REGOLAMENTO SUL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

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1 CONSORZIO PER LO SVILUPPO INDUSTRIALE DELLA PROVINCIA DI CATANZARO - LAMEZIA TERME - REGOLAMENTO SUL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato con atto del Comitato Direttivo n 6 del 17 settembre 2007

2 ART. 1 OGGETTO 1. Il Consorzio per lo Sviluppo Industriale della Provincia di Catanzaro garantisce a tutti i cittadini, ed a chiunque ne abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, il diritto di accesso agli atti ed ai documenti relativi all attività svolta dall Ente, secondo le forme previste nel presente Regolamento. 2. Il Regolamento disciplina le modalità attraverso cui il Consorzio garantisce tale diritto nonché le modalità del suo esercizio ed i casi di esclusione. ART. 2 DIRITTO ALL ACCESSO - RESPONSABILI DELLE PROCEDURE 1. Responsabile del procedimento di accesso è il Direttore Generale dell Ente o un dirigente da lui delegato. 2. L Ufficio di Segreteria del Direttore Generale - o del dirigente delegato - fornisce le informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi. 3. Il Direttore Generale assegna ai dirigenti responsabili dei servizi, in dipendenza della materia di cui si tratta, i compiti operativi per garantire l esercizio del diritto. ART. 3 ATTI A DISPOSIZIONE DEL PUBBLICO 1. Il Direttore Generale effettua il deposito, in locale idoneo aperto al pubblico in orari definiti, dei documenti atti a garantire la trasparenza e l imparzialità dell azione del Consorzio, rendendoli liberamente consultabili da tutti i cittadini. 2. Tali documenti sono: lo Statuto ed il Regolamento del Consorzio; gli Strumenti Urbanistici in vigore (completi di cartografia); il Bilancio preventivo dell anno in corso, l ultimo conto consuntivo approvato, completo dei dati relativi alla gestione dei servizi; i dati relativi ad appalti di opere pubbliche o di forniture di beni e servizi, per come meglio specificato al successivo articolo 12, nonché dei concorsi pubblici (con particolare riferimento all elenco dei concorrenti, al nominativo del vincitore, alla composizione delle commissioni) espletati nell anno in corso e nell anno precedente; copia delle schede relative ai lavori pubblici in corso di esecuzione o conclusi nell anno solare in corso ed in quello precedente. ART. 4 DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI 1. Con l approvazione del Regolamento viene assicurato a tutti i cittadini, in forma singola od associata, il diritto di accesso ai seguenti atti e documenti amministrativi: 2

3 - i provvedimenti adottati dal Comitato Direttivo e dall Assemblea Generale dell Ente; - i provvedimenti adottati dal Presidente o suoi delegati; - le determinazioni del Direttore Generale; - gli atti e i documenti di cui sia espressamente prevista la pubblicazione; - i verbali degli Organi del Consorzio o collegiali (Comitato Direttivo, Assemblea Generale, Commissioni di Gara, Commissioni di Concorso). 2. Con il Regolamento viene inoltre assicurato, a chiunque vi abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, il diritto di accesso ai documenti amministrativi. Il Consorzio garantisce l estensione di tale diritto nei confronti delle imprese e dei concessionari di pubblici servizi. 3. Viene inoltre garantito il diritto di chiunque di ottenere informazioni, di cui il Consorzio sia in possesso, concernenti la propria persona e la eventuale gratuita correzione di errori contenuti in tali informazioni. ART. 5 PROCEDIMENTO DI ACCESSO - ACCESSO INFORMALE 1. Il diritto di accesso, di cui all articolo 4, commi 1 e 2, si esercita in via informale mediante richiesta motivata, scritta, ai Responsabili individuati al precedente articolo 2, comma 3. A tal fine, l interessato deve: - indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l individuazione; - specificare e, se richiesto, comprovare l interesse connesso all oggetto della richiesta; - far constatare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri rappresentativi. 2. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della documentazione liberamente consultabile oggetto della richiesta, l esibizione di documenti, l estrazione di copie ovvero altra modalità idonea. ART. 6 PROCEDIMENTO DI ACCESSO - ACCESSO FORMALE 1. Qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse giuridicamente rilevante alle informazioni e documentazioni richieste o sulla accessibilità del documento, il Responsabile invita il richiedente a presentare istanza formale. 2. Il richiedente può presentare richiesta formale anche al di fuori dei casi indicati al comma La richiesta formale, che deve essere motivata, viene fatta su apposito modulo (allegato 1) fornito dal Consorzio ed indirizzata al Direttore Generale. 4. A cura dell Ufficio Protocollo, gli estremi della richiesta, oltre ad essere trascritti sul protocollo generale, vengono trascritti ed archiviati secondo quanto previsto dal successivo articolo 14. 3

4 5. Al richiedente deve essere rilasciata copia della richiesta medesima, munita di apposito timbro, onde individuare esattamente la data di presentazione. 6. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di giorni 30, decorrenti dalla presentazione della richiesta alla Segreteria del Direttore Generale o del dirigente delegato. 7. Ove la richiesta sia irregolare od incompleta ed, in particolare, priva degli elementi che consentano l individuazione del documento richiesto, il Consorzio deve darne comunicazione entro 15 giorni al richiedente, con lettera raccomandata od altra misura idonea. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. ART. 7 NORMATIVA PER IL RILASCIO DI COPIE DI DOCUMENTI 1. La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento del solo rimborso dei costi di riproduzione nonché -se del caso- dei costi di ricerca e misura. 2. Il richiedente può richiedere la autenticazione delle copie ottenute. 3. I costi relativi al rilascio di copie sono stabiliti con la delibera del Comitato Direttivo di approvazione del Regolamento. Il costo di ricerca è quantificato in 0,20 (venti centesimi di euro) per ogni facciata di documento riprodotto. Tale importo può essere aggiornato dal Comitato Direttivo. Alle copie degli atti estratti dall archivio con data antecedente alla data della richiesta superiore ad un anno, si applica una tassa di ricerca pari ad 0,50 (cinquanta centesimi di euro) per ogni documento riprodotto. Il costo di ricerca non si applica per le copie rilasciate per motivi di studio. L invio per posta delle copie richieste verrà effettuato a mezzo contrassegno. Se il rilascio di copie concerne documenti non riproducibili in proprio dal Consorzio, quali copie degli Strumenti Urbanistici, di progetti, di cartografia e/o documenti fotografici, il rimborso spettante all Ente è pari ad 5,00 (cinque euro/00) per ogni singolo documento riprodotto. ART. 8 LIMITAZIONI AL DIRITTO DI ACCESSO 1. Fatte salve le ipotesi di segreto previste da altre leggi, il diritto di accesso è soggetto ad esclusione nelle ipotesi previste dall articolo 24, comma 2 lett. a), b), c) e d) della legge n. 241/90 come chiarito all articolo 8 del D.P.R. 352/92 e ss.mm.ii.. In particolare, ed a titolo esemplificativo, per soddisfare le esigenze di cui al comma 2 dell articolo 24 della L. 241/90, sono sottratti al diritto di accesso i seguenti documenti (elencazione esemplificativa): a) Documentazione relativa a rapporti con autorità ed organismi di pubblica sicurezza, fino alla conclusione delle iniziative previste o, se più lungo, fino al termine in cui la conoscenza della stessa non possa recare pregiudizio a successivi similari rapporti; b) Documentazione relativa alle planimetrie degli impianti degli edifici pubblici e privati nonché degli impianti in genere -e quelli di sicurezza in particolare- per motivi di ordine e di sicurezza pubblica ovvero ai fini di prevenzione e repressione della criminalità per tutta l esistenza o il funzionamento dei manufatti in questione; 4

5 c) Segnalazione o esposti informali di privati, di organizzazioni sindacali o di categorie o altre associazioni, fino a quando in ordine ad essi non sia conclusa la necessaria istruttoria, salvo che gli atti in questione non siano stati poi sottoposti al segreto istruttorio penale; d) Documentazione che contenga notizie rilevanti al fine di garantire la vita privata e la riservatezza di terzi, persone, gruppi, associazioni ed imprese; e) Atti di promozione di azioni di fronte alle diverse autorità giudiziarie (civili, penali, amministrative, contabili) unitamente a tutti quegli atti, oggetto della vertenza, assunti nell esercizio di difesa degli interessi del Consorzio, fino alla conclusione del procedimento; f) Rapporti alla Procura della Repubblica, alla Procura Generale della Corte dei Conti -o richieste di dette procure- ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilità amministrative, patrimoniali, contabili o penali, fino alla comunicazione di archiviazione della pratica o per cinque anni, salvo che le notizie contenute in tale documentazione risultino a quella data sottoposte al segreto istruttorio penale; g) Documentazione attinente a procedimenti penali e disciplinari ovvero utilizzabile ai fini dell apertura di procedimenti disciplinari, salvo che le notizie contenute in tali atti risultino a quella data sottoposti al segreto istruttorio penale; h) Elenco e documentazione presentata dai soggetti che hanno presentato offerte nel caso di pubblici incanti, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle medesime; i) Elenco documentazione presentata dai soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata, di appalto-concorso o di gara informale che precede la trattativa privata, fino alla comunicazione ufficiale dei candidati da invitare ovvero del soggetto individuato per l affidamento a trattativa privata; j) Documentazione attinente ai lavori delle commissioni giudicatrici di concorso, compresi i documenti attinenti la situazione privata o professionale dei candidati, documentazione che ha costituito titolo per l inserimento in graduatoria, fino all esaurimento delle procedure concorsuali; k) Documenti attinenti a giudizi e valutazioni relativi a procedure non concorsuali concernenti il personale dipendente, nonché note caratteristiche a qualsiasi titolo compilate sul predetto personale, finché duri il rapporto di lavoro, salvo che le notizie contenute in tali documenti risultino a quella data sottoposti al segreto istruttorio penale; l) Documentazione caratteristica, matricolare e concernente situazioni private dell impiegato, finché sia in vita il titolare del diritto alla riservatezza; m) Documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa, di destituzione o di decadenza dal servizio, per cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro; n) Accertamenti medico-legali ed in genere documentazione relativa alla salute delle persone ovvero concernente le condizioni psicofisiche delle medesime, atti che comportino la violazione del diritto alla riservatezza o che attengano al segreto professionale, finché sia in vita il titolare del diritto alla riservatezza; o) Documentazione diversa da quella prima indicata, relativa alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, gruppi ed imprese, prodotta dagli interessati o comunque acquisita dal Consorzio, e utilizzata ai fini dell attività del Consorzio stesso, finché sia in vita o esista il titolare del diritto alla riservatezza; p) Documentazione relativa ai processi ed ad ogni altro particolare delle lavorazioni che riguardino la privativa ed il segreto industriale, per tutta la durata della relativa tutela giuridica; q) Atti predisposti da professionisti nell esercizio di attività di consulenza soggetta al segreto professionale, quando gli stessi non siano richiamati in provvedimenti amministrativi, fino alla chiusura dell istruttoria; 5

6 r) Sono inoltre esclusi dal diritto di accesso i documenti di altre amministrazioni che le medesime escludono dall accesso e che il Consorzio detiene in quanto atti di un procedimento di competenza, come pure sono esclusi dalla riproduzione i documenti che altre amministrazioni rilasciano dietro il pagamento di specifiche tariffe. ART. 9 RICHIESTE DI ACCESSO DI PORTATORI DI INTERESSI PUBBLICI O DIFFUSI 1. Le disposizioni sulle modalità del diritto di accesso di cui al presente Regolamento si applicano, in quanto compatibili, ad altre Amministrazioni Pubbliche. 2. Le stesse norme si applicano ad imprese, associazioni o comitati, portatori di interessi pubblici o diffusi. ART. 10 ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA E MODALITÀ DI ACCESSO 1. La risposta positiva ad una richiesta formale, a firma del Direttore Generale o del dirigente delegato, deve essere comunicata entro giorni 30 al richiedente e deve contenere, tra l altro: l indicazione delle modalità della procedura di accesso, dell ufficio e del dipendente incaricato di espletare la procedura di accesso; l indicazione del periodo (non inferiore ai 15 giorni) e dell orario in cui è possibile espletare il diritto stesso. l importo e le modalità di pagamento per le copie eventualmente richieste. 2. La risposta positiva ad una richiesta formale di accesso ad un documento comporta la facoltà di ottenere l accesso ad altri documenti richiamati nello stesso e appartenenti al medesimo procedimento, che non ricadano nel precedente articolo 8 o nel successivo articolo L esame dei documenti avviene presso l ufficio indicato. E vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli. Fatta salva comunque l applicazione delle norme penali, il mancato rispetto delle norme precedenti è soggetto ad una sanzione stabilita dal Comitato Direttivo con l approvazione del Regolamento pari ad 200,00 (duecento euro/00) per ogni documento asportato e/o alterato e/o tracciato con qualunque segno. 4. L esame dei documenti è effettuato dal richiedente, con l eventuale accompagnamento di altra persona riconosciuta. Le generalità delle persone che hanno goduto dell accesso sono trascritte in calce alla richiesta contestualmente ai termini orari del godimento del diritto. ART. 11 NON ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA 1. L esclusione od il differimento dell accesso richiesto in via formale sono comunicati per iscritto dal Dirigente Generale, o dal suo delegato, al richiedente, mediante raccomandata con avviso di ricevimento. 2. Il provvedimento deve essere motivato con riferimento specifico alla normativa vigente, alla individuazione delle categorie di cui agli articoli 8 e 12 del presente Regolamento, alle 6

7 circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta, all eventuale non possesso dei requisiti di cui al precedente articolo L atto che dispone il differimento dell accesso ne indica la durata. ART. 12 ACCESSO A DOCUMENTI DI GARA, AGLI ATTI DELLE PROCEDURE DI AFFIDAMENTO E DI ESECUZIONE DEI CONTRATTI PUBBLICI 1. Il diritto di accesso agli atti delle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici, ivi comprese le candidature e le offerte, è disciplinato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni. 2. Fatta salva la disciplina prevista dall articolo 13 del D.Lgs. n. 163/2006 per gli appalti secretati o la cui esecuzione richiede speciali misure di sicurezza, il diritto di accesso è differito: a) nelle procedure aperte, in relazione all'elenco dei soggetti che hanno presentato offerte, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle medesime; b) nelle procedure ristrette e negoziate, e in ogni ipotesi di gara informale, in relazione all'elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse, e in relazione all'elenco dei soggetti che sono stati invitati a presentare offerte e all elenco dei soggetti che hanno presentato offerte, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte medesime; ai soggetti la cui richiesta di invito sia stata respinta, è consentito l accesso all elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse, dopo la comunicazione ufficiale, da parte del Consorzio, dei nominativi dei candidati da invitare; c) in relazione alle offerte, fino all approvazione dell aggiudicazione. 3. Gli atti di cui al comma 2, fino ai termini ivi previsti, non possono essere comunicati a terzi o resi in qualsiasi altro modo noti. 4. L inosservanza del comma 2 e del comma 3 del presente articolo comporta per i pubblici ufficiali o per gli incaricati di pubblici servizi l'applicazione dell'articolo 326 del codice penale. 5. Fatta salva la disciplina prevista dal D. Lgs. n. 163/2006, per gli appalti secretati o la cui esecuzione richiede speciali misure di sicurezza, sono esclusi il diritto di accesso e ogni forma di divulgazione in relazione: a) alle informazioni fornite dagli offerenti nell ambito delle offerte ovvero a giustificazione delle medesime, che costituiscano, secondo motivata e comprovata dichiarazione dell offerente, segreti tecnici o commerciali; b) ai pareri legali acquisiti dai soggetti tenuti all applicazione del D. Lgs n. 163/2006 per la soluzione di liti, potenziali o in atto, relative ai contratti pubblici; c) alle relazioni riservate del Direttore dei Lavori e dell organo di collaudo sulle domande e sulle riserve del soggetto esecutore del contratto. 6. In relazione all ipotesi di cui al comma 5, lettere a) e b), è comunque consentito l accesso al concorrente che lo chieda in vista della difesa in giudizio dei propri interessi in relazione alla 7

8 procedura di affidamento del contratto nell ambito della quale viene formulata la richiesta di accesso. 7. Il diritto di una ditta a conoscere la documentazione presentata dalla ditta aggiudicataria è limitato all accesso, a tutela delle esigenze di riservatezza della stessa aggiudicataria, alla sola visione dei relativi atti ed è esclusa la possibilità di estrarne copia. 8. Limitatamente ai contratti nei settori speciali soggetti alla disciplina della parte III del D.Lgs. n. 163/2006, all atto della trasmissione delle specifiche tecniche agli operatori economici interessati, della qualificazione e della selezione degli operatori economici e dell affidamento dei contratti, il Consorzio può imporre requisiti per tutelare la riservatezza delle informazioni che trasmettono. ART. 13 ACCESSO A DOCUMENTI INFORMATICI 1. Le informazioni contenute in strumenti informatici sono accessibili, nel rispetto delle norme previste dalla Legge o dal Regolamento e nei limiti delle possibilità tecniche dell Amministrazione. 2. L estrazione, l esibizione e la riproduzione dei dati non dovranno comportare rischi di distruzione o di perdita accidentale del materiale. 3. Possono essere eseguite copie dei dati informatizzati su supporti idonei forniti dal richiedente. 4. I costi relativi alla ricerca ed al rilascio delle informazioni contenute negli strumenti informatici vengono definiti dal Comitato Direttivo e stabiliti in 0,50 (cinquanta centesimi di euro) per ogni documento rilasciato. ART. 14 ARCHIVIO DELLE RICHIESTE D ACCESSO 1. L Amministrazione istituisce un archivio delle richieste di accesso. In particolare vengono trascritti le generalità del richiedente, la data di presentazione, il tipo di documento richiesto, l esito della procedura. 2. Le modalità tecniche utilizzate per l archiviazione dovranno conformarsi all articolo 11 del D.P.R. 352/92 comma 6 e ss.mm.ii. 3. Le modalità di archiviazione saranno stabilite dal Consorzio nel rispetto dei contenuti indicati, anche tramite supporto cartaceo. ART. 15 GARANZIE PARTICOLARI IN TEMA DI DIRITTO DI ACCESSO PER I MEMBRI DEL COMITATO DIRETTIVO O DELL ASSEMBLEA GENERALE 1. Nell espletamento del proprio mandato, il componente del Comitato Direttivo o dell Assemblea Generale ha diritto di accedere ai documenti in possesso del Consorzio e, mediante richiesta scritta, di ottenerne copia in esenzione di costi. 8

9 2. I membri del Comitato Direttivo o dell Assemblea Generale sono tenuti al segreto nei casi specificatamente stabiliti dalla legge e dal Regolamento. 3. Non è consentito ai membri del Comitato Direttivo l uso delle informazioni e delle copie dei documenti ottenute per fini diversi dall espletamento del mandato. 4. Il rilascio ai membri del Comitato Direttivo di copia degli atti e documenti è esente dal pagamento di qualsiasi diritto quando le copie vengano riprodotte con gli strumenti e le apparecchiature installate presso gli uffici consortili. Nel caso in cui si rendesse necessario avvalersi di ditte esterne per la riproduzione di atti e documenti, verrà posto a carico del richiedente il rimborso dei costi sostenuti. ART. 16 ORARIO PER L ACCESSO 1. Il diritto di accesso si esercita nei confronti di chiunque, nell orario compreso fra le dieci e le dodici, nei giorni di lunedì e mercoledì. I membri del Comitato Direttivo possono, per la funzione che sono tenuti a svolgere, esercitare il diritto di accesso durante gli orari d ufficio, dal lunedì al venerdì di ogni settimana. 9

10 Signor Direttore Generale del Consorzio per lo Sviluppo Industriale della Provincia di Catanzaro OGGETTO: Richiesta di esame e di estrazione di copia di documentazione. Il sottoscritto......nato a... il..., residente in... che agisce in rappresentanza di... C H I E D E l accesso per visura della seguente documentazione: Della documentazione di cui sopra chiede l estrazione e la consegna di: copia in carta semplice copia autenticata In ordine alla presente richiesta dichiara: 1. di essere interessato quale di motivare la richiesta poiché... Lamezia Terme, li.. (firma) Allega: Documento comprovante i propri poteri rappresentativi Per la presentazione via posta o terzi: Allega fotocopia documento di riconoscimento da cui risulti l identità Per la presentazione diretta: Esibisce il seguente documento... E conosciuto direttamente dal Responsabile SI/NO Firma del Responsabile del procedimento... 10

11 Accesso formale: la presente richiesta va compilata e firmata dal richiedente per l accesso formale, va compilata e firmata dal Responsabile del procedimento per la rilevazione della identità del documento. Accesso informale: la presente va compilata dal Responsabile del procedimento per l accesso informale. 11

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