanze dei cittadini inviate tramite posta elettronica certificata nel rispetto dell art. 65, comma 1, lettera c), del D. Lgs. 82/2005. Qualora un documento informatico firmato digitalmente sia ricevuto in una casella personale, dovrà essere reindirizzato alla casella istituzionale di posta elettronica certificata contestualmente all avviso al mittente della corretta procedura. Premesso che la normativa vigente rinvia agli Enti la facoltà di disciplinare nei rispettivi manuali di gestione le regole per lo smistamento dei documenti informatici, si stabilisce che i messaggi di posta elettronica, benché non conformi agli standard indicati dalla normativa vigente per i documenti informatici, qualora il Responsabile del procedimento valuti debbano acquistare la forma stabile di documento, devono essere stampati, protocollati, smistati, gestiti come Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 16

17 documenti originali cartacei e devono pervenire nel più breve tempo possibile al Servizio che provvederà alla loro protocollazione. Nel caso in cui il documento pervenuto con posta elettronica debba essere acquisito in un procedimento amministrativo, per il quale è indispensabile verificare con certezza l identificabilità dell autore, l ufficio destinatario dovrà richiedere il documento sottoscritto. Art. 22 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso sulla quale si appone un timbro, con denominazione dell Ente, che attesti il giorno della consegna. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, può essere apposto il numero di protocollo che verrà assegnato al momento. Nel caso di ricezione dei documenti informatici la notifica al mittente dell avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall Amministrazione. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 17

18 LAVORAZIONE DOCUMENTO ANALOGICO, DOCUMENTO CARTACEO,ECC. IN ARRIVO DOCUMENTO DOCUMENTO ANALOGICO ANALOGICO IN ARRIVO IN ARRIVO UFFICIO UFFICIO PROTOCOLLO PROTOCOLLO IL DOCUMENTO IL DOCUMENTO VA PROTOCOLLATO? VA PROTOCOLLATO? NO SMISTAMENTO SMISTAMENTO ALL'INTERESSATO ALL'INTERESSATO SI SMISTAMENTO AL SMISTAMENTO AL SETTORE SETTORE COMPETENTE COMPETENTE PROTOCOLLAZIONE PROTOCOLLAZIONE E E CLASSIFICAZIONE CLASSIFICAZIONE ASSEGNAZIONE AL ASSEGNAZIONE AL RESPONSABILE DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO ESISTENZA ESISTENZA DEL DEL FASCICOLO FASCICOLO NO CREAZIONE CREAZIONE DEL DEL FASCICOLO FASCICOLO SI CLASSIFICAZIONE CLASSIFICAZIONE DEFINITIVA DEFINITIVA INSERIMENTO NEL INSERIMENTO NEL FASCICOLO FASCICOLO DI COMPETENZA DI COMPETENZA Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 18

19 LAVORAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO IN ARRIVO DOCUMENTO INFORMATICO IN ARRIVO IL DOCUMENTO E' PROVVISTO DI FIRMA DIGITALE O ELETTRONICA NO IL DOCUMENTO E' STATO INVIATO DAL MITTENTE ED E' INTEGRO E HA PIENA VALIDITA' GIURIDICA SI FIRMA ELETTRONICA VALIDA? VALUTAZIONE DELL'AMMISSIBILITA' DEL DOCUMENTO RISPETTO AL PROCEDIMENTO SI SOFTWARE DI VERIFICA UFFICIO PROTOCOLLO REGISTRAZIONE SEGNATURA - CLASSIFICAZIONE Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 19

20 RICEZIONE E TRATTAMENTO DI UNA IN ARRIVO cfelino@comune.felino.pr.it IN ARRIVO POSTA ELETTRONICA NON ISTITUZIONALE UFFICIO PROTOCOLLO UFFICIO DEL COMUNE (NON UFFICIO PROTOCOLLO) RINVIO PROTOCOLLAZIONE NO PROTOCOLLAZIONE REGISTRAZIONE SEGNATURA CLASSIFICAZIONE NO STAMPA OPZIONALE INOLTRO AL DESTINATARIO Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 20

21 SEZIONE 4 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 23 Documenti soggetti a registrazione di protocollo I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica certificata è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. Art. 24 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo ai sensi dell art. 53, comma 5, del Testo Unico: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni o a corsi di aggiornamento, estratti conti bancari e postali e tutti i documenti anche via mail ad esclusiva valenza informativa, stampe varie e plichi di libri. Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti soggetti a registrazione particolare di cui al successivo articolo. Art. 25 Documentazione soggetta a registrazione particolare I documenti già soggetti a registrazione particolare, secondo l organizzazione amministrativa dell ente, e afferenti a repertori, non vanno registrati al protocollo: Deliberazioni del Consiglio Comunale Deliberazioni della Giunta Comunale Decreti del Sindaco Ordinanze Determinazioni Contratti in forma pubblica amministrativa Scritture private autenticate Convenzioni Albo Pretorio Mandati di pagamento Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 21

22 Reversali di incasso Atti di liquidazione Concessione loculi Ogni registrazione deve riportare necessariamente: a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data); b) numero di repertorio progressivo e annuale. Art. 26 Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo e in partenza Per ogni documento ricevuto o spedito dall Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata dei documenti. Il servizio registra di norma, in giornata, tutti i documenti ricevuti entro la giornata lavorativa o al massimo in quella successiva. La registrazione è eseguita mediante un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell art. 53, comma 3, del Testo Unico. Ogni registrazione di protocollo contiene dei dati obbligatori e dei dati opzionali. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; classificazione: categoria, classe, fascicolo; assegnazione all RPA. Inoltre possono essere aggiunti: data di arrivo; allegati (numero e descrizione); estremi provvedimento differimento termini di registrazione; mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax ecc.); tipo documento; livello di riservatezza; riferimenti ad altri documenti; copie per conoscenza. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 22

23 Art. 27 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune, classificati, fascicolati e inviati a cura del RPA. Art. 28 Registrazione dei documenti interni di preminente carattere informativo Ogni UOR produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette esclusivamente in forma digitale tramite all interno dell AOO. La UOR ricevente, che non ha la responsabilità legale della conservazione di tali documenti, può organizzarli in forma libera utilizzando le risorse informatiche del sistema. Per le comunicazioni interne di rilevanza limitata ed esclusivamente interna, quali i procedimenti interni di routine si utilizzano le caselle ordinarie di posta elettronica. Art. 29 Segnatura di protocollo cartaceo Contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo va effettuata la segnatura di protocollo, ossia l apposizione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Per ogni documento cartaceo in arrivo viene apposto un timbro identificativo, contenente le informazioni minime come specificato nell art. 19 del DPCM 31/10/2000, di seguito elencate: 1. l identificazione dell amministrazione; 2. il progressivo di protocollo; 3. la data di protocollo; 4. indice di classificazione; 5. numero di fascicolo. A queste informazioni sono aggiunte, inoltre, l indicazione del servizio o dei servizi cui il documento è indirizzato. Il primo servizio indicato è quello a cui è destinato l originale del documento, gli altri sono destinatari di una copia per opportuna conoscenza. Art. 30 Segnatura di protocollo informatico La segnatura di protocollo apposta o associata al documento informatico è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 23

24 I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: codice identificativo dell'amministrazione, per i protocolli informatici; codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici; data di protocollo; numero di protocollo; classificazione. Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche: oggetto del documento mittente/destinatario Art. 31 Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatizzata dei documenti ed esclusivamente su autorizzazione del Responsabile del Servizio o del suo delegato. L annullamento anche di una sola informazione assegnata e registrata in forma non modificabile, determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate dal sistema e sono evidenziate con un simbolo o una dicitura che rende inequivocabilmente identificabile la registrazione modificata. Art. 32 Differimento dei termini di protocollazione La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 24/48 ore. Il responsabile del servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e, in caso di scadenze predeterminate, conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo. Art. 33 Registro giornaliero di protocollo Il contenuto del registro informatico alla fine di ogni giorno è riversato su supporti di memorizzazione magnetica riscrivibili che si conservano fino al riversamento dei dati delle registrazioni di protocollo su supporto magnetico/ottico non riscrivibile. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 24

25 Il registro giornaliero viene prodotto su file in formato PDF, e inviato alla conservazione tramite inserimento nel protocollo interno, mediante le apposite funzioni del programma di gestione del Protocollo (vedasi piano allegato per la sicurezza dei documenti informatici). La memorizzazione viene effettuata contemporaneamente su supporti magnetici (Hard Disk) installati a bordo di due appositi server di sicurezza localizzati in ambienti separati e protetti. A salvaguardia dell integrità dei dati, detti supporti magnetici non sono direttamente raggiungibili dagli operatori ma unicamente mediante il processo di salvataggio gestito da programma. Art. 34 Registro annuale di protocollo Nel mese di febbraio di ogni anno si provvederà a riversare le registrazione del protocollo informatico dell anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili (Allegato Piano di conservazione dei documenti e degli archivi) i quali sono conservati a cura del soggetto individuato dall art. 7, comma 5, del DPCM 31/10/2000 e appositamente nominato dall Amministrazione. Entro il mese di Febbraio, il Servizio provvede alla stampa del registro di protocollo dell anno precedente. L amministrazione si riserva di produrre un registro annuale digitale una volta verificate le procedure di conservazione a norma. Art. 35 Registro di emergenza Quando per cause tecniche non è possibile utilizzare la normale procedura informatizzata, il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo su un supporto alternativo, denominato registro di emergenza. Provvede inoltre a dare immediata comunicazione della temporanea sospensione dell utilizzo della procedura informatizzata di protocollazione a tutti gli uffici, a cui impartisce conseguenti istruzioni comportamentali. Solo il Servizio è autorizzato alla tenuta del registro di emergenza. Le modalità di registrazione dei documenti su tale registro sono previste dall art. 63 del testo unico e più precisamente: 1. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema oltre ad altre annotazioni ritenute rilevanti. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 25

26 2. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Su questo vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 4. La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell Area Organizzativa Omogenea. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatizzato non appena sia stato ripristinato, utilizzando un apposita funzione di recupero dati, durante la fase di ripristino. A ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatizzato ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. 6. Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il Responsabile del Servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l ora di chiusura. 7. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, inizia pertanto il 1 gennaio e termina il 31 dicembre. Art. 36 Documentazione inerente a gare di appalto Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all ente in busta chiusa non vengono aperte e sono protocollate dal Servizio chiuse. La segnatura viene effettuata apponendovi sopra il timbro o l etichetta riportante gli estremi del protocollo. Le offerte giunte l ultimo giorno utile per la presentazione riportano anche l orario di presentazione al Servizio. Dopo l apertura delle buste, sarà cura del Responsabile del procedimento relativo alla gara di appalto, riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. Per motivi organizzativi tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente il Servizio Protocollo dell indizione e della scadenza di gare e concorsi. Articolo 37 Gestione delle fatture Ai sensi del Decreto n. 55 del 3 aprile 2013, la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all amministrazione, avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che funge da snodo tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica. Per la ricezione delle fatture il Comune di Felino ha generato l indirizzo di posta elettronica Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 26

27 certificata Art. 38 Corrispondenza con più mittenti/destinatari Tutte le comunicazioni che abbiano più mittenti/destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Qualora i mettenti siano più di uno e comunque maggiori di tre, si potrà inserire nel campo del mittente la dicitura mittenti diversi. Nel caso di spedizioni con più destinatari si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi, elenco nel fascicolo. L elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema di protocollo. Art. 39 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime, documenti non firmati e corrispondenza con dicitura riservata, personale. La posta indirizzata nominalmente al personale dell'ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, fatta eccezione se sulla busta è riportata la dicitura "personale" o "riservatapersonale". In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario. Dato che la funzione più importante del registro di protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso ne consegue che anche le lettere anonime vanno protocollate, inserendo la dicitura Anonimo nel campo del mittente. Si tratta dunque di una delicata competenza di tipo notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza di un documento. I documenti in cui vi è l indicazione del mittente ma manca la sottoscrizione vengono protocollati e viene annotato nelle informazioni documento non sottoscritto. Articolo 40 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti Nel caso in cui pervenga all Area Organizzativa Omogenea un documento indirizzato ad altro Ente o ad altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 27

28 Nel caso in cui un documento venga, erroneamente registrato al protocollo, deve essere spedito a chi di competenza o restituito al mittente, previa annotazione di annullamento della registrazione, indicazione degli estremi di spedizione e adeguata motivazione. Art. 41 Documenti ricevuti per Posta Elettronica (e mail) I messaggi di posta elettronica certificata pervenuti alla casella di posta elettronica certificata istituzionale più sopra indicata, che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente, vanno protocollati. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati, purché corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente. La segnatura di protocollo dovrà rispettare lo standard XML. Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga da una casella diversa da quella di posta certificata istituzionale, e non sia conforme agli standard indicati dalla normativa vigente, se si ritiene necessario riconoscere la sua efficacia probatoria, è fondamentale riportare sul documento una dichiarazione firmata dal responsabile del procedimento che dichiara, su sua responsabilità, la provenienza del messaggio e ne chiede la protocollazione. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 28

29 SEZIONE 5 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 42 Piano di conservazione dei documenti Il piano di conservazione dell archivio comprende il Piano di classificazione (Allegato 4) o Titolario, Prontuario di Classificazione (Allegato 5) ed il Massimario di scarto (Allegato n. 6) ed è stato adottato sulla base di quello elaborato dal Gruppo di lavoro istituito dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali, per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell Archivio dei Comuni. Art. 43 Titolario di Classificazione E un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al Responsabile del Servizio ed è assicurato nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Dopo ogni modifica del titolario, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Il sistema deve garantire la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabile i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente, al momento della produzione degli stessi. Art. 44 Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, le minute o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. I documenti prodotti dall Ente sono classificati da chi scrive. Per la classificazione di un documento si fa riferimento all oggetto del documento stesso, oppure, qualora questo sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento. La classificazione non si effettua mai in relazione al mittente o al destinatario del documento. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 29

30 SEZIONE 6 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 45 Assegnazione Per assegnazione si intende di norma l azione di conferimento: - della responsabilità del procedimento amministrativo ad una scrivania virtuale condivisa; - del materiale documentario da lavorare. Successivamente allo smistamento e all assegnazione, il servizio/rpa esegue l operazione di presa in carico del documento; solo a questo punto ha termine il processo di smistamento e assegnazione. Lo smistamento può essere effettuato per conoscenza o per competenza. L UO competente è incaricata della gestione del procedimento cui il documento è relativo e prende in carico il documento. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. La tracciatura risultante definisce, ai fini regolamentari e normativi, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità. Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale I documenti ricevuti dall Amministrazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all UO di competenza attraverso la procedura informatica del sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. L UO di competenza ha notizia e successiva visualizzazione della posta in arrivo, solo aprendo il programma di protocollo informatico. La presa in carico dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo in modo automatico, nel momento in cui si effettua tale operazione, e la data di ingresso dei documenti nelle UO di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi. I destinatari del documento per competenza e per conoscenza lo ricevono esclusivamente in formato digitale. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 30

31 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo (incluso telefax), anche se successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire alla UO di competenza, in originale. L UO di competenza ha notizia (ed eventualmente visualizzazione di copia in formato immagine) della posta in arrivo, aprendo il programma di protocollo informatico. La data di ingresso dei documenti nelle UO di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi. La presa in carico dei documenti cartacei viene registrata nel sistema di protocollo, nel momento in cui si effettua tale operazione. Art. 46 Modifica delle Assegnazioni Nel caso di una assegnazione errata, chi riceve il documento può ripudiarlo tramite apposita funzione del sistema informatico rifiuto e trasmetterlo, nel più breve tempo possibile, al Servizio che provvederà a correggere le informazioni inserite nel sistema informatizzato e ad inviare il documento all ufficio competente. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle nuove assegnazioni. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 31

32 SEZIONE 7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art. 47 Trasmissione dei documenti da parte della PA La trasmissione dei documenti all esterno dell Amministrazione deve avvenire di norma via PEC e/o PEO. In via del tutto eccezionale il documento informatico digitale sottoscritto con firma digitale e protocollato viene riprodotto su supporto analogico ed inviato al destinatario ai sensi dell'art. 3 bis, comma 4 bis, del Codice. La modalità di trasmissione verso l'esterno dei suddetti documenti analogici avviene con le seguenti modalità: a) servizio di posta ordinaria (raccomandata, posta prioritaria, posta celere, assicurata, corriere); b) apparecchi telefax (solo verso privati); c) consegna diretta al destinatario. Art. 48 Registrazione di protocollo e segnatura Le operazioni di registrazione e di apposizione della segnatura del documento in partenza sono effettuate presso tutti i servizi. In nessun caso gli operatori di protocollo sono autorizzati a prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora resi disponibili. La compilazione dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura degli uffici mittenti fatte salve modalità alternative. Art. 49 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta L Ufficio Protocollo provvede direttamente a tutte le operazioni necessarie alla spedizione della corrispondenza prodotta per eccezione come copia cartacea, contrassegnata elettronicamente, di documento informatico protocollato. Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni gli uffici dell Amministrazione devono far pervenire la posta in partenza all Ufficio Protocollo secondo le modalità e nelle ore stabilite dall Ufficio stesso. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 32

33 procedure diverse da quella standard descritta. La UOP - Ufficio Protocollo - provvede direttamente a tutte le operazioni di spedizione della corrispondenza cartacea provvedendo: all affrancatura della corrispondenza; alla predisposizione delle distinte da rilasciare all ufficio postale. alla consegna all ufficio postale di tutta la corrispondenza cartacea imbustata dagli UOR/UU; Art. 50 Trasmissione di documenti informatici Le modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e le misure di sicurezza sono conformi alla circolare AgID 23 gennaio 2013, n. 60. Per la spedizione dei documenti informatici, l Amministrazione si avvale di un servizio di posta elettronica certificata tramite un certificatore accreditato da AGID con un sistema integrato nel GdP. L AOO si avvale del servizio di posta elettronica certificata, conforme a quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, offerto da un soggetto esterno in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio delle ricevute di ritorno elettroniche. L operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di classificazione e fascicolazione, verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo. In particolare prima di protocollare e inviare un documento informatico è necessario sottoscrivere il documento stesso e convertirlo in uno dei formati accettati, come indicato nell'allegato 2 del DPCM 3 dicembre Nel momento in cui si avvia la procedura di protocollazione di un documento digitale, se questo è stato sottoscritto digitalmente, occorre effettuare la verifica della firma digitale. Questa funzione permette di verificare che il soggetto che ha apposto la firma digitale sullo specifico documento possegga la titolarità necessaria e di verificare la validità del certificato digitale. Ogni servizio dell Ente è abilitato alla spedizione dei documenti informatici. Il documento informatico soggetto alla registrazione di protocollo e trasmesso per via telematica si intende validamente inviato da questa Amministrazione se trasmesso - anche PEO - agli indirizzi di posta elettronica certificata inseriti in: indice IPA per le PA; altre PA non ancora iscritte IPA; registro imprese della C.C.I.A.A.; Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 33

34 negli elenchi gestiti dagli albi professionali; nell elenco unificato della CEC-PAC per i cittadini richiedenti; dichiarati dai singoli privati all Amministrazione. La trasmissione del documento informatico per via telematica (PEC), con modalità che assicurino l avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall articolo 17, comma 1, DPR 445/00. Art. 51 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo Le ricevute dei messaggi telefax o delle raccomandate, ovvero le ricevute digitali del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali, sono ritrasmesse a cura dall'ufficio Protocollo all ufficio interno mittente che si fa carico di archiviarle all interno del relativo fascicolo. Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 34

35 FLUSSO DEI DOCUMENTI IN USCITA DALLA AOO DOCUMENTO IN PARTENZA SI TRAMITE PEC NO CONVERTIRE IL DOCUMENTO IN UNO DEI FORMATI PREVISTI DAL MANUALE DI GESTIONE STAMPA SU CARTA DEL DOCUMENTO E SOTTOSCRIZIONE CON FIRMA AUTOGRAFA FIRMARE DIGITALMENTE IL DOCUMENTO PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE E SEGNATURA DI PROTOCOLLO -CON EVENTUALE COLLEGAMENTO AL PROTOCOLLO PRECEDENTE PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE E SEGNATURA DI PROTOCOLLO - CON EVENTUALE COLLEGAMENTO AL PROTOCOLLO PRECEDENTE ALLEGARE IL FILE DEL DOCUMENTO AL PROTOCOLLO INSERITO INVIO TRAMITE PEC ALL-INDIRIZZO INDICATO DAL DESTINATARIO SI INVIO TRAMITE FAX SPEDIZIONE TRAMITE FAX CONSEGNA AL SERVIZIO PROTOCOLLO DEL DOCUMENTO PROTOCOLLATO E IMBUSTATO Comune di Felino (PR) Manuale di Gestione del sistema documentale Pagina 35