La fattura elettronica: come prepararsi all

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1 A cura del Comitato Scientifico: Pozzato Giuseppe Commercialista e Revisore Legale Gasparinetti Raffaella Commercialista Bisson Alessandra Commercialista Silvestri Michela Consulente del Lavoro Chemello Valeria Consulente del Lavoro Zimello Edoardo Consulente Aziendale Pozzato Alice Dottore in Economia Tognon Laura Dottore in Economia Minchio Alice Dottore in Consulente del Lavoro Longhin Giorgio Commercialista e Revisore Legale Giampietri Elio Commercialista e Revisore Legale Giampietri Stefania Commercialista e Revisore Legale Casarotto Claudio Commercialista e Revisore Legale Tessaro Mauro Commercialista e Revisore Legale Todeschini Stefano Commercialista e Revisore Legale Cipolla Fernando Consulente Tributario Baccinelli Alessandra Commercialista e Revisore Legale Masolo Nicola Commercialista Maino Mariarosa Avvocato De Negri Enrico Avvocato Fracasso Maria Avvocato Giampietri Davide Commercialista e Revisore Legale Poncato Francesco Maria Avvocato Rigoni Stern Jacopo Avvocato Circolare informativa monotematica n. 17 del 21/12/2018 La fattura elettronica: come prepararsi all Come è noto, la L n. 205 (legge di bilancio 2018) ha disposto l estensione dell obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 2019 a tutti i soggetti privati residenti nel territorio italiano. L art. 1 co. 909 e ss. della L. 205/2017, modificando il DLgs. 127/2015, ha previsto, con decorrenza dall , l obbligo di fatturazione elettronica per la generalità delle operazioni effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA, nonché nei confronti di privati consumatori. Supporto dello studio ai clienti Con l invio della presente circolare informativa lo Studio intende mettere a disposizione dei clienti del materiale normativo che possa fornire un supporto operativo al fine di affrontare al meglio la fase di avvio della fatturazione elettronica. In considerazione della complessità e dell evoluzione continua della normativa seguiranno altre circolari monotematiche in cui forniremo anche esempi pratici e risposte ai quesiti. Cosa fare entro il 31/12/2018? Il 31/12/2018 coincide con il termine ultimo per l invio dei documenti con modalità tradizionali ovvero in forma cartacea ; in considerazione di tale fatto si consiglia di provvedere all emissione di tutte le fatture di fine anno e il contestuale invio delle stesse utilizzando i tradizionali canali (posta ordinaria, mail). Non sarà invece consentito emettere una fattura in formato cartaceo datata 31/12/2018 accompagnando il recapito della stessa con posta o mail datata gennaio In questo caso infatti la fattura dovrà essere emessa esclusivamente in formato elettronico. 1

2 Proroga fattura elettronica? Fuori questione La proroga della fattura elettronica, fortemente richiesta da parte delle partite IVA obbligate dal 1 gennaio 2019, sembrava più concreta dopo il rischio privacy sollevato dal Garante. Eppure la misura è fuori dai piani del Governo. Il motivo è che alla base della fatturazione elettronica vi è non tanto la semplificazione di adempimenti e la progressiva digitalizzazione del sistema fiscale italiano, ma una più forte ed incisiva lotta all evasione fiscale in materia di IVA. Grazie al controllo incrociato dei dati trasmessi tramite il SdI dell Agenzia delle Entrate l obiettivo messo nero su bianco dal Governo Renzi- Gentiloni è quello di recuperare una somma che si aggira attorno ai 2 miliardi di euro. Bisognerà adesso verificare con quali modalità l Agenzia delle Entrate cercherà di superare le problematiche sollevate sulla privacy e sul trattamento dei dati sensibili dei circa 3 milioni di partite IVA che saranno obbligati all e-fattura dal In merito, ha preso avvio di un tavolo tecnico proprio con l Autorità Garante per la privacy. Quali saranno i soggetti esonerati? A seguito dell approvazione, in sede di conversione del DL n.119/2018 di due specifici emendamenti, l esonero dal 1 gennaio 2019 dalla fattura elettronica interessa i seguenti contribuenti : - Contribuenti minimi/forfettari/agricoltori esonerati; - Operatori sanitari che inviano i dati al Sistema di Tessera Sanitaria (STS) - Soggetti in regime ex legge n.398/91 (associazioni/società sportive dilettantistiche) con proventi commerciali del periodo d imposta precedente superiori a ; - soggetti non residenti, non stabiliti, non identificati in Italia Contribuenti minimi/forfettari, totalmente esclusi? I contribuenti che applicano il regime dei minimi (articolo 27, commi 1 e 2, Dl 98/2011) o quello forfettario (commi 54/89, legge 190/2014) non devono emettere fatture elettroniche. I loro fornitori, tuttavia, devono emettere fattura elettronica nei loro confronti, ad eccezione del caso in cui siano essi stessi esonerati (magari perché minimi o forfetari). La fattura nei confronti di minimi e forfetari va emessa seguendo le regole ordinarie; non è però obbligatorio inserire né l indirizzo PEC, né il codice destinatario ma solo una serie di 7 zeri al posto di quest ultimo. Il fornitore deve avvisare il cliente che lo Sdi gli metterà a disposizione la fattura nella sua area riservata del sito dell agenzia delle Entrate. In questa ipotesi, inoltre, minimi e forfetari non sono nemmeno obbligati alla conservazione dei documenti elettronici. È facoltà di questi contribuenti, tuttavia, comunicare ai loro fornitori un indirizzo Pec o un codice destinatario per la ricezione dei documenti; in questo caso, le fatture dovranno essere anche conservate elettronicamente. Sebbene negli ultimi mesi ci sia stato un grande fermento normativo attorno alla fattura elettronica a regime dal 01/01/2019, questa modalità di emissione non è nuova per chi ha dovuto gestire i processi di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione. Infatti, con l art. 1, commi della legge 24 dicembre 2007 n.244 (finanziaria 2008) e con il primo decreto attuativo D.M. 7 marzo

3 viene introdotto il concetto di fattura elettronica così come lo conosciamo oggi, individuando alcuni componenti fondamentali che saranno descritti durante la seguente guida pratica. Parola chiave Il sistema di Interscambio (SDI) rappresenterà l unico canale attraverso il quale sarà possibile far pervenire le fatture ai soggetti in quanto cambierà radicalmente il classico metodo di invio delle fatture. In particolare lo SDI: - Riceverà le fatture sotto forma di file XML; - Eseguirà i controlli sui file ricevuti; - Invierà le fatture ai destinatari (pubblici o privati); - Gestirà le ricevute dei file trasmessi; - Acquisirà i dati fiscalmente rilevanti. E facile capire come lo SDI avrà un ruolo fondamentale per la gestione di tutto il flusso di fatturazione elettronica, flusso quest ultimo che interesserà quotidianamente i seguenti soggetti: - cedente/prestatore: soggetto che effettua la cessione di beni o che esegue la prestazione di servizi; - cessionario/committente: soggetto che acquista la merce o riceve la prestazione del servizio. Normalmente perciò nella fatturazione analogica, il cedente/prestatore e il cessionario/committente rappresentano rispettivamente chi emette e chi riceve la fattura. Con la fatturazione elettronica questa simmetria non sarà rispettata in quanto verrà introdotto lo SDI quale soggetto intermediario. Ed è proprio tramite lo SDI che transiteranno tutte le fatture che per l appunto avranno un formato proprio per il processo di tramitazione elettronica cui andranno incontro. In particolare, con il decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 3 aprile 2013, n.55 (regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche) viene definito il formato che necessariamente deve avere una fattura elettronica affinché possa essere considerata valida. Parola chiave La fattura dovrà essere obbligatoriamente emessa in un formato strutturato in linguaggio XML (extensible markup language) che garantirà i principi di leggibilità, integrità e autenticità a cui sarà inoltre posta la firma digitale del soggetto che la emette. Tale firma avrà lo scopo di garantire l integrità nel tempo del file in quanto ha lo scopo di bloccare e pervenire eventuali modifiche al documento successive alla firma del documento. Come potrà essere inviato il file allo SDI? Dopo essere stato generato e firmato, il file della fattura elettronica sarà tramitabile al Sistema di Interscambio attraverso vari canali: - PEC: rappresenta il modo più immediato ma più complesso e a lungo andare probabilmente poco gestibile per la quantità dei file trasmessi nel tempo; 3

4 - FTP/WEB service: richiede l accredito preventivo del canale all utilizzo del sistema di Interscambio; attraverso tale procedura, il soggetto che ne ha fatto richiesta riceverà un codice destinatario. Parola chiave Questo codice di 7 cifre alfanumeriche dovrà essere indicato all interno della fattura elettronica. Esso rappresenta l indirizzo telematico dove lo SDI consegna telematicamente i file fattura. Non corrisponde all identità del cessionario/committente ma solamente al suo indirizzo di recapito. Le ricevute del Sistema di Interscambio Per ogni fattura o lotto di fatture inviate allo SDI, questo restituisce al soggetto emittente, attraverso lo stesso canale utilizzato per l invio, una ricevuta (sempre con formato XML). Il tipo di ricevuta varia a seconda della casistica che si presenta dopo l invio, di seguito sintetizzata: - ricevuta di consegna: è la notifica dell avvenuta consegna al destinatario e quindi anche la formale correttezza del documento; - ricevuta di scarto: è la notifica nei casi in cui non siano stati superati uno o più controlli tra quelli effettuati dal SDI sul file ricevuto; - ricevuta di impossibilità di recapito: è la notifica che lo SDI segnala nel caso in cui il canale telematico del destinatario (servizio web, ftp o PEC) presenti problemi; in questo caso la fattura viene messa a disposizione nell area riservata dell Agenzia delle Entrate; - Notifica dei metadati: è il file che viene trasmesso dal SDI al soggetto ricevente insieme al file fattura e contiene i dati principali di riferimento utili per l elaborazione. I tempi di elaborazione da parte dello SDI possono variare da pochi minuti sino a cinque giorni, anche in conseguenza dei momenti di elevata concentrazione degli invii delle fatture elettroniche (come fine mese o fine anno). Quando viene scartata una fattura La corretta compilazione della fattura elettronica Al fine di evitare qualsiasi problema sull emissione della fattura elettronica è importante rispettare i requisiti essenziali del file xml e verificare quindi i motivi per i quali il sistema di Interscambio scarta una fattura: 1. nel caso in cui non siano compilati tutti i campi riguardanti i dati obbligatori ex art.21 (fattura ordinaria) ovvero 21-bis (fattura semplificata) del D.P.R. n.633/ nel caso in cui non sia compilato il campo Codice destinatario (descritto prima) o PEC per il recapito della fattura al cessionario/committente 3. nel caso in cui i valori della partita IVA del cedente/prestatore e della partita IVA o del codice fiscale del cessionario/committente siano inesistenti 4. nel caso in cui ci sia incoerenza tra i valori dell imponibile, dell aliquota e dell IVA; 5. nel caso in cui la fattura sia firmata digitalmente e il certificato di firma non è valido. 4

5 La correttezza della partita IVA o del codice fiscale è uno dei principali motivi di scarto del file esattamente come accade in fase di validazione dei dati fattura per l invio periodico. Attenzione Il sistema di Interscambio verifica sempre la coerenza tra i valori di imponibile, percentuale dell aliquota IVA e imposta e in caso di incoerenza scarta il file. Questo passaggio però è evitato dal controllo fatto dai software di emissione della fattura elettronica, avvertendo l utente dell errore prima di procedere all invio file. Altro motivo di scarto che merita una chiara spiegazione riguarda l errata compilazione del campo Codice Destinatario. Di seguito si elenca chiaramente la tipologia di codice destinatario che cambia secondo il tipo di operazione da compiere: - uno dei codici comunicati dal cessionario/committente che, a sua volta, ha accreditato un canale di ricezione o utilizza un servizio di terzi che hanno messo a disposizione il codice destinatario. E un codice di 7 cifre; - Il valore , nel caso in cui sia indicato l indirizzo PEC del destinatario; in questo caso lo SDI provvederà a recapitare la fattura all indirizzo PEC. In alternativa è possibile indicare il codice di sette zeri anche nel caso in cui non si conosca il canale telematico per cui recapitare il file; il sistema d interscambio metterà a disposizione del destinatario la fattura sulla sua area riservata dell agenzia delle entrate; - Il valore XXXXXXX, nel caso la fattura venga emessa a soggetti non residenti, non stabiliti o non identificati in Italia. Indicando tale valore lo SDI acquisisce i dati fiscalmente rilevanti del documento ai fini della trasmissione dati delle operazioni con soggetti esteri (spesometro estero). Se il cliente non comunica nessun codice destinatario? Nel caso in cui un cliente sia sprovvisto sia del codice destinatario che dell indirizzo PEC sarà necessario indicare sette zeri ( ) come indicato in precedenza. In questo modo lo SDI renderà disponibile la fattura presso l area riservata del destinatario presso l Agenzia delle Entrate. Se si rientra in uno dei precedenti casi di scarto lo SDI invia una nota di scarto al trasmittente fattura e in questo caso la fattura risulterà non emessa. Sarà necessario procedere al nuovo invio della fattura entro 5 giorni senza incorrere nelle violazioni delle disposizioni dell art.6 del D.P.R. n.633/1972. I cinque giorni sono conteggiati dalla data di ricezione della notifica di scarto. Qualora il cedente/prestatore abbia già effettuato la registrazione contabile del documento e la fattura sia stata scartata anche col successivo invio, ciò comporta la necessità di emettere una variazione contabile valida ai soli fini interni. Tale nota di variazione non dovrà essere inviata al Sistema di Interscambio che dovrà ricevere solo il nuovo documento emesso. 5

6 Quali informazioni vanno richieste ai clienti e quali comunicate ai fornitori? Per prepararsi al meglio all avvio della fattura elettronica tra privati, i contribuenti devono fin da subito prevedere l adeguamento e aggiornamento delle anagrafiche dei clienti, particolarmente per i codici fiscali e le partite IVA. Questo per evitare scarti delle forniture ovvero anomali di trasmissione legate a dati errati al momento delle verifiche effettuate dal Sistema di Interscambio nell Anagrafe tributaria. Sarà necessario innanzitutto chiedere l indirizzo telematico scelto dal cliente per ricevere le fatture elettroniche che potrà essere o il codice destinatario o la PEC. D altro canto sarà fondamentale comunicare a tutti i fornitori il proprio codice destinatario per evitare qualsiasi problema di ricezione della e-fattura. Registrazione dell indirizzo telematico sul portale dell Agenzia delle Entrate: perché farla? Per ricevere sempre le fatture elettroniche passive, qualunque sia l indirizzo telematico indicato dal proprio fornitore nel file Xml, è consigliabile effettuare la registrazione nel portale Fatture e Corrispettivi delle Entrate del proprio indirizzo telematico preferito per ricevere i file delle e- fatture. Solo in questa maniera si potrà avere la certezza che la fattura di un qualsiasi fornitore la si ritrovi nella propria area riservata. Questo passaggio inoltre sarà molto importante in quanto permetterà successivamente la generazione del QR Code, un codice a barre bidimensionale che contiene i dati Iva del contribuente. Si può stampare o memorizzare e consente di semplificare la fase di emissione della fattura. Lo stesso è particolarmente utile, ad esempio, per gestire correttamente le trasferte dei dipendenti nel caso debbano ottenere fatture da ristoranti o distributori di carburante o altri esercenti pubblici. Il servizio fornito dallo Studio per la registrazione dell indirizzo telematico Lo Studio, per i clienti che hanno conferito apposito mandato e conseguente delega, sta attualmente provvedendo ad adempiere tale comunicazione; a tal riguardo si precisa che i servizi dell Agenzia delle entrate sono stati resi disponibili con notevole ritardo (da fine novembre 2018) e solo nell ultima settimana sono diventati operativi. Quest operazione, causa vari disservizi e ritardi da parte dell Agenzia delle Entrate prima del funzionamento a regime del portale, ha comportato un notevole dispendio di tempo per gli operatori incaricati da parte dello Studio e quindi il conseguente slittamento dei tempi per il perfezionamento della registrazione dell indirizzo telematico e consegna del QR CODE rispetto alla data prefissata in origine. I tempi di emissione: le regole da ricordare L avvio della fattura elettronica potrà fruire di un periodo non sanzionabile per tutti quegli operatori che dal 1 gennaio 2019 non saranno immediatamente pronti a emettere fatture elettroniche nei tempi ordinariamente previsti. 6

7 Tale moratoria consentirà: 1) per i contribuenti mensili, fino al 30/09/2019,di emettere la fattura elettronica in ritardo e senza sanzioni se la stessa è trasmessa allo SDI entro il termine della liquidazione Iva periodica mensile di riferimento, liquidando l imposta con riferimento al momento di effettuazione dell operazione, ovvero con le sanzioni ridotte al 20% se la fattura elettronica viene inviata entro la liquidazione periodica mensile successiva. 2) per i contribuenti trimestrali, fino al 30/06/2019,di emettere la fattura elettronica in ritardo e senza sanzioni se la stessa è trasmessa allo SDI entro il termine della liquidazione Iva periodica trimestrale di riferimento, liquidando l imposta con riferimento al momento di effettuazione dell operazione, ovvero con le sanzioni ridotte al 20% se la fattura elettronica viene inviata entro la liquidazione periodica trimestrale successiva. Provvedimento Provvedimento n /2018 Circolare n. 13/E/2018, 1.5 Articolo 10, D.L. 119/2018 Cosa prevede(osservazioni) La fattura si considera emessa alla data risultante nel campo <data> indicato internamente al file XML anche se trasmessa successivamente (non sono previsti - allo stato - scarti della fattura in caso di asimmetria fra data di emissione e data di trasmissione al SdI) Le disposizioni in termini di fatturazione elettronica non hanno derogato ai termini di emissione (in punto normativo primario articolo 21, comma 1- una fattura che rimane nel cassetto o nel pc non si considererebbe emessa fino a quando non consegnata, spedita, trasmessa o messa a disposizione della controparte) In una prima fase di applicazione le fatture inviate con un minimo ritardo tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell imposta costituisce violazione meramente formale e quindi non punibile ai sensi dell articolo 6, comma 5-bis, D.Lgs. 472/1997 (invero tale precisazione dovrebbe valere a prescindere alla prima fase applicativa ma, in senso restrittivo, si è invece espressa l Agenzia delle entrate) Per il primo semestre 2019 non vi saranno sanzioni se le fatture verranno emesse (ma bisogna leggere trasmesse) nella modalità elettronica entro il termine della liquidazione Iva (mensile o trimestrale come precisato nella relazione - a seconda della periodicità) Le sanzioni per l omessa/ritardata fatturazione saranno invece applicate in misura ridotta dell 80%, se la fattura elettronica sarà emessa entro il termine della liquidazione del periodo successivo. La fattura immediata: novità Sempre in materia di termini di emissione della fattura elettronica, per far fronte alle difficoltà manifestate per l emissione delle fatture immediate, viene modificato, a decorrere dal 1 luglio 2019 (ottobre per i mensili), il termine previsto dall articolo 21, comma 4 del DPR 633/

8 In effetti, mentre oggi è obbligatorio emettere la fattura entro il giorno di effettuazione dell operazione, dal 1 luglio 2019 si potrà emettere la fattura entro 10 giorni dall effettuazione dell operazione. Questa regola avrà valenza generale sia per le fatture elettroniche che per le fatture cartacee. La norma però prevede che la fattura deve sempre riportare la data di effettuazione dell operazione (articolo 21, comma 2, lettera g-bis, del DPR 633/1972). Per i commercianti e gli esercenti? Corrispettivi elettronici Dal 1 luglio 2019 diviene obbligatoria la trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri per i soggetti che hanno un volume d affari di oltre 400 mila euro (è possibile che, trattandosi di un obbligo che interviene in corso d anno, il riferimento sia al dato dell anno precedente) che si affiancano così a chi già esegue l adempimento (vending machine e distributori carburanti a elevata automazione). Dal 1 gennaio 2020, invece, la memorizzazione/trasmissione dei corrispettivi sarà obbligatoria per tutti, salvo specifiche esclusioni, individuate con appositi decreti, per tipologia d attività o per zona geografica. Sono previsti sconti del 50% per l acquisto o l adattamento tecnologico dei registratori necessari all invio telematico, con il limite di 250 euro (acquisto) o 50 euro (adattamento). Operazioni con l estero: tutto quello che è necessario sapere Con l avvio dell obbligo generalizzato di fatturazione elettronica a partire dal 1 gennaio 2019 il legislatore, modificando l art.1 del D. Lgs. 5 agosto 2015 n.127 ha introdotto il nuovo comma 3-bis, mediante il quale ha espressamente disciplinato il caso di emissione e ricezione di fatture nei rapporti con i soggetti economici esteri. In particolare, il nuovo comma ha istituito uno specifico e nuovo adempimento mensile, lo Spesometro Estero, necessario per trasmettere allo SDI i dati delle fatture emesse verso l estero (UE ed extra-ue) e quelli delle fatture ricevute dall estero (UE ed extra-ue). Per evitare la comunicazione di questo nuovo adempimento, per quanto riguarda la fatturazione attiva, è necessario provvedere ad emettere le fatture verso l estero in formato XML indicando come codice destinatario le sette X introdotte in precedenza; in questo modo i dati fattura verranno acquisiti dall Agenzia delle Entrate e l operatore invierà le proprie fatture al cliente estero come di consueto in formato PDF via mail. Inoltre la norma chiarisce che i dati riferiti a quelle fatture che hanno l obbligo di fare dogana non dovranno essere comunicati in quanto il sistema dogane provvederà in tal senso in fase di gestione della bolletta doganale. D altro canto resteranno da comunicare i dati di quelle fatture estere relative ad acquisto di servizi e quelle Intra-UE per acquisto di beni di cui si avranno specifiche più precise nelle modalità già nel Come già precisato,le fatture emesse verso i soggetti esteri andranno emesse con il codice destinatario XXXXXXX e l invio della fattura seguirà i consueti canali (mail o posta). 8

9 Come comportarsi con la numerazione dei documenti Italia/Estero? Fondamentalmente avremo due possibilità qui elencate: A. Il soggetto dal emette le fatture elettroniche nei rapporti verso operatori italiani e fatture formato cartaceo-analogico nei confronti dei soggetti esteri: in questo caso lo Studio consiglia di mantenere una distinta numerazione. B. Il soggetto, dal emette la totalità delle fatture in formato elettronico, sia verso operatori italiani che esteri. Poiché non è da trascurare il fatto che l invio facoltativo delle fatture elettroniche verso i soggetti esteri vada a buon fine, anche in questo caso è consigliabile mantenere una distinta numerazione. Come anticipato in premessa, concludiamo questa prima guida operativa cui seguiranno altri contributi con risposte ai principali quesiti. L occasione è gradita per rinnovare a tutti i clienti e le loro famiglie i migliori auguri di Buon Natale e felice Anno nuovo. 9