Workflow IRCCS Ministero Ricerca Finalizzata - Manuale d uso -

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1 Workflow IRCCS Ministero Ricerca Finalizzata - Manuale d uso - Luglio 2005

2 INDICE I) PREMESSA...2 II) III) RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO...4 ACCESSO ALL AREA RISERVATA...8 III.1) NUOVO PROGETTO...11 III.1.a) Cofinanziamenti...13 III.1.b) Responsabile Amministrativo...14 III.1.c) Responsabile Scientifico...15 III.1.d) Descrizione del programma...15 III.1.e) Costi di coordinamento...16 III.1.f) Costi totali progetto (calcolato)...17 III.2) UNITÀ OPERATIVE...18 III.2.a) Responsabile Scientifico U.O...19 III.2.b) Contributo U.O...20 III.2.c) Costi U.O...21 IV) INVIO DEL PROGETTO AL MINISTERO...22 V) SUPPORTO TECNICO

3 I) PREMESSA Il Sistema di Workflow del Ministero della Salute permette di gestire le informazioni relative alla Ricerca Corrente e la Ricerca Finalizzata. Il sistema di Workflow è stato progettato ed implementato nell ambito di Alleanza Contro il Cancro ed è stato utilizzato per la presentazione della Ricerca Corrente 2004 e 2005 dagli istituti partecipanti. E attualmente in atto l estensione del sistema (relativamente alla Ricerca Corrente) a tutti gli IRCCS al fine di realizzare una prima sezione del Database Nazionale della Ricerca alimentato direttamente on-line dai singoli Istituti. Nell area riservata esiste, inoltre, una sezione dedicata alla presentazione dei progetti di Ricerca Finalizzata che andranno ad arricchire il Database Nazionale della Ricerca Il nuovo sistema per la presentazione dei progetti di Ricerca Finalizzata 2005 consiste in una applicazione web accessibile mediante il sito (sezione Ricerca sanitaria) oppure direttamente all indirizzo Per accedere alla sezione dedicata (Ricerca Finalizzata) è necessario disporre di username e password. Il sistema prevede due tipologie di utenti: Coordinatore Scientifico Rappresentante Legale Il Coordinatore Scientifico è colui che redige il progetto per l Ente proponente, mentre il Rappresentante Legale è colui che invia il progetto al Ministero della Salute. Si precisa, quindi, che per poter utilizzare la funzione Invia al Ministero (che formalmente comporta la presentazione del progetto prima della scadenza del bando) è necessario avere le credenziali di accesso da Rappresentante legale. 2

4 Per accedere al sistema è necessario accreditarsi mediante l apposita sezione del sito: I coordinatori scientifici saranno autorizzati automaticamente previa verifica di disporre di tutte le informazioni necessarie (telefono, ,...) L'attivazione dell'accreditamento per i Rappresentanti Legali, invece, non sarà immediata: prima di accreditare un nuovo utente, l'amministrazione verificherà se il richiedente ha i requisiti necessari per ottenere l'accesso al sistema. A tal proposito si precisa che gli Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) possono utilizzare le stesse chiavi di accesso attualmente in uso per la Ricerca Corrente, mentre gli altri Enti proponenti (Regioni, IZS, ISPELS,...) possono utilizzare le stesse username e password degli scorsi anni. In tal caso è, comunque, necessario accedere alla sezione richiesta di accreditamento al fine di confermare la propria password. Coloro che non dispongono dei permessi di accesso necessari devono, invece, compilare completamente la scheda di richiesta accreditamento (è necessario indicare un indirizzo per poter ricevere la comunicazione di avvenuta attivazione). Il contributo delle diverse Unità Operative dovrà essere inviato all'ente proponente mediante la compilazione del Modulo 2 bis: descrizione del contributo di ciascuna unità operativa. Sarà compito dell'ente proponente inserire le informazioni all'interno dell'applicazione web. Dal punto di vista tecnologico per l utilizzo del sistema è necessario una connessione ad Internet ed un normale browser. I requisiti minimi per il corretto il funzionamento sono l utilizzo di Internet Explorer 5.0 (consigliato Internet Explorer 5.5 o superiore) o Firefox 1.0 (o superiore). Per problemi di tipo tecnico è attivo un servizio di supporto utenti presso il Consorzio di Bioingegneria e Informatica Medica di Pavia accessibile mediante: - ricerca@cbim.it - tel.: (Lunedì Venerdì ore 9:00-18:00) 3

5 II) RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO Il sistema prevede due tipologie di utenti: Coordinatore Scientifico Rappresentante Legale Il Coordinatore Scientifico ha il compito di redigere i progetti e di segnalarli al Rappresentante Legale che ha, quindi la possibilità di inviare i progetti selezionati al Ministero della Salute nei limiti numerici consentiti all Ente proponente. Il Coordinatore Scientifico (utente già presente nel sistema o nuovo utente) deve estendere le proprie funzionalità selezionando Richiesta Accreditamento. La selezione porta nella sezione illustrata nella figura seguente. Figura 1 Scheda richiesta accreditamento (step 1) Il primo passo permette la selezione del proprio Ente di appartenenza e la definizione del proprio ruolo (in questo caso Coordinatore Scientifico). 4

6 Figura 2 Scheda richiesta accreditamento: selezione ente e ruolo Premendo il tasto controlla è possibile verificare gli utenti gia inseriti nel sistema per richiedere l estensione delle funzionalità anche alla sezione Ricerca Finalizzata oppure per richiedere nuove username e password (nuovo utente). Nel primo caso nella form presentata nella figura seguente è necessario selezionare l utente già inserito e selezionare il testo Conferma, nel secondo caso bisogna selezionare il tasto Nuovo. La conferma di un utente già inserito viene effettuata inserendo nuovamente la password già in possesso, la richiesta di un nuovo utente viene formalizzata mediante l inserimento di alcuni dati personali. 5

7 Figura 3 Scheda richiesta accreditamento (step 2) Figura 4 Scheda conferma password 6

8 Figura 5 Scheda richiesta nuovo utente Si precisa che la richiesta di accreditamento deve essere inoltrata esclusivamente da personale dipendente o con rapporto di collaborazione con l'ente stesso. L'attivazione dell'accreditamento sarà immediata, e verrà confermata via . La richiesta di accreditamento per il Rappresentante Legale segue lo stesso percorso: l accreditamento non avviene in modo automatico ma previa autorizzazione da parte del Ministero della Salute. 7

9 III) ACCESSO ALL AREA RISERVATA L applicativo web è accessibile attraverso il sito del Ministero della Salute ( nella apposita sezione Ricerca Sanitaria oppure direttamente all indirizzo Figura 6 Home Page sistema di Workflow Tutto il sistema presenta modalità di accesso immediate utilizzando comandi autoesplicativi e due tipologie di icone che rappresentano: : visualizzare : eliminare Per inserire i dati relativi ai progetti di Ricerca Finalizzata è necessario accedere all area riservata cliccando su Area riservata e inserendo negli appositi campi username e password come mostrato nella figura seguente. 8

10 Figura 7 Login (Username e password) Una volta entrati nell area riservata si trovano nel frame di sinistra le seguenti voci: Area riservata - Ricerca Corrente - Ricerca Finalizzata - Gestione Richieste (sezione dedicata al Ministero della Salute) Utilità - Area pubblica - Cambia password - Gestione utenti (sezione dedicata agli Amministratori di Sistema) - Logout Selezionando Ricerca Finalizzata si visualizza la pagina di accoglienza della sezione dove (se già inseriti) viene visualizzato l elenco dei progetti (con il rispettivo Responsabile Scientifico). Se l utente ha le permission di Coordinatore Scientifico vengono visualizzati esclusivamente i progetti da lui redatti. Se l utente ha le permission di Rappresentante Legale, visualizza tutti i progetti dell Ente. 9

11 In dettaglio le informazioni presenti sono: I I C : progetto inviato al Ministero della Salute. : progetto non inviato al Ministero della Salute : progetto completo. C : progetto non completo Titolo del progetto Creatore: utente che ha redatto il progetto Responsabile Scientifico del progetto Operazioni possibili: o o visualizzare: il sistema presenta la scheda di sintesi dello stesso mediante la quale è possibile accedere a tutte le sezioni per completarle ed eventualmente mettere in stato completo il progetto. eliminare: è possibile eliminare completamente un progetto. Prima della effettiva eliminazione viene richiesta opportuna conferma. Figura 8 Area Ricerca Finalizzata Coordinatore Scientifico 10

12 Il Rappresentante Legale ha, inoltre, la possibilità (per facilitare la visualizzazione di tutti i progetti) di mettere in minor evidenza alcuni progetti che ritiene di scarso interesse mediante il comando Annulla. In modo analogo un progetto che durante l iter di presentazione ha riacquistato interesse può essere ripristinato e di conseguenza messo in evidenza mediante il comando Ripristina. III.1) Nuovo Progetto Selezionando Nuovo Progetto si apre la form di inizializzazione dello stesso che consente di inserire i dati principali della proposta: - Titolo - Numero progetto - Aree tematiche - Parole chiave - Durata in mesi - Obiettivo principale del progetto I campi obbligatori sono indicati con un * (asterisco di colore rosso) e la non compilazione degli stessi viene evidenziata da! (punto esclamativo di colore rosso) accanto al campo e preclude il salvataggio dei dati. Il campo Aree tematiche è multiplo e compilabile mediante un pop-up selezionabile cliccando sull icona. Le Aree Tematiche sono collegate al Numero Progetto in quanto rappresentano un dettaglio delle Linee di Ricerca proposte dal bando 11

13 Figura 9 Inizializzazione Nuovo Progetto Inserite e salvate (utilizzando il comando salva che si trova nella parte inferiore della pagina di inserimento) le principali informazioni relative al progetto mediante la form sopra presentata, tutti i dati (compreso il titolo del progetto) possono essere modificati sino all utilizzo del comando metti in stato completo il progetto. 12

14 Figura 10 Scheda di sintesi del progetto Una volta salvato il progetto è possibile inserire i dati nelle seguenti sezioni: Cofinanziamenti Responsabile Amministrativo Responsabile Scientifico Descrizione del programma Costi di coordinamento Costi totali progetto (calcolato) Unità operative III.1.a) Cofinanziamenti La prima sezione riguarda eventuali cofinziamenti per i quali è richiesto l Ente erogatore, la data di inizio disponibilità e l importo. Si tratta di una sezione ripetibile in quanto è possibile la presenza di più enti/società cofinanziatori e/o erogazioni di cofinanziamento in rate diluite nel tempo da parte dello stesso soggetto. 13

15 Figura 11 Cofinanziamento del programma di ricerca finalizzata III.1.b) Responsabile Amministrativo La seconda sezione comprende i dati relativo al Responsabile Amministrativo del progetto. Figura 12 Responsabile ammnistrativo 14

16 III.1.c) Responsabile Scientifico La sezione Responsabile Scientifico dell intero progetto prevede i campi indicati nella figura seguente. La forma prevede un campo Curriculum nel quale è possibile allegare un file.pdf presente sul proprio PC (o rete locale) secondo le consuete modalità delle applicazioni web. Figura 13 Responsabile Scientifico III.1.d) Descrizione del programma La sezione descrizione del programma contiene i seguenti campi: - Conoscenze - Obiettivi intermedi previsti - Metodologia - Trasferibilità dei risultati prodotti - Valore aggiunto dell aggregazione tra soggetti diversi che partecipano al progetto. - Articolazione - Output del programma 15

17 Figura 14 Descrizione del programma III.1.e) Costi di coordinamento La scheda Costi di Coordinamento consente di inserire i costi e la relativa richiesta di finanziamento al Ministero suddivisi nelle seguenti voci: - Personale dipendente - Personale a contratto/consulenza/borsa di studio - Missioni - Attrezzature - Contributi in conto capitale - Consumi - Pubblicazioni/organizzazione convegni, ecc. - Elaborazione dati, ecc. - Altre (specificare) - Spese generali delle strutture coinvolte Nella scheda di sintesi del progetto è evidenziato il totale dei costi di coordinamento. 16

18 Si precisa che, in modo analogo, ogni Unità Operativa dovrà presentare una scheda Costi relativi alla propria attività. Figura 15 Scheda costi di coordinamento III.1.f) Costi totali progetto (calcolato) Nella scheda di sintesi del progetto è presente una sezione Costi totali di progetto nella quale vengono presentati: Totale: somma dei costi di coordinamento e delle singole U.O. Cofinanziamento: somma dei diversi cofinanziamenti Contributo richiesto al ministero: somma dei contributi richiesti al ministero per l attività di coordinamento e delle singole U.O. Risorse proprie: costi totali meno cofinanziamento e contributo richiesto al ministero. 17

19 III.2) Unità operative Nella sezione Unità Operative, selezionando nuova Unità Operativa è possibile inserire la denominazione e il Rappresentante Legale (Cognome e Nome). Figura 16 Nuova Unità Operativa Le sezione U.O. presenta una scheda di sintesi è costituita da: Dati identificativi Rappresentante Legale Responsabile Scientifico Contributo U.O. Costi di U.O. 18

20 Figura 17 Scheda di sintesi dell U.O. III.2.a) Responsabile Scientifico U.O. Figura 18 Responsabile Scientifico U.O 19

21 La sezione Responsabile Scientifico dell U.O. prevede i campi indicati nella figura precedente. La form prevede un campo Curriculum nel quale è possibile allegare un file.pdf presente sul proprio PC (o rete locale) secondo le consuete modalità delle applicazioni web. III.2.b) Contributo U.O. Ogni U.O. deve inserire il proprio contributo che prevede i seguenti campi: Contributo al programma Metodologia Risorse interne (qualifica, mesi uomo) Risorse esterne (qualifica, mesi uomo) Attrezzature (tipologia, giorni per durata progetto) Figura 19 Contributo U.O. 20

22 III.2.c) Costi U.O. La scheda Costi dell U.O consente di inserire i costi e la relativa richiesta di finanziamento al Ministero suddivisi nelle seguenti voci: - Personale dipendente - Personale a contratto/consulenza/borsa di studio - Missioni - Attrezzature - Contributi in conto capitale - Consumi - Pubblicazioni/organizzazione convegni, ecc. - Elaborazione dati, ecc. - Altre (specificare) - Spese generali delle strutture coinvolte Nella scheda di sintesi dell U.O è evidenziato il totale dei costi della stessa. Figura 20 Costi U.O. 21

23 IV) INVIO DEL PROGETTO AL MINISTERO Una volta completato il progetto è necessario inviarlo al Ministero della Salute mediante il comando Invia il progetto. Tale comando compare esclusivamente agli utenti che dispongono delle permission di Rappresentante Legale. Figura 21 Modalità di invio del progetto al Ministero In qualsiasi caso prima di confermare l invio del progetto viene richiesta la password del Rappresentante Legale. Nel momento in cui l invio è confermato il progetto è solo visualizzabile, ma non è più possibile modificarne il contenuto. E naturalmente possibile stampare il file.pdf del progetto e esportare il file XML. 22

24 Figura 22 Conferma password Rappresentante Legale prima dell invio del progetto Si precisa che ogni Ente ha un numero massimo di progetti da inviare al Ministero della Salute e, pertanto, il sistema vincola l invio al raggiungimento del numero massimo. 23

25 V) SUPPORTO TECNICO Per problemi di tipo tecnico è attivo un servizio di supporto utenti presso il Consorzio di Bioingegneria e Informatica Medica di Pavia accessibile mediante: - ricerca@cbim.it - tel.: (Lunedì Venerdì ore 9:00-18:00) 24