Regolamento per le spese in economia del CONSORZIO COMETA approvato con Delibera CdA del 30/01/2007

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1 Regolamento per le spese in economia del CONSORZIO COMETA approvato con Delibera CdA del 30/01/2007

2 - Premessa l entrata in vigore del decreto legislativo 12/04/06 n Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture - in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE, pubblicato sulla G.U. del 2 maggio, supplemento ordinario 107/L; - Premesso che l art. 125 del predetto Codice disciplina le procedure in economia, rinviando per l attuazione all emanazione di un successivo regolamento (comma 14); - Vista la necessità per il Consorzio di regolamentare le procedure in economia ed in particolare quelle relative all approvvigionamento di servizi e forniture nei limiti di Euro ,00 (art. 125, comma 9); - In attesa dell emanazione del regolamento di cui al comma 14 dell art Tutto ciò premesso il Consorzio Cometa adotta il presente regolamento concernente i procedimenti relativi alle spese in economia Art. 1 Oggetto della disciplina 1. Il presente regolamento definisce e disciplina il sistema delle procedure di effettuazione delle spese per l acquisizione in economia di beni e servizi. 2. La presente disciplina - tenuto anche conto di quanto disposto - opera nel rispetto dei principi sanciti dal vigente ordinamento in materia di contabilità di Stato, perseguendo gli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità di cui al D.Lgs. 30 marzo 2001, n.165, nonché di trasparenza dell azione amministrativa ai sensi della L. 7 agosto 1990, n.241 e s.m.i.. Art. 2 Definizioni 1. Ai fini della presente disciplina si intende per: a. Spese in economia tutte quelle spese inerenti la fornitura di beni e di servizi da effettuarsi entro precisi limiti di spesa e per le quali non è prevista una procedura ad evidenza pubblica, favorendo in tal modo lo snellimento dell azione amministrativa per motivi di semplicità, urgenza o di necessità. b. Amministrazione diretta il reperimento diretto di servizi da parte dell amministrazione effettuati con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio. c. Cottimo fiduciario una particolare procedura per l'acquisizione di beni e servizi caratterizzata dal rapporto diretto intercorrente tra l'amministrazione e il privato contraente, derogatoria rispetto alle normali procedure dell'evidenza pubblica. d. Responsabile delle spese in economia tutti i soggetti formalmente autorizzati al riguardo e meglio individuati nel successivo art. 5.

3 Art. 3 Aree e forme della procedura 1. Il ricorso al sistema di effettuazione delle spese per l acquisizione in economia di beni e servizi è ammesso per le singole voci di spesa individuate nel successivo art L acquisizione in economia può essere effettuata: a. in amministrazione diretta; b. a cottimo fiduciario. 1. Nell amministrazione diretta le acquisizioni sono effettuate con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio. 2. Nel cottimo fiduciario le acquisizioni di beni e servizi avvengono mediante affidamento a persone o imprese. Art. 4 Tipologia di spese in economia 1. - Il ricorso alle spese in economia può avvenire per i seguenti tipi di spese: a) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, utensili, strumenti, nonché materiale di consumo per il loro funzionamento; b) acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di attrezzature scientifiche, macchine d ufficio, apparecchiature informatiche e relativo software di base e applicativo, nonché di accessori e parti di ricambio; c) noleggio di autoveicoli e di altri mezzi di trasporto. d) acquisto, manutenzione e riparazione di apparecchi di registrazione e di riproduzione amplificata del suono e dei relativi apparati; manutenzione e riparazione di mezzi di trasmissione di informazioni, dati e documenti; e) spese in occasione di scambi culturali, congressi e convegni nonché spese per la locazione a breve termine dei locali necessari ed i relativi impianti; spese per ospitalità nei confronti di delegazioni partecipanti a convegni e congressi; f) partecipazione del personale dipendente e/o associato al Consorzio, a convegni, congressi, conferenze, riunioni, mostre ed altre manifestazioni culturali e scientifiche su temi di interesse per il Consorzio, nonché la partecipazione del personale a corsi indetti da enti, istituti ed organismi; g) abbonamenti ed acquisto di libri, riviste e giornali, periodici, notiziari, abbonamenti ad agenzie di informazione; h) spese postali e telegrafiche, nonché per la divulgazione dei bandi di concorso e/o di gara a mezzo stampa ed altre inerenti al servizio di comunicazione; i) pagamento di tasse ed imposte, contributi per licenze di esercizio, acquisto di bolli e fogli bollati e spese per sdoganamenti; j) acquisto di generi di cartoleria, cancelleria, stampati, modelli, materiale per disegno, per fotografie e per riproduzioni, lavori di stampa, tipografia e litografia, riproduzioni eliografiche e fotografiche, servizi di copisteria e grafica, nonché spese per rilegatura libri, periodici e documenti; k) spese di assicurazione; l) spese per trasporti, per spedizioni e noli, per imballaggio e facchinaggio; m) spese di memorizzazione su supporti magnetici o simili degli atti di servizio qualora ragioni di urgenza lo richiedano e sia impossibile provvedere direttamente; n) spese di pulizia, vigilanza, derattizzazione, disinfestazione, illuminazione, riscaldamento e refrigerazione di locali; spese per forniture di acqua, gas ed energia elettrica, anche in aree e/o locali ove si svolgono attività istituzionali e/o convenzionali; installazione di piccoli impianti non comportanti lavori e contratti telefonici;

4 o) spese di rappresentanza; p) spese per l attuazione di corsi di formazione e perfezionamento del personale; q) spese per visite fiscali e/o accertamenti sanitari effettuati nei confronti del personale in servizio; r) acquisto di altri beni e servizi, non previsti nel presente articolo, fino all importo di ,00, con esclusione dell IVA; s) spese per servizi finanziari e fiscali; t) spese per forniture e servizi di manutenzione; u) spese per materiale informativo e pubblicitario. 2. Il ricorso al sistema di spese in economia, è altresì consentito nelle seguenti ipotesi: i. risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto; ii. completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito dell oggetto principale del contratto medesimo; iii. acquisizioni di beni e servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente; iv. eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti comunque non imputabili al Consorzio, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose nonché a danno dell igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale. Art. 5 Responsabili delle spese in economia 1. - Le spese in economia, nei limiti dei fondi loro assegnati, sono disposte dal: a) Presidente o suo delegato; 2. - Per le spese in economia ci si può avvalere delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni o enti a ciò preposti a fini di orientamento e della valutazione della congruità dei prezzi stessi in sede di offerta. Art. 6 Competenza per materia e valore 1. Il limite per ciascuna spesa è fissato in ,00, con esclusione dell IVA E vietato qualsiasi frazionamento artificioso della spesa dal quale possa derivare l inosservanza dei limiti di valore stabiliti dal presente articolo Nel caso di contratti di somministrazione o di durata, il relativo importo va determinato con riferimento al costo complessivo del contratto Per gli ordini di importo superiore ad euro ,00 (IVA esclusa), e per le spese che non rientrano nella normale attività, la spesa deve essere autorizzata dal Consiglio di Amministrazione. Art. 7 Modalità per l effettuazione delle spese in economia

5 1. - L ordine per l acquisizione di forniture e servizi è effettuato mediante buoni d ordine, numerati progressivamente e firmati dal Presidente del Consorzio e dal Responsabile Amministrativo Per ogni spesa pari o superiore ad ,00 devono essere acquisiti agli atti almeno cinque richieste di preventivi E sufficiente un solo preventivo nei sotto elencati casi:. spese il cui importo non superi ,00, IVA esclusa;. urgenza determinata da inderogabili ed imprescindibili esigenze da esplicitare nel provvedimento che autorizza la spesa;. mancanza di almeno cinque imprese che possano assolvere in maniera soddisfacente le prestazioni richieste;. specialità della spesa che giustifichi la necessità del ricorso ad una sola determinata impresa Non è richiesto alcun preventivo sino all importo di. 500,00, IVA esclusa I preventivi devono contenere: oggetto della prestazione e condizioni di esecuzione della stessa;. prezzi unitari e/o prezzo complessivo;. modalità e termini di pagamento;. termine di validità dell offerta;. termine di esecuzione;. eventuali garanzie;. dichiarazione di accettazione delle condizioni e penalità previste e del rispetto della normativa vigente. 6.- Per le spese in economia non è di norma previsto il deposito cauzionale In caso di ritardo nell esecuzione della prestazione imputabile all impresa, si applicano le penali eventualmente stabilite. Art. 8 Scelta del contraente e mezzi di tutela 1. - L esame e la scelta dei preventivi vengono effettuati dal proponente l acquisto che provvede a compilare un modello predisposto e a trasmetterlo all amministrazione del Consorzio La scelta del contraente avviene in base alla offerta più vantaggiosa, in relazione a quanto previsto nella lettera d invito L amministrazione del Consorzio, provvederà alla stesura del buono d ordine ed all invio al fornitore. Art. 9 Documenti di spesa

6 1. - I documenti giustificativi della spesa, da allegare alla richiesta di pagamento, sono costituiti da: a) preventivi-offerta tramite i quali è stato scelto il bene da acquistare; nel caso di un unica impresa fornitrice, il preventivo-offerta sarà corredato da una dichiarazione con cui il proponente l acquisto attesti, sotto la propria responsabilità, la sussistenza di tale circostanza; b)buono d ordine o contratto; c)buono di carico per il materiale inventariabile; d)documento di trasporto; e)fattura o scontrino fiscale. 2.- Si può prescindere dalla presentazione della fattura quando la spesa sostenuta non è superiore a. 100,00, IVA esclusa. La prova dell avvenuta spesa dovrà, in tal caso, essere prodotta con documenti fiscali idonei (scontrino fiscale). Art. 10 Verifica delle prestazioni 1 -I beni o servizi sono soggetti rispettivamente a collaudo o attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall acquisizione. 2 -Il collaudo è eseguito da impiegati nominati dal responsabile della spesa in economia. 3 -Il collaudo di norma deve essere effettuato da impiegati che non abbiano partecipato al procedimento di acquisizione di beni e servizi. Art. 11 Termini di pagamento 1- I pagamenti sono disposti entro i termini stabiliti nelle singole transazioni commerciali ed, in assenza, entro 180 giorni dalla data della fattura, nel rispetto della disciplina di cui al D. Lgs. 9 ottobre 2002 n. 231 di attuazione della Direttiva 2000/35/CE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. Art. 12 Entrata in vigore 1. - La presente disciplina entra in vigore a decorrere dalla data di approvazione da parte del CdA del Consorzio.