Ministero dell Interno. Dipartimento per le Libertà Civili e l Immigrazione FNPSA - SPRAR Pista di controllo

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1 Ministero dell Interno Dipartimento per le Libertà Civili e l Immigrazione FNPSA - SPRAR Pista di controllo Ente locale : Annualità - Tipologia Codice 1 Documentazione obbligatoria Descrizione Esito controllo positivo negativo n/a Note

2 1.1 Verificare la presenza di tutta la documentazione obbligatoria, così come previsto dal Maniuale Unico di Rendicontazione SPRAR, ed in particolare: - Registro generale delle spese - Prospetto analitico finale delle spese sostenute suddivise per codice - Registro delle presenze dei beneficiari - Dettaglio riepilogativo dei costi del personale subordinato o parasubordinato stabilmente impiegato imputato alla voce P, con allegate le copie di tutti i modelli F24 - Convenzione e/o contratto obbligatoriamente stipulati tra Ente Locale ed Ente/i Attuare/i - Fideiussione bancaria o assicurativa eventualmente stipulata - Modello DURC (Documento unico regolarità contributiva) - Quadro riassuntivo dei pagamenti effettuati dall Ente Locale all eventuale ente attuatore - La dichiarazione obbligatoria conforme a quella prevista dal Manuale Unico di Rendicontazione SPRAR 1.2 Verificare i rapporrti tra Ente Locale ed 'Ente attuatore, in conformità ai requisiti soggettivi richiesti dal Decreto Ministeriale, dalla convenzione e/o dal contratto attraverso le seguenti verifiche: - Correttezza formale della Convenzione/Contratto stipulato tra l'ente locale e l'ente gestore - Rispetto formale di quanto previsto dalla legislazione in tema di "Tracciabilità dei flussi finanziari" e "Normativa antimafia" - Correttezza degli eventuali Atti aggiuntivi alla convenzione madre - Correttezza del Piano Finanziario Preventivo/Rimodulato utilizzato dall'ente Locale durante lo svolgimento delle attività, ed in particolare accertare la correttezza rispetto a quanto comunicato al momento di ammissione al finanziamento o in occasione delle successive rimodulazioni; - Correttezza ed adeguatezza del Prospetto Consuntivo, ed in particolare che si siano rispettate le percentuali di spesa previste dal Manuale Unico di Rendicontazione e dal Decreto Ministeriale di riferimento 1.3 Verificare eventuali rapporti di gruppo, consortili, associativi e simili tra i enti attuatori e/o fornitori coinvolti nel progetto. In caso affermativo acquisire la documentazione necessaria ed in particolare: - Contratti di fornitura con eventuali consorziate/associate/controllate - Contratti di fornitura con enti nei cui organi statutari siano presenti soggetti che occupano posizioni analoghe presso il/gli ente/i gestore/i - Estratti del Libro soci, verbali di nomina, eccetera ATTENZIONE: in caso di consorzi acquisire sempre il libro soci

3 2 Voce P 2.1 Verificare che l'importo rendicontato non sia superiore rispetto al totale approvato dalla Commissione di Valutazione relativamente alla domanda di contributo ammessa a finanziamento. 2.2 Verificare la corretta compilazione di: - Dettaglio riepilogativo del costo aziendale per ogni risorsa portata a rendiconto nella presente voce di spesa - Schema riepilogativo del dettaglio dei pagamenti contenuti negli F24 - Schema di riepilogo dei dati relativi al personale dell'ente locale portato a cofinanziamento ATTENZIONE: si ricorda che l'ultima dichiarazione è valida e sufficiente a rendicontare per il personale dell'ente Locale portato a titolo di cofinanziamento 2.3 Per il personale subordinato e parasubordinato, verificare che i nominativi indicati in rendiconto corrispondano ad effettivi contratti di lavoro e/o lettere di incarico disponibili in loco, accertando la presenza di: - Contratto di lavoro a tempo determinato/indeterminato/parubordinato; - Eventuale ordine di servizio; - Relazioni, verbali di equipe ed altra evntuale documentazione atta a dimostrare l'attività svolta. - Buste paga e relativi pagamenti - Quietanze di pagamento degli F24 con i quali si sono liquidati gli oneri fiscali e/o previdenziali 2.4 Nel caso di lavoratori in somministrazione, verificare, oltre la documentazione di cui al punto precedente, la presenza dei contratti di incarico alle apposite agenzie, nonché la corretta imputazione dei relativi costi del Personale. 2.5 Per collaboratori a fattura, verificare che i nominativi indicati in rendiconto corrispondano effettivi contratti di lavoro e/o lettere di incarico disponibili in loco, accertando la presenza di: - Contratto di lavoro e/o lettera di incarico; - Necessarie relazioni esplicative dell'attività svolta per periodo - Fatture e ralativi pagamenti - Quietanze di pagamento degli F24 con i quali si sono liquidati gli eventuali oneri fiscali e previdenziali - Eventuale altra documentazione: verbali di equipe, registri d'aula, eccetera 3 Voce B 3.1 In caso di acquisto di beni durevoli, verificare: - Inventario aggiornato di tutti i beni acquistati - Fatture di acquisto e relativo pagmento Nel caso di beni ammortizzabili (superiori ai 516 euro) verificare inoltre: - iscrizione nel registro di beni ammortizzabili - corretta imputazione della quota annua di competenza a rendiconto. In caso di noleggio e/o leasing: - Verifcare la presenza di un regolare contratto di noleggio e/o leasing - Fatture di acquisto e/o leasing e relativo pagmento - Eventuali altri costi specificatamente previsti dal Manuale Unico di rendicontazione ATTENZIONE: Si ricorda di accertare la presenza, ove richiesto, delle necessarie autorizzazioni da parte del Servizio Centrale

4 4 Voce L 4.1 Micro voce L1 - L2 In relazione ai lavori di manutenzione ordinaria e/o straordinaria portati a rendiconto, verificare che: - Le opere realizzate siano relative ad immobili portati a rendiconto e preventivamente autorizzati dal Servizio Centrale - I costi siano ricompresi nelle percentuali previste dal Manuale Unico di rendicontazione e dal Decreto Ministeriale di riferimento - Fatture e relativi pagamenti - Preventivi e capitolati di spesa (ove presenti) 4.2 Micro voce L3 Nel caso di locazione, si richiede di verifcare: - Presenza e correttezza del contratto di affitto registrato - Ricevute e/o fattura di versamento del canone e relativo pagamento; Nel caso di Immobili di proprietà messi a dispozione, si richiede di verificare la presenza e la correttezza della relazione probatoria prodotta dal UTC (se immobile di proprietà dell'ente Locale) e/o della perizia asseverata con giuramento prodotta da un perito tecnico (se immobile proprietà di Ente Attuatore/Terzi) in merito alla percentuale di utilizzo degli edifici ai fini dell'accoglieza SPRAR ed il relativo cacone virtuale da imputare a progetto. ATTENZIONE: si richiede di verificare l'eventuale presenza di altra documentazione comunque prevista dalla normativa vigente (esempio: APE) 4.3 Micro voce L 4 Verificare la presenza di: - Contratto di affidamento di servizi di pulizia nel caso di ricorso a ditta esterna - Fatture e giustificativi di pagmento per tutti i beni e/o servizi ascrivibili a tale voce 4.4 Micro voce L 5 Verificare: - Coerenza degli indirizzi di fatturazione delle utenze con gli immobili ad uso del progetto - Fatture, Bolettini e giustificativi di pagmento - Altre documentazione inerente (esempio: bolle di consegna per il gasolio da riscaldamento, bombole del gas, eccetera)

5 5 Voce G 5.1 Voce G1 Verificare la presenza di: - Contratto di Catering (se presente) - Fatture di acquisto dei beni oggetto di distribuzione (vitto, abbigliamento, eccetera) - Fattura di acquisto di Buoni spesa/ticket Restaurant - Registri di ergoazione dei contributi in denaro, dei beni e/o dei buoni spesa/ticket restaurant. ATTENZIONE: verificare sempre la coerenza tra i registri distribuzione e quanto riportato nelle fatture di acquisto dei beni/servizi 5.2 Voce G2 - G3 - G4 Verificare la presenza delle fatture di acquisto dei beni, titoli di viaggio, rimborsi e altra documentazione valida, compresi eventuali registri di erogazione. Per il dettaglio si rimanda a quanto indicato nel Manuale Unico di Rendicontazione SPRAR. ATTENZIONE: Si ricorda che, per la consegna dei titoli di viaggio, sono ammessibili anche le copie degli stessi. Verificare sempre la presenza della ricevuta per avvenuta consegna. In questo caso è ritenuta valida anche la firma del beneficiario apposta sulla copia del titolo di viaggio consegnato. 5.3 Voce G5 - G7 Verificare la presenza di: - Fatture e ricevute di pagamento relative agli istituti di formazione - Fatture di acquisto dei beni oggetto di distribuzione (cancelleria, libri, eccetera) e relativi pagamenti - Contratti o fatture e pagamenti di eventuali insegnanti (non stabilmente impiegato) - Registri d'aula ATTENZIONE: per la voce G7 sono richieste copie dei titoli conseguiti e/o dei registri di frequenza dei corsi. 5.4 Voce G6 Verificare la presenza e coerenza del registro delle erogazionei e la corrispondenza con quanto indicato nei registri preena dei beneficiari.

6 6 Voce I 6.1 Voce I1 - I2 Verifcare la presenza della seguente documentazione: Per i corsi di formazione con enti accreditatati, verificare conformità della documentazione di supporto: - Contratti di acquisto del servizio e giustificativi di spesa, - Attestati di formazione e/o registri delle frequenze. - Fatture di acquisto dei beni oggetto di distribuzione (cancelleria, libri, eccetera) e relativi pagamenti Per i tirocini lavorativi e/o borse lavoro - Convenzioni di tirocinio e piani formativi individuali dei beneficiari - Registro delle presenze beneficiari/docenti/tutor; - Documentazione attestante l'erogazione del contributo ai beneficiari (buste paga, ricevute, eccetera) - Fatture di acquisto dei beni oggetto di distribuzione (libri, abiti di lavoro, materiali vari, eccetera) e relativi pagamenti 6.2 Voce I3 - I4 -I5 - I6 Verificare la presenza di tutta la documentazione di supporto rispetto alle spese di progetto e/o dei contributi erogati, come fatture, ricevute, registri di erogazione, registri presenze e quanto altro è utile a supporto alle attività realizzate e dei relativi costisostenute. Per il dettaglio rispetto le singole voci e la documentazione richiesta, si rimanda a quanto indicato nel Manuale Unico di Rendicontazione SPRAR. ATTENZIONE: Si ricorda di accertare la presenza, ove richiesto, delle necessarie autorizzazioni da parte del Servizio Centrale 7 Voce S e T 7.1 a) Per i singoli consulenti impiegati verificare le posizioni raccogliendo al seguente documentazione: 1) Contratti, lettere d'incarico e CV 2) Fatture o le Ritenute di acconto e relativi pagamenti 3) Relazioni sulle attività svolte. 4) Quietanze di pagamento degli F24 con i quali si sono liquidati gli oneri fiscali e/o previdenziali 7.2 b) Per contratti di fornitura di servizi specifici (es. mediazione culturale) verificare la correttezza delle singole posizioni raccogliendo al seguente documentazione: 1) Contratto di fornitura del servizio 2) Fatture e relativi pagamenti 3) Relazioni sulle attività svolte

7 8 Voce A 8.1 Voce A1 Verificare che la documentazione relativa ai viaggi sia coerente con le attività progettuali, ed in particolare la presenza di: 1) Autorizzazioni alla missione, in cui siano evidenti le motivazioni del viaggio 2) Richiesta di rimborso dettagliata, a firma della risorsa, corredata dai necessari giustificativi ATTENZIONE: Si ricorda di accertare la presenza, ove richiesto, delle necessarie autorizzazioni da parte del Servizio Centrale 8.2 Voce A2 Verificare la presenza di: - Lettera di incarico/contratto con i professionisti - Fatture e relativi pagamenti 8.3 Voce A3 - A4 Verificare la presenza di tutta la documentazione di supporto rispetto alle spese di progetto e/o dei contributi erogati, come fatture, ricevute, registri di erogazione, registri presenze e quanto altro è utile a supporto alle attività realizzate e dei relativi costisostenute. Per il dettaglio rispetto le singole voci e la documentazione richiesta, si rimanda a quanto indicato nel Manuale Unico di Rendicontazione SPRAR. ATTENZIONE: Si ricorda di accertare la presenza, ove richiesto, delle necessarie autorizzazioni da parte del Servizio Centrale 9 Voce Ci 9.1 Voce Ci1 - Ci2 - Ci3 - Ci4 Verificare la presenza di tutta la documentazione di supporto rispetto alle spese di progetto relativa ad ogni singola voce, ed in particolare: - Fatture di acquisto e relativi pagamenti - Schede e bolettini relativi alle utenze telefoniche - Schede e buoni carburante - Contratti, utenze e canoni di affitto relativi all'ufficio di supporto e relativi pagamenti Per il dettaglio rispetto le singole voci e la documentazione richiesta, si rimanda a quanto indicato nel Manuale Unico di Rendicontazione SPRAR.

8 Indicazioni ulteriori in merito alle verifiche Verificare la presenza di dichiarazioni o registro dei beni da parte dei destinatari corredata da copie del documento di riconoscimento Verificare la presenza dell'istituzione del fondo cassa, in caso di spese effettuate in contanti a favore dei destinatari. Data / / Firma del Rappresentante legale dell'ente locale Legenda: positivo: esito positivo negativo: esito negativo n/a: non applicabile Firma Revisore