Strumenti di office automation. Coordinatore scientifico: Prof. Avv. Giuseppe Russo

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1 Strumenti di office automation Coordinatore scientifico: Prof. Avv. Giuseppe Russo

2 Premessa L'office automation consiste nell'applicazione di soluzioni hardware e software per digitalizzare, gestire e conservare le informazioni relative alle attività di un ufficio. Prevede almeno un programma di videoscrittura, un foglio di calcolo con la creazione di grafici, un software di presentazione con semplici strumenti, un programma di grafica vettoriale, un sistema di posta elettronica e di trasferimento di file tramite la rete locale, la condivisione di memoria di massa, ed infine software di produttività personale.

3 L impatto della tecnologia nella vita quotidiana Le tecnologie, nate per scopi militari o scientifici, oggi sono apparecchiature cui ruota attorno un giro d'affari di miliardi di euro. Il settore delle tecnologie è l'unico che non è ancora stato toccato dalla crisi.

4 Primi passi col computer 1/2 WINDOWS (finestre) è un sistema operativo: il software fondamentale che ci permette di utilizzare un computer.

5 Primi passi col computer 2/2 Per avviare un programma è sufficiente un doppio clic sulla relativa icona: si aprirà una finestra. Es. Finestra che si apre avviando Risorse del computer

6 I file, le cartelle e l albero delle cartelle Il file è l ente fondamentale di archiviazione dei dati. I file possono essere organizzati attraverso le cartelle (directory). In una cartella possiamo memorizzare sia i file sia altre cartelle. La cartella è rappresentata dalla seguente icona All interno di un PC le cartelle vengono organizzate attraverso una struttura ad albero. Cliccando sul comando Cartelle nella barra degli strumenti standard, è possibile visualizzare l albero delle cartelle.

7 I collegamenti Spesso i file che ci occorrono sono contenuti in cartelle particolarmente annidate all interno dell albero. Per snellire la procedura per raggiungere tali file, si possono creare dei collegamenti sul desktop. Per creare un collegamento sul Desktop è sufficiente cliccare con il tasto destro sul file originale, spostarsi sulla voce Invia a, quindi scegliere Desktop (crea collegamento). Icona file Icona collegamento

8 Le proprietà dei file: estensione, dimensioni Nome completo di un file: <<nome simbolico>>.<<estensione>> Il nome simbolico è scelto dall utente. L estensione identifica il formato e con esso l insieme di programmi con cui il file può essere gestito. I file che una volta aperti sono in grado di avviare interi programmi, hanno estensione.exe e vengono chiamati eseguibili. Ogni file ha una sua dimensione intesa come spazio di memorizzazione occupato in un hard disk o in una qualsiasi altra memoria secondaria. Le dimensioni vengono espresse in byte e suoi multipli.

9 Cercare file e cartelle 1/4 Per effettuare la ricerca di file o cartelle di cui conosciamo o ipotizziamo il nome o parte del nome, basta aprire il menù START, spostarsi alla voce CERCA e cliccare sull opzione FILE O CARTELLE.

10 Cercare file e cartelle 2/4 Inserire il nome del file (o della cartella) o una sua parte. Se è noto il nome completo si può specificare anche l estensione. CERCA IN: permette di impostare un percorso di ricerca; cliccando sul simbolo viene mostrato un elenco contenente alcune cartelle di uso comune.

11 Cercare file e cartelle 3/4 Cliccando sulla voce SFOGLIA apparirà un diagramma ad albero:

12 Opzioni avanzate: Cercare file e cartelle 4/4

13 Cercare file e cartelle: caratteri jolly Se si conosce soltanto parte del nome del file o se si intende cercare un gruppo di oggetti anziché uno solo, si possono usare i due caratteri jolly * (asterisco) e? (punto interrogativo). Il primo sostituisce una qualsiasi stringa di caratteri in qualunque posizione all interno del nome, il secondo prende il posto di un solo carattere. Es. FILE DA CERCARE bilanci.xls e bilancio.xls cane.txt e rane.doc NOME DA IMPOSTARE bilanc*.xls?ane.*

14 Tagliare, copiare e incollare i file 1/3 Per duplicare uno o più file/cartelle e memorizzare la copia nello stesso supporto in cui si trova l originale o in un altro dispositivo: clicca con il tasto destro del mouse sull icona dell oggetto da copiare e scegli il comando COPIA. Raggiungi la cartella di destinazione, clicca sempre con il tasto destro in un area della finestra libera da icone e scegli il comando INCOLLA. Copiando un oggetto, l originale viene lasciato inalterato.

15 Tagliare, copiare e incollare i file 2/3 L operazione di spostamento può essere effettuata nel seguente modo: si clicca con il tasto destro del mouse sull icona dell oggetto da copiare e si sceglie il comando TAGLIA. Si raggiunge la cartella di destinazione, si clicca sempre con il tasto destro in un area della finestra libera da icone e si sceglie il comando INCOLLA. Lo spostamento implica la cancellazione dell originale dalla posizione di partenza.

16 Tagliare, copiare e incollare i file 3/3 Tasti veloci: Taglia CTRL + X Copia CTRL + C Incolla CTRL + V

17 Selezione rettangolare 1/2 Se le icone all interno della finestra sono contigue, si può tentare di selezionarle tutte posizionandosi con il mouse su un area libera, tenendo premuto il tasto sinistro e spostandosi in modo da descrivere un rettangolo intorno agli oggetti di interesse.

18 Le icone possono essere selezionate una ad una tenendo premuto il tasto CTRL se invece non sono vicine. Selezione rettangolare 2/2

19 Drag e drop Drag e drop: trascinare e lasciar cadere. È l operazione con cui, dopo aver selezionato una o più icone, si può effettuare un trascinamento delle stesse con il mouse, tenendo premuto il tasto sinistro. Se si trascina un icona in una cartella o in una finestra memorizzata nello stesso dispositivo in cui si trova il file originale (ad esempio l hard disk), avviene uno spostamento. Se il trascinamento ha come destinazione una cartella o una finestra che si trova su un altra unità, si crea una copia.

20 FINE Grazie per averci seguito Per problemi o chiarimenti ci contatti: info@formazioneintermediari.com supporto@formazioneintermediari.com