Comune di Pero. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Flussi documentali e degli Archivi. (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000; dpcm 3/12/2013)

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1 Comune di Pero Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Flussi documentali e degli Archivi (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000; dpcm 3/12/2013)

2 INDICE Sezione 1. Disposizioni generali Ambito di applicazione Definizione dei termini Area organizzativa omogenea Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Unicità del protocollo informatico Modello operativo adottato per la gestione dei documenti... 7 Sezione 2. Formazione documenti Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Formato dei documenti informatici Sottoscrizione dei documenti informatici Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche Documenti cartacei: formazione e gestione dei documenti di base, minute e copie Documenti informatici: originali, duplicati, copie Metadati dei documenti informatici Sezione 3. Ricezione dei documenti Ricezione dei documenti su supporto analogici Ricezione dei documenti informatici Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Conservazione delle ricevute PEC Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea SEZIONE 4. Registrazione a protocollo e segnatura dei documenti Documenti soggetti a registrazione di protocollo Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Elementi obbligatori della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Registrazione dei documenti interni Registrazione degli allegati Segnatura di protocollo Annullamento delle registrazioni di protocollo Differimento dei termini di protocollazione Registro giornaliero e annuale di protocollo Registro di emergenza

3 SEZIONE 5. Documentazione particolare Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dirigenziali, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale, pubblicazioni all albo on-line e notifiche Documentazione di gare d'appalto in busta chiusa e sigillata e gare telematiche Gestione delle Fatture Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime, documenti non firmati e corrispondenza in involti con dicitura riservata, personale Documenti trasmessi via fax Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza senza lettera di accompagnamento Allegati Documenti di competenza di altre amministrazioni Oggetti plurimi Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Trasmissioni telematiche Sito Internet istituzionale Gestione delle password SEZIONE 6. Posta elettronica Gestione della posta elettronica La posta elettronica per le comunicazioni interne La posta elettronica ricevuta da cittadini o altri soggetti privati La posta elettronica ricevuta da altre Pubbliche Amministrazioni SEZIONE 7. Assegnazione dei documenti Assegnazione Modifica delle assegnazioni SEZIONE 8. Classificazione e fascicolazione dei documenti Classificazione dei documenti Formazione e identificazione dei fascicoli Processo di formazione dei fascicoli Modifica delle assegnazioni dei fascicoli Fascicolo ibrido Tenuta dei fascicoli dell archivio corrente Movimentazione dei fascicoli dall archivio SEZIONE 9. Spedizione dei documenti destinati all esterno Spedizione dei documenti informatici

4 9.2 Spedizione dei documenti analogici Trasmissione dei documenti informatici in interoperabilità e in cooperazione applicativa (trasmissioni telematiche) Spedizioni con destinatari multipli SEZIONE 9. Scansione dei documenti su supporto Documenti soggetti a scansione Processo di scansione SEZIONE 10. Conservazione e tenuta dei documenti Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Conservazione dei documenti informatici Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software Conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche Trasferimento delle unità archivistiche analogiche negli archivi di deposito e conservazione Selezione dei documenti e trasferimento nell archivio storico SEZIONE 11. Accesso Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione Accesso esterno Accesso da parte di altre amministrazioni SEZIONE 12. Albo on-line SEZIONE 13. Approvazione e revisione Approvazione Revisione SEZIONE 14. Pubblicazione e norme finali Pubblicazione e divulgazione

5 Sezione 1. Disposizioni generali 1.1 Ambito di applicazione Il presente manuale è adottato ai sensi della normativa vigente (allegato DPCM 31 ottobre 2000 e del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive integrazioni e modificazioni) e descrive il sistema di ricezione, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, trattamento e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti del Comune di Pero e dei documenti relativi ai servizi dati in gestione esterna. Regolamenta inoltre le fasi operative per la gestione informatica dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza. Il manuale è adottato dalla Giunta Comunale con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del Servizio Archivistico, dopo avere ricevuto il nulla osta della competente Soprintendenza archivistica. Su iniziativa del Responsabile del servizio archivistico il manuale è rivisto, qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o integrazione del manuale. Le modifiche al manuale sono comunicate alla Soprintendenza archivistica. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell Amministrazione e la pubblicazione all albo on-line degli atti di adozione e revisione. 1.2 Definizione dei termini Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato al DPCM 3/12/2013 (Allegato n. 1). 1.3 Area organizzativa omogenea Ai fini della gestione dei documenti è individuata, a seguito di delibera di Giunta Comunale n. n. 151 del 25/11/2015 (Allegato 3), un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Pero, composta dall insieme di tutte le sue unità organizzative come da elenco allegato (Allegato 2). Il codice identificativo dell ente, rilasciato in fase di iscrizione presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Codice IPA) è c_c013 a cui corrisponde la casella di posta elettronica certificata istituzionale, protocollo@comune.pero.mi.legalmail.it. Altre informazioni sono disponibili sul sito: 5

6 1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000, è istituito, con deliberazione della Giunta Comunale n. 151 del 25/11/2015 (Allegato 3), il Servizio Archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (in breve: Servizio Archivistico). Il Servizio, ai sensi dell articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Ai sensi del D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 e del DPR 445/2000, il Comune individua nell'archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica del Comune e il diritto di tutti i cittadini all accesso all'informazione, alla formazione ed allo sviluppo della conoscenza. L Archivio e i singoli documenti del Comune sono beni culturali, ai sensi delle disposizioni legislative di cui all art. 2 e all art. 10, comma 2, del D.Lgs. n. 42/2004. L Archivio, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti e della loro valenza giuridica e storica, è da ritenersi logicamente unico e funzionalmente integrato. Al Responsabile del Servizio Archivistico per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nominato con deliberazione della Giunta Comunale n. n. 151 del 25/11/2015 (Allegato 3), sono affidati i compiti di cui all art. 61, comma 3, del DPR 445/2000 e all art. 4 del dpcm 03/12/2013. Durante l assenza del Responsabile le relative funzioni sono svolte da un vicario, come individuato dalla sopracitata Delibera. Il Responsabile del Servizio Archivistico opera d intesa con il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, nominato con deliberazione della Giunta Comunale n. 151 del 25/11/2015 (Allegato 3), ai sensi dell art. 44 del Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche e integrazioni. 1.5 Unicità del protocollo informatico Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva, senza distinzione fra i tre i tipi di documenti ( ricevuti, spediti e interni ); tuttavia a norma dell articolo 53, comma 5, del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni particolari. Essa si chiude al 31 dicembre di ciascun anno solare e ricomincia all inizio dell anno successivo. Ciascun documento viene identificato mediante l assegnazione di un unico numero di protocollo composto da almeno sette cifre numeriche e non è consentita l attribuzione del medesimo numero ad altri documenti, per quanto strettamente correlati tra loro. Con l entrata in vigore del presente Manuale di Gestione cessano di avere effetto tutti i registri particolari o settoriali e re- 6

7 lativi protocolli di settore e di reparto. L Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle individuate nell elenco allegato (Allegato 6). 1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato, che prevede la partecipazione attiva di più uffici ed utenti abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza di cui all apposito elenco allegato (Allegato n. 5). Il rilascio e la revoca delle abilitazioni sono autorizzati dal Responsabile del Servizio Archivistico. In caso di necessità si rilasciano ulteriori abilitazioni al protocollo in ingresso. La configurazione delle abilitazioni è operativamente eseguita a cura dei Servizi Informativi. I responsabili di Servizi ed Uffici si fanno carico della correttezza della protocollazione degli atti eseguita dagli utenti da loro dipendenti abilitati alle registrazioni di protocollo. A richiesta sono rilasciate abilitazioni per la consultazione degli atti a Sindaco, Consiglieri ed Assessori. L archivio storico e di deposito analogico sono conservati presso il palazzo municipale, come descritto nel Regolamento (Allegato n. 14), l archivio corrente è conservato presso le unità organizzative 7

8 Sezione 2. Formazione documenti 2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale; per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico documentale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: denominazione dell amministrazione, comprensiva del codice fiscale; per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall amministrazione (carta intestata); indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell'ente); data: luogo, giorno, mese, anno; destinatario, per i documenti in partenza oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto); classificazione (categoria, classe e fascicolo); numero degli allegati, se presenti; numero di protocollo; testo; indicazione dello scrittore del documento (nome e cognome anche abbreviato); estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile. 2.2 Formato dei documenti informatici I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale sono recepiti dal sistema e mantenuti e archiviati nel loro formato originale. Il sistema informativo converte il documento originale in uno dei formati standard previsti ai soli fini della corretta visualizzazione del contenuto. 8

9 In caso di migrazione dei documenti informatici, la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal Responsabile della Conservazione. 2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico e firma digitale conforme alle disposizioni di legge. Tutti i Responsabili di Servizio ed alcuni dipendenti con specifiche mansioni, in base all organigramma dell Ente pubblicato sul sito internet comunale, sono dotati di firma digitale. L Ente ha acquistato firme digitali con il certificatore accreditato InfoCert S.p.A., C.F./P. IVA , avente sede legale in Piazza Sallustio, Roma ed ha aderito al progetto di Regione Lombardia di diffusione della Firma digitale rivolto ai dipendenti e amministratori di tutte le Pubbliche Amministrazioni locali (Comuni, Province, Unioni di Comuni, Comunità Montane) con l obiettivo di incentivare l utilizzo delle nuove tecnologie sia per semplificare l attività amministrativa nei rapporti con la PA Centrale, le imprese e i cittadini, sia per sostenere i processi di dematerializzazione all interno degli Enti stessi. Il progetto prevede inoltre che ogni titolare di firma digitale su CRS potrà applicare ai documenti firmati digitalmente anche la marca temporale. L autorizzazione all utilizzo della firma digitale e la relativa assegnazione spettano ai Responsabili di Servizio dell Ente, che provvedono a segnalare l assegnazione dei dispositivi di firma al Responsabile del Servizio archivistico. Il responsabile dei Sistemi Informativi dell Ente ha l obbligo del controllo della scadenza dei certificati di firma e del loro eventuale rinnovo. 2.4 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche Le eventuali modifiche alle tipologie di documentazione sottoposta a trattamento specifico e a registrazione particolare sono evidenziate nell allegato elenco (Allegato n. 6). Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull opportunità della protocollazione, si rimanda alla Sezione 5 Documentazione particolare Le diverse tipologie di copie, sia analogiche/cartacee sia informatiche, di documenti informatici, nonché i duplicati informatici, sono elencati nelle definizioni del CAD (Art. 1) e richiamate nel glossario al presente Manuale (Allegato n. 1). 2.5 Documenti cartacei: formazione e gestione dei documenti di base, minute e copie Per ogni documento analogico destinato a essere spedito sono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari. Il documento viene classificato e protocollato e un esemplare si conserva nel fascicolo del procedimento al quale si riferisce o nell apposita serie documentaria. L esemplare che si conserva nel fascicolo (minuta) può avere la dicitura Minuta o Copia per gli atti. Qualora si renda ne- 9

10 cessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie di un medesimo documento. Su ciascuna copia va apposta la dicitura copia a cura della struttura. Le copie trasmesse per ragioni amministrative ad altre strutture organizzative sono conservate per tutto il tempo necessario allo svolgimento del procedimento cui il documento si riferisce e quindi eliminate secondo le norme previste dal Piano di conservazione dei documenti (Allegato n. 7). 2.6 Documenti informatici: originali, duplicati, copie Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici, comunque detenuti dall Amministrazione, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, duplicati, copie ed estratti, nei termini e per gli usi consentiti dalla legge. Le diverse tipologie di copie, sia analogiche/cartacee sia informatiche, di documenti informatici, nonché i duplicati informatici, sono elencati nelle definizioni del CAD (Art. 1) e richiamate nel glossario al presente Manuale (Allegato n. 1). Le stesse, così come gli estratti, hanno la stessa efficacia probatoria dell originale da cui sono tratte, quando la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta o qualora risulti attestata nelle forme di cui agli artt. 23 e 23-bis del CAD. Le copie per gli atti dei documenti informatici si producono con le modalità previste dal sistema di produzione documentale elettronico. Il sistema attua un controllo delle versioni dei documenti informatici, tenendo traccia dei loro passaggi e trasformazioni fino alla versione definitiva inviata alla registrazione di protocollo. Alle copie cartacee di documenti con firma digitale può essere apposta la dicitura Firmato digitalmente da il. I documenti preparatori interni possono essere sottoscritti con firma elettronica. 2.7 Metadati dei documenti informatici Al documento informatico è associato l insieme minimo dei metadati, con riferimento all allegato 5 delle regole tecniche del CAD. L insieme minimo dei metadati è il seguente: identificativo univoco e persistente; data di chiusura ; oggetto; soggetto produttore; destinatario. 10

11 Sezione 3. Ricezione dei documenti 3.1 Ricezione dei documenti su supporto analogici I documenti su supporto analogici possono pervenire all ente attraverso una delle seguenti modalità: il servizio postale; la consegna diretta all Ufficio Protocollo e URP i servizi comunali decentrati appositamente autorizzati dal Responsabile del Servizio Archivistico; I documenti pervenuti all Amministrazione, ad eccezione di quelli non soggetti a registrazione di protocollo (Allegato n. 4), vengono consegnati al Protocollo per la rispettiva registrazione. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro. Non è pertanto consentito, in nessun caso, l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l Amministrazione. L Ufficio Protocollo provvede all apertura della corrispondenza, tranne quella esclusa da tale procedura (procedure per l aggiudicazione di servizi e appalti, buste recanti la dicitura riservata, personale che verranno trattati come descritto nella parte V di questo manuale nell ambito della Documentazione particolare), separa la corrispondenza esclusa dalla registrazione a protocollo (Allegato n. 4) e provvede alla registrazione, segnatura, classificazione e smistamento alle UOR di competenza dei singoli documenti. I documenti presentati direttamente allo sportello dell Ufficio Protocollo durante l orario di apertura al pubblico opportunamente pubblicizzato, sono registrati, segnati, classificati e smistati alle UOR di competenza entro il giorno lavorativo successivo a quello di ricezione, fatto salvo il caso di eventi particolari che ne ritardano la protocollazione. L Ufficio Protocollo provvede a consegnare la corrispondenza di competenza a ciascuna UOR nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. I documenti analogici sono ricevuti anche dalle UOR con sedi decentrate espressamente individuate. Tali Uffici assumono pertanto la responsabilità della protocollazione secondo le modalità sopra descritte. Sono conservati, a seconda delle necessità, i contenitori cartacei pervenuti (buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate etc.). 3.2 Ricezione dei documenti informatici Un documento informatico può essere recapitato: Sportello dell Ufficio protocollo a mezzo posta elettronica certificata (PEC); 11

12 Sportello on line, gestito da software dedicato, attraverso il quale di ricevono documenti informatici utilizzando moduli, formulari e altri sistemi Supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, etc,) consegnato all ufficio competente il procedimento. In questo caso, l ufficio ricevente verifica la compatibilità del supporto presentato e la leggibilità dello stesso e lo consegna all ufficio protocollo per la relativa registrazione. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata (casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile alle postazioni preposte alla registrazione di protocollo. Per l'indirizzo della casella di posta elettronica certificata si rimanda al sito istituzionale dell Ente. Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all Ente Preposto ai sensi dell'articolo 12, comma 2, lettera c del dpcm 31/10/2000. Nel caso di ricezione di documenti informatici e PEC su altri indirizzi mail comunali, il ricevente comunicherà al mittente che darà seguito alla relativa protocollazione, ma avrà cura di richiedere l invio all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente eventuali altre comunicazioni future, al fine di garantirne la corretta registrazione. Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica si veda quanto previsto al paragrafo Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento analogico può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna. Per la corrispondenza consegnata da vettori postali viene timbrata la modulistica del vettore con timbro datario e firma dell addetto ricevente. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, per esempio PEC, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. 3.4 Conservazione delle ricevute PEC Le ricevute delle PEC, in quanto documenti informatici, sono salvate ogni giorno direttamente dal software su supporti di memorizzazione e sono soggette alle operazioni di conservazione. Il sistema elettronico associa in automatico le ricevute delle PEC al protocollo di trasmissione. 3.6 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea L Ufficio Protocollo è aperto al pubblico secondo gli orari fissati con provvedimento dell Amministrazione comunale e pubblicati sul portale del Comune all indirizzo internet ( I Settori e Servizi comunali si uniformano a tali orari, sia per le richieste di registrazione di documenti, sia per la comunicazione dell orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra documentazione. Per consentire all Ufficio Protocollo di evadere in 12

13 giornata tutta la documentazione relativa a gare o concorsi, si fissa la scadenza degli stessi entro le ore 13.00, ove non disposto in altra maniera dall Ente. 13

14 SEZIONE 4. Registrazione a protocollo e segnatura dei documenti 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al protocollo. 4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo (Allegato n. 4): gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente, il cui elenco è allegato al presente manuale (Allegato n. 6). 4.3 Elementi obbligatori della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: 1. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; 2. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; 3. mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; 4. allegati (numero e descrizione) 5. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; 6. data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; 7. impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; 8. documento elettronico originale se trasmesso per via telematica attraverso posta elettronica certificata istituzionale associato a firma elettronica; A tale operazione seguono: classificazione: categoria, classe, fascicolo secondo Titolario di classificazione (Allegato n. 8); assegnazione. 14

15 Inoltre possono essere aggiunti: data di arrivo (se disponibile) allegati (numero e descrizione); numero di protocollo del documento ricevuto (se disponibile) mezzo di ricezione/spedizione (prioritaria, raccomandata, corriere, fax, mail ecc.); unità organizzativa mittente per i documenti in uscita e assegnataria per i documenti in ingresso; eventuale livello di riservatezza; elementi identificativi del fascicolo/pratica, se necessario e quando disponibile. 4.4 Registrazione dei documenti interni Di norma i documenti prodotti dall'ente a solo uso interno non vengono protocollati. Nel caso in cui sia necessario dare valenza giuridico-probatoria a documenti che costituiscono atti preparatori (pareri tecnico-legali), essi potranno essere protocollati mediante la specifica funzione del software di protocollo. 4.5 Registrazione degli allegati Il numero e la descrizione degli allegati sono elementi essenziali per l efficacia di una registrazione. Nella registrazione di protocollo/particolare si riporta la descrizione della tipologia degli allegati e, se significativi, anche dei loro estremi (data, numero, ecc). Tutti gli allegati devono pervenire con il documento principale alle postazioni abilitate alla protocollazione al fine di essere inseriti nel sistema di gestione documentale. In presenza di allegati analogici su ciascuno è riportata la segnatura di protocollo. 4.6 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo mediate timbro o tramite l apposizione di etichette. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: 1. codice identificativo dell amministrazione, per i protocolli informatici; 2. codice identificativo dell area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici; 3. data di protocollo; 4. numero di protocollo; 5. indice di classificazione; Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche: oggetto del documento; mittente/destinatario; 15

16 Inoltre possono essere aggiunti: persona o ufficio destinatari; identificazione degli allegati; informazioni sul procedimento e sul trattamento; classificazione e fascicolazione di competenza. 4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del servizio archivistico a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra il provvedimento autorizzativo redatto dal servizio archivistico. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire al servizio archivistico tramite apposita funzione del software di gestione documentale. È cura del Responsabile del servizio conservare un apposito registro dei numeri di protocollo annullati, sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta l annullamento. Il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del servizio archivistico. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. 4.8 Differimento dei termini di protocollazione Il responsabile del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti. 4.9 Registro giornaliero e annuale di protocollo Il Registro di protocollo, in forma digitale, è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento ad una data certa, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico alla fine di ogni giorno è salvato su supporti di memorizzazione, secondo quanto previsto dal DPCM del e in base alle modalità previste dal Piano di Sicurezza Informatica vigente (Allegato n. 9). Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica. Per quanto riguarda le procedure di conservazione della memoria informatica vedi anche la Sezione

17 4.10 Registro di emergenza Il Responsabile del servizio archivistico autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza, a norma dell art. 63 del DPR 445/2000, su supporto cartaceo da archiviare a cura del Responsabile del servizio archivistico unitamente alla propria copia del registro annuale di protocollo e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all attivazione del registro (Allegato n. 10). All inizio di ogni anno, il responsabile del servizio archivistico provvede a istituire il registro di emergenza su supporto cartaceo (Allegato n. 10). Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Qualora nel corso di un anno il registro di emergenza non venga utilizzato, il Responsabile del servizio archivistico annota sullo stesso il mancato uso. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell'interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo. Prima di autorizzare l'avvio dell'attività di protocollo sul registro di emergenza, il Responsabile del servizio archivistico imposta e verifica la correttezza della data e dell'ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare. Sul registro di emergenza sono riportate: la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione del funzionamento del protocollo generale. 17

18 SEZIONE 5. Documentazione particolare 5.1 Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dirigenziali, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale, pubblicazioni all albo on-line e notifiche. Le deliberazioni di giunta e consiglio, le determinazioni dirigenziali, i decreti, le ordinanze, i contratti, i verbali della polizia locale e altri tipi di verbalizzazioni previsti dalla legge o da regolamenti, sono soggetti a registrazione particolare da parte dell ente e non sono registrati al protocollo. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente: dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile); dati di classificazione e fascicolazione; numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile). Per quanto riguarda le pubblicazioni all albo on line e le notifiche si rimanda alle apposite linee guida in allegato (Allegato n. 11). 5.2 Documentazione di gare d'appalto in busta chiusa e sigillata e gare telematiche. La documentazione di gare effettuate nel mercato elettronico o acquisti compiuti mediante piattaforme informatiche, è inviata telematicamente direttamente alle piattaforme on line dei gestori dei mercati elettronici della Pubblica amministrazione, che ne garantiscono la conservazione, sicurezza e riservatezza seconda la normativa vigente. In caso di gare non effettuate tramite piattaforme telematiche, le offerte di gare d appalto o altra documentazione da consegnarsi all ente in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa; la registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto; la segnatura deve essere apposta sulla busta o sull involto chiuso, insieme all orario di consegna; la specifica oraria viene pertanto a contrassegnare l orario di consegna allo sportello e, nel caso di consegna oltre il limite orario stabilito, evidenzia la documentazione pervenuta oltre la prevista scadenza. Dopo l apertura, a cura del Responsabile del procedimento, verrà riportato su ciascun documento contenuto nella busta o involto il numero di protocollo assegnato alla busta. Per motivi organizzativi, tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente il Responsabile dell Ufficio Protocollo circa l inizio e la scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere. 18

19 5.3 Gestione delle Fatture L ufficio Ragioneria riceve direttamente le fatture attraverso l indirizzo PEC dedicato, fatturazione.elettronica@comune.pero.mi.legalmail.it. Le fatture elettroniche sono protocollate automaticamente dal programma del protocollo. Il servizio ragioneria provvede ad inviare il documento agli uffici di competenza. 5.4 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime, documenti non firmati e corrispondenza in involti con dicitura riservata, personale. La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non siano riportate le diciture riservata, personale, riservata personale, confidenziale o simili o comunque dalla confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata: in questi casi, la busta viene trasmessa chiusa al destinatario che, nel caso, ne richiede la protocollazione. Le lettere anonime non vengono protocollate, se intestate genericamente al Comune; se specificamente indirizzate, sono consegnate al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione. Le lettere con firma illeggibile, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si registrano a protocollo, ma si inviano al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione a seguito di eventuali accertamenti, indicando al protocollo i dati necessari per la registrazione. 5.5 Documenti trasmessi via fax Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra pubbliche amministrazioni deve avvenire di norma tramite l uso della posta elettronica (Articolo 5.13). Pertanto di norma non si spediscono documenti via fax. In caso di necessità è consentito all ente l utilizzo di un sistema di fax management, che consente l acquisizione dei documenti in formato elettronico tramite la/le casella/e di posta elettronica integrate nel sistema di gestione documentale. Di norma al fax non segue mai l'originale. Qualora successivamente arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. 5.6 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza senza lettera di accompagnamento Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento. Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all ente, si faranno copie informatiche degli stessi. 19

20 5.7 Allegati Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti a cui afferiscono all ufficio/postazioni decentrate di protocollo per la registrazione. Di regola viene apposta la segnatura solo sulla lettera di accompagnamento o sul documento principale. Se richiesto, anche su ogni allegato analogico viene riportato il timbro della segnatura di protocollo. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati come parte integrante di un documento elettronico. Nel caso in cui una PEC contenga allegati illeggibili si dovrà chiedere chiarimenti al mittente in merito al documento allegato. 5.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni Qualora pervengano all'ente documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno restituiti al destinatario. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente. 5.9 Oggetti plurimi Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall altra. L originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Nel caso in cui l individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del destinatario, questi deve inviare all ufficio protocollo apposita comunicazione affinché si provveda nel medesimo modo. La documentazione in partenza deve avere un unico oggetto per ciascuna comunicazione Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), devono essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base, ossia minuta/copia per atti, deve essere firmato in forma autografa o con firma elettronica/digitale. Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si voglia apporre singolarmente la sottoscrizione, deve essere obbligatoriamente riportata l indicazione del Responsabile del procedimento o del sottoscrittore, preceduto dall abbreviazione F.to e dalla seguente dicitura: L originale del documento è conservato presso l ufficio comunale cui compete il relativo procedimento. La firma autografa/digitale è sostituita dall indicazione del nome a norma dell art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/

21 5.11 Trasmissioni telematiche I dati di cui all allegato n. 12 sono trasmessi/ricevuti dall Ente con immissione diretta dei dati sul server dell Ente destinatario, senza la produzione e conservazione dell originale cartaceo. I documenti sono trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione Sito Internet istituzionale Sul sito internet istituzionale del comune sono pubblicate le sezioni dedicate all albo on line ( gestito secondo le linee guida previste dall allegato n. 11, e la Sezione relativa all Amministrazione trasparente, in cui sono indicati i contenuti previsti nel Dlgs. 33/ Gestione delle password Il sistema garantisce la gestione e conservazione delle password di accesso al sistema stesso e hai servizi online degli utenti interni e esterni secondo le modalità descritte nel Piano per la sicurezza informatica (Allegato n. 9). 21

22 SEZIONE 6. Posta elettronica 6.1 Gestione della posta elettronica Per il corretto impiego della posta elettronica ed anche al fine di estenderne l uso nell ambito dell attività amministrativa interna, si richiama quanto indicato nelle recenti norme: è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente, diffondere circolari o ordini di servizio. Ad integrazione di quanto citato, si puntualizza che la trasmissione di documenti informatici tramite la posta elettronica deve attenersi alle norme ed alle regole vigenti al fine di garantirne la validità legale ed amministrativa e la loro corretta gestione nell ambito del sistema adottato per la classificazione, l archiviazione e la conservazione dei documenti e dei fascicoli. In particolare, come stabilito dall'articolo 6 del Codice dell'amministrazione digitale, il Comune di Pero utilizza la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti interessati (pubbliche amministrazioni, imprese, professionisti) ed i cittadini che ne fanno richiesta. La casella istituzionale di posta elettronica certificata, collegata con il sistema di protocollo informatico è quindi l indirizzo elettronico ufficiale atto a ricevere messaggi da altre pubbliche amministrazioni, cittadini, professionisti ed imprese dotati di analoghi strumenti di trasmissione (PEC). Il Comune ha adempiuto a tali obblighi dotandosi di un indirizzo di posta elettronica certificata, pubblicando tale indirizzo sulla home page del proprio sito Internet e comunicandolo all Indice P.A. ( Qualora il messaggio pervenga a caselle di ufficio e si ritenga opportuno attribuire egualmente un efficacia probatoria al messaggio stesso, dovrà essere rispettata la seguente procedura: il corpo del messaggio o il/i documento/i ad esso allegati dovranno essere inoltrati alla casella di posta certificata dell ente e successivamente registrati a cura del servizio archivistico. Il messaggio sarà successivamente assegnato dal servizio archivistico, attraverso il software di protocollo, al responsabile del procedimento amministrativo che ne ha precedentemente richiesto la protocollazione. Per la spedizione di documenti a firma digitale è prevista I apposita casella di posta elettronica certificata. In caso di ricezione di PEC o di documenti informatici su indirizzi di posta elettronica individuale o di ufficio, gli stessi saranno re-inoltrati dal mittente all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente per la registrazione. La casella di posta elettronica di settore o ufficio va utilizzata dalle strutture per gli scambi di documenti non definitivi o per i quali non è necessario acquisire certezza di invio e di ricezione, sia fra le strutture dell ente che fra queste ultime e altre amministrazioni. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: 22

23 Questo messaggio di posta elettronica ed ogni suo eventuale allegato possono contenere informazioni di carattere privato o confidenziale, rivolte esclusivamente ai destinatari sopra indicati. Se non siete quindi tra i corretti destinatari o se avete ricevuto erroneamente questo messaggio, siete pregati di rispondere immediatamente al mittente segnalando l accaduto e successivamente cancellare quanto ricevuto, compresi gli eventuali allegati. A tal riguardo, vi rendiamo noto che l utilizzo, la divulgazione, la copia o la distribuzione anche parziale di questo messaggio costituisce violazione dell obbligo di non prendere cognizione della corrispondenza tra altri soggetti, sia ai sensi dell art.616 del Codice Penale, sia ai sensi del D.Lgs.196/03 ed espone quindi il responsabile alle relative conseguenze. Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni vedi gli articoli del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/ La posta elettronica per le comunicazioni interne Le comunicazioni tra l ente/organizzazione e i propri dipendenti, nonché tra le varie strutture, avvengono, di norma, mediante l utilizzo della casella di posta elettronica ordinaria dei rispettivi uffici/ servizi/dipartimenti/articolazioni aziendali o le caselle di posta elettronica nominative, nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, nonché previa informativa agli interessati circa il grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. La posta elettronica viene utilizzata per: convocare riunioni (interne all ente/organizzazione); inviare comunicazioni di servizio o notizie, dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione; diffondere circolari, ordini di servizio, copie di documenti (gli originali si conservano nel fascicolo specifico debitamente registrati). 6.3 La posta elettronica ricevuta da cittadini o altri soggetti privati Le istanze e le dichiarazioni trasmesse per via telematica all indirizzo istituzionale devono ritenersi valide a tutti gli effetti di legge qualora: siano trasmesse via posta elettronica o via posta elettronica certificata, regolarmente sottoscritte con firma elettronica/digitale dotata di certificato valido rilasciato da un certificatore accreditato; l autore del documento è identificato dal sistema informatico con l uso della carta d identità elettronica o della Carta Regionale dei Servizi (CRS) oppure attraverso altri strumenti informatici messi a disposizione dall ente/organizzazione, che consentano l individuazione certa del soggetto richiedente; 23

24 siano inviate utilizzando una casella di Posta Elettronica Certificata, le cui credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare attestata da parte del gestore del sistema; si tratti di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà trasmesse secondo le modalità di cui all art. 38 comma 3 del DPR 445/2000. Al di fuori delle predette ipotesi, le comunicazioni di posta elettronica che pervengono all indirizzo istituzionale, dei singoli servizi o a quelli nominativi, sono valutate in ragione della loro rispondenza a ragionevoli criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato, e successivamente soggette, se del caso, a protocollazione/registrazione secondo le seguenti modalità: Messaggi di posta elettronica con allegate rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei: nel caso in cui via posta elettronica pervengano rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei in uno dei seguenti formati standard TIFF, PDF, PDF-A, JPEG, la rappresentazione digitale e il messaggio che la trasmette verranno inoltrati alla casella di posta elettronica istituzionale protocollo@comune.pero.mi.legalmail.it con richiesta di protocollazione/registrazione da parte del responsabile del procedimento; Messaggi di posta elettronica: qualora si volessero registrare al protocollo semplici messaggi di posta elettronica ordinaria/nominativa, il Responsabile del procedimento dovrà fare richiesta di protocollazione/registrazione; poiché le istanze e le dichiarazioni presentate con tale modalità non sono valide ai sensi dell art.65 del CAD, la richiesta di protocollazione dovrà contenere la dichiarazione della certezza della provenienza. In ogni caso, spetterà al Responsabile del procedimento, ove ne rilevi la necessità, richiedere al mittente la regolarizzazione dell istanza o della dichiarazione, acquisendo ogni utile documentazione integrativa. 6.4 La posta elettronica ricevuta da altre Pubbliche Amministrazioni Le comunicazioni e i documenti ricevuti da altre Pubbliche Amministrazioni sono valide ai fini del procedimento una volta che ne sia verificata la provenienza, ovvero quando: sono sottoscritti con firma elettronica/digitale; sono dotati di segnatura di protocollo; sono trasmessi attraverso sistemi di posta elettronica certificata. 24