Modulo Richiesta Attivazione servizio CercalaPEC.it

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1 Information Technology srl Sede Legale: 28/bis, Via Cavalli Torino Sede Operativa : 7, Via G.Leopardi Grugliasco (TO) Partita IVA Telefono: TeleFax.: Internet info@advice.it Modulo Richiesta Attivazione servizio CercalaPEC.it Con la presente si richiede l attivazione del servizio cercalapec per il reperimento delle coordinate di fatturazione elettronica dei èpropri clienti. Il servizio prevede il caricamento di un file dati in formato csv (con il tracciato che vi verrà indicato) dei clienti a cui inviare una lettera di richiesta delle coordinate di fatturazione elettronica. Advice attiverà una consolle di gestione ove il cliente potrà monitorare i dati caricati e gestire in autonomia l invio delle lettere. Il testo e la grafica della lettera verranno definiti in collaborazione con il nostro ufficio Assistenza Clienti che contatterà il cliente per coordinare le attività di setup. Azienda Indirizzo Località Cap Telefono Referente Sig. Compilare i seguenti dati per richiedere l attivazione del servizio: Configurazione di spedizione mail Nel caso di indirizzo mail errato il messaggio ritorna automaticamente al mittente. In questo caso è necessario gestire l errore e rimandare la comunicazione dopo aver modificato l indirizzo di mail. Per questo motivo è necessario identificare chi riceverà le mail errate e gestirà questi errori. Vi sono due impostazioni possibili: Soluzione 1 Invio con server cercalapec.it Creazione di una casella di mail (ragionesociale@cercalapec.it) dedicata al cliente e reindirizzata ad un indirizzo dell utente che dovrà gestire gli errori. Referente Sig. Inoltrare le mail errate a : Capitale Sociale EURO Sede Legale: 28/bis, Via Cavalli Torino Partita Iva Sede Operativa: Via G.Leopardi 7 CAP Grugliasco (TO) R.E.A. Torino del 24/05/2001

2 Information Technology srl Pagina 2 Soluzione 2 Invio con server del cliente In questo caso il Cliente utilizza una casella di posta del proprio dominio per l invio delle mail. E necessario quindi avere le credenziali di accesso alla casella di spedizione. Con questa soluzione il destinatario riceve una mail ufficialmente dall azienda. Server Mail Porta Protocollo Mail di spedizione Utente di spedizione Password di spedizione Scegliere il metodo di spedizione : - Soluzione 1 Invio con server cercalapec.it - Soluzione 2 Invio con server del cliente Costi del servizio : Setup iniziale Una Tantum : Costo per ogni record cliente caricato (*) Iva 0,2 /cad+ Iva Sconti a volume Oltre record sc. 15% Oltre record sc. 25% Oltre record sc. 40% (*) Questo costo è indipendente dal numero di invii allo stesso cliente Oltre record sc. 50% Fatturazione e Pagamento Il servizio verrà fatturato dopo il caricamento del file CSV contenente l elenco dei clienti da contattare e verrà attivata la funzionalità di download dei risultati solo a seguito del ricevimento del pagamento della fattura. Descrizione del file CSV Il file dati in formato CSV delimitato dal carattere ; (punto-virgola) e deve contenere i seguenti dati : Codice cliente ; Ragione sociale ; Indirizzo ; Località ; Provincia ; CAP ; Partita IVA ; Il cliente solleva l Advice Information Technology da ogni responsabilità relativa ai dati inseriti ed ai documenti spediti. Data : Timbro e Firma del Cliente Inviare il modulo controfirmato a info@advice.it

3 Information Technology srl Pagina 3 "CercalaPEC" - Privacy Policy ADVICE Information Technology S.r.l., con sede legale in Via G.C. Cavalli, 28/bis Torino e sede operativa in Via Giacomo Leopardi, Grugliasco (To) è soggetta al Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (GDPR), al decreto legislativo 30/06/2003, n. 196, modificato dal D. lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 e a qualsiasi legislazione futura, in applicazione del suddetto Regolamento. La presente privacy policy descrive i modi con i quali ADVICE Information Technology S.r.l. utilizza i dati personali degli utenti raccolti per la fornitura del servizio CercalaPEC. Titolare del trattamento I Dati personali autonomamente inseriti dagli interessati vengono utilizzati per le finalità di seguito descritte da ADVICE Information Technology S.r.l., con sede legale in Via G.C. Cavalli, 28/bis Torino e sede operativa in Via Giacomo Leopardi, Grugliasco (To), in qualità di Titolare del trattamento, che potrà essere contattato al seguente indirizzo gdpr_privacy@advice.it Dati personali raccolti presso utente ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. raccoglie dall interessato, nella misura strettamente necessaria all attivazione e all esecuzione del servizio CercalaPEC, alcuni Dati personali comuni, anagrafici, di contatto e fiscali. I Dati personali necessari all attivazione del servizio CercalaPEC vengono raccolti su base facoltativa. Qualora l interessato non intendesse comunicare i dati, risulterebbe impossibile, per il titolare del trattamento dati, fornire il servizio richiesto dall'interessato. Base giuridica e Finalità della raccolta dei dati personali I Dati personali raccolti da ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. sopra indicati vengono utilizzati sulla base di una giustificazione lecita (c.d. base legale del trattamento) e per una serie di finalità di seguito elencate. ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. può raccogliere i Dati personali sulla base del consenso o senza il consenso dell'interessato coinvolto se: 1) è necessario adempiere a un obbligo legale; 2) deve essere eseguito o sarà eseguito un contratto in cui l'interessato è una delle parti; 3) ci sono interessi legittimi, interessi pubblici o interessi vitali da proteggere che prevarranno sui diritti dell'interessato coinvolto; 4) un'autorità ha richiesto a ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. di trattare i Dati personali. ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. può trattare ulteriormente i Dati personali dell'utente qualora l'interessato fornisca il proprio consenso all'ulteriore Trattamento dei dati per uno scopo nuovo e non compatibile con le finalità della raccolta iniziale dei Dati personali. Finalità per le quali è eseguito il trattamento Prestazione del servizio gratuito CercalaPEC Contatto commerciale. Informare i clienti sui servizi forniti dal titolare del trattamento dati (marketing diretto) Contatto commerciale. Informare i clienti su eventi, campagne promozionali ed inviare i relativi inviti. Esecuzione di un contratto Base giuridica su cui si fonda il trattamento Consenso dell Interessato, Interesse legittimo del titolare del trattamento Consenso dell Interessato, Interesse legittimo del titolare del trattamento Categorie di destinatari a cui verranno comunicati i dati I dati raccolti (o parte di essi) da ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L., potranno essere oggetto di comunicazione a: clienti dell interessato per l invio della lettera di presentazione, per la richiesta di rilascio e verifica dei dati necessari all attivazione dei servizi di invio delle fatture elettroniche; eventuali imprese, società, persone fisiche, nominate responsabili del trattamento, che collaborano alla realizzazione del servizio per conto del titolare, opportunamente nominati ed istruiti. I dati personali non saranno oggetto di diffusione alcuna.

4 Information Technology srl Pagina 4 Modalità di trattamento, conservazione dei dati e relativi criteri Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata, nel rispetto di quanto previsto dall art. 32 del GDPR 2016/679 in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati ed istruiti. ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. conserverà i dati da lei autonomamente caricati sul portale per un periodo di tempo fissato in mesi 12 dal momento del caricamento del file excel o CSV contenente i dati anagrafici (dati comuni pubblici) dei clienti che devono essere contattati per la corretta gestione dei servizi di fatturazione elettronica. Al termine del periodo stabilito i dati verranno definitivamente cancellati dai sistemi, fatto salvo il caso in cui, previo consenso dell interessato, i dati possano essere utilizzati per informare i clienti sui servizi forniti dal titolare del trattamento dati (marketing diretto), sia stato attivato uno dei servizi forniti (attivazione ed esecuzione di un contratto) o i soggetti interessati abbiano prestato il consenso affinché vengano informati su eventi e campagne promozionali. Il periodo di conservazione può, inoltre, essere aumentato rispetto ai 12 mesi qualora la loro archiviazione oltre il periodo stabilito sia richiesta dalla legge, a livello nazionale, europeo o internazionale La durata di conservazione di 12 mesi è ritenuta dal titolare del trattamento necessaria, pertinente e non eccedente rispetto alle finalità definite di prestazione del servizio CercalaPEC. Trasferimento di dati personali a paesi terzi (non UE) ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. non trasferisce i dati raccolti per l attivazione del servizio CercalaPEC verso paesi UE e non UE. Diritti del soggetto interessato In caso di domande sulla protezione dei propri Dati personali o sull'esercizio dei propri diritti, l'utente-interessato può contattare ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. in qualsiasi momento scrivendo al seguente indirizzo gdpr_privacy@advice.it Dopo che i Dati personali sono stati caricati sul portale CercalaPEC, l'interessato ha diversi diritti che possono essere esercitati nelle modalità più avanti indicate. L'interessato deve essere più specifico possibile ogniqualvolta desidera esercitare i propri diritti, potendo ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. rispondere in modo adeguato solo alle richieste formulate in maniera sufficientemente dettagliata. ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. dovrà verificare l'identità dell'utente in maniera più dettagliata possibile, per evitare che una persona diversa dall interessato cerchi di esercitare i suoi diritti. Diritto di accesso: qualora l'utente desideri accedere ai Dati personali che ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. tratta oppure voglia avere maggiori informazioni in merito a: finalità del Trattamento; categorie dei Dati personali in questione; categorie di destinatari a cui i Dati personali sono stati o saranno comunicati; periodo previsto di conservazione dei Dati o i criteri utilizzati per stabilire tale periodo; diritti del soggetto interessato; diritti che il soggetto interessato può esercitare rispetto al Trattamento da parte di ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L.; l'esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato, inclusa la profilazione, e le conseguenze previste; e qualsiasi altra informazione disponibile riguardo al Trattamento dei Dati personali, deve scrivere al seguente indirizzo gdpr_privacy@advice.it ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. utilizzerà i Dati personali forniti dal soggetto interessato al solo scopo di verificare e procedere al Trattamento della richiesta. Se l interessato esercita il diritto di accesso, ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. fornirà un elenco il più possibile completo o una copia dei Dati personali.

5 Information Technology srl Pagina 5 Diritto di integrare/rettificare/cancellare/limitare il trattamento dei propri Dati personali: può accadere che alcuni Dati personali detenuti da ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. non siano (o abbiano cessato di essere) corretti. L interessato può chiedere la rettifica o l integrazione dei propri Dati personali in qualsiasi momento. Se l'interessato desidera che ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. cancelli i suoi Dati personali, la richiesta verrà elaborata, a meno che non emerga un impedimento o un'incompatibilità ai sensi della legge o in virtù di interessi legittimi riguardo all'eliminazione. L'utente può ottenere la limitazione a un Trattamento dei propri Dati personali già in atto in qualsiasi momento. Diritto alla portabilità dei dati: L'interessato, in alcune circostanze, ha il diritto di ricevere tutti i dati personali che ci ha comunicato in formato strutturato, di uso corrente e in un formato leggibile da un computer. Può inoltre chiedere la portabilità dei Dati personali ad un altro Titolare del trattamento laddove ciò sia tecnicamente possibile. Diritto di revoca del proprio consenso: ogni volta che l'utente fornisce a ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. il proprio consenso per il Trattamento dei Dati personali può successivamente ritirare tale consenso in qualsiasi momento seguendo la procedura suggerita e con la stessa facilità con cui lo ha fornito. Diritto di opporsi al Trattamento dei Dati e al Trattamento mediante sistemi decisionali automatizzati: l interessato ha diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, compresa la profilazione. L interessato può esercitare i diritti sopra indicati mediante apposita richiesta scritta indirizzata a: gdpr_privacy@advice.it Diritto di proporre reclamo all autorità di controllo: l interessato, che non concordi con le modalità con cui ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. provvede al Trattamento dei Dati personali, può proporre reclamo all'autorità per la protezione dei dati del proprio paese di residenza Misure di sicurezza per la protezione dei dati personali ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. ha implementato adeguate misure di sicurezza allo scopo di mantenere l'integrità e la sicurezza, oltre che impedire la distruzione, la perdita, l'alterazione accidentale o illegale, la divulgazione non autorizzata, o l'accesso ai Dati personali trasmessi, memorizzati o in altro modo trattati, in linea con il Regolamento (UE) 2016/679. Modifiche alla presente policy sulla protezione dei dati La presente Policy sulla protezione dei dati può essere modificata o aggiornata alla luce delle leggi future, a livello internazionale, europeo e nazionale. L'utente può sempre trovare la versione più recente della Policy sulla protezione dei dati di ADVICE INFORMATION TECHNOLOGY S.R.L. sul sito web. Per integrale accettazione Data : Timbro e Firma del Cliente