4. INTERVENTI DA REALIZZARE SUL SISTEMA INFORMATIVO DELL ENTE

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1 CITTÀ DI CORLEONE Piano di informatizzazone per la presentazione di istanze, dichiarazioni e semplificazioni ai sensi dell art. 24 comma 3, del D.L. 24 giugno 2014, n. 90 Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari approvato con Deliberazione di Giunta Municipala n 20 del

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3 Indice 1. PREMESSA. 2. DEFINIZIONI 3. OBIETTIVI DEL PIANO 4. INTERVENTI DA REALIZZARE SUL SISTEMA INFORMATIVO DELL ENTE 5. INDIVIDUAZIONE DELLE PROCEDURE 6. ATTIVITA PER L ATTUAZIONE DEL PIANO 7. REVISIONE DEL PIANO

4 1. PREMESSA L articolo 24, comma 3-bis del D.L. 24 giugno 2014, n. 90, convertito in L. 11 agosto 2014, n. 114, prevede che, entro 180 giorni dall entrata in vigore della legge di conversione, le Pubbliche Amministrazioni devono approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, che permetta la compilazione on line dei moduli con autenticazione realizzata con il sistema pubblico per la gestione dell identità digitale (SPID) di cittadini ed imprese, la cui fase di avvio è fissata ad aprile Lo scopo del Legislatore è quello di semplificare - attraverso l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) - le modalità di colloquio tra Cittadino/Impresa e P.A.. Quest'ultima deve quindi provvedere non solo alla realizzazione dei sistemi tecnologici che garantiscano tale colloquio, ma anche a rivedere e razionalizzare gli iter procedurali dei propri processi amministrativi. La creazione di una piattaforma per l informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese, comporta, oltre ad un forte impatto tecnico/organizzativo, un cambiamento della visione dei procedimenti amministrativi da parte dell utenza, che implica la semplificazione degli iter procedurali e la revisione dei regolamenti che governano tali procedimenti Imprese, professionisti e semplici cittadini dovranno essere accompagnati verso tale cambiamento, offrendo loro sistemi semplici da usare, ricchi di procedure guidate, ma anche la necessaria formazione, informazione e sensibilizzazione. 2. DEFINIZIONI Ai fini del presente piano si intende per: 1. CARTA D IDENTITA ELETTRONICA, il documento d'identità munito di elementi per l'identificazione fisica del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l'identità anagrafica del suo titolare; 2. CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI, il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni; 3. DICHIARAZIONE, l atto giuridico con il quale un privato attesta alle pubbliche amministrazioni determinati stati, fatti o qualità che assumono rilevanza nell ambito di procedimento amministrativo; 4. DOCUMENTO AMMINISTRATIVO, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa; 5. DOCUMENTO INFORMATICO, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

5 6. DOCUMENTO ANALOGICO: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; 7. ENTE, la pubblica amministrazione che redige ed approva il presente piano di informatizzazione; 8. GESTIONE INFORMATIVA DEI DOCUMENTI, l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici; 9. ISTANZA, l atto giuridico con il quale un privato chiede alla pubblica amministrazione di avviare un procedimento amministrativo; 10. PIANO, il piano di completa informatizzazione delle istanze, dichiarazioni e richieste che possono essere inoltrate all'ente in base a quanto previsto dal comma 3-bis dell'articolo 24 del D.L. 24 giugno 2014 n. 90, convertito, con modifiche, in L. 11 agosto 2014 n. 114; 11. POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, il sistema di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi; 12. PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO, una sequenza di atti e attività posta in essere da una Pubblica Amministrazione e finalizzata all emanazione di un provvedimento amministrativo; 13. SEGNALAZIONE, un atto giuridico con il quale un privato porta a conoscenza delle pubbliche amministrazioni determinate situazioni che possono avviare o comunque avere rilevanza nell ambito di un procedimento amministrativo; 14. SPID, il sistema pubblico per la gestione dell identità digitale dei cittadini e delle imprese, mediante il quale le pubbliche amministrazioni potranno consentire l accesso in rete ai propri servizi; 3. OBIETTIVI DEL PIANO Il piano si prefigge lo scopo di fornire un primo livello di valutazione circa le azioni, le risorse e la distribuzione dei compiti per la realizzazione del piano oltre che dei necessari interventi da intraprendere sia sul preesistente sistema informatico dell Ente, che sugli aspetti organizzativi dello stesso. Il, oltre a rendere disponibili sul proprio sito internet i modelli e formulari per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, dovrà anche programmare e progettare una completa informatizzazione delle procedure in modo da consentire la compilazione, la presentazione, la gestione ed il monitoraggio delle singole fasi direttamente on line.

6 Nel dettaglio, l'ente si prefigge di creare, istituire ed utilizzare modelli utili alle istanze, dichiarazioni e segnalazioni. Gli stessi saranno strategici per la pubblicazione all'interno di una piattaforma informatica che permetta (attraverso autenticazione) il servizio on line per il cittadino / contribuente / A.P. e per redigerne l'iter interno all'ente. Già l articolo 1 della L. 6 novembre 2012, n. 190 recante Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione, ha previsto, ai commi 29 e 30, rispettivamente l obbligo per ogni Pubblica Amministrazione di rendere noto, attraverso il proprio sito web, l indirizzo di posta elettronica certificata cui il cittadino possa rivolgersi per trasmettere istanze e ricevere informazioni circa i provvedimenti e i procedimenti che lo riguardano, nonché l obbligo di rendere accessibili in ogni momento agli interessati, tramite strumenti di identificazione informatica, le informazioni relative ai procedimenti che li riguardano, ivi comprese quelle relative allo stato della procedura, ai relativi tempi e allo specifico ufficio competente in ogni singola fase. Successivamente, l articolo 35 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (Trasparenza e relativa "Amministrazione Trasparente" ha previsto l obbligo per le pubbliche amministrazioni di pubblicare i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza, con tutti i riferimenti utili per il cittadino e l impresa per poter conoscere il responsabile del procedimento, i termini di conclusione e ogni altra informazione utile a tutelare la posizione giuridica soggettiva del privato, nella fattispecie all'interno di "Amministrazione Trasparente" - "Attività e procedimenti" e sottotitoli: "Tipologia di procedimento" - "Monitoraggio tempi procedimentali" - "Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d'ufficio dei dati". Il presente piano si pone l obiettivo di affiancare alla gestione tradizionale dei procedimenti amministrativi su istanza di parte, anche una gestione completamente informatizzata. Le procedure dovranno essere adeguate in modo da consentire pertanto il completamento della procedura, considerando che, in base al suddetto art. 35 del D. Lgs. 33/13, è già stato inserito, su "amministrazione trasparente", alle voci sopra indicate sia il tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e suo sostituto e, ove applicabile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Con il D.P.C.M. 24 ottobre 2014 è stato attuato l'articolo 64 del Codice dell amministrazione digitale, individuando le regole di riferimento dello SPID, il quale, in alternativa all'utilizzo della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi, ha l'obiettivo di permettere agli utenti di accedere ai servizi in rete messi a disposizione dalla pubblica amministrazione. 4. INTERVENTI DA REALIZZARE SUL SISTEMA INFORMATIVO DELL ENTE In relazione alla ricognizione dello stato attuale sono state rilevate le seguenti esigenze di intervento che consentano di implementare il sistema informativo dell ente in relazione alla gestione informatizzata delle procedure

7 1 Intervento: Completamento procedura del tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e suo sostituto e, ove applicabile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta, elementi già inseriti nel sito comunale, sotto "amministrazione trasparente" - "Tipologia di procedimento" - "Monitoraggio tempi procedimentali". L'implementazione dovrà consentire all'utente di presentare on line tutte le proprie richieste e di ricevere, sempre per mezzo di procedura informatizzata, le risposte. 2 Intervento: Completamento procedure di cui al punto 1), consentendo all'utente la possibilità di effettuare, per mezzo di procedura informatizzata, tutti i pagamenti necessari. 5. INDIVIDUAZIONE DELLE PROCEDURE Nel prospetto seguente sono individuati gli iter procedimentali da implementare: - Atti Amministrativi Polizia Municipale; - Atti Amministrativi Interni Polizia Municipale; - Certificati di Destinazione Urbanistica; - Determine Sindacali; - Delibere di Consiglio; - Delibere di Giunta; - Determine con Impegno; - Determine senza Impegno; - Determine di Liquidazione; - Ordinanze Dirigenziali; - Ordinanze Sindacali; - Permesso a Costruire; - Permesso a Costruire Oneroso; - Suap 6. ATTIVITÀ PER L ATTUAZIONE DEL PIANO Ogni Unità Organizzativa procederà ad attuare quanto previsto dal presente piano per i procedimenti di propria competenza, di concerto con il responsabile della trasparenza e con la collaborazione dei servizi informativi del Comune. Le attività di seguito descritte avranno luogo nel corso del corrente anno Identificazione istanze/dichiarazioni/segnalazioni L'ENTE provvede a completare la rilevazione di cui al paragrafo Valutazione della situazione attuale eseguendo l identificazione di:

8 istanze; dichiarazioni; segnalazioni; che riceve da cittadini o da imprese classificando: procedimento o processo collegato; motivazioni; eventuali riferimenti normativi; le modalità di ricezione delle stesse; Creazione Banca Dati informatica dei Procedimenti Amministrativi La Banca Dati sarà composta da un Anagrafe dei Procedimenti Amministrativi e da un Registro dei Procedimenti Amministrativi e costituirà elemento fondamentale del PIANO per i seguenti motivi: nell Anagrafe dei Procedimenti Amministrativi, ogni Struttura che ha in capo dei procedimenti amministrativi, registra i procedimenti di propria competenza, i relativi riferimenti normativi, il termine di conclusione del procedimento, le strutture competenti e il responsabile del procedimento. sul Registro dei Procedimenti Amministrativi saranno registrati, per ogni singolo procedimento, i dati relativi al responsabile dell istruttoria e allo stato del procedimento stesso, dati ai quali possono accedere, con modalità riservata, i soggetti di cui all articolo 13, comma 1, che lo richiedono. Azioni sui sistemi informativi Rilevazione dei sistemi informativi L Ente eseguirà una verifica dei sistemi informativi, della modulistica collegata e delle modalità di colloquio con l'utente finale (cittadino impresa) per verificare che gli stessi prevedano la compilazione on line tramite procedure guidate, accessibili previa autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e delle imprese. Per ogni sistema informativo/procedura informatizzata saranno rilevate le seguenti informazioni: possibilità di inoltro istanza/dichiarazione/comunicazione on-line; integrazione con SPID; possibilità di completare l'intero iter procedurale in modalità on-line (dal punto di vista del cittadino/impresa); definizione e messa a disposizione della modulistica suddivisa come: documenti compilabili off-line e inoltrabili successivamente on-line;

9 web form per la raccolta dei dati associati all'istanza/dichiarazione /comunicazione; tracciamento dello stato della procedura; gestione completa dell'iter mediante strumenti informatizzati di back-office; disponibilità informazioni su responsabile del procedimento e su tempi di conclusione dell'iter; necessità di realizzare ex-novo un sistema informativo ad hoc per il quale devono applicarsi tutti i punti precedenti. I risultati di tale rilevazione sono riportati nella seguente tabella i cui contenuti saranno utilizzati al fine di procedere con le azioni di cui al punto seguente: Sistema Informativo Suite CIVILIA OPEN: Area Affari Generali Area Demografici Area Gestione delle Entrate Area Risorse Economiche Area Risorse Umane Esito Rilevazione Le procedure che costituiscono la suite CIVILIA OPEN non permettono il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Definizione nuove implementazioni In base all'esito della rilevazione di cui al punto precedente sono state identificate le esigenze di intervento sulle procedure informatizzate esistenti piuttosto che la realizzazione ex-novo. Di seguito sono riportate le previsioni di implementazione per ogni sistema informativo/procedura informatizzata:

10 Suite Applicativa CIVILIA OPEN Descrizione dell'intervento: Modalità di esecuzione (in house, affidamento esterno, utilizzo prodotti riutilizzabili a catalogo nazionale AGiD) Tipo di procedura di acquisizione (in caso di affidamento esterno): Per abilitare l interoperabilità del Portale dell Ente con la componente di back-office (CIVILIA OPEN) saranno realizzati appositi servizi /interfacce che standardizzano le richieste e i flussi scambiati tra i diversi attori (cittadini/imprese Ente). In particolare si elencano alcune delle implementazioni da attuare: Implementazione della Gestione Documentale. Gli operatori addetti alla protocollazione saranno dotati di postazioni con scanner, stampanti di etichette BAR CODE; Implementazione del portale istituzionale attraverso servizi on line, accessibili da un area dedicata, che mettono a disposizione di cittadini e imprese strumenti agevoli per facilitare l operatività quotidiana: da una richiesta di certificato, alle modalità per ottenere un cambio di residenza, al calcolo dell ICI alla visualizzazione della propria posizione contributiva, dalla consultazione del cedolino per i dipendenti dell Ente alla consultazione dell ODG delle sedute a cui partecipano gli Amministratori, fino alla possibilità di presentare una domanda per il rilascio di un autorizzazione o alla consultazione dello stato di avanzamento della pratica in lavorazione. Affidamento esterno Affidamento diretto e/o Pubblico Incanto (CONSIP/MEPA) Avvio intervento (stima): 2 semestre 2015 Completamento (stima): intervento 2 semestre 2016 Impegno finanziario stimato Si prevede un investimento di per l anno 2015 e di (suddiviso per esercizio per l anno 2016 finanziario)

11 Implementazione del Sistema di Conservazione Sarà operativo dal 1 giugno 2015 nell Unità Organizzativa di Supporto agli Organi Istituzionali, il Sistema di Conservazione a norma che garantisce standard di alta qualità rispetto ai profili tecnologici e normativi, sarà attivato in tutte le strutture dell ENTE Cronoprogramma INTERVENTO Suite CIVILIA OPEN Risorse finanziarie La tabella seguente riprende le stime degli oneri finanziari previsti per l'attivazione dei sistemi informativi/delle procedure di cui al punto Definizione nuove implementazioni e già indicati nelle specifiche sezioni: Azione Esercizio Investimento Spesa corrente Suite CIVILIA OPEN ,00 7. REVISIONE DEL PIANO Il presente PIANO è soggetto a revisione in caso di: completamento delle rilevazioni indicate nel PIANO stesso; modifica dell ordinamento strutturale dell Ente (adesione ad Unioni di Comuni, riassetto territoriale, fusione con altri Comuni, trasferimento di funzioni da e per altri Enti, ecc.); nuove norme legislative in materia; sostanziali modifiche nelle procedure informatizzate oggetto del PIANO tali da modificarne l'impianto. In ogni caso il PIANO verrà rivisto periodicamente con cadenza BIENNALE al fine di verificare l effettiva applicazione di quanto contenuto nel piano in vigore.