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1 Protocollo informatico OGGETTO: aggiornamento della procedura Protocollo Informatico dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 26/03/2018 Halley Informatica Area Segreteria Pagina 1 di 11

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO... 4 MIGLIORIE... 5 ERRORI RISOLTI... 7 COME ESEGUIRE GLI AGGIORNAMENTI MANUALMENTE DAL CLIENT COME SCARICARE GLI AGGIORNAMENTI DA INTERNET Pagina 2 di 11

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Procedura Presenza obbligatoria (si/no) Versione minima per poter eseguire l aggiornamento Dotazione organica SI Ambiente Halley SI Protocollo informatico SI in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Protocollo informatico verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 11

4 Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento 1) Entrando nella procedura in oggetto controllate che la versione visualizzata corrisponda a quella che avete appena aggiornato. Pagina 4 di 11

5 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Migliorie Invio automatico del registro protocollo all ente conservatore (SV 5) L invio del registro giornaliero di protocollo al conservatore avviene in automatico senza intervento dell operatore. Visualizzare nella lista delle mail da inviare in conservazione il numero di protocollo (SV 10) Nella funzione della conservazione digitale a norma, nella lista dei documenti da inviare in conservazione, sarà visibile, ove presente il collegamento della mail al protocollo, il numero e l anno del protocollo al quale la mail fa riferimento nella colonna numero. Regione toscana Programma importazione AOO (PI 1093) E stato adeguato il programma di download anagrafiche ADE, ovvero le anagrafiche censite nel sistema interpro della regione toscana, in modo da poter essere acquisire nelle anagrafiche uniche del sistema Halley Migliorie per la gestione dell interoperabilità (PI 1743) La gestione dell interoperabilità è stata aggiornata per conformità agli ultimi standard in materia di scambio messaggi tra pubbliche amministrazioni. Acquisizione dati mittente delle fatture (PI 2201) In fase di acquisizione della fattura viene automaticamente acquisito l indirizzo mail dell emittente della fattura. Controllo sui formati acquisiti tramite (PI 2387) Durante l acquisizione della posta elettronica eventuali allegati eseguibili (EXE, BAT, COM) vengono scartati dal sistema, essendo potenzialmente dannosi. Aggiunta delle variazioni e modifiche nel registro protocollo (PI 2410) Nella stampa del registro protocollo vengono ora accodate tutte le informazioni riguardanti modifiche o variazioni effettuate nella giornata che si sta elaborando. Non mostrare l anno nel dettaglio del sottofascicolo (PI 2415) Non essendo un informazione pertinente e rilevante l anno del sottofascicolo non è più visibile nel dettaglio Poter rispedire comunicazioni del sistema Interpro tramite il rispedisci mail (PI 2420) Dal dettaglio del protocollo, nel caso si abbia la necessità di rispedire un protocollo del sistema Interpro, è possibile utilizzare la funzione Rispedisci Mail e selezionare Interpro" Creazione automatica del registro di protocollo (PI 2523) Il registro di protocollo verrà generato in automatico, è possibile personalizzarlo nella funzione Impostazioni Dati generali AOO, nella sezione Impostazioni Registro protocollo. Tramite l impostazione Invio automatico in conservazione del registro è possibile inviare automaticamente in conservazione il registro (in formato pdf, non firmato), in alternativa, nel caso in cui il registro voglia essere firmato questa opzione va disabilitata, in modo tale che il registro possa essere firmato prima dell invio alla conservazione. E stata inoltre aggiunta la funzione Consultazione registro giornaliero dove è disponibile l elenco di tutti i registri (dell anno di lavoro) generati, con visibile lo stato della conservazione, e con la possibilità di aprire il dettaglio del documento da cui è possibile firmarlo, inviarlo in conservazione oltre ad altre operazioni. Possibilità di ordinare le da protocollare per destinatario (PI 2624) Nella lista delle da protocollare è stato aggiunto il campo della casella del destinatario da poter utilizzare anche per il riordino delle . Aprire il dettaglio delle mail da protocollare in modo più immediato (PI 2886) Nella lista delle mail da protocollare, per visualizzare il dettaglio dell elemento selezionato nella parte inferiore della maschera, è sufficiente selezionarla con un click. Pagina 5 di 11

6 Memorizzare le impostazioni di accesso e invio comunicazioni per ogni singolo protocollo (PI 2960) In fase di inserimento del protocollo, il valore del campo accessi prot. e comunicazioni viene memorizzato in modo tale da rendere più chiara la gestione degli accessi e l invio delle relative comunicazioni. Visualizzare il dettaglio protocollo in fase di utilizzo dell inserimento tramite il Copia da (PI 2961) In fase di inserimento di un nuovo protocollo, utilizzando la funzione Copia da al momento della conferma del protocollo da copiare viene mostrato un riepilogo del protocollo selezionato, in modo da rendere più semplice l individuazione dei dati che si vogliono copiare. Possibilità di scegliere il tipo di riscontro con cui si intende lavorare (PI 2962) Tramite l impostazione Abilita riscontro tra protocolli dello stesso tipo è ora possibile gestire il riscontro anche tra protocolli in partenza e/o arrivo e/o interni. Senza questa impostazione un protocollo in arrivo potrà essere riscontrato solo con protocolli in partenza e viceversa. Flessibilità nell invio in conservazione dei documenti (PI 2963) E ora possibile specificare le tipologie di documenti da inviare in conservazione. Vengono aggiunte le seguenti tipologie documentali: Protocollo in arrivo; Protocollo in partenza; Protocollo fattura; Protocollo ricevuta PEC. Dalla funzione di ambiente 4 Documenti 2 Tipi documento è possibile se inviare o meno in conservazione tali tipologie. Funzioni di deaccorpamento e di riattivazione anagrafiche (PI 2965) Nella voce di menù 1 Protocollo 7 Anagrafiche sono state aggiunte le funzioni : 4 Deaccorpamento anagrafiche che permette di ripristinare la situazione delle anagrafiche a seguito di un accorpamento errato; 5 Riattivazione anagrafiche che permette di riattivare, togliendo quindi la data di fine validità, anagrafiche non più utilizzabili. Implementazione della funzione di inoltro protocollo (PI ) Dal dettaglio di un protocollo in arrivo di tipo mail, tramite la funzione Inoltra, è possibile predisporre un protocollo in partenza, in cui vanno solo specificati i destinatari. Pagina 6 di 11

7 Errori risolti Eliminando una mail interoperabile la notifica di eccezione (PI 2017) Eliminando una mail interoperabile la notifica di eccezione con la relativa motivazione del ripudio parte correttamente. Lettura del mittente delle fatture elettroniche (PI 2543) Il mittente delle fatture elettroniche viene sempre correttamente letto. L impostazione Attiva B2 non viene memorizzata (PI 2583) Nei dati generali ora è possibile attivare il sistema B2 (Regione Toscana), e salvando l informazione viene correttamente memorizzata. In fase di protocollazione della mail l anagrafica non viene caricata in automatico (PI 2618) Registrando una mail, sia l indirizzo mittente scritto in maiuscolo o minuscolo l anagrafica viene sempre correttamente associata. Notifiche interoperabilità non arrivano ai destinatari corretti (PI 2716) Le notifiche dell interoperabilità vengono ora inviate ai corretti destinatari. Modificando una casella di posta i dati vengono copiati da un altra casella esistente (PI 2749) L interfaccia della funzione Posta elettronica Caselle di posta è stata riprogettata, ora è possibile modificare le varie configurazioni senza errori o perdita di dati. Le fatture protocollate automaticamente risultano registrate da operatori non congruenti (PI 2767) I protocolli derivati da registrazioni automatiche di fatture elettroniche, risultano registrati dall operatore impostato nei dati generali nella configurazione della fatturazione automatica. Errore durante il salvataggio dei dati dell interoperabilità (PI 2824) L errore dato in fase di salvataggio dei dati dell interoperabilità, nei dati generali AOO, è stato corretto. Associazione di un ufficio in bianco alle fatture elettroniche (PI 2883) Durante la registrazione di una fattura elettronica, nel caso in cui il codice ufficio univoco non sia trovato in nessuno degli uffici del protocollo informatico, non viene associato nulla. Registrazione automatica delle fatture elettroniche non legge gli importi (PI 2898) La registrazione automatica delle fatture elettroniche riporta correttamente tutte le informazioni degli importi nell oggetto, risultando equivalente a quanto accade ora con la registrazione manuale. Registrando una fattura contenente allegati pesanti, selezionandola il programma rimane in caricamento (PI 2918) E ora possibile registrare in modo veloce anche fatture di grandi dimensioni. L apertura degli allegati p7m dai documenti elettronici da errore (PI 2924) E possibile aprire gli allegati p7m senza errori. E possibile reinviare le mail di un anno posto in sola consultazione (PI 2954) Per gli anni posti in sola consultazione la funzione di reinvio mail è ora disabilitata. Utilizzando le funzioni di copia, il campo mail ente rimane disattivo (PI 2955) Il campo mail ente ora, quando previsto, viene correttamente attivato, anche utilizzando le funzioni di copia protocollo. Le notifiche interoperabili partono anche senza conferma al messaggio (PI 2968) In fase di modifica di un protocollo interoperabile, nel caso in cui sia previsto l invio di una notifica al mittente, alla richiesta di invio nel caso si scelga di non inviare la notifica, quest ultima non viene inviata. Nei documenti in formato pdf con orientamento orizzontale, la segnatura apposta ai lati del foglio, viene apposta in mezzo(pi 2974) La segnatura ora viene sempre apposta ai argini del foglio, con qualsiasi orientamento della pagina del documento. Pagina 7 di 11

8 Errore durante l inserimento dei gruppi anagrafiche (PI 2977) E ora possibile utilizzare i gruppi anagrafiche nella loro totalità senza errori. I documenti, nonostante il protocollo sia di supporto, vengono comunque indicizzati per la ricerca documentale (PI 2978) In caso di licenza di supporto del protocollo informatico, l indicizzazione dei documenti tramite il motore documentale non viene eseguita. Nel dettaglio delle mail da protocollare il campo a non viene valorizzato con il valore presente invece nella lista (PI 2984) Nel dettaglio, nel campo a viene correttamente riportato l indirizzo a cui la mail è stata indirizzata. Nelle variazioni, gli uffici variati non vengono visualizzati (PI 2985) Nel dettaglio delle variazioni di assegnazione degli uffici, gli uffici variati sono correttamente visualizzati. Protocollando una mail del sistema Interpro il sistema si blocca (PI 2988) I messaggio del sistema interpro possono essere protocollati senza errori o blocco del sistema La stampa della ricevuta di protocollo non riporta le anagrafiche (PI 2989) La ricevuta di protocollo viene ora stampata con tutti i dati impostati nel testo tipo. Il dettaglio del sottofascicolo riporta nel titolo della maschera una descrizione errata (PI 2991) Il titolo dei dettagli di Fascicoli, Sottofascicoli e Inserti sono stati corretti Subassegnando una comunicazione di un protocollo interno, l oggetto è errato (PI 3050) L oggetto delle comunicazioni di protocolli interno riporta ora le informazioni corrette. Inserendo un protocollo da altre procedure viene proposto un anno non corretto (PI 3056) Protocollando da altre procedure l anno di lavoro viene impostato in modo corretto. Gli allegati delle mail sono visualizzabili anche senza accesso al protocollo (PI 3065) Nella funzione di consultazione delle mail, gli allegati sono visualizzabili solo se l operatore ha accesso al relativo protocollo. Firmando un documento allegato a un protocollo, uscendo, non si abilita il tasto Salva del protocollo (PI 3069) Dopo aver firmato un documento allegato a un protocollo è ora possibile salvare il protocollo tramite il tasto Salva correttamente attivato. Nella stampa dei fascioli i numeri di pagina vengono sovrapposti (PI 3070) I numeri di pagina, nella stampa dei fascicoli, vengono correttamente posizionati e non sono più sovrapposti. Inserendo un nuovo oggetto ricorrente se non si inserisce la descrizione il messaggio è bloccante (PI 3071) Nel messaggio ora compare correttamente il bottone Ok che chiude la finestra e permette di continuare l inserimento. Rispondendo a un protocollo di tipo mail il testo dell non viene inviato (PI 3072) Il testo delle mail, quando si risponde a un protocollo di tipo mail, e si inserisce un testo, viene correttamente inviato. Inserendo un protocollo interno, appena si seleziona il mittente viene eliminato l oggetto (PI 3075) E ora possibile inserire tutti i dati del protocollo interno senza errori o cancellazione di campi già inseriti. Aprendo una comunicazione arrivata alle compare un messaggio di errore (PI 3078) E ora possibile aprire correttamente il dettaglio di comunicazioni inviate dal sistema, in maniera automatica, con orario Pagina 8 di 11

9 Aprendo un file P7M senza estensione del file originale, compare l errore Formato file sconosciuto (PI 3096) In fase di apertura di un file P7M privo dell estensione originale del file firmato, si apre correttamente il software associato ai file firmati che chiederà poi con quale applicazione aprire il file contenuto. Impossibilità di gestire i carteggi a causa di diversi errori (PI 3097) E ora possibile utilizzare correttamente i carteggi, aprirne di nuovi, ricercarli, e associare all interno degli stessi le comunicazioni. Sistemazione dei codici della anagrafiche uniche in PE/AN (PI 3098) La rubrica delle anagrafiche uniche nell Elettorale viene automaticamente aggiornata. Pagina 9 di 11

10 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 10 di 11

11 Come eseguire gli aggiornamenti manualmente dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: Pagina 11 di 11