Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 10 dicembre 2013

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1 Università di Verona Biblioteca Centrale Egidio Meneghetti Polo Medico, Scientifico e Tecnologico Strada Le Grazie, VERONA Tel Fax Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 10 dicembre 2013 Il giorno 10 dicembre 2013, alle ore 14,40 presso la sala riunioni della Biblioteca Meneghetti, si è riunita la Commissione scientifico-amministrativa della Biblioteca per discutere il seguente Ordine del giorno 1) Approvazione verbale seduta precedente 2) Comunicazioni (Scopus e WOS) 3) Ratifica delibera direttoriale di acquisizione risorse elettroniche CINECA ) Ratifica delibera direttoriale di acquisizione Cell Press, Clinics, Major Reference Works, mediante sottoscrizione degli accordi integrativi nn. 2 e 3 all accordo tra CRUI ed Elsevier 5) Approvazione bilancio consuntivo ) Approvazione bilancio di previsione ) Approvazione regolamento della Biblioteca Meneghetti 8) Varie ed eventuali Presenti: Proff. Lorenzo Burti, Massimo Delledonne, Giancarlo Tassinari, Carlo Zancanaro Dott. Fabrizio Bertoli Assenti giustificati: Prof. Marco Squassina Partecipa alla seduta la Dott.ssa Alessandra Ligugnana, Segretario amministrativo della Biblioteca centrale E. Meneghetti, in qualità di segretario. Punto 1: Approvazione verbale seduta precedente La Commissione approva all unanimità il verbale della seduta del 7 novembre Punto 2: Comunicazioni (SCOPUS e WOS) Il Direttore comunica che l Amministrazione centrale ha assegnato sul bilancio della Meneghetti, a partire dal 2014, ulteriori ,00 annui per la sottoscrizione delle banche dati WOS e SCOPUS, fino al 2013 pagate direttamente sui fondi dell Amministrazione centrale dell Ateneo. Inoltre egli è stato nominato referente d Ateneo per i rinnovi contrattuali pluriennali delle due Banche dati, che avvengono sotto l egida di CRUI/CARE. In data il Dott. Bertoli ha inviato di pre-adesione al contratto WOS 2014, le cui condizioni erano state giudicate accettabili in sede CRUI: l importo esatto non è ancora stato comunicato, ma non dovrebbe discostarsi di molto da quanto l Ateneo ha pagato per il 2013 ( ,94). L adesione definitiva dovrà essere formalizzata entro il 18 dicembre 2013, a seguito dell invio della quotazione esatta. Invece, per quanto riguarda il contratto Scopus, le condizioni proposte dall editore Elsevier non sono state considerate accettabili, pertanto non si è giunti ad un accordo, finora (allegato 2.1). Punto 3: Ratifica delibera direttoriale di acquisizione risorse elettroniche CINECA 2014 Il Direttore ricorda la proposta di servizio pervenuta da CINECA (prot del ) per Servizi di Editoria Elettronica 2014 (ACM, ACS, Annual Reviews, SAGE, Emerald, INFOLEGES, IOP, JSTOR, Nature, NEJM, OUP, SCIENCE, Springer Images, Springer, WILEY COCHRANE, WILEY Current Protocols). La proposta riguarda sia servizi acquistati dalla sola Biblioteca Meneghetti, sia dalla sola Biblioteca Frinzi, sia servizi in condivisione tra le 2 Biblioteche centralizzate. Poiché la scadenza ( ) non consentiva di attendere la seduta della Commissione scientifico-amministrativa, il Direttore aveva inoltrato via , in data 11 novembre 2013, la proposta e la suddivisione dei costi, ricevendo parere positivo per la sottoscrizione da parte di tutti i componenti. 1

2 2 Pertanto, ha provveduto all ordine mediante propria delibera direttoriale (allegato 3.1) che viene portata in Commissione per la necessaria ratifica. La Commissione approva all unanimità la ratifica della delibera, che comporta un impegno di spesa presunto di ,33 IVA esclusa. Punto 4: Ratifica delibera direttoriale di acquisizione Cell Press, Clinics, Major Reference Works, mediante sottoscrizione degli accordi integrativi nn. 2 e 3 all accordo tra CRUI ed Elsevier Il Dott. Bertoli ricorda che in data 11 novembre 2013 è pervenuta la richiesta di CRUI affinché l Università di Verona sottoscrivesse, entro il 19 novembre, gli amendment 2 e 3 al contratto generale CRUI/Elsevier del 26 luglio L amendment 3 riguarda l acquisizione delle opere della collezione Major Reference Works (costo ,50 + IVA nel quinquennio ), per il quale il Direttore Generale ha potuto direttamente procedere alla sottoscrizione, visto che la spesa era già stata autorizzata nella delibera del CdA di Luglio Per quanto riguarda l amendment 2 (titoli Cell Press e Clinics) invece, visto che la scadenza (10 novembre 2013) per il rinnovo era anticipata rispetto alla data di seduta della Commissione e vista pertanto l urgenza, tenuto conto, poi, che già era stato manifestato interesse dalla Commissione per il rinnovo dell intero pacchetto Cell Press e per i titoli Clinics in precedenza sottoscritti (Immunology and Allergy Clinics of North America; Pediatric Clinics of North America in base al quale il Dott. Bertoli aveva inviato di conferma a CRUI il giorno 8 luglio 2013), e visto, infine, che la risorsa non era specificata all interno della delibera del CdA di Luglio 2013 relativa alla sottoscrizione del contratto generale Elsevier, si è resa necessaria preliminarmente una delibera direttoriale sulla base della quale il Direttore Generale potesse sottoscrivere l amendment. Pertanto, il Dott. Bertoli ha provveduto all ordine mediante propria delibera direttoriale (allegato 4.1) che, superando la propria capacità di spesa, viene portata in Commissione per la necessaria ratifica. La Commissione approva all unanimità la ratifica della delibera, che comporta un impegno di spesa di ,65 + IVA esclusa nel quinquennio Punto 5: Approvazione bilancio consuntivo 2013 Il Dott. Bertoli passa ad illustrare il bilancio consuntivo 2013 e di previsione 2014, con l ausilio della Dott.ssa Alessandra Ligugnana, segretario amministrativo della Biblioteca, la quale comunica in via preliminare le variazioni di bilancio apportate per delibera nel corso del N. Data Motivazione Causale Variazione ( ) Trasferimento da parte di Amm. Centrale del budget per la ME 1.175,58 formazione specialistica personale TA anno Incasso da corrispettivo per servizio fotocopie ditta Olivieri ME 2.946, Incasso IVA da da corrispettivo per servizio fotocopie ditta ME 618,66 Olivieri Restituzione Amm. Centrale quota vincolata per mobili e arredi (da Spending Review) SU 200, Integrazione a delibera n.4 per mero errore materiale SU 20, Reintegro straordinario per furto cassa economale del ME 1.511, (liquidazione sinistro Assicurazione) Integrazione capienza capitolo Recuperi diversi di spese SE 100,00 generali Integrazione capienza capitolo acquisti macchine ufficio SU 3.000, Rettifica fondo economale NE 3.911, Storno su capitoli uscite per incremento capienza periodici online La Commissione approva all unanimità le variazioni di bilancio come presentate. SU ,57

3 a- Entrate Per quanto riguarda le entrate relative al 2013, il contributo di finanziamento ordinario è stato di A questi sono da aggiungere: ,92 (avanzo di amministrazione 2012) ,26 (recuperi di spese generali e da CdR, contributo di Ateneo per la formazione specialistica, interessi attivi, proventi derivanti da attività commerciali e relativa IVA ,28 (anticipazioni all Economo) Totale bilancio entrate 2013: ,46 3 CONTO ENTRATE 2013 Previsione al 31/12/2013 F.E.00.0 Totale avanzo 2012 (A) ,92 F.E FONDO DI FUNZIONAMENTO ,00 F.E FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN ,58 F.E ATTIVITA' COMMERCIALE 6.946,02 F.E INTERESSI ATTIVI SU DEPOSITI 1.000,00 F.E Recuperi diversi di spese generali 2.111,00 F.E RECUPERI CDR 900,00 F.E RISCOSSIONI IVA 1.458,66 F.E ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 2.582,28 TOTALE ENTRATE (B) ,54 TOTALE ENTRATE (A+B) ,46 B -Uscite Al 9 dicembre 2013, risultano pagate spese per ,53. Sono previste ulteriori uscite, entro il 31 dicembre 2013, pari a ,29, per un totale di spesa prevista, nel 2013, di ,82. Previsione al 31/12/2013 SPESO al 09/12/2013 CONTO SPESE 2013 F.S AVANZO ,57 0,00 Ulteriori impegni Spesa al 31/12/12 Totale spese 2013 (speso effettivo + impegni al ) F.S FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN 1.175, ,58 0, ,58 * FORMAZIONE SPECIALISTICA B.MENEGHETTI 780,03 41,42 0,00 41,42 F.S MISSIONI 1.886,04 829,91 300, ,91 LIBRI E GIORNALI NON F.S INVENTARIABILI 200,00 164,30 35,70 200,00 F.S MATERIALE DI CONSUMO 4.000, ,91 200, ,91 MANUTENZIONE ATTREZZATURE F.S E MACCHINARI 2.000,00 217,30 0,00 217,30 F.S TRASPORTI E FACCHINAGGIO 1.000,00 0,00 0,00 0,00 F.S SPESE POSTALI 500,00 82,40 150,00 232,40 F.S SPESE TELEFONICHE 2.000,00 647,89 700, ,89 F.S SPESE NOLEGGI ATTREZZATURE 3.000, , , ,28 F.S SPESE E COMMISSIONI BANCARIE 500,00 0,00 0,00 0,00 F.S IMPOSTE E TASSE 400,00 0,00 0,00 0,00 F.S VERSAMENTI IVA 1.458, ,66 0, ,66 F.S FONDO DI RISERVA 3.839,91 0,00 0,00 0,00

4 FS QUOTA VINCOLATA PER BILANCIO DELLO STATO 1.886, ,04 0, ,04 F.S PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO 1.500,00 853,52 200, ,52 FUNZIONAMENTO SERVIZIO F.S AUTOMAZIONE 3.000, ,00 0, ,00 F.S PRESTAZIONI A PAGAMENTO CONTO TERZI 0,00 0,00 0,00 0,00 F.S RESTITUZIONE RIMBORSI DIVERSI 2.500, ,00 0, ,00 ACQUISTO MOBILI E MACCHINE F.S UFFICIO 9.780, ,78 0, ,78 MOBILI E ARREDI MENEGHETTI 220,00 176,00 0,00 176,00 F.S ACQUISTO MATERIALE LIBRARIO E DI BIBLIOTECA BIBLIOCAR - Contributo Banca Popolare 574,35 0,00 0,00 0,00 Acquisto monografie cartacee Biotecnologia 4.407, ,06 500, ,06 Acquisto monografie cartacee Chirurgia 1.790,91 0,00 500,00 500,00 Acquisto monografie cartacee Informatica 4.662, , , ,23 Acquisto monografie cartacee Medicina 4.755,92 461,89 500,00 961,89 Acquisto monografie cartacee Meneghetti , , , ,27 Acquisto monografie cartacee Patologia 4.054,41 634,63 500, ,63 Acquisto monografie cartacee Sanità Pubbl ,33 213,05 800, ,05 Acquisto monografie cartacee Sc. Motorie 3.000, ,07 234, ,00 Acquisto monografie cartacee Sc. Vita 2.980,05 674,22 500, ,22 Acquisto monografie cartacee Sc. Neurologiche 4.369, , , ,20 RISORSE MULTIMEDIALI 200,00 101,69 0,00 101,69 ABB.BANCHE DATI , , ,97 Cochrane 0, ,00 ABB. E ACQUISTI EBOOKS ,00 139, ,27 MRW 0, ,00 ABB.PERIODICI ONLINE , , ,04 Spese risorse , ,22 Nature 0, ,00 OUP 0, ,00 Science 0, ,00 Springer 0, ,00 ABB.PERIODICI CARTACEI , ,33 500, ,33 RILEGATURA PERIODICI , , , ,00 F.S ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 2.582, ,28 0, ,28 TOTALE , , , ,82 * N.B. il 50% del fondo di formazione relativo al 2009 era di 1955,61 (il totale era pari a 3911,23); con l'integrazione della Biblioteca, rispetto alla quota assegnata dall'amministrazione Centrale, non deve superare 1955,61. 4 RIEPILOGO 2013 AVANZO 2012 ASSESTATO ,92 ENTRATE ,54 TOTALE ENTRATE ,46 SPESE 2013 AL 9/12/ ,53 Previsione ulteriori spese al ,29 TOTALE USCITE PREVISTE ,82 TOTALE Avanzo ,64

5 5 AVANZO DA VINCOLARE Bibliocar 574,35 MRW Elsevier ( ) ,00 Cell Press+Clinics ,00 Totale Avanzo da Vincolare ,35 Avanzo DISPONIBILE INDISTINTO da riportare nel ,29 L avanzo di amministrazione presunto del 2013 assomma ad ,64. Da tale importo, le spese vincolate per il 2014 sono: - 574,35, vincolati al residuo del Progetto BIBLIOCAR, che aveva ricevuto finanziamento esterno negli anni precedenti ,00, vincolati all acquisto nel dei Major Reference Works dell editore Elsevier, che sono parte integrante del contratto per l acquisizione del pacchetto Elsevier di riviste elettroniche. Il contratto prevede l acquisto in perpetuo nel 2013 dei MRW, con lo scaglionamento del pagamento nel periodo contrattuale ,00, vincolati alla sottoscrizione dell accesso alle riviste Cell Press e Clinics dell editore Elsevier, contratto integrativo rispetto al contratto generale Elsevier. Rimane pertanto un avanzo effettivo non vincolato di ,29. Tale avanzo potrebbe rendersi indispensabile, nel corso del 2014, per coprire eventuali lacune informative determinate dal consistente taglio alle sottoscrizioni dei periodici operato dall Azienda ospedaliera universitaria integrata di Verona, che ha riguardato anche risorse che erano accessibili all Ateneo. Dopo approfondita discussione, la Commissione all unanimità approva il bilancio consuntivo 2013, come sopra specificato. Punto 6: Approvazione bilancio di previsione 2014 La Commissione passa quindi all esame e alla discussione sul Bilancio di previsione Delibera all unanimità che il fondo economale da richiedere all Amministrazione, quale partita di giro per l anno 2014, sia di 800,00. A - Entrate Per l anno 2014 sono previste le seguenti entrate ordinarie: - fondo di funzionamento: ,00 - contributo annuale per WOS e SCOPUS: ,00 L ammontare del fondo annuale per la formazione specialistica per il personale TA non è ancora disponibile: sarà successivamente comunicato dall Amministrazione Centrale l importo esatto, che verrà imputato al corrispondente capitolo di bilancio. Si registra, inoltre, l avanzo di amministrazione presunto 2013, pari a ,64 così ripartito: - Avanzo Vincolato: ,35 - Avanzo non vincolato ,29 Il totale pertanto è di ,64 di entrate complessive. Nel dettaglio:

6 6 ENTRATE 2014 AVANZO DI AMMINISTRAZIONE ,64 FONDO DI FUNZIONAMENTO ordinario ,00 CONTRIBUTO annuale Ateneo x Wos e Scopus ,00 FORMAZIONE SPECIALISTICA 0,00 ATTIVITA' COMMERCIALE 4.000,00 INTERESSI ATTIVI SU DEPOSITI 500,00 RECUPERI E RIMBORSI 1.000,00 RECUPERI CDR 1.000,00 RISCOSSIONI IVA (22%) 880,00 ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 800,00 TOTALE ENTRATE ,64 B - Uscite Per quanto riguarda le spese, si illustrano le voci più significative. Il fondo per sottoscrizione ai periodici cartacei, dopo il passaggio alla versione solo online degli anni scorsi per gli editori Elsevier, Wiley-Blackwell, Springer, Nature, risulta uguale allo scorso anno ( ,00). Per banche dati, riviste online, ebook, lo stanziamento ( ,00) è sostanzialmente uguale a quanto previsto per l anno A queste spese sono tuttavia da aggiungere il costo ( ,00) per i rinnovi di WOS e SCOPUS, che l Ateneo ha scelto, a partire dal 2014, di imputare al bilancio della Meneghetti assegnando apposito e adeguato stanziamento. Inoltre, si provvederà all acquisizione di Cell Press + Clinics su fondo vincolato ( ,00) e al pagamento della quota 2014 relativa al fondo vincolato pluriennale per Major Reference Works. Nel dettaglio, il bilancio di previsione delle uscite è così strutturato: Previsione al consuntivo di dicembre Totale spese 2013 (spese al 9.12+impegni al ripartizione spese 2014 CONTO SPESE ) AVANZO INDISTINTO , ,29 F.S * FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN 1.175, ,58 0 FORMAZIONE SPECIALISTICA B.MENEGHETTI 780,03 41,42 780,03 F.S MISSIONI 1.886, , ,04 F.S LIBRI E GIORNALI NON INVENTARIABILI 200,00 200,00 250,00 F.S MATERIALE DI CONSUMO 4.000, , ,00 MANUTENZIONE ATTREZZATURE E MACCHINARI 2.000,00 217, ,00 F.S F.S TRASPORTI E FACCHINAGGIO 1.000,00 0,00 500,00 F.S SPESE POSTALI 500,00 232,40 500,00 F.S SPESE TELEFONICHE 2.000, , ,00 F.S SPESE NOLEGGI ATTREZZATURE 3.000, , ,00 F.S SPESE E COMMISSIONI BANCARIE 500,00 0,00 200,00 F.S IMPOSTE E TASSE 400,00 0,00 400,00 F.S VERSAMENTI IVA 1.458, ,66 880,00 F.S FONDO DI RISERVA 3.839,91 0, ,89

7 7 QUOTA VINC. x BILANCIO STATO FS (MISSIONI) 1.886, , ,04 QUOTA VINC. x BILANCIO STATO (MOBILI E ARREDI) 176,00 176,00 176,00 F.S PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO 1.500, , ,00 FUNZIONAMENTO SERVIZIO F.S AUTOMAZIONE 3.000, , ,00 F.S PRESTAZIONI A PAGAMENTO CONTO TERZI 0,00 0,00 0,00 F.S RESTITUZIONE RIMBORSI DIVERSI 2.500, ,00 100,00 F.S ACQUISTO MOBILI E MACCHINE UFFICIO 9.780, , ,00 MOBILI E ARREDI MENEGHETTI 44,00 0,00 44,00 ACQUISTO MATERIALE LIBRARIO E DI F.S BIBLIOTECA BIBLIOCAR - Contributo Banca Popolare 574,35 0,00 574,35 Acquisto monografie cartacee Biotecnologia 4.407, , ,50 Acquisto monografie cartacee Chirurgia 1.790,91 500, ,91 Acquisto monografie cartacee Informatica 4.662, , ,38 Acquisto monografie cartacee Medicina 4.755,92 961, ,92 Acquisto monografie cartacee Meneghetti , , ,00 Acquisto monografie cartacee Patologia 4.054, , ,41 Acquisto monografie cartacee Sanità Pubbl , , ,33 Acquisto monografie cartacee Sc. Motorie 3.000, , ,00 Acquisto monografie cartacee Sc. Vita 2.980, , ,05 Acquisto monografie cartacee Sc. Neurologiche 4.369, , ,50 RISORSE MULTIMEDIALI 200,00 101,69 200,00 ABB.BANCHE DATI , , ,00 WOS e SCOPUS ,00 ABB. E ACQUISTI EBOOKS , , ,00 MRW ,00 ABB.PERIODICI ONLINE , , ,00 Cell Press + Clinics ,00 ABB.PERIODICI CARTACEI , , ,00 RILEGATURA PERIODICI , , ,00 F.S ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 2.582, ,28 800,00 TOTALE , , ,64 * N.B. il 50% del fondo di formazione relativo al 2009 era di 1955,61 (il totale era pari a 3911,23); con l'integrazione della Biblioteca, rispetto alla quota assegnata dall'amministrazione Centrale, non deve superare 1955,61. Dopo approfondita discussione, la Commissione all unanimità approva il bilancio di previsione 2014, come sopra specificato. Punto 7: Approvazione regolamento della Biblioteca Meneghetti. Il Direttore ricorda che si rende necessario un adeguamento del regolamento della Biblioteca Meneghetti, in conseguenza della nuova organizzazione statutaria datasi dell Ateneo. Ricorda altresì che il Regolamento va approvato dalla Commissione scientifico-amministrativa della Biblioteca, e successivamente dagli organi competenti dell Ateneo. Fa presente, infine, che il precedente Regolamento è stato sottoposto a verifica da parte dell Ufficio affari generali e legali, che ha provveduto ad evidenziare modifiche che lo rendessero adeguato allo Statuto dell Ateneo. La Commissione, alla luce degli elementi illustrati dal Direttore e dopo ampia discussione, delibera di approvare il Regolamento come da allegato 7.1.

8 Punto 8: varie ed eventuali Il Dott. Bertoli comunica che è pervenuta l offerta per Lecture Notes 2014 (in Computer Science e in Control and Information Sciences) (allegato 8.1), per la quale propone di rinnovare l abbonamento in considerazione dell importanza della risorsa per l area di informatica e sulla base della valutazione dell utilizzo della risorsa stessa. Il Direttore informa che, insieme all offerta per le risorse sopra citate, in analogia con gli anni precedenti, è stata proposta l acquisizione della Subject Collection Computer science 2012, che la Biblioteca ha acquisito per i volumi pubblicati fino al L importo non sarebbe particolarmente impegnativo, tuttavia propone di rimandare a gennaio 2014 la valutazione dell offerta, dopo aver recuperato le statistiche di utilizzo delle collezioni finora acquisite ( ), e avere richiesto i costi per l acquisizione degli ebook pubblicati anche nel 2013 e 2014, per dar modo alla Commissione di procedere ad una valutazione più ponderata sugli acquisti, anche per singola annata o per annate plurime. Dopo approfondita discussione, la Commissione all unanimità delibera la sottoscrizione dell abbonamento a Lecture Notes 2014 (in Computer Science e in Control and Information Sciences). Si riserva, altresì, di valutare l opportunità dell acquisto della Subject Collection 2012 ed eventualmente delle annate successive dopo aver interpellato in merito a tale prodotto anche il Prof. Squassina, rappresentante dell Area Informatica presso la Commissione, e acquisito informazioni più dettagliate. La seduta è tolta alle ore Delibera n. 5/ Il Presidente della Commissione Prof. Lorenzo Burti Il Segretario Dott.ssa Alessandra Ligugnana