STUDIO DOTT. BONVICINI Circolare n. 9 del 28 GIUGNO 2006

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1 STUDIO DOTT. BONVICINI Circolare n. 9 del 28 GIUGNO 2006 ANTIRICICLAGGIO - GLI INTERMEDIARI IMMOBILIARI Quanto descritto con circolare n. 8 relativamente ai professionisti, vale anche per gli agenti immobiliari, per i quali tuttavia occorre fare alcune puntualizzazioni. Con il D.Lgs. n. 374/99 gli obblighi antiriciclaggio previsti dal DL. n. 143/91 convertito dalla Legge n. 197/91 sono stati estesi anche alle agenzie in mediazione immobiliare iscritte nell apposita sezione del ruolo istituito presso la CCIAA, in quanto considerate attività particolarmente suscettibili di utilizzazione a fini di riciclaggio per il fatto di realizzare l accumulazione o il trasferimento di ingenti disponibilità economiche o finanziarie o risultare comunque esposte ad infiltrazioni della criminalità organizzata. Conseguentemente, tale categoria di soggetti doveva provvedere all identificazione della clientela, alla registrazione dei dati raccolti e alla segnalazione delle operazioni sospette. Il D.Lgs. n. 56/2004, che ha recepito le disposizioni in materia di antiriciclaggio della Direttiva n. 2001/97/CE, ha ricompreso tra i soggetti interessati ai nuovi obblighi antiriciclaggio (art. 2, comma 1, lett. q) anche i soggetti di cui all art. 1, comma 1, D.Lgs. n. 374/99 tra i quali rientrano le agenzie immobiliari. Dal 2004 i soggetti in esame devono quindi rispettare gli obblighi antiriciclaggio, previsti per gli operatori non finanziari, per i quali le disposizioni attuative sono contenute nel DM n. 143/2006 mentre le relative istruzioni UIC sono contenute nel Provvedimento D.Lgs. n. 374/99 D.Lgs. n. 56/2004 DM n. 143/2006 e Provvedimento UIC Estensione alle agenzie immobiliari degli obblighi antiriciclaggio ex DL n. 143/91 convertito dalla Legge n. 197/91 Recepimento della Direttiva n. 2001/97/CE (II Direttiva in materia di antiriciclaggio) con modifica del D.Lgs. n. 374/99 Regolamento di attuazione e istruzioni applicative degli obblighi antiriciclaggio di cui al D.Lgs. n. 56/2004 Da quanto sopra consegue che, ai fini del rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio, le agenzie immobiliari sono tenute a: comunicare al MEF violazioni all uso del contante collaborare con l UIC per la fornitura dei dati dallo stesso richiesti prevenire operazioni di riciclaggio con la formazione dei dipendenti/collaboratori e con misure di controllo interne D.Lgs. n. 56/2004 DM n. 143/2006 identificare la clientela registrare e conservare i dati raccolti nell Archivio Unico segnalare all UIC le operazioni sospette

2 IDENTIFICAZIONE DELLA CLIENTELA Le agenzie immobiliari, ai sensi dell art. 12, DM n. 143/2006, sono tenute all identificazione delle parti dei contratti per i quali intervengono, ovvero sia del soggetto venditore (cliente) che dell acquirente (controparte del cliente). L identificazione consiste nella verifica dell identità del cliente e della sua controparte ed eventualmente del soggetto per conto del quale questi operano, nonché l acquisizione dei dati identificativi, da registrare e conservare successivamente nell archivio unico. Si evidenzia che qualora: - il cliente sia una società o un ente, deve essere verificata l effettiva esistenza del potere di rappresentanza e devono essere acquisite le informazioni necessarie per individuare gli amministratori ed i proprietari effettivi della società o ente; - più clienti operino congiuntamente, l identificazione è dovuta per ciascuno di essi. L art. 3, DM n. 143/2006 dispone che l identificazione del cliente deve essere effettuata: in relazione alle operazioni che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo superiore a euro. Il citato art. 3 precisa che, al fine di individuare il valore delle operazioni poste in essere dal cliente: non si deve tener conto del compenso spettante all intermediario. Il Provvedimento UIC ha inoltre chiarito che l obbligo di identificare i clienti si applica agli operatori in relazione allo svolgimento della loro attività tipica e non con riferimento alle attività strumentali o connesse a quella tipica, quali, ad esempio, il pagamento di stipendi e commissioni e l approvvigionamento di beni strumentali; non si deve procedere alla compensazione di operazioni di segno contrario; l intermediario deve dotarsi di strumenti tali da poter individuare la presenza delle c.d. operazioni frazionate ossia di quelle operazioni che, compiute in momenti diversi nell arco di un circoscritto periodo di tempo, siano da ritenersi parte di un unica operazione. A tal fine gli operatori devono essere in grado di monitorare oltre all ultima operazione effettuata anche quelle eseguite quanto meno nei 7 giorni precedenti. Le agenzie immobiliari, così come precisato espressamente dal comma 3 del citato art. 12, sono tenute all identificazione del cliente solo se si giunge alla conclusione del contratto preliminare o, in mancanza, di quello definitivo. Si rammenta che, come precisato dall UIC nel Chiarimento , all atto dell identificazione diretta non è necessario acquisire copia del documento di identità o riconoscimento e non occorre monitorare la relativa scadenza. SOGGETTO CHE OPERA IN NOME O PER CONTO DI TERZI Nel caso in cui il cliente opera per conto di terzi, lo stesso deve indicare per iscritto e sotto la propria personale responsabilità i dati identificativi del soggetto per il quale opera. Qualora il cliente operi per conto di una società o un ente deve essere verificata l effettiva esistenza del potere di rappresentanza tramite la consegna di documentazione ufficiale (ad esempio, visure camerali, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari) e devono essere acquisite le informazioni necessarie per individuare gli amministratori ed i proprietari effettivi della società o ente. INFORMAZIONI DA ACQUISIRE E REGISTRARE NELL ARCHIVIO UNICO L art. 12, DM n. 143/2006 dispone che devono essere acquisite per poi essere registrate nell archivio unico le informazioni relative: ai dati identificativi delle parti (venditore ed acquirente); alla data di conclusione del contratto preliminare o, in mancanza, di quello definitivo di compravendita;

3 Quando il contratto preliminare e quello definitivo sono compiuti per il tramite dello stesso agente, entrambi i contratti devono essere registrati. La registrazione riguarda solo uno dei due atti quando l agente interviene per uno solo di essi. al prezzo convenuto dell immobile oggetto della mediazione. Più in particolare, in base alle specifiche tecniche fornite dall UIC nel Provvedimento e relativi Allegati sono da riportare nell archivio unico e quindi da acquisire: 1. le complete generalità dei clienti (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, codice fiscale, estremi del documento di identificazione, denominazione, sede legale e codice fiscale per i soggetti diversi dalle persone fisiche); 2. i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera e il rapporto che intercorre tra gli stessi; 3. la data dell avvenuta identificazione; 4. la data di conclusione del contratto (preliminare e/o definitivo); 5. il prezzo convenuto dell immobile oggetto della mediazione; se presente, deve essere indicata la quota parte dell importo dell operazione regolata tramite contanti; 6. la descrizione sintetica della tipologia dell operazione. Per le agenzie immobiliari sono disponibili le seguenti codifiche: CODICE DESCRIZIONE OPERAZIONE 8201 Mediazione Immobiliare conclusione del contratto preliminare 8202 Mediazione Immobiliare conclusione del contratto definitivo 8299 Mediazione Immobiliare altro TENUTA DELL ARCHIVIO UNICO Negli stessi casi in cui l operatore è tenuto all identificazione del cliente vige l obbligo di registrare e conservare nell archivio unico i dati raccolti. Nell ambito dell archivio unico, i soggetti in esame devono indicare, quale tipologia di operatore il codice 33. La registrazione dei dati deve essere effettuata secondo l ordine cronologico delle operazioni, in modo tale da permettere la ricostruzione storica delle stesse. L art. 9, comma 9, del DM in esame, prevede la possibilità, per gli agenti immobiliari, di assolvere all obbligo di identificazione e registrazione nell archivio unico, integrando i dati richiesti a norma dell art. 1760, n. 3, C.c. L'archivio unico può essere tenuto: a mezzo di strumenti informatici. La tenuta e la gestione dell archivio unico possono essere affidate anche a terzi soggetti (ad esempio un centro di servizi) a condizione che all operatore sia assicurato l'accesso diretto ed immediato all'archivio stesso. Resta ferma la responsabilità del soggetto interessato per il rispetto degli obblighi di registrazione e conservazione. Lo stesso deve consentire di individuare le c.d. "operazioni frazionate"; Nel citato Provvedimento l UIC ha fornito gli standard (criteri uniformi) per la registrazione e conservazione dei dati e delle informazioni nell archivio in esame. in forma cartacea. La tenuta dell archivio unico in forma cartacea si estrinseca in un registro, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina dall operatore, o da un collaboratore/dipendente autorizzato per iscritto, con l'indicazione, alla fine dell'ultimo foglio, del numero delle pagine di cui è composto e l'apposizione della firma dei predetti soggetti. Lo stesso deve essere tenuto in maniera ordinata e chiaramente leggibile e non deve contenere spazi bianchi o abrasioni. Il Chiarimento UIC ha in merito specificato che non è ammesso l utilizzo di registro

4 su fogli mobili o di quaderno ad anelli. Per quanto riguarda la decorrenza dell obbligo di tenuta dell archivio unico, disposta espressamente dall art. 18. DM n. 143/2006, l UIC nel Chiarimento ha precisato che: - l obbligo di tenuta dell archivio unico decorre dalla data di entrata in vigore del Provvedimento UIC ovvero dal ; - i soggetti che per adempiere l obbligo di tenuta dell archivio unico si avvalgono della facoltà di integrare i registri tenuti in forza di altre disposizioni di legge (nel caso specifico quanto richiesto dall art. 1760, n. 3, C.c.) devono procedervi entro 60 giorni dal , ossia entro il ; - il termine di 60 giorni dal deve essere rispettato anche da coloro che intendono costituire l archivio unico informatico. Conseguentemente, coloro che decidono di tenere l archivio unico informatico dovranno tenere temporaneamente (fino al ) un archivio unico cartaceo i cui dati saranno poi trasferiti nell archivio unico informatico. SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE Eseguita l identificazione del cliente e la registrazione dei relativi dati nell archivio unico, l agente immobiliare deve valutare le operazioni poste in essere dal cliente nel suo complesso e segnalare all UIC quelle che, in base ai dati ed alle informazioni ottenuti a seguito della prestazione svolta, possono nascondere un tentativo di riciclaggio di proventi di attività illecite. Il Provvedimento UIC con riferimento alla segnalazione delle operazioni sospette, richiama gli artt. 3 e 3-bis, DL n. 143/91. In base al citato art. 3 per operazione sospetta si deve intendere: " ogni operazione che per caratteristiche, entità, natura, o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell attività svolta dal soggetto cui è riferita, induca a ritenere, in base agli elementi a sua disposizione, che il denaro, i beni o le utilità oggetto delle operazioni medesime, possano provenire dai delitti previsti dagli articoli 648-bis e 648-ter del codice penale. Nell individuare i principi da seguire nella fase di individuazione e segnalazione delle operazioni sospette, il citato Provvedimento UIC prevede che: "Le attività di rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette sono ispirate ai principi della conoscenza dei clienti, con riguardo specifico ai rapporti intrattenuti e al profilo di rischio di riciclaggio, dell accortezza nell individuazione, in concreto, dei profili di sospetto, della celerità nella trasmissione delle informazioni, della riservatezza, nell interesse del segnalante e del segnalato, della collaborazione con l UIC per l approfondimento. Per quanto riguarda la valutazione dei rapporti con i clienti è inoltre specificato che: "L efficace adempimento dei predetti obblighi [rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette] poggia sulla capacità degli operatori di valutare l attività posta in essere dai clienti, occasionali o abituali. INVIO DELLA SEGNALAZIONE La segnalazione delle operazioni sospette deve essere inviata in forma cartacea. Nella stessa devono essere riportati: a. i dati del segnalante; b. i dati del soggetto segnalato ed eventualmente del soggetto terzo per il quale il cliente opera; c. le informazioni sull operazione oggetto della segnalazione;

5 d. i motivi del sospetto. A tal fine l UIC ha predisposto uno specifico schema da utilizzare contenuto nell Allegato C e da compilare secondo le istruzioni dell Allegato D del Provvedimento Le segnalazioni in esame devono essere inviate al seguente indirizzo: UFFICIO ITALIANO CAMBI Servizio Risorse Informatiche Approvvigionamenti e Servizi Via delle Quattro Fontane, n ROMA indicando, accanto all indirizzo, il codice OP AR94. Tutte le informazioni relative alla segnalazione delle operazioni sospette sono rigorosamente riservate e l operatore deve astenersi dal darne comunicazione anche al diretto interessato, ovvero al soggetto segnalato. RISPETTO DALLA NORMATIVA IN MATERIA DI PRIVACY L art. 8 del DM n. 143 dispone che l adempimento degli obblighi imposti dalla normativa antiriciclaggio (identificazione della clientela, registrazione dei dati nell archivio unico e segnalazione all UIC delle operazioni sospette) va considerato trattamento dei dati così come definito dall art. 4, lett. a), D.Lgs. n. 196/2003. L operatore è tenuto a disporre le misure e la documentazione prevista dagli artt. 11 e 13, D.Lgs. n. 196/2003 (Codice della Privacy) per garantire la protezione dei dati acquisiti e gestiti. In particolare si rammenta che l art. 13 prevede che il titolare del trattamento dei dati (agente immobiliare) consegni e faccia sottoscrivere idonea Informativa (c.d. Informativa per il trattamento dei dati personali ) ai soggetti interessati (venditore ed acquirente), specificandone altresì i contenuti da riportare. Il titolare/responsabile può delegare il trattamento dei dati a suoi dipendenti/collaboratori. In tal caso è tenuto a: istruire i propri dipendenti/collaboratori al fine di garantire il corretto svolgimento delle operazioni richieste, individuando puntualmente l ambito del trattamento consentito; indicare per iscritto i soggetti tenuti ad adempiere agli obblighi in esame. È quindi necessario provvedere ad aggiornare anche il c.d. mansionario così come previsto dall art. 30 del Codice della Privacy. Si ritiene altresì necessario che il dipendente delegato manifesti l accettazione dell incarico conferitogli. Infine, con riferimento alla tenuta dell archivio unico, sia esso di tipo informatico o cartaceo, devono essere garantite: le misure idonee ad assicurare la migliore protezione possibile dei dati, al fine di ridurre al minimo il rischio di perdita, distruzione o utilizzo improprio e scorretto dei dati archiviati; le misure minime di sicurezza di conservazione, di accesso controllato e di protezione (login, password, sistemi antintrusione, ecc.) così come specificatamente previste dal Codice della Privacy e che l agenzia è tenuta a descrivere nel DPS. Cordiali Saluti Dr. Bonvicini