P.le Cesare Battisti, Brescia Tel Fax

Transcript

1 COLLEGIO GEOMETRI E GEOMETRI LAUREATI DELLA PROVINCIA DI BRESCIA Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000) Approvato con deliberazione di Consiglio Direttivo del 21/12/2015 Sommario 1 Disposizioni generali 2 Formazione dei documenti 3 Ricezione dei documenti 4 Registrazione dei documenti 5 Documentazione soggetta a trattamento particolare 6 Assegnazione dei documenti 7 Spedizione dei documenti destinati all esterno 8 Gestione dei flussi di documenti interni 9 Scansione dei documenti su supporto cartaceo 10 Piano di conservazione dei documenti 11 Accesso 12 Approvazione, revisione e pubblicazione 1.Disposizioni generali -Ambito di applicazione: Il presente Manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del COLLEGIO GEOMETRI E GEOMETRI LAUREATI DELLA PROVINCIA DI BRESCIA (di seguito Collegio ). -Definizioni dei termini: Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente Manuale, si rimanda al Glossario. -Area organizzativa omogenea Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola Area Organizzativa Omogenea (di seguito A.O.O.) denominata Segreteria del Collegio Codice ipa cgglp_bs e Codice Univoco Ufficio UF2UZP - composta dall insieme di tutte le sue Unità Organizzative (di seguito U.O.). -Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi: Nell ambito dell area organizzativa omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del dpr 445/2000, è istituito, con deliberazione del Consiglio Direttivo del 21/12/2015, il Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il servizio, ai sensi dell articolo 61, comma 3, del dpr 445/2000 ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, del Collegio, ai fini della sua corretta registrazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il Responsabile del

2 Servizio Archivistico, ai sensi dell articolo 4 del dpcm 31/10/2000, svolge le funzioni attribuitegli dai citati DPCM 31/10/2000 e DPR 445/2000. Ai sensi della Deliberazione CNIPA numero 11/2004, articolo 5, il Responsabile del Servizio Archivistico svolge anche le funzioni di Responsabile della Conservazione (da cui Responsabile del Servizio Archivistico e Conservazione, denominato di seguito con l acronimo RSAC ). Durante l assenza del RSAC, ed ogni qual volta se ne presenti la necessità, è nominato un sostituto. -Unicità del protocollo informatico: La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all anno solare ed è composta da sette numeri; ad ogni documento è assegnato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti. -Modello operativo adottato per la gestione dei documenti: Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti utenti abilitati. 2.Formazione dei documenti -Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi: Le modalità di formazione dei documenti analogici ed informatici, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate da quanto previsto dal presente Manuale; per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione si basa sui modelli predefiniti già presenti nel sistema informatico di gestione documentale. -Formato dei documenti informatici: I documenti informatici prodotti dal Collegio, indipendentemente dal software utilizzato, sono convertiti in formato.pdf - previsto dalla normativa vigente in materia di conservazione come da elenco nel sito - al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dalla normativa vigente, sono recepiti e convertiti in formato.pdf. -Sottoscrizione dei documenti informatici: L eventuale sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale, apposta dal Presidente del Collegio, conforme alle disposizioni di legge. Il Collegio per la firma digitale del Presidente si avvale dei servizi di certificazione di un certificatore accreditato. -Tipologie di documenti per i quali si stabiliscono specifiche modalità di trattamento: Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull opportunità della protocollazione si rimanda all art. 5 del presente Manuale. -Formazione e gestione delle minute e dei documenti base:

3 Per ogni documento destinato a essere spedito è prodotto un documento base. L esemplare che si conserva può avere la dicitura Minuta o Copia per gli atti. Sulla copia per atti, a cura delle postazioni decentrate di protocollo, è riportato il numero di protocollo. 3.Ricezione dei documenti -Ricezione dei documenti su supporto cartaceo: I documenti su supporto cartaceo possono arrivare al Collegio attraverso: o il servizio postale; o la consegna diretta alla Segreteria Generale. I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione: nell'ipotesi che un documento pervenga ad ufficio diverso dal Protocollo, il medesimo documento deve essere scansionato ed inoltrato tramite , da chi lo abbia ricevuto, all U.O. per la protocollazione entro il primo giorno lavorativo utile. -Ricezione dei documenti informatici: La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite le seguenti caselle di posta elettronica certificata: o o consigliodisciplina.brescia@geopec.it e le seguenti caselle di posta elettronica non certificata: o o consiglio.disciplina@collegio.geometri.bs.it o formazione.professionale@collegio.geometri.bs.it o direttore@collegio.geometri.bs.it o presidente@collegio.geometri.bs.it nonché dalla digitalizzazione automatica dei documenti ricevuti tramite servizio telefax. I documenti in partenza sono registrati sul protocollo informatico a cura dell U.O. che tratta l affare o il procedimento amministrativo. Le copie di documenti consegnati alle U.O. su CD, debbono essere accompagnati da una lettera di trasmissione che viene protocollata, considerando il supporto informatico un allegato. -Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Qualora venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna diretta di un documento cartaceo, le U.O. che ricevono i documenti in arrivo possono eseguire la registrazione e rilasciare ricevuta, ottenuta tramite la procedura del protocollo, indicante gli estremi della segnatura. Nel caso di ricezione informatica tramite il servizio telefax la conferma di ricezione al mittente è inviata automaticamente dal sistema stesso. Nel caso di ricezione informatica tramite gli indirizzi di posta elettronica certificata la notifica di avvenuta accettazione e consegna è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dal Collegio mentre la

4 conferma di ricezione, se richiesta dal mittente, deve essere sempre confermata dal ricevente. Nel caso di ricezione informatica tramite gli indirizzi di posta elettronica non certificata la conferma di ricezione, se richiesta dal mittente, deve essere sempre confermata dal ricevente. -Apertura della posta: Il RSAC, od un suo delegato a tale operazione, apre tutta la corrispondenza pervenuta al Collegio, salvo i casi particolari specificati all art. 5. -Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione: Le buste delle assicurate, corrieri, espressi, raccomandate e simili si inoltrano insieme ai documenti. -Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea: Il Servizio archivistico è aperto con orari conformi all orario di apertura al pubblico degli uffici: dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 9,00 alle ore 12,00. Per consentire all ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione relativa a gare o concorsi la scadenza degli stessi si fissa entro le ore 12.00, con l'avvertenza di non includere il sabato come giorno di scadenza. 4.Registrazione dei documenti -Documenti soggetti a registrazione di protocollo: Tutti i documenti prodotti e ricevuti dal Collegio, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati successivamente (art. 4 e 5), sono registrati al protocollo. -Documenti non soggetti a registrazione di protocollo: Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: onote di ricezione delle circolari e altre disposizioni, incuse le risposte automatiche generate da comunicazioni inviate dal Collegio, o materiale statistico, o atti preparatori interni, o giornali, o riviste, o materiale pubblicitario, o stampe varie, o libri, o lettere contabili bancarie e postali, o distinte bancarie. -Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti: La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: onumero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

5 odata di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; omittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; ooggetto del documento, registrato in forma non modificabile; -Registrazione dei documenti interni: I documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza informativa) non vanno protocollati. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale del Collegio nell esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi) devono essere protocollati. -Segnatura di protocollo: La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. 55 del DPR 445/2000). La registrazione di protocollo e la segnatura costituiscono una operazione unica e contestuale. Hanno entrambe natura di atto pubblico. La segnatura di protocollo viene apposta di norma sul primo foglio del documento analogico mediante timbro. Il software assegna automaticamente la segnatura al documento informatico, riportando gli stessi elementi previsti per la segnatura del documento analogico. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: o U.O. o data di protocollo; o numero di protocollo; o oggetto del documento; o mittente/destinatario; -Annullamento delle registrazioni di protocollo: Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del RSAC a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso RSAC. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire in forma scritta al RSAC. -Differimento dei termini di protocollazione: Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro e qualora, dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella

6 medesima giornata lavorativa di ricezione, possa venire meno un diritto di terzi, il RSAC autorizza il differimento dei termini di registrazione. Il differimento dei termini di registrazione si applica solo ai documenti in arrivo. Il servizio di protocollo risulta inoltre differito, nei casi di sospensione dell attività della A.O.O. per la chiusura degli uffici, al primo giorno lavorativo successivo alla ripresa delle attività. -Registro giornaliero di protocollo: La mattina, alla ripresa delle attività dell A.O.O. e prima dell inizio della protocollazione dei documenti in entrate ed in uscita, il contenuto del registro informatico delle U.O. è riversato su supporti di memorizzazione di tipo incrementale che si conservano fino al riversamento annuale dei dati delle registrazioni di protocollo su un supporto non riscrivibile secondo quanto previsto dall art Registro annuale di protocollo: Entro il mese di febbraio di ogni anno il RSAC provvederà a riversare le registrazione del protocollo informatico dell anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili. -Registro di emergenza: Il RSAC autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000. Alla ripresa delle attività di Segreteria nel Gennaio di ogni anno il RSAC provvede a istituire il registro di emergenza su supporto cartaceo stampando il file di riepilogo di tutta l attività di protocollazione dell anno precedente. Il docuemto cartaceo prodotto viene conservato in cassaforte. 5.Documentazione soggetta a trattamento particolare. Di seguito si elencano i casi di documentazione che viene assoggettata a trattamento particolare: -Verbali di riunione: I verbali sono documenti soggetti a registrazione particolare da parte del Collegio e non sono registrati al protocollo. Ogni registrazione particolare deve riportare necessariamente: odati identificativi di ciascun atto (autore, oggetto, data: generati in modo non modificabile); onumero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile). -Servizio di pubblicazione degli atti: Ai sensi della legge n. 69 del 18 giugno 2009, art. 32, la pubblicazione di documenti relativi ad atti e provvedimenti, che, per normativa o per scelta, devono essere resi potenzialmente conoscibili a chiunque, avviene on line sul sito del Collegio. -Documentazione di gare d'appalto: Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione per la quale sia richiesta da specifica disposizione o bando la consegna al Collegio in busta

7 chiusa, sono registrate al protocollo in busta chiusa. Dopo l'apertura, a cura del RSAC, verrà riportato, a cura del RSAC e su ciascun documento, il numero di protocollo assegnato alla busta. -Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale del Collegio, lettere anonime e documenti non firmati. La posta indirizzata nominalmente al personale del Collegio è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura personale o riservata personale. In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario. Le lettere anonime di norma non si registrano al protocollo ad eccezione di quelle pervenute esplicitamente all attenzione del Consiglio di Disciplina: ad esse viene apposto un timbro di ricevuta ed inoltrate alla U.O. individuata, per quanto possibile, come destinataria della lettera anonima. Il destinatario così individuato potrà, se lo riterrà opportuno, restituire la lettera al protocollo con nota che ne richieda la protocollazione. Le lettere a firma e a mittente non identificabile non si registrano al protocollo, ma si inviano alla U.O., individuata - per quanto possibile - come destinataria della lettera, che provvederà a eventuali accertamenti. Nel caso si decida di protocollare la lettera in questione, al posto del mittente si indicherà Non identificato o Illeggibile. -Documenti pervenuti e inviati via fax: I documenti pervenuti e inviati via fax, fatti salvi i casi di cui all'art. 4 del presente Manuale, sono registrati al protocollo. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo, con l'indicazione "Già pervenuto via fax". Qualora l arrivo del fax o dell originale fosse preceduto da una comunicazione a questi sarà attribuito lo stesso numero di protocollo, con l indicazione Già pervenuto via . La copia individuata come originale viene conservata. -Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono trasmessi all U.O. e considerati come corrispondenza interna. -Corrispondenza con più destinatari Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. -Allegati: Tutti gli allegati devono essere presentati, con i documenti a cui fanno riferimento per la registrazione. -Documenti di competenza di altre amministrazioni: Qualora pervengano al Collegio documenti di competenza di altre amministrazione, questi vanno rimandati al mittente con lettera protocollata

8 di accompagnamento. Se il documento viene erroneamente protocollato il numero di protocollo deve essere annullato. -Documenti in copia per conoscenza: Ai documenti in copia per conoscenza si assegna un unico numero di protocollo e vengono inoltrati ai singoli destinatari. -Oggetti plurimi: Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle indipendentemente una dall altra. L originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento. Non si devono protocollare documenti in uscita con più oggetti: ogni documento deve trattare un solo oggetto. -Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale: Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di contenuto, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata l indicazione del Sottoscrittore, preceduto dall acronimo F.to, e dalla seguente dicitura: L originale del documento è conservato presso il Collegio Geometri e Geometri Laureati della Provincia di Brescia. La firma è sostituita dall indicazione del nome a norma del d.lgs. 39/93. Per quanto riguarda la produzione dei documenti in serie si vedano anche gli articoli 2 e 7 del presente Manuale. -Modelli pubblicati: I modelli di documenti pubblicati sul sito sono classificati secondo il piano di classificazione in uso. -Trasmissioni telematiche: I documenti di cui trattasi sono trasmessi/ricevuti dal Collegio con immissione diretta dei dati sul server del destinatario Ente pubblico, senza la produzione e conservazione dell originale cartaceo. I documenti sono trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione. -Gestione della posta elettronica: La posta elettronica è utilizzata per l invio di comunicazioni, informazioni e documenti. In particolare è sufficiente ricorrere a un semplice messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne al Collegio), inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, copie di documenti cartacei (l originale debitamente sottoscritto viene conservato). La posta elettronica è utilizzata anche per spedire copie dello stesso documento a più destinatari. Nel formato di firma del messaggio va inserito il seguente testo:

9 «Questo messaggio non impegna in alcun caso il Collegio Geometri e Geometri Laureati della Provincia di Brescia e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell articolo 616 Codice penale e del Dlgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso.» 6.Assegnazione dei documenti -Assegnazione: L assegnazione dei documenti è effettuata dal RSAC, o da un suo delegato abilitato, che al momento della registrazione a protocollo individua il nuovo assegnatario. -Modifica delle assegnazioni: Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti l U.O. che ha ricevuto il documento è tenuto a trasmetterlo al RSAC, od ad un suo delegato abilitato, che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo U.O. assegnatario. -Consegna dei documenti analogici: La corrispondenza in arrivo, viene sottoposta a scansione e assegnata dopo la protocollazione all U.O. di competenza. 7.Spedizione dei documenti destinati all esterno. Spedizione dei documenti cartacei: I documenti da spedire sono trasmessi già imbustati per la spedizione alla A.O.O., che ne cura la spedizione. Eventuali situazioni di urgenza, che modifichino la procedura descritta, devono essere valutate e autorizzate dal RSAC. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate, preventivamente alla preparazione del materiale cartaceo da spedire, con il RSAC. -Spedizione dei documenti informatici: La spedizione dei documenti informatici avviene all interno del sistema informatico di gestione dei documenti dopo essere stati protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali: oi documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica; oper la spedizione il Collegio si avvale delle seguenti caselle di posta elettronica certificata/istituzionale: o o consigliodisciplina.brescia@geopec.it con servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato (art. 27, comma 3, DPR 445/00) e delle seguenti caselle di posta elettronica non certificata: o o consiglio.disciplina@collegio.geometri.bs.it

10 o La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una trasmissione di informazioni senza che a queste l ente riconosca necessariamente un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall articolo 17, comma 1 DPR 445/00. Per quanto riguarda l uso della posta elettronica si rimanda all art. 5 del presente Manuale. -Spedizioni con destinatari multipli: Nel caso di spedizioni con destinatari multipli si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi. 8.Gestione dei flussi di documenti interni. -Comunicazioni informali: Questo genere di informazioni possono essere trasmesse o ricevute per posta elettronica purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino il Collegio verso terzi. -Scambio di documenti fra gli uffici: Della comunicazione/scambio di informazioni, di documenti tra U.O. all interno del Collegio deve essere tenuta traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti. 9.Scansione dei documenti su supporto cartaceo. -Documenti soggetti a scansione: I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all A3, dopo le operazioni di registrazione segnatura possono essere acquisiti in formato.pdf con l ausilio di scanner. I documenti di formato superiore all A3 non sono acquisiti in formato.pdf. Il file in formato.pdf del documento scansionato è reso disponibile ai destinatari tramite la rete interna del Collegio, i destinatari provvedono alla rimozione dello stesso dalla cartella scansioni. -Processo di scansione: Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: o acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato.pdf; o verifica della leggibilità del file acquisito e della esatta corrispondenza con gli originali cartacei; o rimozione del file dalla cartella scansioni ; Per quanto riguarda la conservazione dei documenti cartacei scansionati si rimanda all art. n. 10 del presente Manuale. 10.Piano di conservazione dei documenti: -Piano di conservazione dei documenti Il piano di conservazione dell'archivio comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione. Il suo aggiornamento compete al RSAC. -Classificazione dei documenti:

11 I documenti pubblicati sul sito del Collegio sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. -Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei: I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile (Art. 9 del presente Manuale). -Trasferimento dei documenti nell archivio di deposito: All inizio di ogni anno le U.O. individuano i documenti da versare all archivio di deposito dandone comunicazione al RSAC. Il RSAC provvede a rimuovere/trasferire i documenti informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione come previsto dal piano di conservazione. -Selezione e conservazione dei documenti cartacei: All inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell archivio di deposito dei nuovi documenti, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. -Selezione e conservazione dei documenti informatici: Il RSAC provvede a mantenere i documenti informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione verificando periodicamente la leggibilità dei documenti stessi. -Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico): Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica del Collegio. 11.Accesso: -Accessibilità da parte degli utenti appartenenti al Collegio: La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. -Accesso esterno: L accesso al sistema informatico documentale da parte di utenti esterni sia privati sia pubbliche amministrazioni è determinato da quanto contenuto nel Piano Triennale della Trasparenza. 12.Approvazione, revisione e pubblicazione: -Approvazione Il presente Manuale è adottato dal Consiglio Direttivo con proprio provvedimento. -Revisione: Il presente Manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del RSAC. Le modifiche o gli aggiornamenti di uno o tutti i documenti allegati al presente Manuale, deliberati dal Consiglio Direttivo su proposta del RSAC, non comporta la revisione del manuale stesso. Qualora se ne

12 presenti la necessità si potrà procedere a revisione del manuale anche prima della scadenza prevista. -Pubblicazione e divulgazione Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito web del Collegio nell area dedicata alla Amministrazione Trasparente. IL PRESIDENTE (Geom. Giovanni Platto) Firma autografa sostituita con indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile ai sensi del D.Lgs. 39/93 art. 3 c. 2. L originale del documento è archiviato presso l Ufficio emittente.