GUIDA INFORMATIVA SULLA TRASMISSIONE TELEMATICA DEI CERTIFICATI DI MALATTIA

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1 GUIDA INFORMATIVA SULLA TRASMISSIONE TELEMATICA DEI CERTIFICATI DI MALATTIA Cosa prevedono le norme L'articolo 55-septies del DLgs 30 marzo 2001, n.165, introdotto dall'articolo 69 del DLgs 27 ottobre 2009, n. 150, prevede la trasmissione telematica delle certificazioni di malattia per i dipendenti pubblici, secondo le modalità stabilite per il settore privato dalla normativa vigente (D.M. 26/02/2010). La Circolare n. 1/DFP DDI del del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione ha fornito indicazioni operative per l'attuazione di quanto previsto dall'articolo 55-septies del DLgs 30 marzo 2001, n.165. La Circolare n. 2/DFP DDI del del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione ha fornito ulteriori indicazioni e chiarimenti per l'applicazione della nuova procedura. La legge n. 183 del , all'articolo 25 ha previsto che, a decorrere dal 10 gennaio 2010, in tutti i casi di assenza per malattia dei dipendenti di datori di lavoro privati, per il rilascio e la trasmissione della attestazione di malattia si applicano le disposizioni di cui all'articolo 55-septies del decreto legislativo 30 marzo 2001, n Ecco cosa prevedono, in sintesi, le nuove norme: Il certificato di malattia è inviato per via telematica direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria pubblica che lo rilascia all'inps L'INPS invia immediatamente il certificato, sempre per via telematica, all'amministrazione di appartenenza del lavoratore L'inosservanza degli obblighi di trasmissione telematica da parte dei medici costituisce illecito disciplinare e, in caso di reiterazione, comporta il licenziamento o, per i medici convenzionati, la decadenza dalla convenzione. Per il lavoratore del settore pubblico, che comunque deve segnalare tempestivamente all'amministrazione, per i successivi controlli medico fiscali, la propria assenza e l'indirizzo di reperibilità (se diverso dalla residenza o domicilio abituale), l'invio telematico soddisfa l'obbligo di recapitare l'attestazione di malattia ovvero di trasmetterla tramite raccomandata A/R alla propria amministrazione entro 2 giorni lavorativi successivi all'inizio della malattia. Per i medici, tenendo conto delle numerose segnalazioni pervenute, si informa che in caso di difficoltà nell'accesso alla rete per la trasmissione tramite pagina WEB, oppure in caso di malfunzionamento temporaneo del proprio PC, ovvero in caso di visite domiciliari, è possibile effettuare l'invio telematico dei certificati utilizzando uno dei seguenti call center telefonici (vedi: I servizi per i medici): 1 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

2 utilizzando il call center telefonico con assistenza di operatore reso disponibile dall'inps, al numero ; utilizzando il call center telefonico basato su risponditore automatico reso disponibile da MEF Sogei, al numero Inoltre, in caso di problemi tecnici, i medici possono contattare l'helpdesk attivato dal MEF attraverso il numero verde (vedi: Numeri utili). Servizi per i medici I medici possono effettuare l'invio telematico dei certificati di malattia all'inps (ma anche l'annullamento o la rettifica di certificati già inviati), attraverso il Sistema di Accoglienza Centrale (SAC) curato dal Ministero dell'economia e delle Finanze, per il tramite di Sogei, secondo le seguenti modalità: a) utilizzando il servizio Web, tramite il quale è anche possibile stampare una copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia, e/o inviarne una copia in formato PDF alla casella di posta elettronica o di posta elettronica certificata del lavoratore (di seguito è fornita una breve descrizione del servizio); b) utilizzando il proprio sistema software, opportunamente integrato a cura del fornitore del software medesimo con le funzionalità necessarie per dialogare via web services con il SAC; c) utilizzando i Sistemi di Accoglienza Regionali (SAR), previsti in Lombardia e in Friuli Venezia Giulia; d) utilizzando il call center telefonico con assistenza di operatore reso disponibile dal INPS al numero ; e) utilizzando il call center telefonico basato su risponditore automatico reso disponibile da MEF (Sogei) al numero Per accedere ai servizi erogati dal SAC, sono disponibili due modalità: 1) se il medico dispone di una CNS (carta nazionale dei servizi - smart card), può accedere direttamente ai servizi seguendo le indicazioni fornite dalla guida operativa. In pratica, si tratta di effettuare la procedura di registrazione nel caso di primo accesso ed effettuare il semplice login per gli utilizzi successivi (di seguito è fornita una breve descrizione del servizio); 2) se il medico non dispone di una CNS, deve utilizzare apposite credenziali di accesso (costituite da un codice identificativo e da una parola chiave), che possono essere ritirate presso l'amministrazione territoriale (azienda sanitaria) di competenza. Per accedere ai servizi erogati dall'inps occorrono apposite credenziali rilasciate dall'istituto. 2 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

3 Il decreto 26 febbraio 2010 "Definizione delle modalità tecniche per la predisposizione e l'invio telematico dei dati delle certificazioni di malattia al SAC", emanato secondo quanto previsto dall'articolo 8 comma 3 del DPCM 26 marzo 2008, stabilisce le regole tecniche per la trasmissione telematica dei certificati medici per il settore privato. Analogamente, il decreto legislativo del 27 ottobre 2009, n. 150, con l articolo 69 dispone che per la trasmissione telematica dei certificati medici per i dipendenti pubblici si applicano le medesime modalità stabilite per la trasmissione dei certificati medici nel settore privato. Il servizio di trasmissione telematica dei certificati di malattia è finalizzato a consentire l invio, da parte dei medici del SSN, dei certificati attestanti l assenza per malattia per i lavoratori sia del settore privato sia del settore pubblico all INPS e, per il suo tramite, ai rispettivi datori di lavoro ovvero all INPDAP. Il SAC (Sistema di Accoglienza Centrale), in base alle informazioni pervenute, genera le credenziali di accesso al sistema per ogni medico curante, presente nell'elenco trasmesso dalle Regioni/Province/ASL che deve essere abilitato. Le credenziali sono composte da un codice identificativo (codice fiscale) e un PINCODE per consentire l'identificazione degli utenti abilitati alle operazioni di trasmissione telematica. L'utente può ritirare le informazioni relative all'abilitazione al SAC presso l'amministrazione territoriale di competenza (ASL); in tale sede l'amministratore di sicurezza consegna in busta chiusa una password per consentire l'accesso in rete ai servizi; l'utente, utilizzando il proprio codice fiscale in qualità di codice identificativo, in abbinamento con la password ricevuta, può collegarsi al sito Internet di riferimento per ricevere on-line il PINCODE, necessario alla trasmissione telematica dei dati. Per ottemperare a quanto previsto dalla norma, i medici possono utilizzare: il sistema software normalmente utilizzato per le attività lavorative, opportunamente modificato dal proprio fornitore con le funzionalità necessarie per dialogare via web services con il SAC; un apposita applicazione web resa disponibile dal SAC, tramite la quale è anche possibile stampare una copia cartacea del certificato di malattia e dell attestato di malattia, o inviare una copia in formato PDF alla casella del lavoratore; call center basato su risponditore automatico, raggiungibile attraverso il numero verde ; i Sistemi di Accoglienza Regionali (SAR) che, ove presenti, provvedono all inoltro all INPS attraverso il SAC. I servizi di assistenza tecnica e normativa sono forniti dai seguenti contact center: Contact Center del Sistema TS raggiungibile attraverso il numero verde: (da Lunedi a Sabato dalle 08:00 alle 20:00); Contact Center INPS raggiungibile attraverso il numero (da lunedì al venerdì dalle 8 alle 20 e il sabato dalle 8 alle 14, mentre il servizio automatico è in funzione 24 ore al giorno, compresi i festivi). Servizi per i lavoratori Il lavoratore deve comunicare al medico il proprio codice fiscale (desumibile dalla propria tessera sanitaria) e l'indirizzo di reperibilità da inserire nel certificato, se diverso da quello di residenza (o domicilio abituale). 3 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

4 Il lavoratore può chiedere al medico copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia ( fac-simile di certificato e di attestato), ovvero chiedergli di inviare copia degli stessi alla propria casella di posta elettronica o posta elettronica certificata. In caso di impossibilità da parte del medico di provvedere alla stampa o di inoltrare copia alla casella di posta elettronica del lavoratore, il lavoratore deve comunque richiedere al medico il numero di protocollo identificativo del certificato emesso. Il lavoratore può accedere al sistema INPS per prendere visione dell'attestato di malattia, relativo ad un certificato ad esso intestato, semplicemente tramite il proprio codice fiscale e il numero di protocollo del certificato ( link al servizio dell' INPS per la visualizzazione degli attestati). Il lavoratore può inoltre, registrandosi preventivamente al sito dell'inps, prendere visione di tutti i propri certificati ( link al servizio dell'inps per la visualizzazione dei certificati). Quesiti frequenti (FAQ) Cosa fare se l'attestato di malattia telematico non contiene tutte le informazioni necessarie all'amministrazione? Ad esempio: 1) Non contiene le informazioni indispensabili a verificare le condizioni che esentano dall'obbligo di rispettare le fasce orarie di reperibilità nei casi indicati dal decreto 18 dicembre 2009, n.206 del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione: a) patologie gravi che richiedono terapie salvavita; b) infortuni sul lavoro; c) malattie per le quali è stata riconosciuta la causa di servizio; d) stati patologici sottesi o connessi alla situazione di invalidità riconosciuta. 2) Non contiene le informazioni richieste dalla normativa vigente e dalla circolare interpretativa del Dipartimento della funzione pubblica per escludere la decurtazione del trattamento economico fondamentale nei primi 10 giorni di malattia (infortunio sul lavoro; malattia connessa a causa di servizio; patologie gravi che richiedono terapie salvavita; ricovero ospedaliero e day hospital; eventualmente, se previsto nel CCNL del comparto di appartenenza del dipendente, giorni di prognosi indicati nel certificato di dimissione rilasciato dalla struttura ospedaliera successivamente al ricovero) Premesso che all'amministrazione viene reso immediatamente disponibile dall'inps l'attestato di malattia per via telematica, il lavoratore: 1. segnala tempestivamente la propria assenza e l'indirizzo di reperibilità all'amministrazione 4 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

5 2. trasmette all'amministrazione secondo le tradizionali modalità (PEC, fax, raccomandata A/R o consegna manuale) la copia cartacea del certificato telematico rilasciato dal medico e l'altra eventuale documentazione necessaria a comprovare quanto dichiarato Si possono ancora accettare certificazioni di malattia in forma cartacea rilasciate da una struttura sanitaria pubblica o da un medico convenzionato con il Servizio sanitario nazionale? E' ancora possibile che al dipendente venga rilasciata certificazione di malattia in forma cartacea, ad esempio per impossibilità temporanea del medico di utilizzare il sistema telematico. In questo caso, il lavoratore deve presentare la documentazione alla propria amministrazione secondo le modalità tradizionali. A fini di monitoraggio, l'amministrazione segnala via PEC, entro 48 ore, alla azienda sanitaria di riferimento del medico di aver ricevuto certificazione cartacea in luogo di trasmissione telematica. Si possono ancora accettare verbali di pronto soccorso, certificati di ricovero e di dimissione ospedaliera? E' ancora possibile che al dipendente venga rilasciata tale certificazione in forma cartacea al posto della trasmissione telematica del certificato di malattia. In questo caso, il lavoratore deve presentare la documentazione alla propria amministrazione secondo le modalità tradizionali. Cosa succede se l'attestato di malattia di un dipendente non viene reso disponibile dall'inps all'amministrazione secondo le modalità e i tempi previsti? L'amministrazione può richiedere al dipendente di produrre copia cartacea dell'attestato di malattia rilasciato dal medico oppure scaricabile tramite i servizi WEB resi disponibili dall'inps. L'amministrazione deve contestualmente inviare all'inps segnalazione del problema riscontrato via PEC. Si possono ancora accettare certificazioni di malattia in forma cartacea rilasciate da medici privati? Premesso che nell'ipotesi di assenza per malattia protratta per un periodo superiore a dieci giorni e, in ogni caso, dopo il secondo evento di malattia nell'anno solare, l'assenza per malattia viene giustificata esclusivamente mediante certificazione medica rilasciata da una struttura sanitaria pubblica o da un medico convenzionato con il Servizio sanitario nazionale, è ancora possibile che al dipendente venga rilasciata certificazione di malattia in forma cartacea da parte di un medico privato in quanto il processo di distribuzione delle credenziali di accesso al sistema telematico a tali medici è ancora in corso. Le amministrazioni pubbliche sono tenute ad accettare il certificato di malattia telematico trasmesso dall'inps? SI, con qualche eccezione. Come chiarito dalla Circolare 2/DFP-DDI del 28 settembre 2010, la trasmissione telematica delle certificazioni di malattia non riguarda direttamente le categorie di personale a ordinamento pubblicistico, non soggette al regime del decreto legislativo n. 165 del 2001 (magistrati, avvocati dello Stato, professori universitari, personale appartenente alle forze armate e alle forze di polizia, corpo nazionale dei vigili del fuoco, personale delle carriere diplomatica e prefettizia e le altre categorie che, ai sensi del menzionato decreto, sono disciplinate dai propri ordinamenti), per le quali rimane vigente la tradizionale modalità cartacea. 5 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

6 Può accadere che un lavoratore del settore pubblico chieda al proprio medico curante il rilascio di un certificato di malattia cartaceo? SI, potrebbe accadere. La Circolare 2/DFP-DDI del 28 settembre 2010 ha chiarito che la trasmissione telematica delle certificazioni di malattia non si applica alle categorie di personale non soggette al regime del decreto legislativo n. 165 del 2001 (magistrati, avvocati dello Stato, professori universitari, personale appartenente alle forze armate e alle forze di polizia, corpo nazionale dei vigili del fuoco, personale delle carriere diplomatica e prefettizia e le altre categorie che, ai sensi del menzionato decreto, sono disciplinate dai propri ordinamenti), per le quali rimane vigente la tradizionale modalità cartacea. Il certificato di malattia telematico inviato dal medico esonera il lavoratore dal presentare l'attestazione di malattia al proprio datore di lavoro? Precisiamo la situazione sia che il lavoratore appartenga al settore pubblico sia al settore privato. Per il lavoratore del settore pubblico, che comunque deve segnalare tempestivamente all'amministrazione, per i successivi controlli medico fiscali, la propria assenza e l'indirizzo di reperibilità (se diverso dalla residenza o domicilio abituale), l'invio telematico soddisfa l'obbligo di recapitare l'attestazione di malattia ovvero di trasmetterla tramite raccomandata A/R alla propria amministrazione entro 2 giorni lavorativi successivi all'inizio della malattia. Per il lavoratore del settore privato, l'invio telematico soddisfa sia l'obbligo di inoltro del certificato di malattia all'inps, sia l'obbligo di invio dell'attestato di malattia al proprio datore di lavoro, nel caso in cui questo abbia richiesto all'inps la trasmissione in via telematica delle attestazioni di malattia per i propri dipendenti. Solo nel caso in cui il proprio datore di lavoro non si avvalga del servizio messo a disposizione gratuitamente dall'inps, il lavoratore del settore privato recapita a quest'ultimo (che lo deve accettare), nei tempi e nei modi già previsti per il vecchio certificato cartaceo, l'attestato di malattia reso disponibile dal medico al momento dell'invio telematico del certificato. Si tratta del documento indicato come "Attestato di malattia telematico - copia cartacea per il datore di lavoro" che il lavoratore oltre a richiedere al medico, può anche scaricare in qualunque momento dal sito dell'inps, utilizzando il proprio codice fiscale e il numero di protocollo del certificato comunicatogli dal medico, ovvero chiederne all'inps l'invio automatico alla propria casella di posta elettronica certific Tempi di attuazione Periodo transitorio: per 3 mesi, dal 19 marzo 2010 al 18 giugno 2010, è stato possibile procedere al rilascio dei certificati di malattia anche in modalità cartacea. Obbligo di invio telematico: dal 19 giugno 2010, i certificati di malattia possono essere rilasciati solo in modalità telematica. L'invio telematico effettuato dal medico soddisfa l'obbligo del lavoratore di recapitare l'attestazione di malattia ovvero di trasmetterla tramite raccomandata A/R alla propria amministrazione entro 2 giorni lavorativi successivi all'inizio della malattia, fermo restando l'obbligo di quest'ultimo di segnalare tempestivamente la propria assenza e l'indirizzo di reperibilità, qualora diverso dalla residenza o domicilio abituale, all'amministrazione per i successivi controlli medico fiscali. 6 %$& '( )*++, %-. %$''& '(

7 Numeri telefonici utili Per i medici : Risponditore telefonico con assistenza di operatore per l'invio dei certificati reso disponibile da INPS : Risponditore telefonico automatico per l'invio dei certificati reso disponibile da MEF (Sogei) : Helpdesk per problematiche tecniche reso disponibile da MEF (Sogei) Per i lavoratori : Helpdesk reso disponibile da INPS Per i datori di lavoro : Helpdesk reso disponibile da INPS %$& '( )*++, %-. %$''& '( 7