Interreg V-A France-Italie ALCOTRA

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1 Interreg V-A France-Italie ALCOTRA Guida per la compilazione su Synergie CTE dei formulari PITEM-PITER BANDO PER LA PRESENTAZIONE DI CANDIDATURE ALLA COSTITUZIONE DI PIANI INTEGRATI TEMATICI (PITEM) E DI PIANI INTEGRATI TERRITORIALI (PITER) du 16 décembre 2016 au 30 mars 2017 Version /03/17 1

2 1. Introduzione Accesso a Synergie CTE Creazione del piano Ordine consigliato per il completamento del formulario Raccomandazioni per l inserimento del vostro dossier di candidatura su Synergie Deposito definitivo del dossier

3 1. Introduzione Il formulario di candidatura per la costituzione di piani integrati tematici (PITEM) e di piani integrati territoriali (PITER) deve essere inserito su Synergie CTE e trasmesso all Autorità di gestione attraverso il sistema. Tale guida è destinata ai coordinatori dei piani integrati e fornisce le informazioni utili per l accesso alla piattaforma, per l inserimento del formulario di candidatura e per il deposito del formulario. In aggiunta a questa guida, si propone un accompagnamento via posta elettronica o telefonico da parte del Segretariato Congiunto, il 28 e 29 marzo (dalle ore alle e dalle ore alle 17.00) ed il 30 marzo dalle ore alle 12.00, rivolto ai coordinatori dei piani integrati che hanno riscontrato difficoltà legate allo strumento Synergie CTE I coordinatori che intendono avvalersi di tale accompagnamento sono invitati ad inviare una mail all indirizzo alcotra-synergiecte@auvergnerhonealpes.eu entro lunedì 27/03/2017 alle ore 12.00, in cui precisano le difficoltà riscontrate ed un numero di telefono al quale potranno essere ricontattati. 2. Accesso a Synergie CTE Collegarsi a Si visualizza la schermata seguente: Il caricamento della candidatura è fatto esclusivamente dal coordinatore del PITEM/PITER (non è richiesto alcun accesso per gli altri partner). 3

4 Esistono tre opzioni: 1. Opzione 1: il coordinatore del piano è già stato capofila di un progetto sulla piattaforma Synergie CTE (ALCOTRA o altro programma; es: MED); 2. Opzione 2: il coordinatore del piano ha già delle credenziali di acceso alla piattaforma Synergie CTE 14-20, ma solo in qualità di partner di un progetto già depositato su Synergie CTE 14-20; 3. Opzione 3: il coordinatore del piano non ha mai utilizzato Synergie CTE 14-20, nè per ALCOTRA, nè per un altro programma (es. MED). Opzione 1 (coordinatore del piano già capofila di un altro progetto) - Dalla schermata principale, inserire le credenziali di accesso già disponibili; - Il sistema visualizza i progetti già depositati; in fondo alla tabella è disponibile un menù a tendina dal quale è possibile selezionare il formulario che si intende compilare (PITEM o PITER); - Selezionare il formulario prescelto e cliccare su: - Iniziare la compilazione del formulario seguendo le istruzioni disponibili al capitolo 3. 4

5 Opzione 2 (coordinatore del piano già partner, in precedenza, di un progetto caricato su Synergie CTE 14-20) - Dalla schermata principale, selezionare Creare un account ; - Una schermata mostra l insieme dei programmi, con i rispettivi loghi. Utilizzare la barra di scorrimento per trovare il programma ALCOTRA e cliccare su: - Cliccando su Creare un account, appare questa schermata: 5

6 - Se il coordinatore del piano è già stato partner, selezionare la prima opzione; - Selezionando la prima opzione, si apre uno spazio per inserire le credenziali dell organismo; - Entrando nel sistema, il sistema visualizza i progetti per i quali il coordinatore è già partner; in fondo alla tabella è disponibile un menù a tendina dal quale è possibile selezionare il formulario che si intende compilare (PITEM o PITER); - Selezionare il formulario prescelto e cliccare su: - Iniziare la compilazione del formulario come indicato al capitolo 3. 6

7 Opzione 3 (coordinatore del piano che non ha mai utlizzato Synergie CTE 14-20) - Dalla schermata principale, selezionare Creare un account ; - Una schermata mostra l insieme dei programmi, con i rispettivi loghi. Utilizzare la barra di scorrimento per trovare il programma ALCOTRA e cliccare su: - Cliccando su Creare un account, appare questa schermata: 7

8 - Selezionare il secondo punto e cliccare su Continuare ; Il coordinatore del piano deve ricercare il proprio organismo nel database (almeno un criterio deve essere selezionato). Selezionare, ad esempio, «France» per il paese e digitare «Nome o ragione sociale» per la ragione sociale. Un elenco mostra i risultati della ricerca. Se l oganismo coordinatore del PITEM PITER è già iscritto nell elenco di riferimento, lo stesso deve essere selezionato per passare direttamente alla fase di creazione del contatto. Attenzione: cercare gli organismi francesi posizionandosi sulla versione francese del sistema, e viceversa per gli organismi italiani. Se l organismo non è ancora stato creato, la creazione sarà a cura del beneficiario cliccando su: 8

9 Si visualizza la seguente schermata di creazione dell organismo: Inserire le informazioni obbligatorie (su fondo giallo): - Nome dell organismo nelle 2 lingue - Scegliere il paese dal menù a tendina - Scegliere la categoria Interact dell organismo (natura giuridica) - Selezionare il tipo di codice amministrativo (Codice fiscale, SIRET o IVA) - Inserire il codice amministrativo dell organismo. SALVARE Si visualizza la seguente schermata per la creazione del contatto: 9

10 È obbligatorio inserire il cognome, il nome, l indirizzo mail, l indirizzo completo, un nome utente e una password. Le altre informazioni sono facoltative. Occorre quindi inserire il testo captcha (si può cambiare o ascoltare). SALVARE Attenzione: - In questa fase si consiglia di indicare il contatto della persona di riferimento che si occupa operativamente del caricamento del formulario (le informazioni relative al rappresentante legale potranno essere indicate in un momento successivo); - Le persone che sono state registrate sulla piattaforma con un profilo istruttore, non potranno utilizzare il proprio indirizzo mail per creare un profilo coordinatore. Un messaggio inviato all indirizzo indicato dal coordinatore informa che l account è stato creato. Per confermare l account, è necessario cliccare sul link ricevuto per posta elettronica. Il suddetto link è attivo per 60 minuti. Un reindirizzamento automatico permette di accedere all applicazione e creare il proprio piano. 10

11 3. Creazione del piano Una volta completata la procedura di creazione dell account, il coordinatore potrà creare il suo piano. Selezionare dalla pagina principale il bando d interesse. Cliccare su «Proporre un nuovo progetto». Nella schermata successiva, indicare l acronimo del piano nel campo giallo. Selezionare quindi gli OS di riferimento del piano, tenendo conto che: - Per i PITEM, dovrà essere selezionato esclusivamente un OS: - Per i PITER devono essere selezionati tutti gli OS interessati dal piano: Dopo aver selezionato l OS, cliccare su «Continuare». 11

12 4. Ordine consigliato per il completamento del formulario Si consiglia di iniziare l inserimento dati nel Formulario di Candidatura accedendo alla sezione Inserire gli elementi principali. Le informazioni inserite in questa sezione saranno infatti riportate automaticamente in altri capitoli del formulario. La logica e l ordine di inserimento delle informazioni sono quindi i seguenti: inserire prioritariamente le informazioni principali, accendendo alla sezione Inserire gli elementi principali ; inserire successivamente le altre informazioni, completando direttamente i capitoli del formulario; a questi si accede cliccando sul titolo corrispondente del sommario che appare su Synergie. Si noti che alcuni campi prevedono un numero limitato di caratteri; quando nessun limite è previsto, è opportuno comunque privilegiare un approccio sintetico. Accendendo alla sezione Inserire gli elementi principali, completare le sezioni seguenti: - Descrizione: inserire gli elementi seguenti o Data di inizio previsionale del piano; o Data di fine previsionale del piano; o Titolo completo del piano (IT e FR); o Descrizione sintetica (IT e FR): in 1500 caratteri, fornire una sintesi dell operazione seguendo le indicazioni degli spazi Guida alla compilazione sul sistema. - Partner: aggiunger i partner del piano. Un pulsante Aggiungi partner è disponibile. Cliccare sul pulsante e procedere come segue: o cercare l'organismo del partner nella banca dati (ripetere la procedura indicata nelle pagine da 8 a 10 per il coordinatore del piano). Attenzione: cercare gli organismi francesi posizionandosi sulla versione francese del sistema, e viceversa per gli organismi italiani; o se l'organismo non è esistente, il coordinatore potrà crearlo cliccando su "Inserire un organismo nell elenco di riferimento". Inserire le informazioni dell'organismo (Nome dell'organismo nelle due lingue, categoria Interact, codice amministrativo - codice fiscale, SIRET o IVA), quindi salvare; o è necessario inserire per ogni partner, anche se l organismo è già esistente, le seguenti infomazioni: indirizzo, Recupero IVA (SI/NO/in parte); Tipo partner (pubblico/privato); o per ogni partner devono essee indicati almeno due contatti: rappresentante legale e coordinatore del progetto (cliccare sul nome del partner ed aggiungere i contatti dalla sezione "Contatto"). 12

13 ATTENZIONE: - E probabile che numerosi organismi pubblici (Regioni, Comuni ) siano già registrati nella banca dati. Prima di creare nuovi organismi, vi invitiamo a consultare i vostri beneficiari; - E possibile che i vostri partner dispongano già di un accesso alla piattaforma in qualità di capofila, partner o istruttore. Si consiglia di verificare con i partner quest aspetto e, in caso positivo, domandargli a quale organismo questi è collegato (se è stato capofila o partner, questa informazione è disponibile nel formulario di candidatura HTML del progetto al quale ha partecipato, nella sezione Inserire gli elementi principali / partner / partner XY / contatti / contatto XY, in alto a sinistra sullo schermo): - Potrete quindi copia-incollare il nome dell organismo nel motore di ricerca della banca dati (si veda pag. 8), accedere ai contatti collegati e ritrovare il nome della persona nella lista. - Selezionare la funzione della persona nell ambito del piano («Legale rappresentante» o «Coordinatore del progetto (profilo partner)»). 13

14 5. Raccomandazioni per l inserimento del vostro dossier di candidatura su Synergie 5.1 Lingue e allegati Tutte le sezioni di Synergie devono essere completate nelle due lingue del programma. L allegato 3 Analisi territoriale dovrà egualmente essere bilingue o fornito in francese e in italiano (massimo di 5 pagine per ogni lingua, A4, carattere calibri 11). Tutti gli altri allegati possono essere presentati nella lingua del beneficiario (Dimostrare il lavoro di concertazione effettuato prima del deposito; lettera di presentazione firmata dal capofila e lettere d impegno dei partner; Descrizione del ruolo / profilo delle competenze del coordinatore; GANTT: calendario di presentazione e realizzazione dei diversi progetti; mappa del territorio del piano; valutazione di impatto dei progetti , se fornita). La taglia massima consentita per gli allegati è di 8Mb. 5.2 Firma dei documenti del dossier di candidatura Il sistema non è predisposto per il riconoscimento della firma digitale. Si invitano pertanto i beneficiari ad allegare esclusivamente documentazione sottoscritta manualmente. 5.3 Legenda dei simboli più frequenti del sistema Synergie CTE Aggiungere un nuovo elemento. Modificare le informazioni di una sezione. Eliminare un elemento. Consultare il dettaglio di una sezione senza modificarne le informazioni. Inserire una data - sarà visualizzato un calendario. Inserire un commento. Creare una versione PDF del documento. 14

15 5.4 Salvataggio dei dati E possibile caricare il progetto su Synergie CTE in più sessioni di lavoro. Per salvare il lavoro svolto, cliccare sul pulsante Salva alla fine di ogni pagina. Quando l informazione è stata correttamente salvata, si visualizzerà un messaggio in verde in alto della schermata. Per indicare che il riempimento del capitolo è completato, è necessario selezionare la casella Indicare che l'inserimento della schermata è completato prima di cliccare sul pulsante Salva. Questa procedura consente di monitorare l avanzamento dell inserimento capitolo per capitolo. Nella pagina del sommario del Formulario di Candidatura, infatti, si visualizzerà una spunta verde in corrispondenza di ogni capitolo completato, anche in corrispondenza di alcune parti automaticamente compilate dal sistema. Attenzione: i capitoli Identificazione del proetto e Descrizione sintetica non avranno la spunta verde. In altro a destra della pagina, si visualizza altresì una barra di progressione che descrive la percentuale di caricamento dati in un determinato momento. Questa barra si aggiorna man mano che le sezioni vengono concluse definitivamente e che le spunte verdi sono visualizzate nel sommario. Attenzione: è possibile depositare il dossier anche qualora la barra non abbia raggiunto il 100%. Tuttavia qualora la barra non abbia raggiunto il 100%, si consiglia di ripercorrere ciascun capitolo per assicurarsi che tutte le sezioni siano state correttamente completate e registrate. 15

16 6. Deposito definitivo del dossier La chiusura del formulario di candidatura su Synergie CTE è possibile quando tutti i capitoli del formulario hanno la spunta verde e gli allegati sono stati caricati. Si invita il coordinatore ad allegare, oltre ai documenti richiesti dal bando, copia del documento di identità del firmatario e l atto di delega qualora il firmatario non corrisponda al rappresentante legale. Per produrre il formulario di candidatura definitivo è necessario che tutte le informazioni siano correttamente caricate sul sistema, quindi è necessario: verificare la coerenza dei dati e salvare ogni pagina del formulario; verificare che la casella Indicare che l'inserimento del capitolo è terminato sia selezionata in tutti i capitoli; una volta completato l inserimento, cliccare su Controllare la coerenza dei dati del modulo : o i controlli con quadrato verde sono conformi; o i controlli con quadrato rosso presentano una o più incoerenze; o in fondo alla pagina, è riproposta la lista dei controlli incoerenti: in rosso i controlli bloccanti e in arancione, quelli non bloccanti. Si suggerisce di procedere con la correzione prima di effettuare nuovamente i controlli di coerenza. Attenzione: alcuni elementi non saranno verificati automaticamente dal sistema : - la scelta degli OS per i PITER; - il fatto che il coordinatore abbia inserito la lista dei partner; - la completezza dei campi del formulario relativi al dettaglio dei progetti semplici; - la completezza degli allegati. Se il controllo di coerenza è positivo, è possibile depositare il progetto cliccando su Trasmettere il modulo all'autorità di gestione (attenzione, fintanto che ci saranno delle incoerenze il pulsante Trasmettere il modulo non sarà visibile). Richieste di assistenza Per informazioni e richieste di assistenza relative al programma Synergie CTE si prega di scrivere al seguente indirizzo: alcotra-synergiecte@auvergnerhonealpes.eu. Un accompagnamento personalizzato su richiesta è previsto il 28, 29 e 30 marzo (si veda introduzione). 16