DELIBERAZIONE. Via Albere, n Monselice (PD)

Transcript

1 DELIBERAZIONE Via Albere, n Monselice (PD) Comuni: Agna, Anguillara Veneta, Arquà Petrarca, Arre, Bagnoli di Sopra, Baone, Barbona, Battaglia Terme, Bovolenta, Candiana, Carceri, Cartura, Casale di Scodosia, Castelbaldo, Cinto Euganeo, Conselve, Due Carrare, Este, Galzignano Terme, Granze, Lozzo Atestino, Masi, Megliadino San Fidenzio, Megliadino San Vitale, Merlara, Monselice, Montagnana, Ospedaletto Euganeo, Pernumia, Piacenza D Adige, Ponso, Pozzonovo, Saletto, San Pietro Viminario, Santa Margherita D Adige, Sant Elena, Sant Urbano, Solesino, Stanghella, Terrassa Padovana, Tribano, Urbana, Vescovana, Vighizzolo d Este, Villa Estense, Vò DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO N. 98 DEL 19/02/2016 Oggetto: APPROVAZIONE REGOLAMENTO SULL'UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA PRESSO L'AZIENDA ULSS 17.

2 DELIBERAZIONE N. 98 DEL 19/02/2016 Pag. 2 Il Dirigente Responsabile dell'unità Operativa Complessa Sistemi Informativi ing. Andrea Baraldo sottopone al Commissario la seguente relazione. Le realtà aziendali sono andate caratterizzandosi in questi ultimi anni per l elevato uso delle tecnologie informatiche che, se da un lato hanno consentito l introduzione di innovative tecniche di gestione delle aziende, dall altro hanno anche dato origine a numerose problematiche relative all utilizzo degli strumenti informatici forniti dall azienda stessa ai propri dipendenti per lo svolgimento delle mansioni e compiti affidati. In questo senso, viene fortemente sentita anche dalle aziende pubbliche la necessità di porre in essere regole e adeguati sistemi di controllo sull utilizzo di tali strumenti da parte dei dipendenti/collaboratori nonché normare e regolamentare le modalità di utilizzo. Con particolare riferimento alla posta elettronica, essendo oramai uno strumento imprescindibile per le normali attività lavorative di comunicazione e di informazione riveste una particolare importanza la definizione di un regolamento di carattere generale di cui allegato alla presente che definisca obblighi e ambiti di utilizzo. Il regolamento, oltre a dettare una disciplina per l utilizzo degli strumenti informatici aziendali, vuole costituire un utile strumento per sensibilizzare il personale su altri aspetti altrettanto importanti nella gestione dei sistemi informatici aziendali, quali il rispetto della normativa sulla tutela legale del software e quella sulla tutela del know-how aziendale, quando queste importanti informazioni di proprietà dell Azienda sono custodite nel sistema informatico. Il regolamento sarà pubblicizzato adeguatamente e verrà sottoposto ad aggiornamento periodico. Sono tenuti all osservanza delle presenti disposizioni tutti gli assegnatari di casella di posta elettronica siano essi dipendenti, operatori convenzionati o collaboratori dell Azienda ULSS. Tutto ciò premesso, si propone al Commissario: 1. di approvare il regolamento aziendale sull utilizzo dei sistemi informatici dell ULSS17, parte integrante della presente deliberazione. 2. di incaricare la Responsabile Ufficio Comunicazione, Privacy, Trasparenza, di dare la massima diffusione del presente regolamento.

3 DELIBERAZIONE N. 98 DEL 19/02/2016 Pag. 3 IL COMMISSARIO Vista la relazione predisposta dal Dirigente Responsabile dell'unità Operativa Complessa Sistemi Informativi; Preso atto che il Responsabile della struttura proponente, che ha istruito ed espletato in ogni sua parte la pratica, ne attesta la conformità agli atti, la regolare istruttoria, la compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, controfirmando la proposta del presente atto; Acquisiti agli atti i pareri favorevoli espressi dai Direttori Amministrativo, Sanitario e dal Direttore dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale; DELIBERA 1. di approvare il regolamento aziendale sull utilizzo dei sistemi informatici dell ULSS17, parte integrante della presente deliberazione. 2. di incaricare la Responsabile Ufficio Comunicazione, Privacy, Trasparenza, di dare la massima diffusione del presente regolamento. IL COMMISSARIO dr. Claudio Dario

4 1 / 7 REGOLAMENTO GESTIONE CASELLA DI POSTA ELETTRONICA Autori documento Ruolo Andrea Baraldo Direttore UOC Sistemi Informativi Revisori documento Ruolo Antonio Sturaro Collaboratore UOC Sistemi Informativi Chiara Zambon Responsabile Ufficio Comunicazione, Privacy, Trasparenza Approvazione documento Ruolo Lorenzo Pavani Direttore Amministrativo Allegato 'A' pag.4 di 10

5 2 / 7 indice 1. INTRODUZIONE DEFINIZIONE CASELLE ORGANIZZAZIONE Casella personale aziendale Casella di servizio GESTIONE DELLA CASELLA DI POSTA NON UFFICIALITA E LICEITA DELLA POSTA ELETTRONICA ASSENZA PROLUNGATA DEL LAVORATORE GESTIONE DI INVII MASSIVI E/O CON ALLEGATI DI GROSSE DIMENSIONI... 7 Allegato 'A' pag.5 di 10

6 3 / 7 1. INTRODUZIONE La posta elettronica ( o , dall'inglese electronic mail) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente abilitato può inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un computer o altro dispositivo elettronico (es. palmare, cellulare ecc.) connesso in rete attraverso un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio. È una delle applicazioni Internet più conosciute e utilizzate assieme al web. L utilizzo nell ambito dell ULSS 17 (quale provider) è consentito per l invio e ricezione di messaggi legati a comunicazioni e dati utili all esecuzione della propria attività sia verso l interno dell Azienda ULSS 17 quanto verso altre ULSS e/o soggetti. Con deliberazione del direttore generale n 1122 del 2011 era stato redatto un regolamento sull utilizzo degli strumenti informatici presso l ULSS 17, fra questi era citata anche la posta elettronica ma non era dettagliatamente normata. I Sistemi Informativi garantiscono che l utilizzo sia ristretto solo agli utenti autorizzati. 2. DEFINIZIONE CASELLE ORGANIZZAZIONE 2.1. Casella personale aziendale Responsabilità: della persona individuata NOME, COGNOME Ambito e modalità di utilizzo: Viene consegnata a tutti i dipendenti dell Ulss 17 (per i nuovi assunti la consegna avviene contestualmente a quella delle credenziali di accesso al sistema). La casella personale aziendale è uno strumento di comunicazione interna che la Direzione Aziendale attiva affinché tutti i dipendenti ricevano direttamente informative in merito alle seguenti aree: Applicazione di disposizioni di legge in merito alla gestione del personale Accordi sindacali Comunicazioni di carattere economico Allegato 'A' pag.6 di 10

7 4 / 7 Comunicazioni di carattere sindacale Comunicazioni relative al benessere organizzativo / mobbing / pari opportunità Variazioni contrattuali Nuovi regolamenti Variazioni di Regolamenti Particolari comunicazioni non rientranti nei precedenti punti, ma di portata generale o di particolare rilevanza Potrà inoltre essere utilizzata ai fini lavorativi per scambi di comunicazioni relative all attività di servizio non di carattere ufficiale. Dovrà essere utilizzata nelle modalità web-mail salvo eccezioni opportunamente motivate. L accesso sarà possibile da qualsiasi Postazione di Lavoro (PC) presso l ULSS 17 collegato alla rete aziendale, ma anche da qualsiasi PC esterno alla stessa (anche da casa). Dimensionamento: Di default sarà di 500 MB La casella nominativa resterà attiva fino alla cessazione del rapporto di lavoro con l azienda ULSS Casella di servizio Le caselle non nominative ma di servizio avranno la seguente sintassi: SERVIZIO XX YY XX.YY@ULSS 17.IT Es ANATOMIA PATOLOGICA Anatomia.patologica@ulss17.it Questa è la sintassi standard nei casi particolari verranno definite caso per caso in modo da garantire la rispondenza funzionale dell indirizzo al servizio 1) DIPARTIMENTO casella nominativa assegnata al direttore di dipartimento e sua segreteria Allegato 'A' pag.7 di 10

8 5 / 7 a. L eventuale coordinatore utilizzerà l nominativa 2) AREA/BLOCCO. Con la nuova organizzazione legata al Nuovo Polo Ospedaliero è stato introdotto il concetto di Blocco (si pensi alle degenze mediche/chirurgiche) è stato introdotto un coordinatore di blocco/piano) a cui afferiscono più unità operative Es. coordinatore C2-1; coordinatore C2-2. Risulta opportuno introdurre un indirizzo legato al Blocco/piano es coordinarorec22@ulss17.it slegandolo dall utenza nominativa e dalle UU.OO afferite al blocco. Gli specifici indirizzi di unità operativa es. neurologia.degenze@ulss17.it saranno gestite dal Direttore e/o suo delegato. Le unità operative semplici potranno richiedere se necessario uno specifico indirizzo di servizio che sarà creato con sintassi standard e sarà affidato in gestione al direttore/ff dell UU.OO o suo delegato esplicitamente dichiarato a cui spetterà la responsabilità della casella e del suo utilizzo 3) UNITA OPERATIVA COMPLESSA Responsabilità: del Direttore o suoi delegati. Dimensionamento: Di default sarà di 1000 MB, La casella di servizio resterà attiva fino ad eventuali riorganizzazioni aziendali, di norma fa fede l Atto Aziendale e/o l ambito territoriale di riferimento. 4) UNITA OPERATIVA SEMPLICE e SERVIZI Responsabilità: del Direttore/referenti o suoi delegati. Dimensionamento: Di default sarà di 1000 MB, La casella di servizio resterà attiva fino ad eventuali riorganizzazioni aziendali, di norma fa fede l Atto Aziendale e/o l ambito territoriale di riferimento. Verrà effettuata su richiesta dell UU.OO. servizio Allegato 'A' pag.8 di 10

9 6 / 7 3. GESTIONE DELLA CASELLA DI POSTA Ogni titolare di una casella di posta è tenuto ad inserire nella propria casella un avvertimento ai destinatari nel quale sia dichiarata l eventuale natura non personale dei messaggi stessi, la possibilità che le risposte siano conosciute nell organizzazione di appartenenza del mittente. Nonché l obbligo di inserire la dicitura prevista nella procedura aziendale POA-DGA-DAP- 01 Modalità per la gestione della Modulistica Privacy e delle certificazioni amministrative nell Azienda ULSS 17. Il possessore di una casella di posta elettronica è tenuto alla manutenzione della propria casella, localizzata sui sistemi informatici, in particolare è tenuto alla periodica cancellazione dei messaggi vecchi o degli allegati di grandi dimensioni nel rispetto delle dimensioni delle caselle di cui articolo precedente. 4. NON UFFICIALITA E LICEITA DELLA POSTA ELETTRONICA La casella di posta non ha carattere ufficiale (pertanto non ha valori legale) sia all interno dell Azienda ULSS 17 che nei confronti di altri utenti salvo casi previsti dagli specifici regolamenti. Ogni titolare di una casella di posta è responsabile dei messaggi inviati, nella forma e nei contenuti. Poiché ogni messaggio riporta autore e sito di provenienza il messaggio è assimilabile ad un documento redatto in carta intestata Azienda ULSS 17 di conseguenza forma e contenuto devono essere compatibili con le finalità dell Azienda ULSS 17 sia nei casi di scrittura utente-utente che per invii mailing group ecc.. 5. ASSENZA PROLUNGATA DEL LAVORATORE Il sistema di Posta elettronica mette a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema, di agevole utilizzo, che consentono di inviare automaticamente, in caso di assenza 8ferie lavoro fuori sede ecc..) messaggi di risposta contenente riferimenti ad altri soggetti o di contatto della struttura. L ULSS 17 propone l adozione di tali strumenti/modalità evitando l apertura da parte di soggetti terzi delegati dal lavoratore stesso. Allegato 'A' pag.9 di 10

10 7 / 7 6. GESTIONE DI INVII MASSIVI E/O CON ALLEGATI DI GROSSE DIMENSIONI Gli invii massivi di comunicazioni a tutte le strutture aziendali dovranno essere effettuati solo tramite l Uff comunicazione privacy trasparenza. Pertanto dovrà avvenire specifica richiesta all Ufficio sopraindicato con allegato il testo da divulgare, formato pdf, predisposto su carta intestata con la firma del responsabile della struttura di riferimento. Nella richiesta di invio massivo dovrà essere specificato se trattasi di comunicazione da divulgare alle strutture aziendali o per necessità comunicativa da far pervenire personalmente a tutti i dipendenti all indirizzo di posta elettronica personale aziendale. Nel caso queste comunicazioni richiamino altri documenti gli stessi verranno messi a disposizione nell area riservata e nella comunicazione verrà richiamato il link al file stesso. Per comunicazioni con l invio di allegati molto corposi si dovrà utilizzare strumenti specifici che verranno suggeriti via via dall UOC Sistemi Informativi in base ai criteri necessari di sicurezza e alla tipologia (il limite per l invio degli allegati definito di default è 10 MB). Allegato 'A' pag.10 di 10

11 "" CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE ALL ALBO E DI ESECUTIVITÀ La presente deliberazione, immediatamente eseguibile ai sensi di legge, è stata affissa all Albo pretorio on line dell Azienda Unità Locale Socio-Sanitaria il 22/02/2016 per la pubblicazione fino al 15 giorno. Monselice, li 22/02/2016 IL SEGRETARIO Avv. Manuela Trivellin