Realizzazione convegni/congressi UOSD Scuola di Formazione e Ricerca in Sanità

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1 SCOPO La presente procedura ha lo scopo di definire le attività svolte da Scuola di Formazione e Ricerca in Sanità per avviare e gestire Convegni/Congressi/Simposi/Conferenze. Si considerano convegni/congressi gli eventi sopra i 200 partecipanti, per una gestione interna rientrano in questa categoria anche gli eventi: o con oltre 50 partecipanti; o con la presenza sponsor o con quote di iscrizione Se l evento è sponsorizzato, durante la fase di progettazione, è necessario, nel rispetto di quanto previsto dalle norme vigenti (Accordo Stato/Regioni 5 novembre 2009 e del 16 aprile 2012), tenere presente che: l iniziativa deve essere realizzata senza condizionamenti o suggerimenti da parte di finanziatori profit ; le finalità devono avere carattere scientifico, in nessun caso condizionate da interessi commerciali; i contenuti ed i relatori, scelti in assoluta autonomia, devono garantire il perseguimento delle finalità di educazione/formazione dei professionisti; la sede e la data dell evento rispondono alle esigenze organizzative dell Azienda, e non influenzate dagli sponsor; nell ambito dell evento devono essere tassativamente escluse attività promozionali per i prodotti o servizi dei soggetti che sponsorizzano l evento CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutte le attività aziendali di convegni/congressi sopra i 200 partecipanti e gli eventi: o con oltre 50 partecipanti; o con la presenza sponsor o con quote di iscrizione Le fasi oggetto della presente procedura sono: fase di progettazione e realizzazione del corso fase di fruizione fase di verifica e rendicontazione RESPONSABILITA Le responsabilità fanno capo all Area Congressuale di Scuola di Formazione e Ricerca in Sanità che governa il processo e le distribuisce per competenza agli attori coinvolti. Per la realizzazione di convegni/congressi, Scuola di Formazione e Ricerca in Sanità si avvale della collaborazione di Venezia Sanità s.r.l. per il supporto logistico e di segreteria organizzativa. File: PO DOC Pagina 1 di 8

2 SEDE DEI CONGRES Le Sedi messe a disposizione per lo svolgimento di convegni/congressi dall Azienda sono l auditorium, le aule didattiche le sale riunioni e gli spazi di proprietà, di pertinenza o comunque a disposizione dell, ed in particolare i locali siti presso il Padiglione Giovanni Rama dell Ospedale dell Angelo di Mestre, e presso l Ospedale Ss. Giovanni e Paolo di Venezia. MODALITA OPERATIVE FASE DI PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DEL CORSO Prima dell Evento 1) Il proponente richiede un primo appuntamento, almeno 120 gg prima della realizzazione dell evento, (NB molte aziende Farmaceutiche devono ricevere la richiesta di sponsorizzazione almeno 100 gg prima la data dell evento) al Responsabile dell attività congressuale. Tale incontro, al quale parteciperà anche il direttore della scuola o un suo delegato, è finalizzato alla macroprogettazione del convegno/congresso: Tipologia dell iniziativa: Convegno/congresso territoriale, regionale, nazionale o internazionale titolo dell iniziativa obiettivi formativi numero dei partecipanti previsti professioni e discipline coinvolte programma (calendario, orario, argomenti) tipo di lezioni (relazioni, seminari, dimostrazioni, ecc.) sede responsabile scientifico corpo docente/relatore, moderatore, tutor, animatore di formazione o agenzia formativa esterna curricula (responsabile scientifico, relatori/docenti) Caratteristiche dei servizi necessari alla realizzazione: ospitalità partecipanti (catering, alloggio, eventi sociali, ecc.) ospitalità docenti materiali congressuali organizzazione della segreteria congressuale accreditamento ECM comunicazione e promozione (immagine coordinata, azioni di promozione, web, ufficio stampa, ecc.) gestione eventuali sponsor gestione logistica (parcheggio, spazi stand, arredo, supporto tecnico, ecc) File: PO DOC Pagina 2 di 8

3 Tipologia di finanziamento: Convegno/congresso con totale copertura dei costi da sponsor o quote di iscrizione Convegno/congresso con costi a totale carico dell Azienda con imputazione su budget dipartimentale Convegno/congresso con costi a totale carico di altro ente pubblico (Regione, Comune ecc) Convegno/congresso con copertura dei costi con sistema misto 2) Successivamente, il Responsabile dell attività congressuale predispone un preventivo di spesa analitico che verrà inviato al committente. 3) Nel caso in cui il committente accetti l offerta economica, compila il modulo DS_04 eventualmente avvalendosi della collaborazione del referente di formazione e lo invia a SFeRiS ai fini dell accreditamento. Inoltre attiva il modulo DS_015 da consegnare a SFeRiS per l avvio formale dell iter di iniziativa formativa. Il programma previsto nel modulo DS_04 presuppone che le informazioni in esso contenute siano già state concordate con i soggetti coinvolti, come i relatori, gli argomenti, ecc. e che siano definiti i criteri con cui i dipendenti possono eventualmente partecipare al Convegno/Congresso. 4) Qualora il convegno/congresso non risultasse approvato nel Piano Formativo Aziendale il proponente dovrà presentare il modulo DS_015, accompagnato da specifica motivazione del Direttore di Dipartimento/Distretto in forma dettagliata. SFeRiS sottopone la proposta all approvazione del Consiglio Direttivo della Scuola, che valuta la richiesta in ordine alla coerenza con gli obiettivi strategici aziendali e di fattibilità e, qualora la richiesta fosse giudicata impropria, viene rinviata al proponente per un riesame della stessa. 5) Una volta approvata dal Consiglio Direttivo, Scuola di Sanità Veneta provvede alla predisposizione degli atti amministrativi necessari (delibera, contratti tra Provider, sponsor e società di servizi), all accreditamento ECM e avviare la fase di realizzazione. File: PO DOC Pagina 3 di 8

4 FASE DI FRUIZIONE Modalità di partecipazione Convegno/congresso con totale copertura dei costi da sponsor o quote di iscrizione Il convegno/congresso realizzato con copertura dei costi da parte degli sponsor o attraverso quote di iscrizione può prevedere o meno la partecipazione dei dipendenti dell azienda. Nel caso in cui non sia prevista la partecipazione dei dipendenti, essi possono comunque essere ammessi all iniziativa formativa in aggiornamento facoltativo/riserva oraria con eventuali oneri a loro carico o aggiornamento extra-aziendale obbligatorio, secondo l iter autorizzativo previsto nella Procedura di autorizzazione alla richiesta di aggiornamento extraziendale obbligatorio Convegno/congresso con costi a totale carico dell azienda con imputazione su budget dipartimentale Convegno/congresso con costi a totale carico di altro ente pubblico (Regione, Comune ecc) Convegno/congresso con copertura dei costi con sistema misto Nel caso in cui il convegno/congresso venga realizzato utilizzando il budget dipartimentale della formazione o con finanziamento da enti pubblici esterni, i dipendenti possono partecipare all iniziativa formativa secondo l iter autorizzativo previsto nella procedura Richiesta di iscrizione ad un evento formativo intraziendale extradipartimentale in aggiornamento obbligatorio. Durante la fruizione del congresso/convegno: 1. Il Responsabile scientifico del convegno/congresso, in quanto esperto dei contenuti, cura la buona riuscita del corso mantenendo i rapporti con i relatori. 2. SFeRiS provvede ad assicurare che durante lo svolgimento dell evento formativo non vi sia il condizionamento da parte degli sponsor e la rappresentazione di interessi commerciali 3. Venezia Sanità s.r.l. o altra segreteria, se previsto assicura le attività di segreteria organizzativa (come foglio presenza dei partecipanti, distribuzione dei materiali e dei questionari di apprendimento, ed ogni altro supporto tecnico logistico). 4. I partecipanti all evento, segnaleranno la propria presenza, con la firma apposta nel registro presenze 5. Qualora la partecipazione dei dipendenti avvenga in aggiornamento obbligatorio i partecipanti all evento, segnaleranno la propria presenza, anche timbrando presso l apposito terminalino delle sedi aziendali di realizzazione dell evento utilizzando il codice Qualora la partecipazione dei dipendenti avvenga in aggiornamento facoltativo/in riserva oraria, o in aggiornamento extraziendale è fatto espresso divieto di segnalare la propria presenza attraverso badge. File: PO DOC Pagina 4 di 8

5 FASE DI VERIFICA E RENDICONTAZIONE Dopo la realizzazione del Convegno/Congresso SFeRiS provvede al riepilogo dell evento ai fini dell accreditamento, alla stampa degli attestati, alla liquidazione dei docenti e all archiviazione dei materiali. Per ottenere l attestato partecipazione ed ECM di un Convegno/Congresso, il partecipante iscritto dovrà: a. aver frequentato almeno l 80% delle ore previste, salvo diverse indicazioni appositamente fornite; b. aver superato positivamente le prove di apprendimento se previste o aver consegnato l autocertificazione dello stesso; c. aver consegnato a SFeRiS il questionario di gradimento. File: PO DOC Pagina 5 di 8

6 Iter per la realizzazione di Convegni/congressi: con costi a totale carico dell azienda con imputazione su budget dipartimentale con costi a totale carico di altro ente pubblico (Regione, Comune ecc) con copertura dei costi con sistema misto MACROPROGETTAZIONE DELL EVENTO CONGIUNTA DEL GRUPPO DI LAVORO Evento con copertura dei costi con budget aziendale/dipartimentale Evento con copertura dei costi con sistema misto Evento realizzato con budget Invio di tutta la documentazione a SFeRiS per l approva-zione del Consiglio Direttivo SFeRiS Approvazione del Direttore di Dipartimento? Consiglio Direttivo approva il progetto? Invio di tutta la documentazione a SFeRiS Determina del Direttore di Dipartimento o Delibera del Direttore Generale Modalità di partecipazione prevista per io dipendenti: a. aggiornamento obbligatorio interaziendale File: PO DOC Pagina 6 di 8

7 Iter per la realizzazione di Convegni/congressi con totale copertura dei costi da sponsor o quote di iscrizione Macroprogettazione dell evento congiunta del gruppo di lavoro Evento con totale copertura dei costi con quota di iscrizione o sponsorizzazione SFeRiS segue la procedura di accreditamento Invio di tutta la documentazione a SFeRiS per l approva-zione del Consiglio Direttivo Il Consiglio Direttivo approva? L evento viene definito evento ospite e affidato a Venezia Sanità Delibera del Direttore Generale È obbligatoria la partecipazione dei dipendenti Modalità di partecipazione prevista per i dipendenti: a. aggiornamento extraziendale obbligatorio b. aggiornamento facoltativo/riserva oraria Modalità di partecipazione prevista per i dipendenti: a. aggiornamento facoltativo/ riserva oraria Modalità di partecipazione prevista per io dipendenti: a. aggiornamento obbligatorio interaziendale File: PO DOC Pagina 7 di 8

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